35.1 College 4 - Jaarverslag van de gemeentearchivaris over het beheer archiefbewaarplaats 2020.pdf

College van burgemeester en wethouders - 20 juli 2021 - 2021_B&W_004021/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 20 juli 2021 Beleid en Uitvoering - Samenleving en Ontwikkeling 2 2021_B&W_00402 Jaarverslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2020 - besluitvormen Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder Zijn eveneens aanwezig: mevrouw H. de Jong, loco-secretaris Afwezig: mevrouw J.C. de Groot, Secretaris Samenvatting De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer en de beschikbaarstelling van de historische archieven van de gemeente. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht. Hierover moet de gemeentearchivaris jaarlijks verantwoording afleggen aan uw college. Dit advies betreft het jaarverslag over 2020. Dit jaarverslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het archiefbeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag eveneens worden toegestuurd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.

Beschrijving Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Na die formele overbrenging zijn de archieven, behoudens enkele uitzonderingen, openbaar en hebben daarna primair de functie van erfgoed. Het overgebrachte archief wordt ook wel gemeentearchief genoemd. Een andere veel gebruikte term is 'historisch archief'. De beheerder van de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht. Over het beheer van die archieven moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen aan uw college. In het bijgaande verslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht in het jaar 2020. College van burgemeester en wethouders - 20 juli 2021 - 2021_B&W_004022/3 Het verslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het archiefbeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag tevens worden toegestuurd aan gedeputeerde staten. Inhoud van het verslag De coronacrisis Het jaar 2020 werd gedomineerd door de coronacrisis. De crisis raakte bijna alle aspecten van het werk van het gemeentearchief.

Vanaf 13 maart 2020 waren de medewerkers gedwongen zo veel mogelijk thuis te werken. In de loop van het jaar werd dat wel iets versoepeld, maar de norm bleef thuiswerken. De vrijwilligers hebben vanaf 13 maart 2020 helemaal niet meer in het gemeentehuis kunnen werken. Omdat voor veel werkzaamheden voor het gemeentearchief de fysieke archiefstukken noodzakelijk zijn, kwamen daarom veel belangrijke werkzaamheden stil te liggen. Ook moest de studieruimte ongeveer vier maanden gesloten worden. De educatieve activiteiten, de Dag van de Geschiedenis en de tentoonstelling over 75 Jaar Bevrijding konden zelfs helemaal niet doorgaan. De nadruk bij het gemeentearchief komt door de crisis nog meer op digitale dienstverlening te liggen. Dankzij de grote hoeveelheid documenten, die ook in digitale vorm beschikbaar is en de mogelijkheden om te voldoen aan ‘digitaliseren op verzoek’, kon de dienstverlening voor een belangrijk deel gehandhaafd blijven. Ondanks dat de studieruimte voor ongeveer vier maanden gesloten was. Resultaten Ondanks de belemmeringen opgeworpen door de coronacrisis, kunnen er wel resultaten gemeld worden.

Hieronder wordt een overzicht van de belangrijkste resultaten per taakveld gegeven: Verwerven en beheer Verwerving archief VUSO Volksuniversiteit Meppel - Steenwijkerland - Westerveld Aanleggen van een collectie met beeldmateriaal en andere documenten van burgers over de coronacrisis Voortzetting project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’ Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen Dienstverlening Stijging van 70 % van het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen Aanschaf speciale scanvoorziening voor oude en kwetsbare stukken Vaststelling nieuw bezoekersreglement Educatie, promotie en presentatie Succesvolle serie facebookberichten met verhalen en foto's in het kader van 75 Jaar Bevrijding Organisatie, personeel en middelen Realiseren van de mogelijkheid voor vrijwilligers om ook thuis te werken Herstart van de voorbereiding tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel College van burgemeester en wethouders - 20 juli 2021 - 2021_B&W_004023/3 Voorstel Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met het jaarverslag 2020 van de gemeentearchivaris. 2. Het jaarverslag 2020 ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.

Argumenten In artikel 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat burgemeester en wethouders verslag moeten uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar gedeputeerde staten toe over het archief- en informatiebeheer. Kanttekeningen en risico’s n.v.t. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting n.v.t. Participatie en communicatie n.v.t. Corona n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Beslispunt 1 In te stemmen met het jaarverslag 2020 van de gemeentearchivaris. Beslispunt 2 Het jaarverslag 2020 ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.