5.0 RKC - Jaarverslag 2018 RKC Steenwijkerland.pdf

Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 1 Jaarverslag Rekenkamercommissie 2018 Aan de gemeenteraad van Steenwijkerland Steenwijk, 13 maart 2019 Onderwerp: Jaarverslag 2018 Geachte dames en heren, leden van de raad, Conform de verordening dient uw Rekenkamercommissie (hierna: RKC) jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Over onze werkzaamheden in 2018 rapporteren wij u het volgende. Samenstelling en secretariaat De samenstelling van de commissie was in het kalenderjaar 2018 als volgt: Mevrouw Ilse de Haan, de heren Herman Beerda en Arthur Rynja (leden) en de heer Jan Mastwijk (voorzitter). Het secretariaat werd verzorgd door de heer Bram de Groot (Griffie Steenwijkerland). Onderzoeken In 2018 traden na de verkiezingen ‘nieuwe gemeenteraden’ aan. Dat maakte de planning van de onderzoeken voor het kalenderjaar 2018 wat lastig omdat de RKC de goede gewoonte heeft om met de gemeenteraden in gesprek te gaan over (mogelijk) te kiezen onderwerpen. Vanwege die ‘wat ingewikkelde’ planning plus het gegeven dat in mei 2018 de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking is getreden, hebben wij er als RKC voor gekozen om in alle vier gemeenten een onderzoek te doen naar de stand van zaken rond de ‘Informatiebeveiliging’ (zie hierna).

Deze keuze is mede ingegeven door de mogelijkheid die het werken in ‘personele unie’ biedt om overkoepelende onderzoeken uit te voeren. De rekenkamercommissie heeft in 2018 de volgende onderzoeken uitgevoerd, respectievelijk afgerond dan wel ter hand genomen: 1. Het rapport van het onderzoek dat wij in Staphorst hebben uitgevoerd naar de uitvoering van de aanbevelingen rond de ‘Complexe RO-dossiers’ is inmiddels door de gemeenteraad van Staphorst behandeld. Zoals eerder gemeld, heeft zich tijdens dit onderzoek enig oponthoud voorgedaan, reden waarom de behandeling door de raad pas op 15 en 29 januari 2019 heeft plaatsgevonden. Dit onderzoek heeft van de Rekenkamercommissie meer dan gemiddeld veel tijd gevergd. Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 2 2. Het onderzoek naar het wegenonderhoud in de gemeente Meppel is in 2018 afgerond. Het desbetreffende rapport is door de gemeenteraad behandeld in de vergadering van 27 september 2018. 3. Een onderzoek naar burgerinitiatieven in de gemeente Steenwijkerland. Dit onderzoek is gestart eind 2017 en werd in de raadsvergadering van 9 oktober 2018 behandeld. 4. Een onderzoek naar de in- en externe werking van de Sociale Structuurvisie in de gemeente Westerveld.

Met dit onderzoek kon pas in een laat stadium worden begonnen omdat bleek dat enkele door de gemeenteraad aangedragen onderwerpen om uiteenlopende redenen niet voor een onderzoek in aanmerking kwamen. Behandeling door de gemeenteraad vond plaats in de vergadering van 12 juni 2018. Onderzoek Informatiebeveiliging 2018 Als RKC hebben wij na het aantreden van de nieuwe gemeenteraden besloten om in alle vier de gemeenten binnen de personele unie dit onderzoek te gaan uitvoeren. Voor deze vorm is vanwege een combinatie van redenen gekozen. Allereerst omdat het door de verkiezingen en ‘het inwerken’ van de nieuwe gemeenteraden niet goed mogelijk bleek om tijdig in overleg met de gemeenteraden tot een goede onderwerpkeuze te komen. Zoals bekend, bepaalt de RKC zelf haar onderzoeksagenda maar wij hebben de goede gewoonte om dat niet te doen vanuit ‘een ivoren toren’. Daarnaast speelde in mei 2018 de inwerkingtreding van de AVG, waarbij de privacy een belangrijke rol speelt. Dat was een belangrijk moment. Zeker voor overheden, die op velerlei gebied werken met gegevensbestanden, is het zaak de beveiliging daarvan technisch en organisatorisch op orde te hebben. Ten derde hebben wij ervoor gekozen om dit onderwerp in alle vier de gemeenten te onderzoeken omdat op deze manier ‘over en weer van elkaar kan worden geleerd’.

