5.0 Rekenkamercommissie MSSW - Jaarplan 2018.pdf

1 Rekenkamercommissie Aan de leden van de gemeenteraden van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. Onderwerp: Jaarplan 2018 22 januari 2018 Geachte dames en heren, Hierbij bieden wij u als Rekenkamercommissie ons Jaarplan voor 2018 aan. 2018 is een bijzonder jaar. Het is het eerste volle jaar dat de personele unie wordt gedragen door vier gemeenten, dit als gevolg van het toetreden van de Gemeente Staphorst in 2017. Die toetreding was, samen met het vertrek van de heer Carel Horstmeijer, de aanleiding tot een wervingsprocedure die leidde tot de benoeming in de Rekenkamercommissie (RKC) van mevrouw Ilse de Haan en de heer Herman Beerda. Daarmee was in de ‘vacature Horstmeijer’ voorzien en werd de sterkte van de Rekenkamercommissie van drie naar vier personen gebracht. Voortgang 2017 en overloop naar 2018 In 2017 zijn we in de vier gemeenten met een onderzoek gestart. Bij de start gingen wij ervan uit dat het (in ieder geval deels) mogelijk zou moeten zijn om de resultaten van de onderzoeken te presenteren aan de ‘huidige’ raad. Dat lijkt niet haalbaar. De oorzaak is vooral gelegen in het feit dat het plannen van afspraken met de te interviewen personen, door agenda-afstemming aanzienlijk meer tijd kost, dan gehoopt. Op zich begrijpelijk en het betekent ook dat we bij het bepalen van de doorlooptijd van toekomstige onderzoeken hiermee rekening zullen houden.

Op basis van de huidige stand van zaken verwachten we de onderzoeksresultaten van alle lopende onderzoek (Meppel/Onderhoud wegen, Staphorst/Voortgang aanbevelingen complexe RO-dossiers, Steenwijkerland/Burgerinitiatieven en Westerveld/Werking instrument sociale structuurvisie) te kunnen presenteren in week 14-17 van 2018. Wij gaan daarbij uit van de normaal gebruikelijke termijnen voor ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor zoals genoemd in de verordening (2-3 weken). Ontwikkelingen 2018 2018 is een bijzonder jaar omdat in maart de nieuwe gemeenteraden worden gekozen. Wij willen en kunnen geen voorschot nemen op het antwoord op de vraag wat de nieuwe gemeenteraden van onze Rekenkamercommissie verwachten of wat voor wensen er wellicht leven. De wettelijke taken en bevoegdheden van de Rekenkamer (-commissie) zijn weliswaar 2 duidelijk maar bieden ruimte voor een invulling die per gemeente kan verschillen. Wij hebben via de griffiers aangeboden om, bijvoorbeeld via een bijdrage aan een introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraden, op hoofdlijnen het een en ander te vertellen over de Rekenkamercommissie.

Daarbij doelen wij op de formele kant (wet- en regelgeving) maar ook in de zin van: ‘Hoe kan een Rekenkamercommissie worden ingezet om de controlerende rol van de gemeenteraad te ondersteunen?’ In het verlengde van het informeren van de (nieuwe) gemeenteraden over het hoe, wat en waarom van de Rekenkamercommissie, ligt ons voornemen om ook richting de inwoners en de organisaties binnen de gemeenten wat beter over het voetlicht te krijgen ‘Wat de Rekenkamercommissie precies doet, wat je met de uitkomsten van de onderzoeken kunt en wat je er als burger aan hebt’. Het is de bedoeling dat we in 2018 meer bekendheid gaan geven aan het Rekenkamerwerk. We willen op een uniforme manier informatie verstrekken over de rekenkamer, met behoud van het ‘eigen gezicht’ en de huisstijl van elke gemeente. We denken aan onderwerpen als wettelijk kader, de verordening, samenstelling rekenkamercommissie, redactionele artikelen over het werk van de RKC, persberichten en uitgebrachte rapporten en het bieden van de mogelijkheid om onderwerpen aan te reiken. Onderzoeksagenda 2018 Tijdens het traject dat leidde tot de toetreding van de Gemeente Staphorst is regelmatig aan de orde geweest de mogelijke synergie die kan worden bereikt via de personele unie tussen vier gemeenten.

