34.0 Informatienota 2022 - 38 - Wet Open Overheid.pdf

College van burgemeester en wethouders - 12 juli 2022 - 2022_B&W_005441/4 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 12 juli 2022 Bedrijfsvoering - Organisatieadvies 10 2022_B&W_00544 Informatienota: Wet Open Overheid Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester en voorzitter; de heer M. Smit, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; de heer M. de Graaf, Plaatsvervangend gemeentesecretaris Afwezig: de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw H. de Jong, Waarnemend gemeentesecretaris Samenvatting Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo vervangt de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Een van de belangrijkste wijzigingen van de Woo ten opzichte van de Wob is dat bestuursorganen verplicht worden om bepaalde categorieën van informatie actief openbaar te maken. Deze verplichting is niet per 1 mei 2022 in werking getreden maar zal in de komende jaren gefaseerd worden ingevoerd. Wel zijn per 1 mei 2022 de regels met betrekking tot het openbaar maken op verzoek in werking getreden. Deze regels komen voor een groot gedeelte overeen met de huidige Wob. Er is wel degelijk een aantal verschillen zoals o.a. de beslistermijnen die in sommige gevallen korter worden.

Een belangrijk nieuw punt is dat bestuursorganen een contactpersoon moeten aanwijzen. Deze contactpersoon weet welke informatie er bij het bestuursorgaan aanwezig is en heeft ook een actieve voorlichtende functie. Informatienota Inleiding Op 5 oktober 2021 heeft de Eerste Kamer de wetsvoorstellen Wet open overheid en de Wijzigingswet Wet open overheid (hierna: Woo) aangenomen. Deze zijn vervolgens gepubliceerd in het Staatsblad op 27 oktober 2021 waarbij is bepaald dat beide wetten op 1 mei 2022 in werking treden. Inmiddels is die datum verstreken en dat betekent dat de Woo nu van kracht is. In deze raadsinformatienota wordt ingegaan op de gevolgen van de inwerkingtreding van de Woo voor de gemeente Steenwijkerland. Daartoe zal worden gekeken wat de veranderingen zijn ten opzichte van de huidige Wet openbaarheid bestuur (hierna: Wob). Aan de hand daarvan wordt geschetst hoe daarmee kan worden omgegaan en welke gevolgen dit heeft voor de organisatie. De opbouw van deze informatienota is als volgt. In paragraaf 1 komen de belangrijkste wijzigingen aan de orde. In paragraaf 2.1, 2.2 en 2.3 wordt ingegaan op de implementatie Woo waarbij ook aandacht is voor de figuur van de Woo-contactfunctionaris. In paragraaf 2.4 wordt nog kort stil gestaan bij de benodigde cultuurverandering.

Kernboodschap §1 Belangrijkste wijzigingen in vogelvlucht College van burgemeester en wethouders - 12 juli 2022 - 2022_B&W_005442/4 1.1. Actieve openbaarmaking De Wet open Overheid (Woo) vervangt de huidige Wet openbaarheid bestuur (Wob). Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Veel meer dan de Wob verplicht de Woo tot het actief, uit eigen beweging, openbaar maken van documenten. De wet maakt onderscheid tussen openbaarmaking uit eigen beweging en openbaarmaking op verzoek. De openbaarmaking uit eigen beweging bestaat uit een algemene inspanningsverplichting (artikel 3.1) en een specifieke openbaarmakingsverplichting (artikel 3.3). Dit betreft het openbaar maken van in ieder geval de volgende documenten: 1. Wet & regelgeving; 2. Organisatiegegevens; 3. Raadsstukken; 4. Bestuursstukken; 5. Stukken van adviescolleges; 6. Convenanten; 7. Jaarplannen – en verslagen; 8. Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking; 9. Woo-verzoeken; 10. Onderzoeken; 11. Beschikkingen, met uitzondering van een groot aantal gespecificeerde beschikkingen; 12. Klachten. Onder de beschikkingen worden ook de beslissingen op bezwaar begrepen. De genoemde beschikkingen worden openbaar, zodat mogelijke belanghebbenden in bezwaar en beroep kunnen gaan.