Dat gezegd hebbende, merken wij op dat dit onderzoek naar de stand van de ‘Informatiebeveiliging slechts ten dele een ‘terugkijkonderzoek’ is, zoals deze doorgaans door rekenkamercommissies worden uitgevoerd. Dit onderzoek heeft ook veel in zich van een momentopname omdat nadrukkelijk is gekeken naar hoe de vlag er technisch en organisatorisch bij hangt op het gebied van de informatiebeveiliging, wat de (eventuele) zwakke plekken zijn en welke maatregelen zouden moeten worden getroffen om voor die ‘zwakke plekken’ een oplossing te vinden. Dit alles betekent dat in dit onderzoek ook activiteiten zijn begrepen die de gemeentebesturen op enig moment, ook zonder RKC-onderzoek, hadden kunnen, respectievelijk moeten uitvoeren. Een voorbeeld daarvan is de ‘penetratietest’, ofwel: Hoe makkelijk, of zo u wilt, hoe moeilijk, is het voor een kwaadwillende om binnen te dringen in de gemeentelijke systemen? Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 3 Omdat niet alle vier de deelnemende gemeenten op dezelfde wijze het informatiebeheer hebben georganiseerd, is de aanpak tijdens dit onderzoek per gemeente enigszins verschillend geweest. Die verschillen, en uiteraard met name de uitkomsten daarvan, zijn aan de orde geweest tijdens een afsluitende bijeenkomst begin maart 2019 met als thema. ‘Leren van elkaar’.

Daarbij waren van alle gemeenten ambtelijke vertegenwoordigers, betrokken bij de informatievoorziening, aanwezig. De rapporten zijn eind februari 2019 naar de colleges gestuurd voor bestuurlijk wederhoor. De verwachting is dat wij de rapporten in maart aan de gemeenteraden kunnen aanbieden. Algemene werkzaamheden De RKC heeft een bijdrage geleverd aan het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden zoals dat in de vier gemeenten is georganiseerd. Vragen als: ‘Wat is een rekenkamercommissie, wat zijn haar taken en bevoegdheden en wat kun je er als gemeenteraad mee?’ kwamen daarbij aan de orde. Daarnaast heeft de RKC met de raden gesproken over de manier waarop zij het contact met RKC graag willen onderhouden. Naast de besprekingen van rapporten met de raden en het inventariseren van onderzoeksonderwerpen verliep het contact tussen de gemeenteraden en de RKC via de Klankbordgroep, waarin 2 raadsleden per gemeente en leden van de RKC zitting hebben. Ook in 2018 heeft de RKC halfjaarlijks overleg gevoerd met de Klankbordgroep en de griffiers. Agendapunten van de Klankbordgroep waren de taken en rollen van de leden van de Klankbordgroep, communicatie, zowel intern als extern, de keuze van de onderzoeksonderwerpen, de onderzoeksopzetten, vacaturevervulling, en de voortgang van de onderzoeken.

De onderwerpen in de overleggen met de griffiers kwamen grotendeels overeen met die van het overleg met de Klankbordgroep. De (nieuwe) gemeenteraad van Steenwijkerland heeft kort na zijn aantreden aangegeven het contact met de RKC niet langer te willen onderhouden via de Klankbordgroep maar via het Presidium. De Klankbordgroep bestaat op dit moment uit vertegenwoordigers van de gemeenten Meppel, Staphorst en Westerveld, en leden van de RKC. De inventarisatie door de RKC van mogelijke onderzoeksonderwerpen voor 2019 vond ook in 2018 weer tegen het eind van het kalenderjaar plaats. In Steenwijkerland gebeurde dat in het Presidium, in Meppel en Westerveld in een plenaire sessie waarbij vertegenwoordigers van de (nagenoeg alle) fracties vertegenwoordigd waren. In Staphorst werd gekozen voor een inventarisatie per fractie. Tenslotte hebben de leden van de rekenkamercommissie geparticipeerd in enkele vergaderingen van de auditcommissies van Westerveld en Meppel. Hierbij ging het vooral om het komen tot een afstemming van de inzet van de externe accountant en de rekenkamercommissie. Het secretariaat van de RKC ligt in handen van de heer Bram de Groot. De samenwerking tussen de commissie en de griffies verloopt uitstekend. Financiën De commissie heeft voor haar activiteiten gebruik gemaakt van de door u ter beschikking gestelde financiën.

Op basis van de door de financiële administratie van uw gemeente over het kalenderjaar Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 4 2018 aangeleverde cijfers berichten wij u als volgt. Voor de Rekenkamerfunctie werd begroot een bedrag van € 31.406,00. Aan adviesdiensten (kosten onderzoeken), kosten Rekenkamercommissie en secretariële ondersteuning werd uitgegeven € 33.323,30, zodat er sprake is van een overschrijding van € 1.917,30. De cijfers zijn vermeld op basis van de boekingen in de gemeentelijke administratie per kalenderjaar. Omdat de looptijd van een onderzoek zich soms over (delen van) twee kalenderjaren uitstrekt, kunnen zich fluctuaties voordoen. Slot De commissie dankt de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisaties voor de samenwerking. Rekenkamercommissie Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld, namens deze, J.J. Mastwijk, voorzitter