Het lijkt ons evident dat zaken als vergaderingen en ambtelijke ondersteuning efficiënter worden geregeld dan wanneer de vier gemeenten dit afzonderlijk zouden moeten oppakken. Vanaf 2018 willen wij die synergie proberen meer vorm te geven door daarmee ook rekening te houden bij het entameren en opzetten van onderzoeken. Het is nu al zo dat gemeenteraden over en weer kunnen leren van de conclusies en aanbevelingen van onderzoeken. Als we, in voorkomende gevallen, al dan niet in overleg met uw raad, tot het uitvoeren van een onderzoek hebben besloten, zullen we bezien of er wellicht aanleiding is om hetzelfde onderzoek ook uit te voeren in een van de andere gemeenten binnen de personele unie. Dat is geen wet van Meden en Perzen maar biedt wel mogelijkheden om de beschikbare budgetten efficiënter te gebruiken. Het streven om oog te hebben voor synergie, gekoppeld aan de constatering dat het in 2018 lastig wordt om op een ordentelijke manier, dus met betrokkenheid van de nieuwe gemeenteraad, in vier gemeenten een onderzoek uit te voeren, kiezen wij ervoor in 2018 één groot onderzoek voor de vier gemeenten uit te voeren, namelijk: ‘Datalekken, ICT en privacy’. Dit is een actueel onderwerp dat breed in de samenleving leeft en waar elke gemeente mee te maken heeft en de organisatie op moet inrichten.

Hierin speelt mee dat p er 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht wordt . Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. Nu hebben de lidstaten nog hun eigen nationale wetten, gebaseerd op de Europese privacyrichtlijn uit 1995. Dit betekent dat de eisen die worden gesteld aan gegevensbescherming ook voor de gemeenten gaan gelden. 3 De komende weken zullen wij het onderwerp verder uitwerken en u informeren over de ‘bandbreedte’ van het onderzoek. Daarnaast overwegen wij, als de beschikbare tijd en de budgetten het toelaten, in 2018 aandacht te besteden aan de Omgevingswet. Wij denken daarbij aan de volgende opzet. Per gemeenteraad willen we gaan onderzoeken: - in hoeverre de raadsleden zijn voorbereid op hun nieuwe rol binnen de omgevingswet; - hoe de gemeente het proces van de invoering heeft opgepakt, welke risico’s zijn onderkend en hoe die zijn afgedekt. De insteek is dat dit moet leiden tot een aantal aanbevelingen voor de verschillende gemeenteraden en dat ook de raden eventueel van elkaars aanbevelingen gebruik kunnen maken. De focus van dit onderzoek en de aanbevelingen ligt op de relatie Raad – college – burger. Tenslotte maken wij nog de volgende opmerking: De afgelopen twee jaar merken wij dat er soms spanning ontstaat tussen een uit te voeren onderzoek en het daarvoor beschikbare budget.

Daarbij spelen de inflatie en de ‘aantrekkende markt’ een belangrijke rol. Daarnaast speelt het volgende. In veel gemeenten in Nederland is de raming voor het werk van de Rekenkamercommissie gebaseerd op het vertrekpunt dat bij de introductie van de gemeentelijke rekenkamerfunctie in 2006 werd gekozen, namelijk 1 euro per inwoner. Uit dat budget moeten de onderzoeken worden betaald maar ook de kosten van de Rekenkamercommissie zelf komen ten laste van dat budget. Wij hebben, de verschillende offertes volgend, gemerkt dat de kosten van een onderzoek niet recht evenredig dalen naarmate de gemeente kleiner is. Natuurlijk, er zit wel een zeker verband in maar wij hebben vastgesteld dat een onderzoek, dat altijd een ‘kritische massa’ kent in de vorm van een aantal min of meer verplicht te nemen stappen, minimaal tussen de € 16.000 en € 18.000 euro kost (ex BTW). Samen met het aandeel in de kosten van de Rekenkamercommissie (die over de vier gemeenten worden verdeeld) leidt dit tot het per gemeente minimaal nodige budget. Wij geven u in overweging om het budget dat in uw gemeente beschikbaar is eens met het bovenstaande en uw wensen/verwachtingen ‘tegen het licht te houden’, waarbij wij opmerken dat de ‘spanning’ die wij hiervóór benoemden, zich vooral lijkt voor te doen bij de budgetten van Staphorst en Westerveld.

Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissie van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. J.J. Mastwijk, voorzitter.