42.1 College - Verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats over 2017 - 2018 - Bijlage.pdf.doc

Verslag van d e gemeentearchivaris over het beheer van d e archiefbewaarplaats, 2017-2018 De gemeentearchivaris Maart 2019 2/24 Inhoudsopgave 1 Inleiding .............................................................................................................................................. 4 2 Kader ............................................................................................................................................... 5 3 De grote thema’s ............................................................................................................................. 7 3.1 Inleiding ................................................................................................................................... 7 3.2 Samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel ........................................................... 7 3.3 Openbaarheid vs. auteursrecht en privacywetgeving ............................................................ 8 3.3.1 Het streven naar openbaarheid ...................................................................................... 8 3.3.2 Ontwikkelingen rond het auteursrecht ........................................................................... 8 3.3.3 Ontwikkelingen privacywetgeving ................................................................................

10 3.4 Gerealiseerd in 2017-2018 .................................................................................................... 11 3.5 Vooruitblik voor 2019 ............................................................................................................ 11 4 Reguliere taken .............................................................................................................................. 12 4.1 Inleiding ................................................................................................................................. 12 4.2 Regelgeving ........................................................................................................................... 12 4.3 Verwerven ............................................................................................................................. 12 4.4 Beheer ................................................................................................................................... 13 4.4.1 Materiële verzorging ..................................................................................................... 13 4.4.2 Toegankelijk maken ....................................................................................................... 13 4.4.3 Audiovisueel ..................................................................................................................

14 4.5 Dienstverlening...................................................................................................................... 14 4.5.1 Dienstverlening in cijfers ............................................................................................... 14 4.5.2 Traditionele dienstverlening ......................................................................................... 15 4.5.3 Digitale dienstverlening ................................................................................................. 15 4.5.4 Interne dienstverlening ................................................................................................. 16 4.6 Gerealiseerd .......................................................................................................................... 16 3/24 4.7 Vooruitblik ............................................................................................................................. 16 5 Educatie, promotie en presentatie ............................................................................................... 17 5.1 Inleiding ................................................................................................................................. 17 5.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers .........................................................................

17 5.3 Educatieve activiteiten .......................................................................................................... 17 5.3.1 Educatie voor kinderen ................................................................................................. 17 5.3.2 Educatie voor volwassenen ........................................................................................... 18 5.4 Promotie & presentatie ......................................................................................................... 18 5.4.1 Lezing bij viering Ontzet Steenwijk ................................................................................ 18 5.4.2 Dag van de geschiedenis 2017 in Steenwijk .................................................................. 18 5.4.3 Social media ................................................................................................................... 20 5.5 Gerealiseerd .......................................................................................................................... 20 5.6 Vooruitblik ............................................................................................................................. 20 6 Personeel en vrijwilligers ...............................................................................................................

21 6.1 Inleiding ................................................................................................................................. 21 6.2 Personeel ............................................................................................................................... 21 6.3 Vrijwilligers ............................................................................................................................ 21 6.4 Middelen ............................................................................................................................... 21 7 Conclusie ....................................................................................................................................... 23 Bijlage: Kerngegevens over het gemeentearchief per 31 december 2018 ........................................... 24 4/24 1 Inleiding In dit verslag over de jaren 2017 en 2018 wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht ten aanzien van de historische archieven van de gemeente Steenwijkerland. Deze werkzaamheden werden uitgevoerd door de cluster gemeentearchief onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris. De periode 2017-2018 was een belangrijke en intensieve periode voor het gemeentearchief, die werd beheerst door enkele grote thema’s.

Het eerste grote thema betreft de toekomstige organisatorische positionering. Op grond van een raadsbesluit uit 2016 is daarvoor in deze periode een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van een intensievere samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel. De andere twee grote thema’s zijn ook landelijk in de archiefsector actueel en worden gevormd door de ontwikkelingen in het auteursrecht en de privacywetgeving. Beide zijn onderdeel van een groter maatschappelijk en juridisch thema: de spanning tussen enerzijds het streven naar openheid en transparantie en anderzijds de noodzaak om de burger te beschermen tegen de gevolgen van het onrechtmatig gebruik van informatie. Deze grote thema’s zijn fundamenteel en hebben betrekking op verschillende zowel inhoudelijke als organisatorische aspecten van de werkzaamheden van het gemeentearchief. Daarom is er aan deze thema’s een apart hoofdstuk gewijd. De rapportage is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 het kader geschetst voor deze rapportage. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de drie grote thema’s. In hoofdstuk 4 komt de reguliere taakuitvoering van het gemeentearchief aan de orde. Uitzondering zijn de publieksactiviteiten als educatie, promotie en presentatie; die worden apart in hoofdstuk 5 behandeld. Vervolgens komen in hoofdstuk 6 personeel, vrijwilligers en middelen aan de orde.

Afgesloten wordt met een conclusie. 5/24 2 Kader Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris beheerder van de historische archieven en documentaire collecties van gemeente. Deze archieven bevinden zich in de archiefbewaarplaats van de gemeente, de archiefkelder in de nieuwbouw van het gemeentehuis, die primair bedoeld is voor archieven en collecties met een functie als cultureel erfgoed1. Dit zijn enerzijds gemeentelijke archieven, die conform de Archiefwet 1995 uiterlijk na 20 jaar formeel moeten zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Anderzijds zijn dat particuliere archieven en collecties (b.v. een bibliotheek of een fotocollectie), die vanwege hun cultuurhistorisch belang zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. Vanaf het moment van opname in de archiefbewaarplaats vallen collecties en particuliere archieven ook onder de werking van de Archiefwet 1995. In dit rapport worden de archiefbewaarplaats en de zich daarin bevindende archieven en collecties met een erfgoedfunctie tezamen aangeduid als het gemeentearchief. De taken van de gemeentearchivaris ten aanzien van het gemeentearchief bestaan enerzijds uit wettelijke taken en anderzijds uit een bestuurlijke opdracht. De wettelijke taken omvatten in essentie het beheer2 van en de dienstverlening uit de archieven in de archiefbewaarplaats.

