5.0 RKC - Jaarverslag 2022-Jaarplan 2023 MSSW def.pdf

1 Rekenkamercommissie Aan de leden van de gemeenteraden van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. 28 december 2022 Onderwerp: Jaarverslag 2022/Jaarplan 2023 Geachte dames en heren, leden van de raad, Conform de verordening dient uw Rekenkamercommissie (hierna: RKC) jaarlijks voor 1 april verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Voor 1 december dienen wij ons onderzoeksplan voor het volgend jaar in. Om praktische redenen (onze werkzaamheden laten zich vaak niet exact over kalenderjaren verdelen) bundelen wij Jaarverslag 2022 en Jaarplan 2023 dit keer in één document dat nu voor u ligt. Algemeen Samenstelling en secretariaat In de samenstelling van de commissie is in 2022 geen verandering gekomen. De commissie bestaat uit de heren Herman Beerda, Fred Flentge (leden) en de heer Jan Mastwijk (voorzitter). Het secretariaat wordt bekleed door de heer Sybren van Maurik. Hij is in dienst bij de gemeente Steenwijkerland als raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en treedt dus ook op als ambtelijk secretaris van de RKC. Werkzaamheden De in 2021 vanwege Corona ingezette lijn van digitaal vergaderen hebben we ook in een deel van 2022 nog aangehouden. Maar gedurende het jaar zijn we ook weer vaker op fysiek vergaderen overgegaan.

Dat laatste blijft onze voorkeur houden, maar waar nodig is digitaal vergaderen een bruikbaar alternatief omdat het in voorkomende gevallen snel en makkelijk te organiseren is. Wat eerst alleen 'noodzaak' was, blijkt nu dus soms ook gewoon 'handig' te zijn. Eind 2022 hebben wij weer het gebruikelijke ‘rondje’ gemaakt langs de verschillende gemeenteraden om te inventariseren welke onderwerpen er, naar het oordeel van de gemeenteraden, voor een rekenkameronderzoek in aanmerking zouden kunnen komen. Over de uitkomsten daarvan leest u hierna meer. De vier bij de personele unie aangesloten gemeenten geven ieder op hun eigen wijze invulling aan de manier waarop de gemeenteraad de contacten met de RKC wenst te onderhouden. Wij hebben daarvoor het afgelopen jaar ook aandacht gevraagd omdat de Klankbordgroep bij het aantreden van de nieuwe raden in het voorjaar van 2022 is opgeheven. Die Klankbordgroep werd gevormd door twee raadsleden per gemeente en was een platform waarop de raden met

2 de RKC van gedachten wisselden. Alle vier gemeenteraden hebben aangegeven te hechten aan een andere manier van communiceren met de RKC. Wij vonden een gedachtewisseling met de raden over dat onderwerp ook belangrijk met het oog op de nieuwe wetgeving omtrent de Rekenkamers. Deze wetgeving heeft inmiddels de beide Kamers gepasseerd en treedt, met 2023 als overgangstermijn, per 1 januari 2023 in werking. Dat betekent dat eind 2023 alle 'formaliteiten' moeten zijn geregeld. De rekenkamercommissie/rekenkamer is van rechtswege onafhankelijk. Dat houdt onder andere in dat wij zelf de onderzoeksagenda bepalen. De gemeenteraad kan ons geen opdrachten geven. Dat betekent niet dat wij 'op een eiland leven'. Bij de keuze van de onderzoeksonderwerpen houden wij terdege rekening met de onderwerpen die als mogelijkheid vanuit de gemeenteraad worden aangedragen, mits ze uiteraard van belang zijn voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid. In enkele gevallen hebben wij een bijdrage geleverd aan het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden. Daarbij hebben we wat verteld over de taken van de rekenkamercommissie. Maar ook over hoe een rekenkamercommissie/rekenkamer een nuttig instrument kan zijn voor de gemeenteraad bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en bij het goed uitvoeren van de controlerende taak van de raad.

