51.0 Informatienota 2020 - 10 - Planning & Controlcyclus in 'coronatijd'.pdf

College van burgemeester en wethouders - 31 maart 2020 - 2020_B&W_001241/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 31 maart 2020 Bedrijfsvoering - Organisatieadvies 4 2020_B&W_00124 Informatienota Planning & Controlcyclus in 'coronatijd' - informeren Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl; mevrouw J. Groot de, Secretaris Samenvatting In het kader van de Planning & Control (P&C)-cyclus wordt momenteel gewerkt aan het voorjaarsmoment, bestaande uit de Jaarstukken 2019, de Hoofdlijnenrapportage (HR) 2020 en de Perspectiefnota (PPN) 2021-2024. De ontwikkelingen rond het coronavirus maken dat wij dit proces heroverwegen. De belangrijkste keuze is het stopzetten van de processen om te komen tot een HR 2020 en de PPN 2021-2024. Stopzetten is mogelijk, omdat deze documenten niet wettelijk zijn voorgeschreven. De Jaarstukken 2019, de Programmabegroting 2021-2024 en de Najaarsnota (NJN)2020 zullen met de kennis van nu wel conform planning worden opgeleverd. Deze informatienota gaat specifiek in op de keuzes die wij hebben gemaakt m.b.t. de P&C-cyclus. Daarnaast gaan wij in op de totstandkoming van de zogenaamde 'mid-term review' (MTR), de tussenbalans van deze collegeperiode.

In de MTR kijken we terug, maar nadrukkelijk ook vooruit naar de tweede helft van de collegeperiode. Welke prioriteiten en focus zijn nodig? Gelet op de effecten van de coronaproblematiek is deze discussie extra belangrijk geworden. Informatienota Inleiding Het coronavirus dwingt ons anders naar de wereld te kijken. Nieuwe afspraken en afwegingen zijn nodig om in te spelen op de ontwikkelingen die razendsnel verlopen. Onze vitale processen moeten doorgaan, evenals dat we moeten inspelen op processen die gelet op de crisis vitaal en/of risicovol zijn geworden. Lopende zaken vanuit de ambitiekaarten en begroting, zoals weergegeven in onder andere de Lange Termijn Agenda (LTA), vragen om een afweging: wat moet nu echt doorgaan, wat kan uitgesteld worden en hoe lang, wat vervalt? Financieel heeft dit uiteraard consequenties, waardoor de P&C-cyclus dit jaar - en dan met name de PPN 2021-2024 - in een ander daglicht komt te staan. Via deze nota informeren wij u over de gevolgen voor het proces en het bijbehorend tijdpad voor de komende maanden. Kernboodschap Als we zouden vasthouden aan de P&C-cyclus dan zou dat betekenen dat wij de HR 2020 en PPN 2021-2024 op 20 mei aan uw raad versturen. De HR is ter kennisname en de PPN ter vaststelling.

College van burgemeester en wethouders - 31 maart 2020 - 2020_B&W_001242/3 Daarmee is de PPN 2021-2024 kaderstellend voor de programmabegroting 2021-2024. Met andere woorden: Alles wat in de PPN staat, staat in de begroting. Echter, we kiezen ervoor dit jaar geen HR 2020 en PPN 2021-2024 op te stellen. Belangrijkste reden daarvoor is dat de bestuurlijke en politieke weging van claims in het voorjaar wezenlijk anders kan zijn dan in het najaar gezien de ontwikkelingen op dit moment i.r.t. corona waarbij meer nadruk is komen te liggen op de vitale processen van onze gemeente. Ook is het financieel perspectief onzeker: Het is volstrekt onduidelijk hoe de nabije toekomst en het financieel perspectief er uit komen te zien. Zonder inzicht in de effecten op de Steenwijkerlandse samenleving en economie, is het niet wenselijk om nu besluiten te nemen over de inzet van financiële middelen voor 2020 en latere jaren. Wij vinden het daarom verstandig om de besluitvorming dit jaar in 1x te doen bij de programmabegroting 2021- 2024. Dan vindt de integrale afweging van alle voorstellen plaats binnen de op dat moment actuele financiële kaders. Wettelijk gezien is alleen het opstellen van de begroting en de jaarstukken verplicht; een voortgangsrapportage zoals de HR en een PPN is optioneel.

