4.1 Klankbord Regio Zwolle - Verslag klankbordgroep Regio Zwolle 16 april 2021.pdf

Verslag bijeenkomst Klankbordgroep raad- en statenleden Regio Zwolle Datum: vrijdag 16 april 2021 Aanwezig: Leden: Raalte, Meppel, Ommen, Olst-Wijhe, Hattem, Staphorst, Steenwijkerland, Nunspeet, Hardenberg, Westerveld, Dalfsen, Elburg, Hoogeveen, Oldebroek, De Wolden, Zwartewaterland, Zwolle, Gelderland, Flevoland, Overijssel. Burgemeesters Van Lente (Dalfsen), Strien (Olst-Wijhe) en Sanderse (Hattem). Kees Praamstra (RZ), Harmieke Paters (RZ), Mara Zweers (plv. griffier Zwolle) Afwezig: leden Dronten (mkg), Urk (mkg), Noordoostpolder, Kampen Nog niet deelnemend: Heerde, Drenthe. Dit betrof de tweede bijeenkomst van de klankbordgroep raad-en statenleden Regio Zwolle. De agenda van de bijeenkomst ziet er als volgt uit: 1. Opening en welkom 2. Terugblik bijeenkomst 5 maart 3. Bespreking notitie klankbordgroep 4. Doorkijk naar volgende bijeenkomst 5. Afspraken en afsluiting Opening en welkom Vandaag vervolgen we het gesprek dat we op 5 maart hebben gevoerd over de betrokkenheid van raden en staten bij de Regio Zwolle en vooral over het vergroten en versterken van die betrokkenheid. We hebben geconstateerd dat de behoefte hieraan niet alleen be staat bij raden en staten zelf, maar zeker ook bij de Regio Zwolle. Doel van vandaag is vooral om met elkaar tot een gedeeld beeld te komen over de rol en taak van de klankbordgroep hierin. I.v.m.

afwezigheid van de coördinerend griffier zullen Jan Nabers (raadslid Zwolle) en Regien Courtz (statenlid Overijssel) het gesprek vanmiddag begeleiden. Zij hebben naast 2 andere raadsleden ook meegedacht in de voorbereiding van de bijeenkomst. Terugblik bijeenkomst 5 maart Het verslag van de bijeenkomst van 5 maart wordt vastgesteld. Gezien de grote hoeveelheid vragen naar aanleiding van de introducerende presentaties en het gesprek hierover, is tijdens de bijeenkomst op 5 maart afgesproken om een extra bijeenkomst te plannen om verder met elkaar van gedachten te wisselen over doel en werkwijze van de klankbordgroep. Ter voorbereiding hierop is in afstemming met een klein comité een notitie opgesteld. Deze notitie ligt nu voor ter bespreking en vaststelling. Bespreking notitie klankbordgroep De notitie wordt puntsgewijs besproken, waarbij de volgende tekstuele opmerkingen worden gemaakt: Doelstelling en focus: Akkoord met formulering, met aanvulling dat informeren van raden en staten ‘zo mogelijk ook vooraf’ kan plaatsvinden (3 e bullet) en dat het doel met name ook is om procesafspraken te maken (laatste zin). Randvoorwaarden: Akkoord met formulering. Samenstelling klankbordgroep: Akkoord met formulering, met aanvulling dat in het kader van continuïteit voorkeur bestaat voor vaste vervangers.

Voorzitter klankbordgroep: Akkoord met formulering met de aanvulling dat het wenselijk is om naast de 2 voorzitters nog extra achtervang te borgen, via het raadslid van de kleinste gemeente. De aanwezige leden van de klankbordgroep vragen de gespreksleiders van vandaag naar hun bereidheid om het voorzitterschap samen op zich te nemen. Dhr. Nabers en mw. Courtz nemen deze rol graag op zich, met dank voor het vertrouwen. De heer Kwakkel (gemeente Hattem) zal als achtervang fungeren. Ondersteuning klankbordgroep: Akkoord met formulering Werkwijze: Akkoord met formulering, met aanvulling dat de oplegnotitie (2 e bullit) vooral over het proces dient te gaan en dat terugkoppeling (4 e bullit) zoveel mogelijk gefaciliteerd moet worden door ook een begeleidende mail/tekst bij verslagen te verzorgen. Met verwerking van de opmerkingen uit de bespreking kan de notitie worden vastgesteld. In het gesprek over de notitie komt verder het volgende aan de orde: Bij stukken vanuit Regio Zwolle moet helder worden wat de bedoeling ervan is richting de raden en staten. Welke rol spelen raden/staten? Gaat het om informeren, om input ophalen of is debat of besluitvorming gewenst? Daarover moet het gesprek in de klankbordgroep gevoerd worden. Vervolgens kunnen afspraken gemaakt worden over het faciliteren van een eventueel gemeenschappelijk voorbereidingsproces.

