5.0 Omgevingsdienst IJsselland - Reactie op ingediende zienswijzen op de begroting van de OD IJsselland.pdf

• OMGEVINGSDIENST IJsselland • Aan: raden en staten van deelnemers in de Omgevingsdienst Onderwerp: Reactie op ingediende zienswijzen op de begroting 2018 van de OD IJsselland Wijhe, 12 juli 2017 Geachte raden en staten, Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst heeft op 6 april de ontwerpbegroting 2018 voor de Omgevingsdienst vastgesteld en deze tegelijk met de kaderbrief voorgelegd aan de raden en staten van de deelnemende organisaties. Op de ontwerpbegroting konden de raden en staten een zienswijze indienen. We hebben van een zienswijze ontvangen van de gemeenten Raalte, Olst-Wijhe en Ommen. Deze zijn toegevoegd als bijlage. We zijn deze raden zeer erkentelijk voor hun zienswijzen. We hebben deze meegewogen bij de besluitvorming over de vaststelling van de begroting en kwamen tot de conclusie dat de begroting niet bijgesteld hoeft te worden. Hierna treft u de zienswijzen aan met daarbij de argumentatie onzerzijds. Gemeente Ommen De raad van Ommen kan instemmen met voorleggen van de begroting 2018 in een meerjarig perspectief aan het Algemene Bestuur van de Omgevingsdienst IJssel/and en koppelt hieraan de onderstaande zienswijze: • De raad is van mening dat de samenwerking niet duurder mag worden en dringt er bij u op aan uw taken binnen de gegeven financiële kaders uit te voeren en een uiterste inspanning te plegen om kostenuitzettingen te voorkomen.

• Eventuele overschotten in de jaarrekening en/of efficiencyvoorde/en door bijvoorbeeld de huisvesting in eerste instantie aan te wenden voor de dekking van het risico voor frictiekosten en daarna terug te laten vloeien naar de gemeenten en de provincie. Ook de raden van O/st-Wiihe en Raalte benoemen het punt dat de begroting taakstellend moet zijn. We zien net als u de begroting als taakstellend. Bij de presentatie van de begroting hebben we aangegeven dat dit de eerste begroting van een nog in te richten organisatie betreft. We hebben ons vooral gebaseerd op de ervaringen van andere, vergelijkbare Omgevingsdiensten die eerder gestart zijn. We hebben daarmee een begroting voorgesteld die op dit moment zo betrouwbaar en nauwkeurig mogelijk is. Komende tijd zullen we komen tot nadere uitwerking en onderbouwing van de posten. Mochten we gedurende 2018 over- of onderbesteding verwachten en aanleiding zien voor een begrotingswijziging, dan legt het bestuur van de Omgevingsdienst deze conform de geldende procedure in het voor- of najaarsmoment voor aan de raden en staten van de deelnemende gemeenten. Onderdeel daarvan kan zijn aanpassing van de bijdrage door deelnemers. De raden en staten kunnen hierop dan een zienswijze indienen.

Als de Omgevingsdienst over 2018 een batig saldo heeft gerealiseerd, wordt dit toegevoegd aan het weerstandsvermogen om het gewenste weerstandsvermogen te bereiken. Dit is in de begroting voorlopig vastgesteld op 1 % tot 2,5% van de totale begrote lasten voor de Omgevingsdienst IJsselland oftewel: € 80.000 en € 200.000. Deze werkwijze staat in artikel 30 van de GR. De overwinst wordt terugbetaald aan de deelnemers conform artikel 29 van de GR. De zienswijzen van Raalte en Olst-Wiihe bevatten naast het bovenstaande nog twee punten. 1. Verlaging begrotingspost huisvesting en bedriifsvoering. Inmiddels is de aanbesteding van de huisvesting I bedrijfsvoering afgerond. De gemeente Zwolle is ten aanzien van deze kavels als alliantiepartner aangewezen tegen een bedrag van € 708.000. In het bedrijfsplan is daarnaast op voorhand al aangegeven dat nog maximaal 10% ruimte bovenop het aanbestede bedrag noodzakelijk is voor het dekken van de zogenoemde "niet vergelijkbare kosten". Nu duidelijk is dat de post huisvesting en bedrijfsvoering, die nu€ 1.010.000,00 bedraagt, ook inclusief de 10% opslag "niet vergelijkbare kosten" aanzienlijk onderschreven kan worden zijn wij van mening dat deze begrotingspost verlaagd moet worden. Hiermee doen we de vorming van de Omgevingsdienst niet te kort en komen we de latende gemeenten enigszins tegemoet.