Verderop in dit Jaarverslag/Jaarplan gaan wij in op het per gemeente te kiezen onderwerp. Wij zijn van plan die onderwerpen de komende weken in een globale onderzoeksopdracht uit te werken om daarover nog kort met de raad van gedachten te wisselen. We willen in elke gemeente uiterlijk in april 2023 met de onderzoeken beginnen. De nieuwe wetgeving Medio dit jaar hebben we u geïnformeerd over de stand van zaken rond de nieuwe wetgeving. Daarbij hebben wij op hoofdlijnen aangegeven wat er zou gaan veranderen. Het meest in het oog springende in de nieuwe wet is de versterking van de onafhankelijke positie van de rekenkamer. Vooral blijkend uit het feit dat raadsleden geen lid meer mogen zijn zodat er straks geen rekenkamercommissies meer bestaan, maar alleen nog wordt gesproken over 'de rekenkamer'. Voor onze RKC is dat geen probleem omdat al sinds jaar en dag onze commissie uitsluitend bestaat uit externe leden. In de aanloop naar 2024 moeten er formeel nog een paar dingen gebeuren. De bestaande verordening op de rekenkamercommissie moet worden ingetrokken en worden vervangen door een nieuwe. Daarnaast zullen de huidige leden als leden van de RKC worden ontslagen en opnieuw moeten worden benoemd in de rekenkamer. Voorstellen daartoe zullen u tijdig voor aanvang 2024 via de griffie bereiken.

Daarnaast zal de nieuwe rekenkamer werken aan een huishoudelijk reglement en een onderzoeksprotocol. Daarin zullen wij beschrijven wat wij, voor zover al niet geregeld in wet en/of verordening, voor het goed functioneren van de rekenkamer van belang achten. In alle gevallen zullen wij gebruik maken van door de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies) en/of de VNG (Verenging Nederlandse Gemeenten) aan te leveren modellen. Die zullen wij waar nodig aan onze specifieke situatie aanpassen. Financiën De budgetten voor rekenkameronderzoek(en) verschillen per gemeente. Iedere gemeente draagt zelf de rechtstreekse kosten van het eigen onderzoek. Dat geldt ook voor de kosten van het lidmaatschap van de NVRR. De kosten van het secretariaat en de kosten van de leden worden aan elk van de deelnemende gemeenten voor 1/4 toegerekend. Dat leidt voor 2022 tot het hierna volgende overzicht. Voor deze opstelling zijn de door de financiële administratie van uw gemeente aangeleverde cijfers gebruikt. Het is mogelijk dat kosten van onderzoeken op verschillende boekjaren zijn verantwoord. Dat heeft te maken met het feit dat, zoals beschreven in dit verslag, de werkzaamheden zich soms over twee kalenderjaren uitstrekken. Voor Westerveld heeft dat ertoe geleid dat begin 2022 een groter budget beschikbaar was (overheveling vanuit 2021) dan het normale, jaarlijkse budget.

3 Ons uitgangspunt is dat we jaarlijks in elke gemeente minimaal één onderzoek uitvoeren. We merken dat de budgetten onder druk staan. Dat komt deels door marktontwikkelingen, soms in combinatie met het complexer en breder van opzet worden van onderzoeken. In verband daarmee moet ook de nieuwe wetgeving worden genoemd. De ruimere bevoegdheden die de rekenkamer daarmee krijgt, kunnen leiden tot hogere kosten. Waar nodig zullen wij met de desbetreffende gemeenten in gesprek gaan over aanpassing van het budget. Per gemeente Meppel In het eerste kwartaal van 2022 zijn we in Meppel gestart met een onderzoek naar participatie, een onderzoeksonderwerp dat ons vanuit de gemeenteraad werd aangereikt. De centrale vraagstelling bij dit onderzoek luidde: 'Wanneer, op welk moment in het proces en op welke manier zijn de afgelopen vijf jaar de inwoners van Meppel betrokken geweest bij de voorbereiding, ontwikkeling en uitvoering van het beleid van de gemeente, welke veranderingen zijn waar te nemen? Welke lessen vallen hieruit te leren als het gaat om het realiseren van een moderne verhouding tussen burger en overheid? En hoe kunnen de uitkomsten worden benut in de toekomst?' Het onderzoek is inmiddels afgerond. Wij hebben het rapport eind november naar het college gestuurd voor een bestuurlijke reactie.