De bestuurlijke opdracht is gebaseerd op een raadsbesluit uit 2008 en een collegebesluit uit 2016, en bestaat uit:  verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties  bredere inzet van digitalisering en internet  meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen)  cultuureducatie. Over de uitvoering van die taken moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen. Die verplichting vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefverordening 2016, waarin is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. Deze rapportage is ook bedoeld als een belangrijk onderdeel van dat verslag. Deze rapportage is één van de twee rapportages van de gemeentearchivaris, die daarvoor gebruikt worden. De andere rapportage is de rapportage over de toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris. Die rapportage zal afzonderlijk aan het college en de raad worden aangeboden.

Tot slot moet de gemeente in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) 1 Behalve de fysieke archieven in de archiefbewaarplaats, beheert het gemeentearchief ook nog een grote hoeveelheid digitale informatie. Dit zijn echter vooralsnog hoofdzakelijk digitale kopieën van papieren documenten. In deze paragraaf over het formele kader van deze rapportage zijn ze daarom buiten beschouwing gelaten. 2 Onder beheer wordt verstaan, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de archieven 6/24 gedeputeerde staten informeren over het archief- en informatiebeheer. Ook daar zal deze rapportage voor gebruikt worden. Deze rapportage is niet alleen een verantwoording over de wettelijke taken, maar ook een verantwoording over de uitvoering van de bestuurlijke opdracht voor het gemeentearchief. 7/24 3 De grote thema’s 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de drie grote thema’s, die voor het gemeentearchief in de periode 2017- 2018 speelden, behandeld. Als eerste komt de samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel aan de orde. Vervolgens worden de ontwikkelingen rond het auteursrecht en de privacywetgeving behandeld. 3.2 Samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel In 2016 is een rapport over de toekomst van het gemeentearchief behandeld in het college. Daarin werd geconstateerd, dat de archiefsector volop in beweging is.

Met name de steeds verder gaande rol van digitalisering in de samenleving, brengt continu nieuwe uitdagingen, die op beleidsniveau een toenemend en onevenredig groot beslag op de capaciteit van het gemeentearchief leggen. Recente uitdagingen worden onder meer gevormd door juridische ontwikkelingen rond open data (Wet Hergebruik Overheidsinformatie), de privacywetgeving en het auteursrecht (zie hieronder). Op korte termijn worden daarbij verwacht de een herziening van de Archiefwet 1995 en de invoering van de Wet Open Overheid. Daarnaast zijn er ook uitdagingen als de noodzaak van een oplossing voor de duurzame opslag van digitaal archief en de complexer wordende toezichthoudende taak. Om die uitdagingen zo goed en efficiënt mogelijk het hoofd te kunnen bieden, heeft het college vervolgens de opdracht gegeven om mogelijkheden van een verdergaande samenwerking met het Historische Centrum Overijssel te onderzoeken. In 2017 is daarvoor opdracht gegeven aan Brigit Hoomans Informatieadvies. Dat onderzoek is in 2018 afgerond. De conclusie van dat onderzoek was dat de beste vorm van verdere samenwerking bestaat uit deelname aan de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel.

De variant, die geadviseerd is, bestaat er uit dat het gemeentearchief organisatorisch deel wordt van het Historisch Centrum Overijssel, maar dat het archief en de fysieke dienstverlening in Steenwijkerland blijven. Voor de medewerkers en vrijwilligers zou dit tot gevolg hebben dat zij overgaan naar het Historisch Centrum Overijssel, maar dat de werkplek in het gemeentehuis van Steenwijkerland blijft. Financieel moest deze variant grotendeels budgettair neutraal zijn. Er zouden geen extra kosten gemaakt worden, die anders ook niet gemaakt worden. De gemeenteraad heeft op basis van dat onderzoek besloten om het college opdracht te geven de exacte consequenties van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2020 in detail uit te werken. Hiervoor is een project ingesteld met als projectleider de teamleider Beleid Leefwereld. Het project is in het derde kwartaal van 2018 gestart en in de eerste helft van 2019 zal hierover worden gerapporteerd aan de gemeenteraad. 8/24 3.3 Openbaarheid vs. auteursrecht en privacywetgeving 3.3.1 Het streven naar openbaarheid Eén van de kerntaken van archiefinstellingen is het beschikbaarstellen van historische informatie voor onderzoek door burgers. Die kerntaak heeft de laatste decennia echter een heel ander karakter gekregen.

Sinds de introductie van het internet zijn archiefinstellingen in hoog tempo aan de slag gegaan om populaire onderdelen uit hun collecties te digitaliseren en via het internet beschikbaar te stellen. Met name genealogische bronnen en beeldmateriaal zijn al in grote hoeveelheden digitaal beschikbaar, wat heeft geleid tot een enorme stijging van het gebruik van de collecties van archiefinstellingen. Deze toename van het gebruik van het internet is niet alleen eigen initiatief van archiefinstellingen. Vanuit de maatschappij is er ook druk om steeds meer informatie digitaal beschikbaar te stellen. Daarnaast is digitalisering vaak ook een concrete bestuurlijke opdracht. Ook het gemeentearchief Steenwijkerland heeft expliciet als opdracht om bronnen te digitaliseren en op het internet te publiceren. Hieraan wordt ook succesvol gevolg gegeven. Veel genealogische bronnen en beeldmateriaal zijn de afgelopen jaren met behulp van vrijwilligers online geplaatst. In de afgelopen periode werd echter ook een tegengestelde maatschappelijke en juridische beweging duidelijk merkbaar. Auteursrechthebbenden worden assertiever en claimen hun rechten en de privacywetgeving is met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangescherpt. 3.3.2 Ontwikkelingen rond het auteursrecht Het auteursrecht is een langdurig recht.

