42.0 College - Verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats over 2017 - 2018 - Besluit.pdf

College van burgemeester en wethouders - 16 april 2019 - 2019_B&W_001731/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 16 april 2019 Dienstverlening - Beleid Leefwereld 5 2019_B&W_00173 Verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats in de periode 2017-2018 - besluitvormen Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; mevrouw T. Bijl Zijn eveneens aanwezig: de heer G Smilda, loco-secretaris Afwezig: de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw J. Groot de, Secretaris Beschrijving Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Na die formele overbrenging zijn de archieven, behoudens enkele uitzonderingen, openbaar en hebben daarna primair de functie van erfgoed. Het overgebrachte archief wordt ook wel gemeentearchief genoemd. Een andere veel gebruikte term is 'historisch archief'. De beheerder van de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris. Hij heeft hiervoor naast een aantal wettelijke taken ook een bestuurlijke opdracht. Over het beheer van die archieven moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen aan uw college.

In het bijgaande verslag wordt zowel verantwoording afgelegd over de uitvoering van zowel de wettelijke taken als van de bestuurlijke opdracht in de jaren 2017 en 2018. Het verslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het archiefbeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag tevens worden toegestuurd aan gedeputeerde staten. Inhoud van het verslag In het verslag wordt geconstateerd dat de periode 2017 - 2018 een belangrijke en intensieve periode was voor het gemeentearchief, die werd beheerst door enkele grote thema’s. Deze worden hieronder kort behandeld. In het verslag zal hier uitvoeriger op worden ingegaan. College van burgemeester en wethouders - 16 april 2019 - 2019_B&W_001732/3 Het eerste grote thema betreft de toekomstige organisatorische positionering. Op grond van een raadsbesluit uit 2016 is daarvoor in deze periode een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van een intensievere samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel. Op basis daarvan heeft de gemeenteraad besloten om het college opdracht te geven de exacte consequenties van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel te onderzoeken. Dat onderzoek is gestart en de verwachting is dat hierover besluitvorming in het eerste halfjaar van 2019 zal plaatsvinden.

De andere twee grote thema’s zijn ook landelijk in de archiefsector actueel en worden gevormd door de ontwikkelingen in het auteursrecht en de privacywetgeving. Beide zijn onderdeel van een groter maatschappelijk en juridisch thema: de spanning tussen enerzijds het streven naar openheid en transparantie en anderzijds de noodzaak om de burger te beschermen tegen de gevolgen van het onrechtmatig gebruik van informatie. De ontwikkelingen rond het auteursrecht maakten het noodzakelijk dat de gemeente in 2018 een grote hoeveelheid foto’s en ansichtkaarten, waarvan de auteursrechthebbende niet bekend is, van de beeldbank van het gemeentearchief haalde. Deze anonieme foto’s waren vooral een erfenis van de voorgangers van de gemeente Steenwijkerland. Er zijn ondertussen maatregelen genomen om de toevloed van anonieme foto’s zoveel mogelijk te beperken en om de auteursrechten van foto’s in het gemeentearchief zo goed mogelijk te regelen. In de jaren 2017 en 2018 speelden ook een aantal zaken rond de privacy. Naar aanleiding van een uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens adviseerde de VNG aan de Nederlandse gemeenten om de gedigitaliseerde gezinskaarten uit de periode 1920 - 1940 voor zover die online stonden nu offline te halen. Het gemeentearchief heeft hier gevolg aan gegeven.

Een andere belangrijke ontwikkeling op het gebied van de privacywetgeving was de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018. Gebleken is dat de verhouding tussen de Archiefwet 1995 en de AVG complex is. Er is daarom in 2018 een onderzoek gestart om de gevolgen van de invoering van de AVG in kaart te brengen. In het tweede kwartaal van 2019 zal uw college hierover geadviseerd worden. Vermeldenswaardig is ook het afronden van het project digitalisering Opregte Steenwijker Courant. In 2018 is de gedigitaliseerde Opregte Steenwijker Courant uit de periode 1867 - 1946 online geplaatst op de landelijke website Delpher. Daarmee is het project digitalisering Opregte Steenwijker Courant succesvol afgesloten. Het gemeentearchief heeft van het gemeentebestuur expliciet de opdracht gekregen voor educatie en voor promotie en presentatie van het gemeentearchief. In het verslag valt verder onder meer ook te lezen dat er weer succesvol op educatie is ingezet. Eveneens succesvol was de organisatie van dagen van de geschiedenis in 2017 in Steenwijk en in 2018 in Blokzijl. Voorheen werden in het kader van de Maand van de Geschiedenis op het gemeentehuis archievendagen gehouden. Vanaf 2017 is overgegaan op de organisatie van dagen van de geschiedenis buiten het gemeentehuis. Die wijziging van de formule is succesvol gebleken.

Voorstel Voorgesteld wordt in te stemmen met het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats over de periode 2017 - 2018 en het ter informatie door te sturen aan de gemeenteraad en aan gedeputeerde staten van de provincie Overijssel. Argumenten In artikel 16 van de Archiefverordening 2016, waarin is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. College van burgemeester en wethouders - 16 april 2019 - 2019_B&W_001733/3 In artikel 17 van de Archiefverordening is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar gedeputeerde staten toe over het archief- en informatiebeheer. Met het toezenden van dit verslag wordt daaraan voldaan. In principe moet elk jaar gerapporteerd worden aan het college. Omdat het verslag over 2017 door een aantal ontwikkelingen rond de privacywetgeving en het auteursrecht (zie verslag) zodanig vertraagd was dat deze pas in het najaar zou verschijnen, is in overleg met de portefeuillehouder en de IBT-toezichthouder van de provincie besloten om één verslag over 2017 en 2018 uit te brengen.

Het voordeel daarbij was dat er een vollediger beeld over de belangrijkste actuele ontwikkelingen gegeven kon worden. Kanttekeningen en risico’s n.v.t. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting n.v.t. Participatie en communicatie n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Besluit Beslispunt 1 Het college besluit in te stemmen met het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats over de periode 2017 - 2018. Beslispunt 2 Het college besluit het verslag ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan gedeputeerde staten van de provincie Overijssel.