Politiek en besluitvorming horen tenslotte thuis in de afzonderlijke raden en staten. Om zicht te houden op de stukken vanuit Regio Zwolle zullen de voorzitters, coördinerend griffier, griffier Zwolle en Kees Praamstra periodiek de stukkenstroom bespreken, met de periodieke nieuwsbrief als basis. Op basis van deze besprekingen moet ook duidelijk worden of de beoogde frequentie van 3 keer per jaar een bijeenkomst van de klankbordgroep voldoende is of dat er een keer een extra sessie nodig is, eventueel subregionaal. Waarbij het van belang is dat bij behoefte hieraan binnen specifieke raden/staten het betreffende lid van de klankbordgroep dit als signaal aan de voor zitters van de klankbordgroep meegeeft. Zo ontstaat 2-richtingsverkeer met de regio. Om de link tussen klankbordgroep en de voltallige raden en staten te borgen kan het helpend zijn om daar iets extra’s op te organiseren. In een aantal raden en staten gebeurt dit al. Zo zijn in o.a. Olst-Wijhe en Raalte een werkgroepen ingesteld (in Raalte met daaraan toegevoegd de beleidsadviseur economie/Regio Zwolle), is het klankbordlid vanuit Zwolle tevens onderdeel van de Zwolse raadsrapporteurs regionale samenwerkingen en is in Westerveld bepaald dat door het klankbordlid rechtstreeks wordt teruggekoppeld naar het presidium. Het is goed om hierover met elkaar uit te wisselen wat werkt.

Conclusie is dat we werkenderweg zullen moeten ervaren hoe de werkwijze bevalt en waar eventueel verbetermogelijkheden zitten. Doorkijk naar volgende bijeenkomst De volgende bijeenkomst staat gepland op 28 mei aanstaande en zal grotendeels in het teken staan van de verstedelijkingsstrategie. Over dit onderwerp hebben reeds 2 webinars voor raden en staten plaatsgevonden en zullen er ook nog enkele volgen. De webinars zijn vooral gericht op de inhoud. In de klankbordgroep van 28 mei zal het gesprek juist op het proces gericht moeten zijn. Daarnaast zal stil gestaan worden bij de evaluatie Regio Zwolle en het conceptrapport van adviesbureau BMC. Voorbereiding van de bijeenkomst wordt opgepakt door de voorzitters, coördinerend griffier, plv. griffier Zwolle, Kees Praamstra en de programmamanager Verstedelijkingsstrategie. Afspraken en afsluiting De vandaag benoemde voorzitters danken alle aanwezigen voor het goede gesprek. Hoewel de komende tijd met de klankbordgroep voor een groot deel nog in het teken zal staan van het verkennen van onze rol, experimenteren met de werkwijze en ongetwijfeld hier en daar ook zullen moeten bijstellen, is het heel positief dat we nu gezamenlijk van start zijn gegaan. Het verslag van deze bijeenkomst en de definitieve notitie worden naar alle leden van de klankbordgroep gestuurd.

Vergezeld van de volgende inventariserende uitvragen: -Hoe dienen verslagen van volgende bijeenkomsten verspreid te worden naar raden en staten? Via leden van de klankbordgroepen en/of via de griffiers? Verslagen worden uiteraard altijd ook rechtstreeks naar de leden gestuurd (NB. Uitkomst hiervan wordt vanaf de volgende bijeenkomst op 28 mei gehanteerd. Vooruitlopend op de uitkomst worden de verslagen van 5 maart en 16 april en de notitie alvast naar de griffiers verstuurd met het verzoek om deze naar de raden te verspreiden) -Hoe wordt in de verschillenden raden en staten gezorgd voor terugkoppeling en uitwisseling, wederzijdse inbreng/informatiestroom (2-richtingsverkeer) rondom Regio Zwolle? Denk aan raadswerkgroepen, rapporteurs en evt. andere voorbeelden. -Is de deelnemerslijst klankbordgroep Regio Zwolle actueel en kloppend (meezenden), zijn namen van (bij voorkeur vaste) vervangers bekend en zo ja; moeten deze worden meegenomen in de uitnodigingen? Er wordt contact opgenomen met niet afgemelde en nog niet deelnemende leden om deelname nog eens te checken De uitnodigingen voor de bijeenkomsten van de klankbordgroepen worden tevens verstuurd via een outlook-item zodat de vergaderlink via de agenda’s te benaderen is. Volgende bijeenkomst Vrijdag 28 mei 16.00 – 17.30 uur, digitaal.