Is de maker een natuurlijk persoon, dan geldt het auteursrecht tot 70 jaar na overlijden. Is de maker een organisatie, dan geldt het auteursrecht tot 70 jaar na publicatie. Pas daarna is het materiaal rechtenvrij en kan zonder toestemming gepubliceerd worden. Het gemeentearchief beheert veel auteursrechtelijk beschermd materiaal. Daarbij moet gedacht worden aan uitgebreide collecties tekeningen, kaarten, boeken, tijdschriften, kranten en foto’s. Het belangrijkste vraagstuk waar de gemeente in de periode 2017-2018 te maken kreeg was de kwestie rond anonieme ansichtkaarten en foto’s. Ansichtkaarten en foto’s Het gemeentearchief heeft een fotocollectie met tienduizenden ansichtkaarten en foto’s, grotendeels een erfenis van de voorgangers van Steenwijkerland. Deze foto’s worden geleidelijk aan door vrijwilligers gescand en beschreven. Daarvan stonden er begin 2018 ca. 8000 online op de beeldbank. Foto’s en ansichtkaarten waarvan de maker bekend is, worden alleen gepubliceerd als daarvoor toestemming is verkregen of wanneer het auteursrecht is vervallen. Van meer dan de helft van de foto’s en ansichtkaarten is echter niet bekend wie de auteursrechthebbende is en is dit ook niet met een reële inspanning te achterhalen. De fotografen van een belangrijk deel van de foto’s zijn niet bekend, omdat ze niet op de foto’s vermeld staan.

Een ander deel is niet bekend omdat de foto’s opgeplakt zijn. De stempels met de vermelding van de fotografen achterop de foto’s zijn daarom niet te bekijken, zonder de foto’s zelf onherstelbaar te beschadigen. 9/24 Net als bij de meeste archiefinstellingen publiceerde de gemeente Steenwijkerland die anonieme foto’s tot 2018 wel. Als een auteursrechthebbende zich meldde en bezwaar maakte tegen publicatie van een foto, werd deze alsnog offline gehaald. Een uitspraak van de kantonrechter in het voorjaar van 2018 maakte duidelijk dat dergelijke, 'ongeclearde', foto’s en ansichtkaarten een aanzienlijk financieel risico vormen voor archiefinstellingen3. Gezicht op de Markt rond 1960. Deze foto maakt onderdeel uit van de Collectie Jospé, die een aantal jaren geleden is verworven inclusief de auteursrechten. Deze kwestie is aan het college voorgelegd. Het college heeft daarop besloten de gemeentearchivaris opdracht te geven om ‘ongeclearde’ foto’s offline te halen. Dat heeft in mei 2018 geleid tot een grote actie, waarbij er ruim 5000 foto’s en ansichtkaarten offline zijn gehaald. Online zijn gehouden de foto’s waarvoor toestemming bestaat van de auteursrechthebbende, waaronder de foto’s waarvan de gemeente zelf de auteursrechten heeft, en foto’s waarvan het aannemelijk is dat het auteursrecht is vervallen.

Voor anonieme foto’s is de grens gelegd bij 1900, voor anonieme ansichtkaarten bij 1910. Van oudere anonieme foto’s en ansichtkaarten, wordt de kans verwaarloosbaar geacht dat en er nog rechten zouden gelden en dat er zich dan ook nog een auteursrechthebbende voor zal melden. 3 Het betreft een zaak tegen Erfgoed Leiden over het online plaatsen van anonieme ansichtkaarten: https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBDHA:2018:3768 10/24 Om een beeld te krijgen over de duur van de auteursrechten is ook een overzicht aangelegd van de fotografen, waarvan zich foto’s in het gemeentearchief bevinden. De voor de beeldbank belangrijkste fotografen (of hun erfgenamen) worden in 2019 aangeschreven met het verzoek om toestemming te geven voor onder meer het plaatsen van hun foto’s op de beeldbank. Deze actie is ondertussen gestart. De grote hoeveelheid foto’s in het gemeentearchief, waarvan de auteursrechtelijke status niet duidelijk is, is een erfenis van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland. Bij nieuwe acquisities van foto’s worden daarom tegenwoordig, waar mogelijk, ook meteen de auteursrechten geregeld. 3.3.3 Ontwikkelingen privacywetgeving In de periode zijn er twee belangrijke ontwikkelingen in de archiefsector geweest in het kader van de privacywetgeving. De eerste ontwikkeling betreft de gezinskaarten.

De andere betreft de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Gezinskaarten In de periode 1920-1940 werd de bevolkingsadministratie bijgehouden op zogenaamde gezinskaarten. Op een gezinskaart werd vastgelegd waar een gezin woonde, waar (leden van) het gezin vandaan kwamen en waarheen ze vertrokken. Ook gegevens als geboortedata, relaties binnen het gezin en kerkelijke gezindte zijn daarop vastgelegd. Deze gezinskaarten waren op grond van de Archiefwet 1962 of de Archiefwet 1995 bij veel archiefinstellingen vaak al tientallen jaren openbaar en vormden voor velen een waardevolle bron voor genealogisch onderzoek. Die openbaarmaking was vaak al van ver voor de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in 2001. Een groot aantal archiefinstellingen, waaronder Steenwijkerland, stelde bovendien de gezinskaarten ook digitaal via het internet beschikbaar. Tot voor kort leverde dat geen problemen op. Bij de Autoriteit Persoonsgegevens is echter recentelijk een klacht binnengekomen over de openbaarheid van de gezinskaarten. De Autoriteit Persoonsgegevens oordeelde daar vervolgens over dat gezinskaarten, die nog gegevens bevatten over nog levende personen, op basis van de toen nog geldende WBP niet openbaar hadden mogen zijn. De gezinskaarten bevatten namelijk ook de religie van de op de kaarten vermelde personen.

