35.1 College - Besluit bij rapport FG.pdf

College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003321/2 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 25 april 2023 Concernstaf & Interne controle - Concernstaf 2023_B&W_00332 Rapport over Toezicht Algemene Verordening Gegevensbescherming 2022 Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester en voorzitter; de heer M. Smit, Wethouder; de heer B. Harmsma, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; de heer M.W. de Graaf, Gemeentesecretaris Afwezig: mevrouw T. Jongman, Wethouder Besluit 1. Kennis te nemen van het verslag en de aanbevelingen van de Functionaris gegevensbescherming (FG). 2. Het verslag ter kennisneming voor te leggen aan de gemeenteraad. 3. Het aanwijzingsbesluit FG voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vast te stellen. De burgemeester besluit: 1. Het aanwijzingsbesluit FG voor de Wet politiegegevens (Wpg) vast te stellen. Beschrijving Inleiding De Functionaris gegevensbescherming (FG) rapporteert in dit verslag over het uitgevoerde toezicht op de naleving van de AVG in 2022. Omdat zowel het college als de gemeenteraad verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de verwerkingen van persoonsgegevens, wordt dit verslag ook ter kennisneming aan de raad voorgelegd. De belangrijkste aanbevelingen zijn gericht op het verbeteren van het overzicht en beheer van risicovolle verwerkingen.

Daarvoor wordt aangeraden het up-to-date houden van het Register van Verwerkingen te beleggen in de organisatie en om een planning te maken voor het doen van risicorapportages (DPIA’s) voor verwerkingen die het risicovolst zijn. De aanbevelingen worden in 2023 en 2024 opgepakt. Gewenst resultaat Ad 1 en 2: Het college en de raad als verwerkingsverantwoordelijken op de hoogte brengen van het FG-toezicht op de naleving van de AVG en de reactie van het DT hierop. College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003322/2 Ad 3: Annet Hogeling aanwijzen als FG voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming Ad 4-1: Annet Hogeling aanwijzen als FG voor de Wet politiegegevens Argumenten Ad 1 en 2: Conform artikel 38 lid 3 van de AVG brengt de FG rechtstreeks verslag uit aan het hoogste leidinggevende niveau, in dit geval het college van B&W en de gemeenteraad. Dit is de eerste keer dat de FG een eigen toezichtrapport uitbrengt. Vroeger was dit onderdeel van het jaarplan en jaarverslag informatiebeveiliging en privacy. Nu maakt de FG jaarlijks een toezichtplan en toezichtrapportage. Dit is in lijn met de in 2022 herziene rol van de FG als onafhankelijk toezichthouder. Ad 3: De FG moet volgens artikel 37, lid 1 van de AVG en artikel 36, lid 1 van de Wet politiegegevens (Wpg) worden aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke.

Kanttekeningen Om volledig te voldoen aan de AVG stelt de FG een aantal verbeteringen voor gericht op het realiseren van overzicht op en beheer van risicovolle verwerkingen. Door het doen van risicoanalyses op alle risicovolle verwerkingen, wordt inzichtelijk welke maatregelen er binnen die verwerkingen nodig zijn voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit wordt opgepakt in 2023 en 2024. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning De uitvoering van enkele aanbevelingen vindt in 2023 en 2024 plaats. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja