5.0 Rekenkamercommissie Steenwijkerland - Raadsbrief over toekomst rekenkamer Steenwijkerland.docx

Raadsbrief over toekomst rekenkamer Steenwijkerland Aan de gemeenteraad van Steenwijkerland Geachte dames en heren, A. Inleiding De nieuwe wetgeving inzake de decentrale rekenkamers is inmiddels (31 mei 2022) de Tweede Kamer gepasseerd en ligt nu voor bij de Eerste Kamer. De verwachting is dat ook de Eerste Kamer zal instemmen. Het ligt ook in de lijn der verwachtingen dat de nieuwe wetgeving per 1-1-2023 in werking zal treden. Deze notitie gaat daarvan uit. Zie de bijlage voor wat meer tekst en uitleg over deze nieuwe wetgeving. B. Moet er in Steenwijkerland iets gewijzigd worden? De rekenkamercommissie van Steenwijkerland functioneert tot op heden op basis van een door de gemeenteraad vastgestelde verordening. Daarin staat dat de commissie uit vier leden bestaat die geen lid van de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders mogen zijn en onafhankelijk moeten zijn t.o.v. de gemeente en het gemeentebestuur. Ook volgens de nieuwe wetgeving mogen raadsleden geen lid zijn van de rekenkamer in hun gemeente. De nieuwe wetgeving spreekt van een ‘onafhankelijke rekenkamer’. Andere mogelijkheden tot invulling van de rekenkamerfunctie bestaan er onder de nieuwe wet niet meer. De huidige commissie functioneert op basis van genoemde verordening momenteel met alleen 3 externe leden. Dit sluit dus reeds aan op het uitgangspunt van de nieuwe wet. C.

Geen interne leden, maar wat dan? Vanaf het moment van inwerkingtreding van de nieuwe wet is het niet meer toegestaan om interne leden (raadsleden) in de (eigen) rekenkamer te benoemen. Tegelijkertijd is de rekenkamer een belangrijk instrument voor de gemeenteraad voor het uitoefenen van de controlefunctie. De rekenkamer doet namelijk onderzoek naar de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid. En kan daarmee in handen van de raad een stuk gereedschap zijn dat nuttig is bij het ‘scherp houden’ van zichzelf en het college van burgemeester en wethouders bij het uitvoeren van het door de gemeenteraad, op hoofdlijnen en in kaders, uitgestippelde beleid. Om die reden is het voor zowel de gemeenteraad als voor de rekenkamer van belang ‘voeling’ met elkaar te houden. Het is voor een goed functionerende rekenkamer belangrijk om te weten wat er binnen de raad leeft en hoe de raad tegen de eigen kaderstellende en controlerende taak aankijkt. Als er een situatie ontstaat waarbij de rekenkamer losgezongen raakt van de gemeenteraad zal dat, is ons stellige oordeel, leiden tot een niet optimaal functioneren van de rekenkamer. Als het gaat om 'contactmomenten' tussen raad en rekenkamer dan denken we dat we het beste kunnen beginnen door vast te stellen dat er gedurende een kalenderjaar verschillende natuurlijke momenten zijn waarop dat contact er is.

Dat zijn (verspreid over het kalenderjaar): 1. het moment dat we bij uw raad nieuwe onderzoeksondewerpen ophalen voor de groslijst (begin 4 e kwartaal); 2. bij de start van een onderzoek (startbijeenkomst), als we met de raad en met de ambtelijke organisatie (afzonderlijk) de aanpak van het onderzoek doornemen (willekeurig ergens in het jaar); 3.het presenteren van de uitkomsten van een onderzoek (inclusief conclusies en aanbevelingen), bijvoorbeeld in een Politiek Beraad, een politieke markt, commissievergadering of anderszins. Idem willekeurig ergens in het jaar; 4. het presenteren van ons Jaarplan. Doorgaans aan het begin van het kalenderjaar. Dat gaat tot nu toe per brief.

De hierboven beschreven momenten liggen qua jaarplanning niet altijd vast. Dat kan tot een wat grillig patroon leiden. Het lijkt ons nuttig om voortaan in de overleggen met uw raad enige structuur aan te brengen. Bijvoorbeeld door in de jaarlijkse vergaderplanning vast te leggen dat de rekenkamer in ieder geval per kwartaal één keer overlegt met de gemeenteraad, elke keer volgens een vaste agenda. Als die vaste momenten samenvallen met een van de contactmomenten die we hierboven beschreven (1 t/m 4), dan kunnen we daar natuurlijk gebruik van maken. Dat komt de efficiency ten goede. Door op deze manier te gaan werken, kunnen we er naar ons oordeel voor zorgen dat de gehele raad bij de rekenkamer ‘aangesloten blijft’ omdat er dan voldoende momenten (4x per jaar) zijn dat er overleg tussen rekenkamer en raad is (mogelijk in wisselende samenstelling; niet iedereen zal altijd aanwezig hoeven te zijn). Een optie die, als het gaat om de betrokkenheid tussen raad-rekenkamer, ook is genoemd, is een variant op het werken met ‘interne ‘leden’. De rekenkamer mag, zoals gezegd, straks geen interne leden meer hebben. Maar het is natuurlijk mogelijk dat de gemeenteraad een x-aantal leden aanwijst die adviseur worden van de rekenkamer.

Deze mogelijkheid zien wij echter niet als een optimale constructie omdat deze vorm, een soort van ‘draaischijf’ tussen raad en rekenkamer via die adviseurs, er toe kan leiden dat het contact raad- rekenkamer te afstandelijk wordt. Immers, het wordt onderhouden door die adviseurs waardoor de rest van de raad op grotere afstand van de rekenkamer kan komen te staan. D. Is voor de gemeente Steenwijkerland een rekenkamer met 3 externe leden voldoende? De huidige drie externe leden begeleiden de uitbestede onderzoeken, onderhouden de contacten met de gemeenteraad en, in voorkomende gevallen, met het college van burgemeester en wethouders en derden. De huidige onderzoeksagenda bestaat uit gemiddeld één onderzoek per jaar. Als dit ongewijzigd wordt voortgezet, is uitbreiding van de rekenkamer naar 4 externe leden (conform de verordening) qua tijdsbeslag niet nodig en kan het budget op het huidige niveau blijven mits dat budget één onderzoek per jaar mogelijk maakt (behoudens indexatie). Als u als raad verdere inzet van de rekenkamer (meer onderzoeken) zou verlangen, ontstaat er een andere situatie. E. Wat moet er verder nog worden geregeld? Als de nieuwe wetgeving een feit is, moet de geldende verordening worden ingetrokken en/of aangepast aan de nieuwe wetgeving. Wij zullen de komende tijd samen met de griffie nagaan welke stappen nodig zijn om aan de nieuwe wetgeving te voldoen.

Dat kan zijn het vaststellen van een nieuwe verordening (door de raad) in samenhang met wellicht het vaststellen van een nieuw Reglement van orde voor de rekenkamer en een onderzoeksprotocol. Graag gaan wij met uw raad over bovenstaande in gesprek. Met vriendelijke groet, Rekenkamercommissie Steenwijkerland J.J. Mastwijk, voorzitter