En religie is een bijzonder persoonsgegeven, dat niet openbaar mag zijn. Naar aanleiding van het oordeel van de Autoriteit Persoonsgegevens hebben de VNG en vakvereniging KVAN/ BRAIN in februari 2018 gemeentes en archiefinstellingen geadviseerd om de gezinskaarten uit de periode 1920-1940 offline te halen. Het gemeentearchief heeft hier gevolg aan gegeven en in de periode februari en maart 2018 alle gezinskaarten uit de periode 1920-1940 offline gehaald. Invoering AVG Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze Europese verordening vervangt de WBP. Het was bij de inwerkingtreding van de AVG niet duidelijk welke consequenties dit precies zou hebben voor de archiefsector. De verhouding tussen de AVG en de Archiefwet 1995 is complex. De AVG heeft als Europese wetgeving weliswaar voorrang op de nationale Archiefwet 1995, maar heeft slechts betrekking op een deel van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft de Archiefwet 1995 zelf ook bepalingen 11/24 over de bescherming van de privacy, die in sommige situaties wel en in andere niet worden ‘overruled’ door de AVG. Ook zijn de uitgangspunten van de wetten verschillend. De Archiefwet 1995 gaat uit van het principe ‘openbaar tenzij’ en de AVG van ‘gesloten tenzij’.

Het was daarom nodig om de verhouding tussen de wetten goed in kaart te brengen en procedures op te stellen, die recht doen aan beide wetten. In het najaar van 2018 is daarom opdracht gegeven aan een externe consultant voor een advies over de implementatie van de AVG. Dat advies is in 2019 gereed gekomen en zal met een voorstel voor een actielijst in het tweede kwartaal van 2019 aan het college worden voorgelegd. 3.4 Gerealiseerd in 2017-2018 - College- en raadsadvies over de samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel - Start onderzoek naar de consequenties van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (projectleiding teamleder Beleid Leefwereld) - Collegeadvies over auteursrechten ansichtkaarten en foto’s - Offline halen van ‘ongeclearde’ foto’s en ansichtkaarten - Offline halen gezinskaarten (1920-1940) - Onderzoek naar de gevolgen van de AVG 3.5 Vooruitblik voor 2019 - Afronding van en besluitvorming over het onderzoek naar de intensivering van de samenwerking met het HCO (projectleiding teamleider Beleid Leefwereld) - Aanschrijven fotografen voor toestemming publicatie foto’s op beeldbank gemeentearchief - Collegeadvies over de invoering van de AVG en uitvoering van de daaruit voortvloeiende acties 12/24 4 Reguliere taken 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe in 2017 en 2018 vorm is gegeven aan de reguliere taken van

het gemeentearchief. Daarbij wordt achtereenvolgens ingegaan op regelgeving, verwerven, beheer, dienstverleningen en overige activiteiten. Aan Educatie, promotie en presentatie is een apart hoofdstuk gewijd. 4.2 Regelgeving De benoeming van een gemeentearchivaris in 2016 maakte het noodzakelijk dat de eigen regelgeving ten aanzien van het archiefbeheer werd geactualiseerd. In 2017 is daarom het oude Besluit Informatiebeheer uit 2012 vervangen door het Besluit Informatiebeheer 2017 en het bezoekersreglement uit 2011 is vervangen door het Bezoekersreglement 2017. In 2018 zijn er geen wijzigingen geweest in de regelgeving. 4.3 Verwerven Onder verwerven wordt hier zowel verstaan de formele overbrenging van gemeentelijke archieven op grond van de Archiefwet 1995, als de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen. In de periode 2017 en 2018 zijn er geen archieven formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een flink aantal archieven, waaronder alle bouwvergunningarchieven van voor 2001, is ondertussen wel zo goed als klaar voor overbrenging. Omdat bij overbrenging ook de openbaarheid wordt geregeld, wordt met de overbrenging van deze archieven echter gewacht totdat duidelijk is wat de AVG precies voor gevolgen heeft voor de overgebrachte archieven. In 2019 moet die duidelijkheid er zijn en kunnen die archieven alsnog worden overgebracht.

De belangrijkste particuliere archieven, die in 2017 zijn verworven, waren de archieven van de Gereformeerde School uit Steenwijk, de Gereformeerde Kerk Steenwijk en de IJsclub Steenwijk. Er zijn daarnaast contacten over het onderbrengen van de archieven van de Hervormde Kerk in Blokzijl en het Corso in Vollenhove. De belangrijkste aanwinst op het gebied van beeldmateriaal, is het fotoarchief van de Opregte Steenwijker Courant van Boom regionale uitgevers geweest. Dit is historisch gezien waardevol materiaal, omdat daarin veel belangrijke gebeurtenissen letterlijk in beeld zijn gebracht. Een bijzondere vorm van verwerven van foto’s is, om zelf foto’s te maken. Een vrijwilliger maakt voor het gemeentearchief foto’s van kenmerkende straatbeelden, gebouwen en evenementen om de ‘gaten’ in de collectie te vullen. Daarmee wordt ook voor toekomstige generaties vastgelegd hoe mooi de gemeente eruit ziet. 13/24 4.4 Beheer Beheer omvat de werkzaamheden, die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting om de archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’4. Beheer omvat zowel de materiële verzorging, als het toegankelijk maken van archieven en collecties. 4.4.1 Materiële verzorging Op het gebied van de materiële verzorging zijn in de verslagperiode ca. 400 tekeningen, gemaakt door de voorgangers van Steenwijkerland, gerestaureerd en gescand.

In een eerder stadium waren de tekeningen al beschreven. Nadat de auteursrechtelijke status van de tekeningen is uitgezocht, zullen de tekeningen, die daarvoor in aanmerking komen, online worden geplaatst. De originele ontwerptekening voor Park Ramswoerthe uit ca. 1899, gemaakt door de bekende tuinarchitect Hendrik Copijn. Deze tekening is in 2017 gerestaureerd en 2018 gedigita liseerd. Om deze tekeningen goed materieel te kunnen beheren, zijn ze geplaatst in een tekeningenkast, die speciaal hiervoor is aangeschaft. Daarin is naar verwachting nog plaats voor enkele duizenden tekeningen meer. Door in de toekomst ook meer tekeningen in deze kast te plaatsen, komt er meer ruimte vrij in de gewone archiefstellingen. Een belangrijk aspect van het beheer vormt de beschikbare ruimte in de archiefbewaarplaats. Op dit moment is er nog voldoende ruimte in de archiefbewaarplaats. Tot 2020 is er, als er zich geen uitzonderlijke situaties voordoen, zeker nog voldoende ruimte. Na 2020 zal er een moment komen dat de archiefbewaarplaats vol dreigt te raken.