Beschikkingen waarbij derden belanghebbenden niet goed denkbaar zijn en waarvan op voorhand de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is, zijn expliciet uitgezonderd. Om bestuursorganen de kans te geven de verplichte openbaarmaking goed te kunnen voorbereiden en implementeren is artikel 3.3. niet direct op 1 mei 2022 in werking getreden. Het artikel zal gefaseerd op nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstippen gaan gelden. 1.2 Passieve openbaarmaking De Woo bevat net als de Wob regels over passieve openbaarmaking, dat wil zeggen het op verzoek openbaar maken van documenten. Uitgangspunt in de Woo is net als in de Wob dat iedereen een verzoek om openbaarmaking kan indienen en dat het verzoek moet worden ingewilligd met in achtneming van de uitzonderingen die in de Woo staan. Dit betreffen de zogenaamde absolute en relatieve uitzonderingen die ook al in de Wob zijn opgenomen. De belangrijkste wijzigingen zien op de wijze van indiening van een verzoek, de termijnen bij precisering van een te algemeen verzoek en de beslistermijn. Voorts bevat de Woo een antimisbruikbepaling en wordt in de Woo voorgeschreven dat bestuursorganen een contactpersoon moeten aanwijzen voor, kort gezegd, vragen over beschikbare informatie. 1.3. Informatiehuishouding De Woo erkent dat een goede informatiehuishouding van belang is om de doelen van de wet te bereiken.

De Woo bevat daarom een zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Er dient verder in de begroting en in de jaarlijkse verantwoording van elke gemeente een openbaarheidsparagraaf te worden opgenomen en er dienen maatregelen te worden getroffen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Ook komt er een landelijke adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding. Journalisten, wetenschappers of andere groepen met een “beroepsmatig belang bij het gebruik van publieke informatie” kunnen bij dit adviescollege klagen over de wijze waarop bestuursorganen informatie openbaar maken. Verder worden bestuursorganen verplicht om tenminste één contactpersoon aan te wijzen die vragen van het publiek kan beantwoorden over de beschikbaarheid van informatie. Consequenties voor de gemeente Implementatie Woo 2.1 Implementatie tot nu toe De Woo is in oktober 2021 door de Eerste Kamer aangenomen. Uiteraard was al langer bekend dat de Woo in voorbereiding was maar de definitieve tekst was pas in oktober vorig jaar bekend. College van burgemeester en wethouders - 12 juli 2022 - 2022_B&W_005443/4 Er is sindsdien een aantal overleggen geweest tussen het team organisatieadvies en het team informatievoorziening en automatisering. Ook is de de portefeuillehouder geïnformeerd.

Uit de overleggen is duidelijk geworden dat de actieve openbaarmaking en het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding thuishoren bij het team informatievoorziening en automatisering, terwijl de (coördinatie van) de passieve openbaarmaking meer past binnen het team organisatieadvies. 2.2 Actieve openbaarmaking Ten aanzien van actieve openbaarmaking zijn er in onze gemeente Steenwijkerland al een aantal zaken geregeld. Zo zijn de raadsstukken bijvoorbeeld al beschikbaar via de website. Hetzelfde geldt voor organisatiegegevens. Lokale regelgeving en vergunningen worden ook al actief openbaar gemaakt via Overheid.nl. Ter voorbereiding op de komst van de Woo zijn ook al belangrijke stappen gezet voor het actief openbaar maken van de B&W stukken. Dit is echter een stuk ingewikkelder omdat deze stukken ook privacygevoelige informatie kunnen bevatten. Collegevoorstellen worden daarom nu al niet meer opgesteld in een tekstverwerker als Word maar in een webformulier. Uit dit webformulier kan vervolgens een privacy vriendelijke versie voor publicatie worden gemaakt en een versie ter bespreking in de B&W-vergadering. PLOOI Overheidsorganisaties dienen de informatie vanuit 11 informatiecategorieën te publiceren op het platform open overheidsinformatie (PLOOI). Dit platform is op dit moment nog niet gereed en beschikbaar.

De komende jaren wordt dit voor gemeenten en andere overheidsorganisaties ontwikkeld. Dit soort landelijke platforms zijn vaak technisch ingewikkeld en duren daardoor vaak veel langer om te realiseren dan verwacht. Steenwijkerland kan in de tussentijd veel via de eigen website openbaar maken maar voor sommige informatie is dat niet effectief zonder PLOOI. 2.3. Passieve openbaarmaking Contactpersoon De verplichting om een contactpersoon aan te stellen is in artikel 4.7 Woo opgenomen ter vervanging van de aanvankelijke verplichting in het wetsvoorstel om een register bij te houden van de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. Eén van de functies van dat register zou zijn dat een ieder gemakkelijk zou kunnen nagaan of een bestuursorgaan beschikt over bepaalde informatie. Daarvoor komt dus nu de contactpersoon in de plaats die vragen moet beantwoorden over de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt maar ook kan helpen bij het preciseren van een verzoek om informatie. In de Memorie van Toelichting (MvT) op de Woo wordt aangegeven dat de contactfunctionaris een de-juridificerende functie heeft. Door het mogelijk maken van laagdrempelig contact is het de verwachting dat er minder bezwaar en beroep behoeft te worden ingesteld tegen Woo-besluiten.