Verlaging van deze begrotingspost is op dit moment niet verstandig, omdat deze post dient ter dekking van meer kosten dan de genoemde€ 708.000 en de precieze omvang daarvan is nu nog niet bekend is. We noemen de onderdelen die uit dit budget betaald moeten worden met een korte toelichting: Vergelijkbare kosten van alliantiepartner(€ 708.000). Dit betreft kosten die in de uitvraag van medio november 2016 aan de potentiele alliantiepartners goed gespecificeerd konden worden, zoals huur- en servicekosten, ICT-kosten, personeels- en salarisadministratie, financieel advies en administratie. Op deze kosten zijn de aanbiedingen van de alliantiepartners vergeleken. Niet-vergelijkbare kosten van de alliantiepartner. Dit betreft prestaties die in de uitvraag van medio november 2016 nog niet nauwkeurig omschreven konden worden, zoals uren voor communicatie-advies, advisering omtrent informatiebeveiliging en privacy, bedrijfsarts, Arbo­ advies, juridisch advies en gedetailleerde invulling flexibel kantoorconcept omdat in de opstartfase van de Omgevingsdienst een scherpe vraag op deze aspecten nog ontbreekt. Hiervan heeft AT Osborne de schatting afgegeven dat dit maximaal 10% van de vergelijkbare kosten bedraagt. Aansluitkosten van de alliantiepartner.

Denk hierbij aan het inrichten van de financiële administratie, het opvoeren van personeelsleden en personeelsgegevens in de personeelsadministratie, het installeren van computercapaciteit, het invoeren van gebruikers in de ICT-systemen, het afsluiten van licenties voor het gebruik van applicaties etc. Hardware-investeringen: deelnemers in het shared service centrum ONS en hun klanten dragen zelf de investeringen in ICT-hardware, denk aan wifi, servercapaciteit en mobiele apparatuur. Meerkosten van mobiliteit. De vorming van de Omgevingsdienst met een centrale en decentrale locaties leidt tot meer mobiliteit. Het sociaal plan bevat regelingen voor compensatie van meerkosten voor medewerkers. Bovenstaande onderverdeling is in het algemeen bestuur op 27 februari jl. besproken en de toen gedeelde informatie is door het dagelijks bestuur in een brief d.d. 21 maart jl. aan het algemeen bestuur bevestigd. De precieze omvang van de laatste vier onderdelen wordt in de periode tussen nu en medio 2018 bepaald. Het bestuur ziet nu geen aanleiding deze begrotingspost aan te passen. We blijven op deze wijze binnen de kaders van het bedrijfsplan, van het gekozen selectieproces van de alliantiepartner en houden vast aan de aanbieding van Zwolle. We zullen toezien op een sobere besteding van deze gelden. Mocht zich budgetruimte voordoen, dan komen we met een begrotingswijziging.

Een eventueel batig saldo zal na afloop van het jaar aan de reserve worden toegevoegd of uitgekeerd, zoals hierboven uiteen gezet is. 2. Invulling solidariteitsgedachte In het verlengde van het bovenstaande verzoeken wij u voorts dringend en spoedig inzage te geven in de wijze waarop u, tezamen met Zwolle als alliantiepartner, de toezegging gaat invullen om de overige partners in de gemeenschappelijke regeling vanuit de solidariteitsgedachte tegemoet te komen in de frictiekosten zoals beschreven onder punt 5.6 van het Bedrijfsplan.

Medio november 2016 is namens het algemeen bestuur de definitieve uitvraag neergelegd bij deelnemende gemeenten om een aanbod te doen voor de percelen huisvesting en bedrijfsvoering. Onderdeel van deze uitvraag was de solidariteitsregeling: " ... door af te spreken dat de alliantiepartner voor het perceel Huisvesting de kosten van de aanpassing van het inbouwpakket voor haar eigen rekening neemt, voor tenminste het bovenstaande bedrag van € 385. 150. Indien de aangeboden locatie reeds (deels) voorzien is van een inbouwpakket dat voldoet aan de wensen van de Omgevingsdienst, wordt dit (gedeeltelijk) bedrag in reserve gehouden (inclusief indexering) voor een mogelijke renovatie van het inbouwpakket gedurende of na de huurtermijn van 10 jaar, dan wel als een inhouding op de huurprijs verrekend. Door op deze manier invulling te geven aan de solidariteitsafspraak ontstaat er balans tussen het genereren van stabiele inkomsten gedurende 10 jaar, en het verplichten tot het doen van een investering in de Omgevingsdienst, die daarmee uiteindelijk ten goede komt aan alle deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst IJssel/and." De gemeente Zwolle heeft zich in haar aanbod geconformeerd aan deze regeling en neemt deze kosten voor haar rekening. Op deze wijze profiteren alle partners mee.

Dit voordeel is afhankelijk van het aandeel van de betreffende partner in de Omgevingsdienst. Daarmee wordt de solidariteitsregeling geheel volgens de afspraken uitgevoerd. We hopen hiermee voldoende reactie te hebben gegeven op de ingediende zienswijzen. Gezien de zienswijzen heeft het algemeen bestuur de ontwerpbegroting ongewijzigd definitief vastgesteld. r. drs. B. Koelewijn Voorzitter algemeen bestuur