4.4.2 Toegankelijk maken In de verslagperiode is de inventarisatie van de volgende archieven afgerond: Hervormde Gemeente Steenwijkerwold, Begraafplaatsadministratie van de voorgangers van de gemeente Steenwijkerland, de gemeente Steenwijk 1973-1991, Vereniging Het Heideveld, Kerspel IJsselham, Vrouwen van Nu Steenwijk en het familiearchief Van Royen. Met de afronding van deze inventarissen, en met name 4 Archiefwet 1995, artikel 3. 14/24 van de gemeente Steenwijk, is een belangrijke stap gezet in de richting van de eisen voor toetreding tot het HCO. De gevolgen van de AVG voor de openbaarheid van deze archieven is nog niet helemaal helder. In 2019 zal dit duidelijk worden en komen deze archieven naar verwachting ook beschikbaar voor onderzoek door de burger. Een bijzonder project is het actualiseren van de adressen van de bouwvergunningen. Een groot deel van het bouwvergunningenarchief was alleen toegankelijk op het adres, waarop de oorspronkelijke vergunning was verleend. In de loop der jaren zijn er echter veel aanpassingen geweest van zowel straatnamen als huisnummers. Daardoor waren veel bouwvergunningen niet meer, of pas na veel inspanning, te vinden. Zowel burgers als collega’s ondervonden hier veel hinder van. In 2017 is een project gestart om aan oude bouwvergunningen de huidige adressen te koppelen.

Dit project zal naar verwachting worden afgerond in het voorjaar van 2019. Voor het toegankelijk maken van archieven en verzamelingen zijn vrijwilligers al jaren heel belangrijk. Zij scannen en beschrijven het fotoarchief, maken de openbare registers van de burgerlijke stand op naam en de 19e en begin 20e-eeuwse raadsnotulen op agendapunt toegankelijk. Ook maakt een vrijwilliger een index op een 19e-eeuwse kroniek van de geschiedenis van Steenwijk. Tot slot hebben vrijwilligers de inventarisatie van het archief van de streektroubadour Gerard Buisman begin 2019 afgerond. Een omvangrijk en langdurig vrijwilligers project is de indexering van de openbare registers van de Burgerlijke Stand. Dit project wordt in samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel uitgevoerd. De gegevens uit dit project worden beschikbaar gesteld op de landelijke website www.wiewaswie.nl. 4.4.3 Audiovisueel Het gemeentearchief heeft ook nog een kleine collectie video- en geluidsmateriaal in de vorm van tapes, cassettes, filmbanden, videobanden, CD’s, DVD’s etc. De gemeente heeft echter geen faciliteiten om deze materialen af te spelen en duurzaam te bewaren. Daarom is dit audiovisuele materiaal ondergebracht bij het Historisch Centrum Overijssel en wordt dit in opdracht van de gemeente daar beheerd.

4.5 Dienstverlening 4.5.1 Dienstverlening in cijfers Archieven worden bewaard om geraadpleegd te worden. Daarom is de dienstverlening één van de belangrijkste taken van een gemeentearchief. Dienstverlening omvat zowel het traditionele inzage geven van archiefbescheiden in de studieruimte, als ook de dienstverlening via het internet. Hierna worden de belangrijkste cijfers over het gebruik weergegeven in tabelvorm. In de volgende paragrafen worden ze nader toegelicht. 15/24 Gebruik gemeentearchief Aard gebruik Aantal 2016 2017 2018 Bezoekers studieruimte 125 268 247 Zoekacties internet via de eigen website 114.000 85.403 77.654 Pageviews via de eigen website 480.771 279.428 282.588 Geraadpleegde aktes via de website Open Archieven 9974 43.699 55.078 Gebruik Steenwijkerlandse bronnen via andere websites Geen cijfers beschikbaar Geen cijfers beschikbaar Geen cijfers beschikbaar 4.5.2 Traditionele dienstverlening Traditioneel raadplegen bezoekers van het gemeentearchief archiefstukken in de bezoekersruimte. De landelijke trend is dat het bezoek aan de studieruimte door de komst van internet en digitale fotografie terugloopt. In Steenwijkerland is echter het bezoek aan de studieruimte fors toegenomen. Van 125 in 2016 naar 268 in 2017 en 247 in 2018. De oorzaak daarvan was, dat per 1 januari 2017 ook de inzage in bouwvergunningdossiers door het gemeentearchief wordt verstrekt.

In de periode is ook de huizenmarkt flink aangetrokken. De toename van het aantal bezoekers door het overnemen van de dienstverlening voor de bouwvergunningendossiers werd versterkt doordat ook de huizenmarkt aantrok en dat daardoor het aantal verzoeken om inzage van dossiers steeg. 4.5.3 Digitale dienstverlening De belangrijkste ontwikkeling wat betreft de digitale dienstverlening, is het op Delpher beschikbaar komen van de Opregte Steenwijker Courant. In 2015 is het archief van de Opregte Steenwijker Courant in bruikleen gegeven door Boom regionale uitgevers. In dat jaar is ook een aanvraag gedaan bij Metamorfoze, Nationaal Programma voor het Behoud van Papieren Erfgoed, om de kranten uit de periode 1867-1955 op kosten van het rijk te digitaliseren en restaureren. Na digitalisering zouden de kranten op de landelijke website Delpher gepubliceerd worden. Die aanvraag is gehonoreerd en vervolgens zijn de kranten in 2015, waar nodig, gerestaureerd en in 2016 zijn de kranten door de Koninklijke Bibliotheek gedigitaliseerd. Voor de afronding van het project met het beschikbaar stellen van de kranten op Delpher, waren we echter afhankelijk van de Koninklijke Bibliotheek. Uiteindelijk heeft de Koninklijke Bibliotheek in het najaar van 2018 de kranten uit de periode 1867-1946 op Delpher geplaatst.