De enige eis die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) stelt rondom aanlevering is dat de begroting voor 15 november door de raad is vastgesteld en is toegezonden aan de toezichthouder, de provincie Overijssel. Voor de jaarstukken is de relevante deadline 15 juli. Overigens zijn er signalen dat het ministerie van BZK 'indien noodzakelijk' de termijn voor indiening van de jaarstukken zal wijzigen/versoepelen. Vooralsnog stellen wij de Jaarstukken 2019 conform planning op. In de PPN worden normaal gesproken de financiële mutaties voor het lopend jaar opgenomen. Nu er geen PPN komt, roept dat de vraag op hoe dat nu gaat. We kiezen ervoor om u in het voorjaar te informeren over welke financiële mutaties wij in beeld hebben. Deze mutaties komen dan terug in de NJN 2020 die op 20 oktober 2020 ter vaststelling door uw raad voorligt. Dat betekent dat uw raad pas achteraf uw goedkeuring geeft voor maatregelen die we nu nemen met financiële gevolgen voor 2020. In dezelfde informatienota zullen wij u tevens informeren over de financiële gevolgen van de meicirculaire van het gemeentefonds voor onze gemeente. De meicirculaire zal zoals gebruikelijk is, financieel worden vertaald in de programmabegroting 2021-2024. Wij beseffen ons dat het een zeer bijzondere situatie is waarin we nu verkeren en dat sommige maatregelen niet kunnen wachten.

Zo voeren we de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) uit voor het rijk. Deze regeling wordt door het rijk bekostigd. Uiteraard zullen wij u informeren over alle maatregelen die we nu treffen, inclusief de bijbehorende financiële gevolgen (actieve informatieplicht aan de raad). Achteraf zullen wij dan - voor zover de bedragen niet in de vastgestelde begroting staan - toestemming vragen aan uw raad voor de uitgaven die daarmee zijn gemoeid (budgetrecht van de raad). Wij willen met uw raad in gesprek gaan over de resterende collegeperiode. Dat willen we doen aan de hand van een 'mid-term review' (MTR), ofwel onze tussenbalans. In de MTR geven we aan welke resultaten we hebben behaald en kijken we vooruit naar de tweede helft van de collegeperiode. Welke prioriteiten en focus zijn nodig voor de resterende bestuursperiode? Wat heeft extra aandacht nodig, waar liggen pijnpunten? Gelet op de effecten van de coronaproblematiek is deze discussie extra belangrijk worden. Niet alles kan meer gerealiseerd worden. Ook zijn er nieuwe taken en prioriteiten bijgekomen, zoals een goede ondersteuning aan ondernemers. Deze effecten brengen wij ook in de MTR in beeld, om de nieuwe koers voor de komende periode te bepalen. Resumerend voor dit voorjaar: geen HR 2020 en PPN 2021-2024, maar wel een MTR en een informatienota n.a.v. de meicirculaire van het gemeentefonds.

Daarin wordt uw raad tevens geïnformeerd over de financiële mutaties voor het lopend jaar (ter vaststelling bij de NJN 2020). College van burgemeester en wethouders - 31 maart 2020 - 2020_B&W_001243/3 Consequenties voor de gemeente Voor de komende maanden zijn de consequenties voor de P&C-cyclus als volgt: Product Verzenddatum raad Huidige planning Verzenddatum raad Nieuwe planning Raadsvergadering (actueel) Hoofdlijnenrapportage (HR) 2020 20 mei 2020 geen HR - Perspectiefnota (PPN) 2021- 2024 20 mei 2020 geen PPN - Informatienota Meicirculaire GF voorjaar 2020 voorjaar 2020 ingekomen stuk Nieuw: Mid-term review (MTR) voorjaar 2020 n.t.b. Jaarrekening 2019 en Jaarverslag 2019 19 mei 2020 (excl. controle) 19 juni 2020 (definitief) 19 mei 2020 (excl. controle) 19 juni 2020 (definitief) 30 juni 2020 Najaarsnota (NJN) 2020 2 oktober 2020 2 oktober 2020 20 oktober 2020 Programmabegroting 2021- 2024 9 oktober 2020 9 oktober 2020 3 november 2020 Toelichting op de tabel: Wij gaan er vanuit dat het rijk nog steeds een Voorjaarsnota opstelt en dat gemeenten via de meicirculaire van het gemeentefonds worden geïnformeerd over de financiële gevolgen. Mocht dat niet het geval zijn, dan zal de informatie aan uw raad voornamelijk bestaan uit de financiële mutaties die we voor 2020 in beeld hebben.

Deze financiële mutaties zullen terugkomen in de NJN 2020 die we aan u ter vaststelling voorleggen. De eventuele structurele doorwerking van de mutaties komt zoals u van ons gewend bent, terug in de Programmabegroting 2021-2024. Communicatie Geen externe communicatie vereist. Vervolg Zie de tabel met de planning onder het kopje 'Consequenties voor de gemeente'. Besluit Beslispunt 1 Het college besluit de raad met deze nota te informeren over het voornemen tot stopzetten van de processen voor de totstandkoming van de Hoofdlijnenrapportage (HR) 2020 en de Perspectiefnota (PPN) 2021-2024 en het voornemen om de jaarstukken 2019 conform planning op te leveren.