Die verwachten wij medio januari 2023 waarna wij het rapport aan de gemeenteraad zullen aanbieden. In 2023 gaan wij in Meppel onderzoek doen naar het Klimaat- en energiebeleid van de gemeente. Ook weer een onderwerp aangedragen vanuit de gemeenteraad. De gemeente heeft het streven om in 2040 CO2-neutraal te zijn. De vraag ligt voor of de gevolgde aanpak van het beleid doeltreffend is en of verwacht mag worden dat, op basis van de gevolgde aanpak, de duurzaamheidsdoelstelling bereikt kan worden. Het onderzoek is er op gericht om de gemeenteraad inzicht te geven in de succesfactoren en eventuele belemmeringen bij de aanpak van zijn duurzaamheidsbeleid, met specifieke aandacht voor de vragen wat Meppel kan leren van ervaringen elders en hoe de gemeente succesvol kan zijn in het realiseren van de duurzaamheidsdoelstelling. Wij zijn van plan het onderwerp de komende weken in een globale onderzoeksopdracht uit te werken om daarover nog kort met de raad van gedachten te wisselen. We willen uiterlijk in april 2023 met het onderzoek beginnen. Staphorst Het onderzoek met als centrale vraag: ‘In hoeverre voldoet de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen voor de huidige werkwijze werd gekozen’ is door ons eind 2021 afgerond en begin 2022 door de gemeenteraad behandeld.

Hetzelfde onderzoek werd overigens ook uitgevoerd in Steenwijkerland. Kostensoort Meppel Staphorst Steenwijkerland Westerveld Totaal Geraamd € 31.792,00 € 25.000,00 € 31.689,00 € 33.200,00 € 121.681,00 Kosten Leden € 4.838,78 € 4.838,78 € 4.838,78 € 4.838,78 € 19.355,11 Kosten secretariaat € 3.216,56 € 3.216,56 € 3.216,56 € 3.216,56 € 12.866,24 Overige € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 Kosten onderzoek € 17.915,00 € 17.500,00 € 16.170,00 € 25.450,00 € 77.035,00 NVRR € 395,00 € 275,00 € 395,00 € 275,00 € 1.340,00 Kosten Totaal € 26.365,34 € 25.830,34 € 24.620,34 € 33.780,34 € 110.596,35 Over/tekort € 5.426,66 -€ 830,34 € 7.068,66 -€ 580,34 € 11.084,65 2022 4 In 2022 hebben wij een onderzoek gedaan naar de Jeugdzorg met als hoofdvraag: ‘Is de Staphorster manier van werken binnen het Jeugdbeleid/de Jeugdzorg, een manier van werken die, binnen de gestelde financiële kaders, recht doet aan de gewenste kwaliteit van de zorg die wordt geboden, en is deze manier van werken als toekomstbestendig te beschouwen?’. Het onderzoek is in februari 2022 van start gegaan en eind 2022 door de gemeenteraad behandeld. In 2023 gaan we in Staphorst onderzoek door naar het Integraal Beheer van de Openbare Ruimte (IBOR).

