46.0 College - Verslag betreffende het toezicht op beheer van de niet-overgebrachte archieven 2022 - collegevoorstel.pdf

College van burgemeester en wethouders - 30 augustus 2022 - 2022_B&W_006151/3 College van burgemeester en wethouders Vergadering van 30 augustus 2022 Collegevoorstel Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2022 Auteur Roel Lensen Overlegd met Johannes Terpstra Portefeuillehouder T. Jongman Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met bijgaande toezichtsverslag van de gemeentearchivaris. 2. Het verslag ter kennisname aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van Overijssel te sturen. 3. De gemeentesecretaris te vragen om actie te ondernemen op de aandachtspunten en aanbevelingen in het toezichtsverslag. Voorstel Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de historische archieven van de gemeente. Dit zijn de archieven die op grond van deze wet formeel zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, is in handen van de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet-overgebrachte archieven een toezichthoudende- of inspectietaak. In het bijgaande verslag wordt daarover gerapporteerd.

De basis van het verslag over het toezicht worden gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Bij Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het tussenliggende jaar actueel waren. Het vorige verslag stamt uit 2021. Toen was er sprake van een update van de aanbevelingen uit het jaar daarvoor. Dit jaar is er weer sprake van een volledig verslag. Dit verslag heeft betrekking op de stand van zaken in het voorjaar van 2022. Beoordeling College van burgemeester en wethouders - 30 augustus 2022 - 2022_B&W_006152/3 Uit het verslag blijkt dat er meerdere punten zijn waarvoor aandacht gevraagd wordt. Deze punten hebben de beoordeling ‘geel’ gekregen: ‘Aandacht vereist’. Dat is ook de totaalbeoordeling voor het archief- en informatiebeheer bij de gemeente. Er is een drietal aandachtspunten waarover al meerdere keren eerder is gerapporteerd, maar waar geen concrete resultaten zijn geboekt.

Dit betreft: •De actualisatie van het handboek vervanging •De daadwerkelijke vernietiging van vervangen papieren archiefstukken •De vervanging of intrekking van drie verouderde en overlappende reglementen voor elektronische en niet-elektronische berichten. Deze hebben de beoordeling ‘rood’ gekregen: ‘Voldoet niet’. De aandachtspunten uit het verslag worden onderkend door de organisatie. Op meerdere punten wordt al actie ondernomen en er komt een plan van aanpak voor alle aandachtspunten. Als bijlage is de reactie van I&A op het KPI-verslag bijgevoegd. Centrale regie In het verslag is ook geconstateerd dat het archiefbeheer niet een zaak is van één gespecialiseerde vakafdeling, maar van de hele organisatie. Veel aandachtspunten hebben geheel of deels betrekking op decentraal beheerde archieven. Een aanpak van die aandachtspunten zal echter alleen succesvol zijn als er een centrale regie is. Daarom worden in het verslag ook een aantal concrete aanbevelingen gedaan over de centrale regie. Vergelijking met eerdere verslagen De huidige beoordeling valt wat minder positief uit dan de beoordeling uit de twee vorige verslagen. Daar zijn een aantal oorzaken voor: •Volgens de nu gehanteerde methodiek wordt er één keer in de twee jaar een volledig KPI- verslag uitgebracht, het andere jaar is er sprake van een update van de aanbevelingen uit het jaar daarvoor.

In 2021 was er sprake van een update. Alleen de aanpak van de aandachtspunten uit het verslag daarvoor zijn toen onderzocht. Over de aanpak daarvan was het oordeel toen positief. De andere indicatoren zijn toen niet onderzocht. •Het laatste volledige KPI-verslag was gebaseerd op een eerder model van de VNG. Het huidige model kent nieuwe of aangepaste indicatoren. Nieuwe of aangepaste indicatoren geven ook nieuwe aandachtspunten. •In het laatste volledige KPI-verslag (en model van de VNG) was er vooral aandacht voor de centrale voorzieningen, zoals het zaaksysteem. Er was minder aandacht voor wat er decentraal gebeurde (o.a. vakapplicaties). Veel aandachtspunten uit het huidige verslag hebben juist betrekking op decentraal beheerde informatie. Het vakgebied zelf is ook erg in beweging. Alle nieuwe ontwikkelingen brengen nieuwe aandachtspunten met zich mee. In dat sterk in beweging zijnde vakgebied betekent de beoordeling ‘aandacht vereist’ daarom niet dat de gemeente het slecht doet. De beoordeling moet ook gezien worden als een afspiegeling van een snel veranderend vakgebied, waarin niet alle nieuwe uitdagingen meteen opgelost zijn. Gewenst resultaat Het college, de raad en Gedeputeerde Staten zijn op de hoogte van de stand van zaken rond het beheer van de niet-overgebrachte archieven.

Argumenten 1.1 Toezichthoudende taak gemeentearchivaris College van burgemeester en wethouders - 30 augustus 2022 - 2022_B&W_006153/3 De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van de nog niet-overgebrachte archieven wel een toezichthoudende- of inspectietaak. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders. 1.2 Jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doen aan uw college over de uitvoering van deze taak. In dit rapport wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet-overgebrachte archieven in begin 2022. 2.1 Toezending aan de gemeenteraad In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad. 2.2 Toezending aan Gedeputeerde Staten Volgens de afspraken rond het interbestuurlijk toezicht moet de rapportage ook naar Gedeputeerde Staten gezonden worden.

3.1 Verantwoordelijkheid secretaris voor het beheer van de niet-overgebrachte archieven Op grond van artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is de secretaris verantwoordelijk voor het beheer van de niet-overgebrachte archieven. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning Directie en team I&A hebben kennisgenomen van de bevindingen. Aan een deel van de punten werd al gewerkt. De bevindingen in de rapportage helpen de organisatie om een prioritering aan te brengen. Deels zullen de onderdelen volgtijdelijk moeten worden aangepakt. Daarom wordt op dit moment een plan opgesteld waarbij de verschillende bevindingen projectmatig worden opgelost. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja