46.1 College - Verslag betreffende het toezicht op beheer van de niet-overgebrachte archieven 2022.pdf

Maar bij andere aspecten zijn er serieuze aandachtspunten: - Opstellen vervangingsbesluiten/ -handboeken voor de desbetreffende vakapplicaties - Opstellen nieuw handboek vervanging voor het zaaksysteem - Vervanging van stukken uit het zaaksysteem - Aanvragen doorlopende machtigingen voor kopieën - De verplichting tot het uitvoeren van een hotspotmonitor - Correcte vernietigingsprocedure voor de decentraal beheerde archiefbescheiden (o.a. vakapplicaties, social media, emailboxen etc.) DEELVRAGEN 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). Aandacht vereist De gemeente past vervanging toe voor de archiefbescheiden die zijn opgenomen in het zaaksysteem. Hiervoor is er een vervangingsbesluit genomen in 2017. Daarnaast zijn er meerdere vakapplicaties in gebruik waarmee ook al volledig digitaal wordt gewerkt (o.a. Motion, Key2Financiën). Daarvoor zijn er geen vervangingsbesluiten genomen. Voor zover deze applicaties nog gebruik maken van scans van fysieke documenten, zullen deze documenten nog onnodig lang bewaard moeten blijven. Ook creëert dit onnodige onduidelijkheid: wat is nu rechtsgeldig archief en wat is een kopie.

Advies: Stel waar nodig ook vervangingsbesluiten/ -handboeken op voor de vakapplicaties waarmee digitale archiefbescheiden worden beheerd. b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. Voldoet niet Voor het zaaksysteem is er een vervangingsbesluit genomen. Hierin zijn ook afspraken opgenomen, die de juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden moeten garanderen. Het huidige vervangingsbesluit en Handboek Vervanging stammen uit 2017. In 2019 is er een start gemaakt met het maken van een update voor het vervangingsbesluit met bijbehorend vervangingshandboek. Dit heeft nog niet geleid tot een nieuw geactualiseerd vervangingsbesluit en -handboek. Omdat het handboek vervanging op verscheidene punten steeds minder overeenstemt met de werkelijkheid is de noodzaak tot actualisatie van het handboek urgent.

Advies: Maak haast met het opstellen van een nieuw vervangingsbesluit en bijbehorend Handboek Vervanging. c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Voldoet niet Tot nu toe zijn de te vervangen originele archiefstukken nog niet daadwerkelijk vernietigd en daarmee vervangen. Er zijn daarom ook nog geen verklaringen van vervanging opgesteld. In het handboek vervanging uit 2017 was opgenomen dat alvorens tot daadwerkelijke vervanging (vernietiging van de originele stukken) over te gaan er eerst een evaluatie zou plaatsvinden. De evaluatie is aangekondigd als de grondslag voor daadwerkelijke vervanging. Daarom zal er ook een goede vastlegging van de evaluatie moeten zijn. In 2021 is geadviseerd om vast te leggen wat gecontroleerd is en wat de bevindingen zijn geweest van de evaluatie, zodat verantwoord kan worden dat de vervanging correct en in overeenstemming met het collegebesluit is uitgevoerd. Tot nu toe is er geen evaluatieverslag gemaakt en heeft de daadwerkelijke vervanging nog niet plaatsgevonden. De originele stukken zijn nog steeds aanwezig, naast de digitale reproducties. De ruimtewinst, die behaald kan worden door vervanging, wordt daarom niet gerealiseerd.

Advies: Maak haast met de evaluatie van de huidige vervanging, zodat ook snel overgegaan kan worden tot daadwerkelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden. 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. N.v.t. Er is de afgelopen vijf jaar geen migratie geweest van te bewaren informatie. Voor het huidige zaaksysteem en voor e-besluitvorming staan er wel een migratie in de planning. b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.

Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. N.v.t. Er is de afgelopen 5 jaar geen migratie geweest van te bewaren informatie. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? Aandacht vereist De gemeente past waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden. In het zaaksysteem worden de bewaartermijnen van de archiefbescheiden vastgelegd. Die zijn ook vastgelegd in de zaaktype-catalogus. Ook voor het personeelsadministratiesysteem (Motion) en het systeem voor de cliënten van het Social Domein (DIS), en de systemen voor het beheer van de fysieke dossiers (Alfresco, MAIS) worden bewaartermijnen vastgelegd. Voor archiefbescheiden uit het zaaksysteem, die vernietigd worden, worden vernietigingsbesluiten opgesteld met een specificatie van de vernietigde stukken. Dit geldt ook voor de systemen voor het beheer van de fysieke dossiers die nog in gebruik zijn. Van vernietigde informatie uit de overige applicaties zijn er over het algemeen geen specificaties gemaakt. Bij elke overbrenging naar de archiefbewaarplaats wordt een besluit genomen, waarbij een specificatie wordt gemaakt van de overgebrachte archiefbescheiden.

Advies: Zorg ook bij de vernietiging van archiefbescheiden uit de vakapplicaties en andere systemen voor een correcte vernietigingsprocedure. b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. Voldoet Voor zover de vernietiging geregeld wordt door de cluster DIM, wordt er gebruikgemaakt van de geldende selectielijsten. Er zijn geen andere lijsten vastgesteld. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? N.v.t. De gemeente werkt niet met een facultatieve stukkenlijst. d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev. Een hotspotmonitor is bedoeld om gebeurtenissen en kwesties in de samenleving met een grote impact te identifceren (hotspots).

Met behulp van de hotspotmonitor kunnen dan verantwoorde keuzes gemaakt om op archiefstukken die betrekking hebben op hotspots en die anders vernietigd zouden moeten worden, alsnog uit te zonderen van vernietiging. Aandacht vereist De gemeente heeft nog geen hotspot-monitor uitgevoerd. De coronacrisis is als hotspot aangewezen. Maar verder is er geen actie ondernomen om andere hotspots te identificeren. Een hotspotmonitor maakt echter integraal deel uit van de hele systematiek rond de selectie en vernietiging. Op basis van de Selectielijsten 2017 en 2020 is het uitvoeren van een hotspotmonitor vanaf 2017 verplicht. Advies: Voer alsnog een hotspotmonitor uit en herhaal deze periodiek. 6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups. Aandacht vereist De archiefbescheiden, die bij DIM onder beheer zijn, worden over het algemeen vernietigd als de wettelijke bewaartermijnen verstreken is. Voorafgaande aan de vernietiging worden de behandelaars van de te vernietigen bescheiden geraadpleegd. Van de vernietiging wordt bij de gemeentearchivaris een machtiging tot vernietiging aangevraagd.

Van vernietiging van informatie uit de overige applicaties worden geen machtigingen gevraagd aan de gemeentearchivaris en zijn er geen verklaringen van vernietiging opgesteld. Voor de vernietiging van kopieën wordt niet apart machtiging gevraagd. Kopieën worden wel fysiek op dezelfde wijze (door versnippering) vernietigd als de gewone archiefbescheiden. Back-ups worden maximaal een jaar bewaard. Dus te vernietigen gegevens op back-ups worden ook maximaal na een jaar daadwerkelijk vernietigd. Advies: Vraag eenmalig een doorlopende machtiging voor de vernietiging van de kopieën aan bij de gemeentearchivaris. b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Voldoet Sinds 2021 worden er ook verklaringen van vernietiging opgesteld. Daarin wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie er vernietigd wordt. Tot dan werd er alleen vooraf een besluit genomen tot vernietiging. Er werd achteraf geen verklaring opgesteld als de stukken ook daadwerkelijk vernietigd waren. Op de specificaties van de vernietigde archiefbescheiden, die bij de besluiten en verklaringen horen, wordt tot nu nog geen categorie vermeld op grond waarvan de archiefbescheiden vernietigd mogen worden. De lijsten zijn wel alle gecontroleerd door de gemeentearchivaris. 6.5.

Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet- overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. n.v.t. Er heeft de afgelopen periode geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? N.v.t. n.v.t. c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de N.v.t. n.v.t. informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. d.

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). N.v.t. n.v.t. Hoofdvraag 7: Overbrenging van archiefbescheiden 7. Overbrenging van archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Aandacht vereist Er is een achterstand in de overbrenging. De belangrijkste reden daarvoor is dat de openbaarheidsbeperkingen van de over te brengen archieven nog niet voldoen aan de eisen van de privacywetgeving. Er wordt hard aan gewerkt om dit alsnog op orde te brengen. DEELVRAGEN 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? Aandacht vereist Er is een achterstand in de overbrenging. b.

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Dit betreft echter archieven van de voormalige gemeentes Brederwiede, IJsselham en Steenwijk uit de periode 1973-2000, evenals de archieven van de Begraafplaatsadministratie en de voormalige gemeenschappelijke regeling CEWESTO. c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Deze archieven zijn al toegankelijk gemaakt. Ze konden echter nog niet overgebracht worden omdat de openbaarheidsbeperkingen nog niet voldeden aan de eisen van de privacywetgeving (o.a. AVG). Hiervoor is nu een project gaande om dit op orde te brengen. Dat heeft echter vanwege de lockdowns van de afgelopen jaren behoorlijke vertraging opgelopen. 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Voldoet Het college stelt van elke overbrenging een verklaring van overbrenging op. B.4 Aandachtspunten uit de vorige verslagen N.B. In dit hoofdstuk worden de aandachtspunten uit vorige verslagen behandeld, voor zover die niet al in dit KPI-verslag aan de orde zijn geweest.

Toelichting Beoordeling Stand van zaken 2022 Algemene conclusie over de stand van zaken van de aandachtspunten uit de vorige verslagen Aandacht vereist Voor de meeste aandachtspunten zijn maatregelen getroffen, maar deze zijn nog niet afgerond. De punten blijven daarom als aandachtspunt staan. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de vervanging van drie verouderde en verlappende regelingen over de afhandeling van elektronische en niet-elektronische berichten. Daar is al zes jaar lang geen concrete voortgang geboekt. Audit en vervangingsbesluit cliëntendossiers Sociaal Domein In 2020 zijn de cliëntendossiers van de voormalige Intergemeentelijke Sociale Dienst (IGSD) gedigitaliseerd. Het was de bedoeling om het college vervolgens te adviseren de fysieke cliëntendossiers te vervangen door digitale kopieën. De gemeentearchivaris heeft over deze voorgenomen vervanging geadviseerd en geconstateerd dat deze niet onder de werking van het huidige vervangingsbesluit kan vallen. De cliëntendossiers zijn wel gedigitaliseerd, maar er is geen geldig vervangingsbesluit en geen onderbouwing dat de digitalisering is verlopen conform de wettelijke eisen voor vervanging. Aandacht vereist I&A heeft de intentie uitgesproken om deze aanbeveling op te volgen. Dit is in verband met hogere prioriteiten even geparkeerd. Daarom blijft dit aandachtspunt openstaan.

In 2021 is daarom geadviseerd om voor de vervanging van de cliëntendossiers alsnog een apart vervangingsbesluit genomen wordt met een eigen onderbouwing. Omdat dit besluit na de digitalisering zal moeten worden genomen, moet ook achteraf worden vastgesteld, dat de digitalisering voldoet aan de wettelijke eisen voor vervanging. Hiervoor is toen een audit geadviseerd. Het auditrapport zou dan als onderbouwing kunnen dienen voor het vervangingsbesluit. Aanpak netwerkschijven In 2017 is geconstateerd dat in dit digitale tijdperk de digitale ‘werkarchieven’ een grote zorg zijn. De persoonlijke en centrale schijven staan vol met digitale documenten. Daar bevinden zich ongetwijfeld documenten bij die nergens anders zijn opgeslagen, maar zowel om redenen van bedrijfsvoering als op grond van de Archiefwet 1995 goed gearchiveerd moeten worden. Belangrijker is dat er voor de toekomst een keuze gemaakt is voor de samenwerkingsomgeving ‘Sharepoint’. Er is aangegeven dat er bij de invoering ook afspraken komen over de schoning en archivering van de met Sharepoint beheerde documenten. Sharepoint zal de noodzaak van het gebruik van harde schijven moeten wegnemen. De focus zal het komende jaar bij I&A liggen op een goede invoering van Sharepoint. Pas daarna zal een start gemaakt worden met de aanpak van de netwerkschijven.