Dit vanuit de gemeenteraad voorgedragen onderzoek zal als centrale vraag hebben: 'In hoeverre wordt uitvoering gegeven aan de door de raad vastgelegde doelstellingen van het integraal beheer van de openbare ruimte (IBOR)? Wat zijn de ter zake met de gemeenteraad, ook op basis van 'beelden' gemaakte afspraken? Wordt het vastgestelde beleid doeltreffend en doelmatig uitgevoerd en hoe vindt terugkoppeling naar de gemeenteraad plaats?' Wij zijn van plan het onderwerp de komende weken in een globale onderzoeksopdracht uit te werken om daarover nog kort met de raad van gedachten te wisselen. We willen uiterlijk in april 2023 met het onderzoek beginnen. Steenwijkerland Net als in Staphorst hebben wij eind 2021 het onderzoek naar Afvalbeleid afgerond. De hoofdvraag luidde: ‘In hoeverre voldoet de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen voor de huidige werkwijze werd gekozen?’. Het rapport is begin 2022 door de gemeenteraad behandeld.

In 2022 hebben wij in Steenwijkerland onderzoek gedaan naar duurzaamheid met als hoofdvraag: ‘Hoe krijgt het gemeentelijk beleid wat onder de noemer duurzaamheid gebracht kan worden in Steenwijkerland vorm, wat zijn de resultaten en hoe is dit beleid mede gericht op de inwoners en bedrijven en daarmee op het versterken van duurzaam gedrag van inwoners, bedrijven en instellingen én op het verkrijgen van draagvlak?’. Het rapport is inmiddels afgerond en zal vermoedelijk begin 2023 door de gemeenteraad van Steenwijkerland worden behandeld. In 2023 gaan we in Steenwijkerland onderzoek doen naar de duurzaamheid van het toerisme. In grote lijnen zal het dan gaan om de vraag: Hoe worden de regiogelden voor toerisme ingezet en hoe pakt dat uit voor het duurzaam beleefbaar toerisme in de verschillende gebieden binnen de gemeente. Het onderwerp is vanuit de gemeenteraad aangedragen. Wij zijn van plan het onderwerp de komende weken in een globale onderzoeksopdracht uit te werken om daarover nog kort met de raad van gedachten te wisselen. We willen uiterlijk in april 2023 met het onderzoek beginnen. Westerveld In mei 2021 zijn we in Westerveld gestart met een onderzoek naar het beheer van de Openbare Ruimte.

De hoofdvraag luidde ‘Wat is de verbetering van het in 2018 en 2019 ingezette beleid ten opzichte van het voorgaande beleid en op welke wijze is die verbetering zowel kwalitatief als kwantitatief in beeld te brengen?’. Het rapport is in mei 2022 door de raad behandeld. In 2022 hebben wij in Westerveld onderzoek gedaan aanbesteding met als hoofdvraag: ‘Op welke wijze past de gemeente de ambities SROI (Social Return on Investment) en duurzaamheid toe bij haar inkopen en wat zijn daarvan de praktische effecten? Hoe vindt de verantwoording richting de raad hierover plaats? En op welke 5 manier kan de gemeente de realisatie van deze doelen nog meer bereiken en daar de raad blijvend over informeren?’ Het rapport is afgerond en door de gemeenteraad eind 2022 behandeld Voor 2023 hebben we voor Westerveld nog geen keus kunnen maken. Op het moment van schrijven van dit Jaarverslag/Jaarplan was nog niet duidelijk welk onderzoek/welke onderzoeken het college zelf ex artikel 213a van de gemeentewet zal gaan uitvoeren. Als daarover helderheid is, kunnen wij onze keus voor 2023 bepalen. Daarbij zullen wij waar mogelijk gebruik maken van door de gemeenteraad voorgedragen onderwerpen. Wij hopen eind eerste kwartaal 2023 meer duidelijkheid te hebben.

Tot slot De commissie dankt de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisaties voor de samenwerking in 2022. Wij vertrouwen erop dat ook in 2023 die samenwerking weer aangenaam en vruchtbaar zal zijn. Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissies van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. J.J. Mastwijk, voorzitter.