De kranten uit de periode 1947-1955 zijn in verband met het auteursrecht nog niet op Delpher geplaatst, maar wel digitaal raadpleegbaar in de studiezaal van de Koninklijke Bibliotheek en de studieruimte van het gemeentearchief Steenwijkerland. Daarmee is dit langdurige project geheel afgrond. Ten aanzien van de beschikbare cijfers over het internetgebruik; dit is voor de eigen website afgenomen. Voor een deel zal dit ook het geval zijn, omdat in 2016 de bevolkingsregisters net online 16/24 waren gekomen en dus voor veel mensen nieuw waren. Nu de nieuwigheid er wat af is, vlakt het gebruik wat af. Er moet echter ook rekening mee gehouden worden dat de beschikbare cijfers alleen betrekking hebben op het gebruik via de eigen website. Bronnen uit het gemeentearchief zijn echter ook digitaal raadpleegbaar via de populaire landelijke websites Archieven.nl, WieWasWie, Open Archieven en Delpher. Over het gebruik van de Steenwijkerlandse bronnen via deze websites zijn alleen cijfers bekend van Open Archieven. Het gebruik via deze website is de afgelopen jaren toegenomen. Van de andere sites zijn geen cijfers beschikbaar. Aangenomen mag echter wel worden dat het totale gebruik van de digitale bronnen uit het gemeentearchief veel groter is dan de cijfers in de tabel doen vermoeden.

4.5.4 Interne dienstverlening Behalve aan de burger verleent het gemeentearchief ook diensten aan de bestuurders en ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland. In de meeste gevallen gaat het om het inzage geven in (fysieke) dossiers, die onder beheer vallen van het gemeentearchief. Maar in voorkomende gevallen wordt ook onderzoek verricht en advies gegeven over historische onderwerpen. Een, voor de eigen bedrijfsvoering, veel geraadpleegde bron uit het gemeentearchief wordt gevormd door de bouwvergunningarchieven. Deze archieven zijn de afgelopen jaren door het team Faciliteiten gescand. In nauwe samenwerking met dit team zijn deze bouwvergunningarchieven in 2018 digitaal beschikbaar gesteld voor het ambtelijk apparaat. Zij hoeven nu geen fysieke dossiers meer te raadplegen. Op verzoek van het college is onderzoek gedaan naar de Joodse slachtoffers uit deze gemeente in de Tweede Wereldoorlog en op basis daarvan is geadviseerd over een bijdrage aan het Holocaustnamenmonument. Het college heeft daarover conform besloten. 4.6 Gerealiseerd - Verwerving van de archieven van de Gereformeerde School uit Steenwijk, de Gereformeerde Kerk Steenwijk en de IJsclub Steenwijk. - Restauratie en scannen van ca. 400 tekeningen.

- Afronding inventarisatie archieven van de Hervormde Gemeente Steenwijkerwold, de Begraafplaatsadministratie van de voorgangers van de gemeente Steenwijkerland, de gemeente Steenwijk 1973-1991, Vereniging Het Heideveld, Kerspel IJsselham, Vrouwen van Nu Steenwijk en het familie Van Royen. - Afronding project Digitalisering Opregte Steenwijker Courant over de periode 1967-1955. - Digitaal raadpleegbaar maken de bouwvergunningen voor de ambtenaren van de gemeente. - Advies over het Holocaustnamenmonument. 4.7 Vooruitblik - Overbrenging meerdere overheidsarchieven, waaronder de bouwarchieven van voor de gemeentelijke herindeling in 2001. 17/24 5 Educatie, promotie en presentatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe invulling is gegeven aan de opdracht voor educatieve activiteiten en promotie en presentatie van het gemeentearchief. De in dit hoofdstuk beschreven taken vloeien niet voort uit de Archiefwet 1995, maar uit de bestuurlijke opdracht die het gemeentearchief in 2008 heeft gekregen en die in 2016 is herbevestigd en uitgebreid. 5.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers In de onderstaande tabel worden de cijfers weergegeven van de aantallen deelnemers van educatieve en promotionele activiteiten van het gemeentearchief. Voor social media zijn de cijfers weergegeven over facebook.

Van het gebruik van twitter in die periode zijn geen gegevens meer te reconstrueren. In de komende paragrafen worden de activiteiten verder inhoudelijk toegelicht. Soort activiteit Aantal 2016 2017 2018 Deelnemers aan educatieve activiteiten (kinderen en volwassenen) 180 444 162* Deelname aan Dag van de Geschiedenis n.v.t. Ca. 150 Ca. 200 Volgers op Facebook op 31 december 976 1167 1264 * Het verschil in aantal deelnemers aan educatieve activiteiten in 2017 en 2018 is te verklaren uit het feit dat in 2018 hetzelfde programma werd aangeboden als in 2017. Een groot deel van de scholen had de erfgoedles daarom al in 2017 gehad. 5.3 Educatieve activiteiten 5.3.1 Educatie voor kinderen In 2017 is na de succesvolle erfgoedles ‘op zoek naar verhalen uit het verleden’, gestart met de nieuwe erfgoedles ‘op zoek naar je voorouders’. In deze erfgoedles staan, net zoals in de vorige erfgoedles, de volgende vragen centraal: wat is archief nu eigenlijk? Waarom is het archief een belangrijke bron als je iets wilt leren over (lokale) geschiedenis? Nieuw is dat de kinderen leren dat het archief een belangrijke bron is als ze iets te weten willen komen over hun voorouders.

