40.0 College - Reglement van orde college 2026 definitief

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Steenwijkerland 2026 Intitulé Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluiten vast te stellen het volgende: Reglement van orde van het college van Steenwijkerland houdende bepalingen over de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Steenwijkerland 2026). Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en vervanging 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt in de regel plaats op het gemeentehuis. 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Artikel 3 Extra vergaderingen 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. 2.

De voorzitter roept de extra vergadering bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. Artikel 4 Opnieuw belegde vergaderingen 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering op het afgesproken tijdstip na de oorspronkelijke vergadering. 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die zo spoedig mogelijk aan de leden van het college. Hoofdstuk 2 – Verhindering, ontstentenis en ondersteuning Artikel 5 Verhindering en ontstentenis Bij verhindering of ontstentenis van: a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; b. een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over. Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college. 2. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering uit te nodigen. Hoofdstuk 3 – Voorbereiding vergaderingen Artikel 7 Aanlevering van voorstellen en andere stukken 1.

Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten als regel uiterlijk op de dinsdag vóór die vergadering, om 23.59 uur, bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd. 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college. Artikel 8 Agenda en vergaderstukken 1. De gemeentesecretaris draagt voor elke vergadering zorg voor een agenda en doet deze, voorzien van de vergaderstukken, uiterlijk om 12.00 uur op de vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college toekomen. 2. De vergaderstukken zijn voor de leden van het college beschikbaar in de digitale vergaderomgeving. 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 3, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college. Hoofdstuk 4 – Besluitvorming en verslaglegging Artikel 9 Stemmingen 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt. 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is. 3.

Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en on getekende stembriefjes. 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot. 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel 10 Parafenbesluit 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit. 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college heeft kennisgenomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. 3.

De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is. Artikel 11 Verslag 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college. 2. In het verslag staan in ieder geval: a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris; b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren; c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 6, tweede lid, aanwezig was; en d. een formulering van de door het college genomen besluiten. 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt. 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Artikel 12 Besluitenlijst 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op. 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, geeft de gemeentesecretaris een terugkoppeling van de door het college genomen besluiten aan de griffie en aan de ambtelijke organisatie. 3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 4. Nadat de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering is vastgesteld, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 5 – Slotbepalingen Artikel 13 Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel 14 Intrekking oude reglement Het oude Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, geldend vanaf 1 december 2004, wordt ingetrokken. Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking ervan. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Steenwijkerland 2026. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 7 juli 2026. De burgemeester, De secretaris, Dit reglement van orde is op 7 juli 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld. Toelichting Algemeen Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de “andere werkzaamheden” onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college.

Naast bepalingen over de voorbereiding op en de besluitvorming tijdens de vergaderingen van het college, bevat dit reglement dus ook bepalingen over andere zaken. Artikelsgewijs Aan de orde komen alleen artikelen waarop een toelichting nodig is. Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en vervanging Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend, doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat dit artikel er, naast de verdeling van de werkzaamheden, ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing. Artikel 3 Extra vergaderingen Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid).

In artikel 8, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen. Artikel 4 Opnieuw belegde vergaderingen Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen. In dit artikel is vastgelegd dat er na de oorspronkelijke vergadering een nieuw tijdstip kan worden afgesproken. Wel is het de bedoeling om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering er uitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren.

Voor andere onderwerpen geldt d at alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. Artikel 5 Verhindering en ontstentenis Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren. Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 7 Aanlevering van voorstellen en andere stukken Deze bepaling regelt de aanlevertermijn voor voorstellen voor de komende collegevergadering. In beginsel worden voorstellen niet korter dan één week aangeleverd. In bijzondere situaties kan hiervan worden afgeweken. In alle gevallen geldt evenwel dat de voorstellen en andere stukken met de desbetreffende portefeuillehouder zijn afgestemd. Artikel 8 Agenda In dit artikel is de procedure opgenomen rond het versturen door of namens de gemeentesecretaris van de agenda en de vergaderstukken aan de leden van het college. Artikel 9 Stemmingen In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken.

Bij een mond elinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering. Artikel 10 Parafenbesluit Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft ge parafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt. Artikel 11 en 12 Verslag en besluitenlijst In artikel 11 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Artikel 12 gaat vervolgens op de besluitenlijst in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het eerste lid van artikel 12 is tegen die achtergrond uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. In zowel de artikelen 11 en 12 is de praktijk in Steenwijkerland opgenomen. De terugkoppeling van de collegevergadering aan de griffier en de ambtelijke organisatie enerzijds en publicatie van de besluitenlijst na vaststelling in de eerstvolgende collegevergadering.