37.0 Reactie accountantsverslag 2024

Reactie accountantsverslag 2024 1. Impact voorjaarsnota op structurele tekorten, impact te maken met voorspellend vermogen (pag. 5 en 12) Ons advies van voorgaand jaar was om het analyseren van afwijkingen nadrukkelijker, bij de tussentijdse rapportages, onderdeel van uw proces te maken en voortdurend te monitoren waardoor verschillen ontstaan. De zichtbaarheid van betreffende opgestelde analyses is nog beperkt, daarbij is momenteel ook nog minder aandacht voor welke baten en lasten de voorspelbaarheid beperkt is en hoe dit verbeterd kan worden (‘backtesting’). Tenslotte raden wij aan tussentijdse balansposten te analyseren. Wij denken dat het goed en gedegen uitwerken van dit proces in het kader van het voorspellend vermogen de gemeente Steenwijkerland kan helpen in haar meerjarenbegrotingsproces en daarmee ook zo goed mogelijk voorbereid is op de blijvende onzekerheden. Reactie: We herkennen de aanbeveling van de accountant over het versterken van het voorspellend vermogen . In lijn met deze aanbeveling werken we aan het verbeteren van de tussentijdse rapportages (zoals de PPN en NJN), waarbij we nog meer aandacht zullen besteden aan het zo actueel mogelijk in beeld brengen van de afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Door deze afwijkingen inzichtelijk te maken, streven we naar een betere voorspelling van het rekeningresultaat.

Daarbij leunen we grotendeels op onze eerdere ervaringen en bevorderen daarmee inherent ons lerend vermogen. We verwachten hiermee niet alleen een scherpere prognose te realiseren, maar ook een betrouwbaardere basis te creëren voor de raming in de eerstvolgende begroting. Vooruitlopend daarop zullen we in 2025 proberen de belangrijkste afwijkingen via een begrotingswijziging te verwerken (o.a. de uitkomst van de septembercirculaire) en deze ter vaststelling aan de raad voorleggen. Hiermee verlengen we de actualiteit van de begroting en verkleinen we de kans op onrechtmatigheden. Deze stap past binnen onze bredere inzet om het meerjarenbegrotingsproces te versterken. 2. Aanpassing materialiteit naar 2% voor 2025 (pag. 5 en 12) Vanaf boekjaar 2025 wordt de wettelijke controlegrens voor de accountant verhoogd van 1% naar 2%. Fouten en onzekerheden moeten bij elkaar opgeteld (gaan) worden. Risico op een niet - goedkeurende controleverklaring kan toenemen. Met name gemeenten met omvangrijke onzekerheden, als het gaat om prestatieleveringen binnen het sociaal domein, lopen een risico. Wij adviseren de gemeente Steenwijkerland hierover tijdig in gesprek met de raad aan te gaan en waar nodig actie te ondernemen om de onzekerheden binnen h et sociaal domein te minimaliseren. 3. Onzekerheden sociaal domein (pag.

5 en 21) Wij adviseren voor zowel WMO en Jeugdzorg de gemeente Steenwijkerland na te gaan op welke wijze de interne beheersing versterkt kan worden, zodat de onzekerheid op prestatielevering naar een acceptabel niveau teruggebracht kan worden. Wij zien een concreet verbeterpunt aangaande de inrichting en zichtbaarheid van uw klachtenregistratie alsook de opvolging. Wij achten dit van belang omdat de materialiteitswijziging in 2025, fouten en onzekerheden zal samenvoegen. Reactie op 2 en 3: We delen de zorg van de accountant voor wat betreft de onzekerheid op de prestatielevering voor WMO en Jeugd. Om die onzekerheid terug te dringen doen we onderzoek naar mogelijke werkwijzen en procesafspraken, die moeten leiden tot vermindering van de onzekerheden. Hierbij kijken we onder andere naar de klachtenregistratie. Dit moet eind 2025 leiden tot concrete en werkbare oplossingen. De verordening financieel beleid, beheer en organisatie zal met betrekking tot de 2% worden aangepast en vervolgens aan de raad worden aangeboden ter vaststelling. Klachten met betrekking tot prestatielevering bij zorgaanbieders vinden meestal plaats bij de zorgaanbieder. De gemeente heeft hier contractuele afspraken over gemaakt. Er zal gekeken worden in overleg met de accountant hoe we dit goed inzichtelijk kunnen maken. 4. Opvolging egalisatievoorzieningen, focus op update beleidsplannen 2025 (pag.

5 en 13) Belangrijk aandachtspunt blijft om voor aankomend jaar de actualisatie opnieuw kritisch backtesting uit te voeren en de inschatting van groot onderhoudslasten per jaarschijf inclusief de kostenraming te monitoren. Daarmee wordt de kwaliteit van de schatting beter en ook de beheersbaarheid en egalisatie van de onderhoudsuitgaven. Ook kan het risico op herhaling van een vrijval van de egalisatievoorziening beter worden voorkomen. Voor 2025 zien we als belangrijk aandachtspunt om ook de beleidsplannen (beheerplan) van de onderhoud kapitaalgoederen te updaten. Reactie: In lijn met deze aanbeveling nemen we vanuit het cluster vastgoed op ons om een beleidsplan onderhoud kapitaalgoederen op te stellen en vast te stellen voor het einde van dit jaar. We herkennen ons in het advies om opnieuw actief backtesting uit te voeren. Dit heeft ook de afgelopen jaren geleid tot aanscherping van de groot onderhoudslasten, en zullen we zeker voortzette n. 5. Grondexploitaties (pag 5 en 23): Twee grondexploitaties zijn ultimo boekjaar afgesloten. Eind 2024 zijn zeven exploitaties actief met een geringe omvang van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten.

Wij adviseren de gemeente Steenwijkerland om actief te sturen op het afsluiten van deze complexen of deze uit de voorraad in exploitatie genomen gronden te halen en naar de strategische gronden over te hevelen voor het restant. Reactie: Wij herkennen ons in het advies van BDO om grondexploitaties van geringe omvang en/of waar geen activiteiten meer in plaats vinden af te gaan sluiten. In lijn met het advies, welke wij omarmen zal het een vast onderdeel zijn van de werkzaamheden voor de jaarrekening. Alle grondexploitaties zullen dan beoordeeld worden op de mogelijkheid om deze af te gaan sluiten en daar waar een grondexploitatie afgesloten kan worden , zullen de benodigde acties ondernomen/ uitgezet gaan worden om dit te realiseren. 6. Aanbestedingsonrechtmatigheid (pag. 28) De nieuwe ontstane afwijking is het gevolg van de overschrijding van het volume ten opzichte van de initiële raming van de inkoopopdracht. Dit is een blijvend aandachtspunt bij de beheersing van de EU-aanbestedingsregels en bij het ramingsproces alvorens strategisch wordt ingekocht. Aangezien de oorzaak van het overschrijden van het volume van een ingekochte opdracht een uitvloeisel is van het ramingsproces, dient in het algemeen het ramingsproces kritisch geëvalueerd te worden om soortgelijke toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.

Reactie: De inkoopadviseurs zijn het eens met de accountant dat het proces m.b.t. het ramen van de opdrachtwaarde beter kan en moet. Om het proces te verbeteren zal het inkoopstartdocument aangepast worden. Daarnaast zal bij de afhandeling van inkoopstartdocumenten aandacht gevraagd worden voor het belang van een goede raming en goede vastlegging.