Wie waren zij? Waar woonden ze? Welke beroepen oefenden zij uit? Waar komt de achternaam vandaan en wat heeft Napoleon daar mee te maken? Na afloop maken de leerlingen een eigen geboorteakte met kroontjespen, precies zoals de ambtenaar van de burgerlijke stand dat vroeger deed. Het eerste jaar maakten 17 groepen kennis met het papieren erfgoed van de gemeente Steenwijkerland, in totaal 379 leerlingen uit groep 5 en 6, plus circa 65 begeleiders. Het tweede jaar zijn er 5 groepen langs geweest, met in totaal 122 leerlingen en circa 20 begeleiders. 18/24 Leerlingen van het kindcentrum het Kompas uit Steenwijk (foto GA Steenwijkerland). 5.3.2 Educatie voor volwassenen Naast erfgoedlessen aan kinderen werd in 2017 ook voor de derde keer de cursus Archiefonderzoek voor volwassenen gegeven. Deze cursus, die in samenwerking met de Volksuniversiteit Steenwijkerland/ Meppel (VUSO) werd georganiseerd, was ook dit jaar met 12 cursisten weer volgeboekt. Uit deze cursus bleek dat er ook veel behoefte was aan een vervolgcursus, die gericht is op het lezen van oude handschriften. Daarom is er in 2018 voor gekozen om geen cursus Archiefonderzoek te geven, maar een cursus Oud Schrift. Ook deze cursus werd georganiseerd in samenwerking met de VUSO en was met 15 cursisten weer volgeboekt.

Omdat er meer belangstelling dan plaatsen was, is het plan om deze cursus in het najaar van 2019 weer te herhalen. 5.4 Promotie & presentatie 5.4.1 Lezing bij viering Ontzet Steenwijk In 2017 heeft een medewerkster van het gemeentearchief, Martine de Boer, tijdens de eerste viering van het Steenwijks Ontzet een lezing gehouden voor ca. 250 bezoekers in de Kleine Kerk. Aan de hand van diverse bronnen uit het archief werd een beeld geschetst van de vieringen van het ontzet in het verleden. 5.4.2 Dag van de geschiedenis 2017 in Steenwijk In 2017 is er voor gekozen om de deelname van het gemeentearchief aan de landelijke Maand van de Geschiedenis een iets andere invulling te geven. Voorheen bestond de deelname uit het organiseren van een archievendag; nu is dat de Dag van de Geschiedenis geworden. In plaats van het gemeentehuis als locatie, is besloten om naar de plaatsen te gaan waar de verhalen - die opgeslagen liggen in ons archief - hebben plaatsgevonden. Hierbij is de samenwerking met lokale musea en verenigingen gezocht, om zo gezamenlijk deze verhalen te delen en een groter publiek te kunnen 19/24 bereiken. Met een wat meer op beleving gerichte opzet, hopen we ook een groter publiek te bereiken. Als eerste locatie is villa Rams Woerthe gekozen. Het thema was ‘geluk’.

Wat betekende geluk voor een inwoner van de villa Rams Woerthe en wat betekende - aan de andere kant - geluk voor een inwoner van de arme wijk Achter de Kerk? Valentijn Carbo van vereniging Hendrick de Keyser en Jurjen Tiesnitsch van de Historische Vereniging Steenwijk e.o. verzorgden voor ons de lezingen. De gemeentearchivaris gaf een update over projecten van het gemeentearchief. Instituut Collectie Krop verzorgden rondleidingen door het museum en Hendrick de Keyser rondleidingen door het gebouw. Om na afloop het verhaal tot leven te laten komen, verzorgde Stichting Oud Oranje een kostuumshow met kleding die de bewoners van Rams Woerthe gedragen zouden kunnen hebben. Dag van de Geschiedenis 2017; medewerkers gemeentearchief, instituut collectie Krop, vereniging Hendrick de Keyser en stichting Oud Oranje (foto GA Steenwijkerland) In 2018 werd de Dag van de Geschiedenis in Blokzijl gehouden. Voor deze dag is dezelfde formule als in 2017 gebruikt. In het kader van het thema ‘opstand’, is een programma opgesteld in samenwerking met museum het Gildenhuys en de schutterij. Het museum verzorgde thema- rondleidingen, de schutterij vuurde het kanon af. Er waren lezingen over twee vormen van opstand; de staking bij houtzagerij Loos en het verjagen van Bommen Berend door de Blokzieligers.

De lezing over de staking werd verzorgd door één van de vrijwilligsters van het gemeentearchief, Annemarie Meijer. Zij raadpleegde hiervoor o.a. de raadsnotulen in het archief. De andere lezing werd verzorgd door Colin Hoek van de Historische Vereniging IJsselham. Medewerkster Martine de Boer gaf een update over projecten van het gemeentearchief. Na afloop werd het thema tot leven gewekt aan de hand van een demonstratie van 17e eeuwse gevechtsmethoden en het afvuren van het kanon. Tijdens het programma verzorgde de lokale horeca van Blokzijl in samenwerking met collega Dik Delfsma een lunch in 17 eeuwse stijl. Als verassing overhandigde wethouder Trijn Jongman een kopie van de stadsrechten van Blokzijl aan het bestuur van het Gildenhuys. In ons archief hebben wij diverse privileges die Prins Maurits aan de stad verleende, alleen niet de officiële stadsrechten. Deze bleken in het belastingmuseum in Rotterdam te liggen. 20/24 5.4.3 Social media Ter promotie van het archief en onze activiteiten en ook ter bevordering van het raadplegen van onze stukken gebruik wij onze sociale media (Facebook en Twitter) als instrument. Regelmatig posten we berichtjes over foto’s en archiefstukken uit onze collecties en promoten we onze activiteiten zoals de Dag van de Geschiedenis en de cursus paleografie.

