43.2 College - Update van het Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst n.a.v. mediaberichten Bijlage 2. Woordvoeringslijn.docx

Bijlage 2. Woordvoeringslijn voor portefeuillehouders Wat is er aan de hand? In de media (RTV Oost en De Stentor) zijn berichten verschenen over vermeende misstanden binnen de organisatie van de Omgevingsdienst IJsselland. Er is een melding gedaan bij het Huis voor Klokkenluiders, die heeft aangegeven de zaak op te pakken en hier op korte termijn bij het dagelijks bestuur op terug te komen. Wat is de rol van het algemeen bestuur in deze kwestie? Het algemeen bestuur is door het dagelijks bestuur tijdens de algemeen bestuursvergadering bijgepraat. Ook heeft het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in een brief geïnformeerd over de situatie en de stappen die het dagelijks bestuur heeft gezet. Het dagelijks bestuur is aan zet. Het algemeen bestuur staat in contact met het dagelijks bestuur over deze kwestie. Het dagelijks bestuur staat open voor vragen/opmerkingen die via het algemeen bestuur binnenkomen. Wat vindt u van deze kwestie? Ik ken de organisatie van Omgevingsdienst IJsselland als een organisatie die in ontwikkeling is. En waar door de medewerkers naar eer en geweten hard gewerkt wordt voor de deelnemende gemeenten, ook voor onze gemeente. Dat moet gebeuren in een veilige werkomgeving, waarin medewerkers zich kunnen uitspreken en respectvol met elkaar omgaan.

Ik vind het buitengewoon vervelend dat de medewerkers die in de media hun verhaal hebben gedaan de cultuur in de organisatie ervaren zoals beschreven. We nemen deze signalen serieus. Welke stappen zijn er (door het dagelijks bestuur) gezet? Het algemeen bestuur is afgelopen donderdag bijeen geweest. Tijdens deze vergadering is – in de vertrouwelijkheid - de ontstane situatie uitvoerig besproken. Vanuit een gevoel van betrokkenheid is een vertegenwoordiging van het dagelijks bestuur vrijdagochtend aanwezig geweest bij een medewerkersbijeenkomst om te horen wat er leeft en speelt onder de medewerkers. En om te vragen wat ze kunnen doen. Wat hebben de medewerkers tijdens de bijeenkomst gezegd? Tijdens de medewerkersbijeenkomst is openhartig met elkaar gesproken. Wat daar precies besproken is, moet daar blijven. Zoals het hoort in een veilige werkomgeving. Wel hebben we gemerkt dat de berichtgeving voor beroering heeft gezorgd en medewerkers raakt. We hebben verschillende medewerkers over hun beleving van de situatie gehoord. Is de Ondernemingsraad betrokken? De directeur heeft contact met de Ondernemingsraad van Omgevingsdienst IJsselland. Het bestuur van de Ondernemingsraad laat weten dat de berichtgeving in de media als een grote verrassing voor hen kwam en zij de inhoud niet herkennen. Over een onveilige werkomgeving zijn bij de ondernemingsraad geen signalen bekend.

Alle vragen die de ondernemingsraad heeft gehad over onderwerpen die in het krantenartikel worden benoemd, heeft de directeur volgens de ondernemingsraad naar tevredenheid beantwoord en onderbouwd. Er is voor hen nooit een reden geweest om te twijfelen aan die beantwoording. Wat zijn de vervolgstappen? Het dagelijks bestuur wacht nu eerst af welke stappen het Huis voor Klokkenluiders zet. Op basis daarvan bepaalt het dagelijks bestuur of een vervolgactie nodig is en wat dat moet zijn. Het dagelijks bestuur houdt mij op de hoogte. Via de interne kanalen van de Omgevingsdienst worden de mogelijkheden om zaken te melden extra onder de aandacht gebracht. Als bestuurders hopen we dat medewerkers zich comfortabel voelen om zich uit te spreken wanneer zij ergens tegenaan lopen. Vindt u dat het dagelijks bestuur daarmee adequaat heeft gehandeld? Is er niet meer nodig dan deze afwachtende houding? Het dagelijks bestuur is aan zet. Ik begrijp dat het dagelijks bestuur eerst kennis wil nemen van de informatie van het Huis voor Klokkenluiders voordat zij kunnen bepalen of en welke vervolgstappen er nodig zijn. Het dagelijks bestuur staat open voor vragen of suggesties. Ook uw signalen nemen we serieus. Ik hoor graag welke suggesties u heeft om deze voor te leggen aan het dagelijks bestuur. Als we de berichten in de media moeten geloven, is het een puinhoop bij de Omgevingsdienst.