Aandacht vereist Afgelopen jaar zijn er twee acties opgestart om het probleem van de netwerkschijven op te lossen. Voor de erfenis uit het verleden wordt nu onderzocht hoe dit opgeschoond kan worden en hoe de permanent te bewaren informatie goed gearchiveerd kan worden. Voor de toekomst is er een keuze gemaakt is voor de samenwerkingsomgeving ‘Sharepoint’. Een goede invoering van Sharepoint kan de noodzaak van het gebruik van harde schijven wegnemen. Een goede inrichting en goede afspraken over het beheer zijn daarbij wel fundamenteel. Beide zijn stappen in de goede richting. Het zal echter nog geruime tijd duren voordat dit complexe probleem helemaal is opgelost. De ontwikkelingen zullen ook in de toekomst gevolgd worden. E-besluitvorming Sinds 2017 worden besluitvormingsdocumenten van het college van B&W vastgelegd in ‘E-besluitvorming’. Deze stukken zijn tegenwoordig digital born, hetgeen betekent dat hier geen papieren versie van bestaat. In 2019 is geconstateerd dat E-besluitvorming niet een goede, Aandacht vereist E-besluitvorming zal vervangen worden door een nieuwe applicatie. Hierbinnen zullen straks alleen nog maar besluiten kunnen worden aangemaakt als ze gekoppeld zijn aan zaken. Archivering vindt dan plaats binnen het zaaksysteem, dat wel goede archieffunctionaliteit kent. Daardoor is voor de toekomst de archivering geregeld. gecertificeerde archieffunctie bevat.

Ook is toen geconstateerd dat er geen koppeling bestond tussen E- besluitvorming en de zaken binnen het zaaksysteem, waardoor de relatie met de context van de besluitvorming (voorstukken, opvolging) niet is vastgelegd. De bestaande besluiten zullen ook worden gemigreerd naar het zaaksysteem. Ondertussen zijn de voorbereidingen hiervoor gestart. Dit betreft echter alleen de collegebesluiten, niet de raadsbesluiten. De koppeling van de collegebesluiten aan de bijbehorende zaken behoort echter niet tot dit project. Hierdoor worden de besluiten niet gekoppeld aan de juiste zaken en daarmee aan bijbehorende metadata en vernietigingstermijnen. De relatie met de context (voorstukken en opvolging) is daarom nog steeds niet vastgelegd. Ook een verantwoorde selectie voor vernietiging kan daarom niet plaatsvinden. Na afronding van de migratie blijven de relatie met de bijbehorende zaken en raadsbesluiten, evenals de juiste metadata en de vernietiging daarom nog aandachtspunten. Vernietiging uit het zaaksysteem In 2016 is geconstateerd dat de vernietigingsprocedure van de digitale dossiers, die zich in het zaaksysteem bevinden, aandacht verdiende. De gemeentearchivaris kon toen geen goedkeuring geven aan de vernietigingslijsten die uit het zaaksysteem gegenereerd werden. Er was in een te groot aantal gevallen sprake van onjuiste en vaak ook te korte bewaartermijnen.

Hiermee werd niet voldaan aan de wettelijke plicht tot vernietiging en blijven met name persoonsgegevens langer bewaard dan noodzakelijk. Sindsdien zijn er acties ondernomen om de bewaartermijnen in het zaaksysteem op orde te krijgen. Maar dit had tot dit jaar nog niet het gevolg dat er ook daadwerkelijk vernietigd is. Aandacht vereist In april 2022 is er een voorstel tot vernietiging van zaken uit het zaaksysteem aangeboden aan de gemeentearchivaris. Dit betrof echter slechts een deel van de zaken die nog vernietigd moeten worden. De correctie vernietiging uit het zaaksysteem blijft daarom een aandachtspunt. Verouderde en overlappende reglementen In 2016 is al vastgesteld dat er binnen de gemeente drie deels overlappende en soms tegenstrijdige regelingen van kracht zijn over de afhandeling van elektronische en niet- elektronische berichten. In 2019 is geadviseerd dit met spoed op te pakken. Vorig jaar werd aangegeven dat de vervanging van deze regelingen te koppelen aan de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Het wetsvoorstel is nog in behandeling bij de Tweede Kamer. Voldoet niet De verouderde, deels overlappende en soms tegen- strijdige regelingen zijn nog steeds van kracht. In het kader van de invoering van de Wmebv zullen deze regelingen ingetrokken moeten zijn voor 1 januari 2023.

Er zijn echter nog geen concrete stappen genomen voor de vervanging/ intrekking. Sinds dit voor de eerste keer in 2016 is gesignaleerd, is er dus nog geen concreet resultaat geboekt.