Ons bereik via deze kanalen is hoog; gemiddeld bereiken we met een bericht zo’n 1000 personen, met uitschieters naar 8800 personen. 5.5 Gerealiseerd - Erfgoedles ‘Op zoek naar je voorouders’ voor basisscholieren in 2017 en 2018 - Cursus ‘Archiefonderzoek’ in 2017 (in samenwerking met de VUSO) - Cursus ‘Oud schrift’ in 2018 (in samenwerking met de VUSO) - Organisatie van de Dag van de Geschiedenis 2017 in Steenwijk met als thema Geluk - Organisatie van de Dag van de Geschiedenis 2018 in Blokzijl met als thema Opstand 5.6 Vooruitblik - Erfgoedles voor basisscholieren - Cursus ‘Oud schrift’ (in samenwerking met de VUSO) - Organisatie Dag van de Geschiedenis 2019 21/24 6 Personeel en vrijwilligers 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de inzet van personele middelen ten behoeve van het gemeentearchief. Aparte vermelding wordt gemaakt van de inzet van vrijwilligers, die een bijzonder waardevolle bijdrage hebben geleverd aan het op orde brengen van het gemeentearchief en het nader toegankelijk maken en digitaliseren van archieven. 6.2 Personeel De vaste bezetting van het gemeentearchief was stabiel in de periode 2017-2018 en bestand uit een gemeentearchivaris en twee medewerkers gemeentearchief. De formatie was samen 2,89 FTE. De vaste bezetting werd in 2018 aangevuld met een externe medewerker, die werd ingezet voor het toegankelijk maken van archieven.

Daardoor kon de werkvoorraad voor het gemeentearchief aanzienlijk verkleind worden. Ook is er een externe adviseur ingezet voor advieswerkzaamheden ten behoeve van de invoering van de AVG. 6.3 Vrijwilligers Per 1 januari 2017 had het gemeentearchief 10 enthousiaste vrijwilligers. Zij worden ingezet voor werkzaamheden, die geen wettelijke verplichting zijn. De werkzaamheden zijn daarom niet minder belangrijk. Zonder de vrijwilligers waren er geen grote projecten mogelijk als de digitalisering van de burgerlijke stand en het bevolkingsregister. Beide heel belangrijke bronnen voor genealogen. Veel vrijwilligers blijven lang werkzaam voor het gemeentearchief. In de verslagperiode hebben drie vrijwilligers gevierd dat ze 10 jaar voor het gemeentearchief werkzaam waren. In 2017 moest helaas ook het overlijden van één van de trouwste vrijwilligers betreurd worden. Jaarlijks organiseert het gemeentearchief als blijk van waardering voor de inzet van de vrijwilligers ook een uitje voor hen. In 2017 is met de vrijwilligers vanuit het Bezoekerscentrum van Natuurmonumenten een rondvaart over de Wieden gemaakt. In 2018 is een bezoek gebracht aan het Drukkerijmuseum in Meppel. 6.4 Middelen Het gemeentearchief heeft jaarlijks een structureel budget van ca. € 29.000,-. Dat bedrag wordt ingezet voor onder meer restauratie, digitalisering en ontsmetting van archief.

Ook wordt het gebruikt voor de aanschaf van boeken, tijdschriften e.d. die betrekking hebben op geschiedenis en cultuur van Steenwijkerland. Verder worden uit dit budget vrijwilligerskosten betaald en wordt er incidenteel de inhuur van tijdelijk personeel betaald. In 2018 is dit budget uitgebreid met € 10.000,-, afkomstig van het team Leefwereld. Daarmee kon een deel van project Actualiseren adressen bouwvergunningen worden gefinancierd. Het overige deel is met inzet van eigen personeel van het gemeentearchief uitgevoerd. Daarnaast was er € 15.000,- beschikbaar voor de vanuit het budget voor de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling HCO. Voor het grootste deel is dit ingezet voor de verkleining van de werkvoorraad in de 22/24 archiefbewaarplaats. Daarmee werd een belangrijke stap gezet in de richting van de eisen van het HCO voor toetreding. 23/24 7 Conclusie De jaren 2017 en 2018 waren de eerste jaren, waarin volgens de vernieuwde bestuurlijke opdracht werd gewerkt. Op basis van die opdracht kon ook weer volop ingezet worden op promotie, presentatie en educatie. Ook op ten aanzien van het beheer en de dienstverlening werden weer stappen vooruit gemaakt. Zoals al aangegeven werden de afgelopen twee jaren echter beheerst door drie grote thema’s. De samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel, het auteursrecht en de privacybescherming.

De kwesties rond het auteursrecht en de privacybescherming zijn niet uniek voor Steenwijkerland en niet uniek voor de afgelopen periode. De spanning tussen het streven naar openbaarheid en transparantie enerzijds en de grenzen daaraan anderzijds, zal ook de komende jaren voor uitdagingen zorgen in de Nederlandse archiefsector. In de nabije toekomst zullen de nieuwe Wet Open Overheid en een herziening van de Archiefwet op dit vlak mogelijk weer nieuwe uitdagingen voor het gemeentearchief brengen. Privacybescherming en auteursrecht blijven hoe dan ook belangrijk aspecten van het werk van het gemeentearchief. Zorgvuldigheid daarbij is van groot belang in verband met de bescherming van de rechten van burgers. Maar daarnaast is zorgvuldigheid ook geboden vanwege de risico’s op rechtszaken, klachten en claims. De ontwikkelingen rond het auteursrecht en de privacywetgeving en binnenkort de komst van een nieuwe Archiefwet en wellicht ook de Wet Open Overheid onderschrijven ook de noodzaak om dit soort specialistische uitdagingen in een groter verband aan te pakken en daarmee ook de keuze voor een verdergaande samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel. 24/24 Bijlage: Kerngegevens over het gemeentearchief per 31 december 2018 Omschrijving Aantal Omvang collectie in m1 1750 Aantal archieven en collecties Ca.

200 Oudste stuk Stadsrechten van Vollenhove (1354) Aantal medewerkers 3 (2,8 FTE) Aantal vrijwilligers 10 Aantal bezoekers studieruimte in 2018 247 Aantal deelnemers aan educatieve activiteiten en Dag van de Geschiedenis in 2018 362 Aantal digitale zoekvragen in 2018 via de eigen website 77.654 Aantal volger op facebook 1264