Waarom grijpt u niet in? Het dagelijks bestuur is aan zet en direct in actie gekomen. De kwestie is uitvoerig besproken door het dagelijks bestuur. Verder heeft het dagelijks bestuur het oor te luister gelegd door met de medewerkers te spreken. Het dagelijks bestuur doet dit in een veilige omgeving en heeft daarom de inhoud van die gesprekken niet breed gedeeld. Daar zult u ook begrip voor hebben. Verder geeft het dagelijks bestuur aan dat zij eerst kennis willen nemen van de informatie van het Huis voor Klokkenluiders. Het dagelijks bestuur heeft voor nu adequaat gehandeld en we wachten het vervolg af Natuurlijk staat het dagelijks bestuur staat open voor vragen of suggesties. Ook uw signalen nemen we serieus. Ik hoor graag welke suggesties u heeft om deze voor te leggen aan het dagelijks bestuur. In het artikel wordt gesuggereerd dat er niet volgens de regels wordt gewerkt. In hoeverre is er sprake van afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Omgevingsdienst IJsselland? Omgevingsdienst IJsselland hanteert bij inhuur het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor enkele cruciale functies is in 2022 door het dagelijks bestuur besloten af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het dagelijks bestuur heeft dit voorstel laten toetsen door een externe jurist.

Inhuurkosten betreffen voornamelijk de primaire teams (wegens krapte op de arbeidsmarkt in combinatie met het sterk groeiende werkaanbod, met name door de groei van het aantal bedrijven in onze regio) en projecten. Waarom is in 2022 voor enkele cruciale functies afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Daar waar de werkdruk onaanvaardbaar hoog is en de bezetting niet in verhouding staat tot de benodigde formatie, is dit op meerdere momenten afgestemd met vertegenwoordigers van alle 12 deelnemers (11 gemeenten en de provincie Overijssel) en integraal gedeeld met de medewerkers, de ambtelijke afstemmingsoverleggen (zowel financieel als beleidsmedewerkers) en het dagelijks en het algemeen bestuur. Hoe verloopt de financiële verantwoording van Omgevingsdienst IJsselland? De begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening bespreekt Omgevingsdienst IJsselland met de financials van de deelnemende partners. Na goedkeuring door het dagelijks bestuur en algemeen bestuur wordt de begroting ingestuurd naar het Ministerie van BZK. Gemeente Zwolle voert de administratie van Omgevingsdienst IJsselland uit. De gemeente verzorgt ook de Btw-aangifte en de afdeling interne controle van de gemeente ziet toe op een juiste toepassing van de BBV-regels.

Ten slotte controleert de accountant van de Omgevingsdienst de jaarrekening en gaf over alle jaren een goedkeurende accountantsverklaring af. Ook het Ministerie van BZK maakte geen opmerkingen bij de begroting en jaarrekening. Hoe is de begroting voor 2023 tot stand gekomen? Omgevingsdienst IJsselland is - juist vanwege forse financiële effecten en het feit dat de Omgevingsdienst een gemeenschappelijke regeling is - transparant in de financiële verantwoordingen. Het opnieuw inrichten van de begroting 2022 met een betere verdeling en onderbouwing van de begrotingsposten, is gedetailleerd gedeeld en besproken met de financials van de deelnemende partners. Naast het betrekken van de financials van de deelnemende partners bij de planning- en controlcyclus, is voor het opstellen van de begroting 2023 een werkgroep vanuit de deelnemers samengesteld om de begroting 2023 op te stellen.