Omdat een Woo-contactfunctionaris de spin in het informatieweb wordt, is het ook de aangewezen persoon om de verdere implementatie van de Woo in Steenwijkerland te begeleiden. Het college heeft op 7 juni jl. besloten in te stemmen met het aanstellen van een Woo- contactpersoon. Woo-verzoeken Het aanstellen van een Woo-contactpersoon in Steenwijkerland is een mooi en natuurlijk moment om de afhandeling van Wob-verzoeken zoals die afgelopen jaren heeft plaatsgevonden te evalueren en te onderzoeken. Allereerst is gekeken naar de aantallen van de afgelopen jaren. Dat levert het volgende beeld op: 2019: 11 Wob-verzoeken; 2020: 21 Wob-verzoeken; 2021: 30 Wob-verzoeken. Op zich zegt het aantal verzoeken niet over de totale tijd die er aan wordt besteed omdat verzoeken sterk van elkaar verschillen qua aantal documenten dat openbaar moet worden gemaakt. Toch is er zeker een stijgende tendens, zowel in aantallen als in tijdsbesteding waar te nemen. Deze stijgende tendens zou kunnen worden veroorzaakt door het afnemende vertrouwen in overheidsorganen, maar kan ook zijn gelegen in het steeds meer bekend worden van de mogelijkheid tot het indienen van een Wob-verzoek. Het invoeren van de Woo biedt de mogelijkheid om de afhandeling van Woo-verzoeken beter te coördineren dan wel te centraliseren.

De teams leveren dan, net zoals nu het geval is, wel de College van burgemeester en wethouders - 12 juli 2022 - 2022_B&W_005444/4 gevraagde informatie aan. De beoordeling over de openbaarheid van die informatie, aan de hand van de Woo-criteria vindt dan echter plaats door de contactfunctionaris die de besluitvorming voor zijn of haar rekening neemt. Voordeel hiervan is dat het voor iedereen duidelijk is wie Woo-verzoeken afhandelt. De Woo-contactpersoon wordt dan meer specialist en de Woo-verzoeken kunnen met meer kennis en kunde worden afgehandeld. Overigens is het niet zo dat alle werkzaamheden van de contactpersoon bij een dezelfde functionaris en team moeten worden belegd. Er kan voor worden gekozen het informerende en voorlichtende deel bij een andere functionaris en team onder te brengen dan het meer coördinerende, beleidsmatige en juridische deel. Belangrijk is wel dat dat er voor inwoners en bedrijven 1 aanspreekpunt is en die kan dan weer doorverwijzen naar zijn of haar collega als dat nodig is. Op dit moment wordt gewerkt aan een verdere uitwerking van het functieprofiel voor de contactpersoon. Tot die tijd zijn een tweetal medewerkers van het Team Organisatieadvies aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot de contactpersoon en de invoering van de Wet Open Overheid. 2.4.

Cultuurverandering De invoering van de Woo zorgt er voor dat bestuurders en ambtenaren zich voortdurend moeten realiseren dat veel van wat ze appen, mailen, schrijven of sms’en (al dan niet actief) openbaar moet worden gemaakt. Dat is nu ook al zo, maar de Woo zorgt er voor dat openbaarmaking ruimer mogelijk wordt gemaakt, bijvoorbeeld met betrekking tot beleidsstukken en persoonlijke beleidsopvattingen. Laatstgenoemde weigeringsgrond zal wel blijven bestaan maar als het gaat om documenten ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming dienen ze wel, in niet tot personen herleidbare vorm, te worden verstrekt. Ook in alle werkprocessen zal het punt van de het openbaar maken aan de orde dienen te komen. Zeker voor wat betreft de actieve openbaarmaking zullen processen zodanig moeten worden ingericht dat het openbaar maken in het werkproces is ingebed. Voor de passieve openbaarmaking is nodig dat documenten goed vindbaar zijn en dat alle documenten ook daadwerkelijk worden bewaard in bijvoorbeeld het zaaksysteem. Bovenstaande vergt een cultuur waarin openbaarheid vanzelfsprekend wordt gevonden maar ook een cultuur waarin documenten zorgvuldig worden opgeslagen en bewaard. Ook in de totstandkoming van een dergelijke cultuur kan de Woo-contactfunctionaris een grote rol spelen.

Communicatie Met deze raadsinformatienota wordt de raad geïnformeerd over de inwerkingtreding van de Wet open overheid en de gevolgen daarvan voor de gemeente Steenwijkerland. Uiteraard zullen ook andere belanghebbenden, zowel binnen als buiten de organisatie, worden geïnformeerd over de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid en de gevolgen daarvan. Vervolg - Corona - Besluit In te stemmen met de informatienota over de Wet open overheid.