33.5 Rova verslag vergadering 18 mei 2017.pdf

NV ROVA Holding Steinfurtstraat 2 Postbus 200 8000 AE Zwolle IBAN NL28INGB0007745451 BIC INGBNL2A KVK nr. 05057813 VERSLAG Bijlage behorende bij agendapunt 2 vergadering AvA d.d. 7 december 2017 Aanwezig: Aandeelhouders: De heer G. Nijland (gemeente Aalten), de heer J. Buijtelaar (gemeente Amersfoort), de heer W. Heinen (gemeente Bunschoten), de heer R. van Leeuwen (gemeente Dalfsen), de heer R.C.J. de Vent (gemeente Hardenberg), de heer J.Th. van der Heeden (gemeente Hattem), de heer E. Spaan (gemeente Kampen), de heer M. Blind (gemeente Olst-Wijhe), de heer F. Niens (gemeente Raalte), de heer S. de Jong (gemeente Staphorst), de heer W. Brus (gemeente Steenwijkerland), de heer B. Engberts (gemeente Twenterand), de heer G. Post (gemeente Urk), de heer D. Visserman (gemeente Zwartewaterland) en de heer J.E. Brink (gemeente Zwolle) Raad van Commissarissen: De heer C. Verdaas (voorzitter), de heer J. Bossert, mevrouw L. Kaashoek, mevrouw S. Korthuis, de heer T. Breukink Directie en management: De heren V.E. van Dijk, M.W. van Lente, C.J.A. Peters Afwezig: Aandeelhouders: De heer F. van Dijk (AVU), de heer A. Steggink (gemeente Dinkelland), de heer G.J. van Dijk (gemeente Heerde), de heer G.A.A. Verkerk (gemeente Ommen), de heer R. Hoijtink (gemeente Oost Gelre), mevrouw W. Haverkamp-Wenker (gemeente Tubbergen), de heer H. Geertsma (gemeente Westerveld), de heer R.

Gommers (gemeente Winterswijk) en de heer G. de Kruif (gemeente Woudenberg) Onderwerp: Algemene vergadering van Aandeelhouders NV ROVA Holding Datum: 18 mei 2017 Locatie: NV ROVA Holding, Steinfurtstraat 2 te Zwolle Verslaglegging: M.J. de Kloet Kenmerk: HOLUIT/170830 1. Opening; vaststelling agenda De voorzitter, de heer Verdaas, opent de vergadering met de aanwezigen van harte welkom te heten. Bijzonder welkom gaat uit naar de heer Spaan van de gemeente Kampen die vandaag voor de eerste keer deelneemt aan deze aandeelhoudersvergadering. De heer Spaan stelt zich kort voor. De afmeldingen worden door de voorzitter medegedeeld; van de betreffende gemeenten zijn instemmingsverklaringen ontvangen op de voorliggende beslispunten. De voorzitter constateert vervolgens dat er voldoende quorum aanwezig is om over de geagendeerde voorstellen rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. De voorgestelde agenda wordt vastgesteld. 2 2. Introductie Victor van Dijk Victor van Dijk geeft een korte toelichting op zijn eerste ervaringen binnen ROVA. Hij ervaart ROVA als een professionele, warme organisatie. De komende jaren ziet hij kansen op het gebied van participatie en BOR. Ook zal de rol van ROVA binnen de circulaire economie verder ontwikkeld worden.

De organisatie ontwikkelt zich ook intern verder door, op het gebied van waarden, op het gebied van kennis, op het gebied van adviesvaardigheid en op de kwaliteit van dienstverlening in het algemeen. Victor geeft aan de komende weken graag met alle bestuurders ook persoonlijk verder kennis te willen maken en zegt uit te zien naar de samenwerking met alle gemeenten. 3a. Goedkeuring verslag AvA d.d. 1 december 2016 Het verslag van de AvA van 1 december 2016 wordt door de aandeelhouders goedgekeurd. 3b. Goedkeuring verslag Bijzondere AvA d.d. 23 januari 2017 Ook het verslag van de bijzondere AvA van 23 januari 2017 wordt door de aandeelhouders goedgekeurd. 4. Mededelingen Ter vergadering worden door de heer Van Lente de volgende mededelingen gedaan: Stand van zaken Vennootschapsbelasting Momenteel is er nog steeds geen volledige duidelijkheid over de invulling van deze nieuwe belastingplicht. Wel is door ROVA een aantal belangrijke stappen gezet. Zo kwalificeert ROVA zich als ‘samenwerkings- verband’. Branche-breed loopt nog steeds de discussie over de reikwijdte van deze verbanden en over niet- belastbare activiteiten. Tenslotte zal ROVA er alles aan doen om de belastbare activiteiten zoveel mogelijk te beperken. MVO certificering Om onze activiteiten te borgen en waar mogelijk te verbeteren is ISO 9001 en 14001 reeds ingevoerd binnen ROVA.

Om daarnaast ook een goede balans te borgen tussen economische doelen en milieudoelen en sociale doelen, heeft de directie besloten de organisatie te laten toetsen volgens de MVO prestatieladder (niveau 3). Inmiddels zijn alle voorbereidende handelingen volbracht en is ROVA voorgedragen voor certificering. Start Kompaan Een van de doelstellingen van ROVA is duurzame inzet van medewerkers. ROVA vindt het belangrijk om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werk, opleiding en begeleiding aan te bieden. Hiervoor is ROVA Kompaan, als apart onderdeel binnen ROVA, opgericht. Kompaan is zowel door ‘Kompaners’, ROVA medewerkers als externen positief ontvangen. Ontwikkelingen PMD dossier Op dit moment is er een tekort aan sorteercapaciteit in Nederland. Er is behoefte aan de realisatie van een of meerdere nieuwe sorteerinstallaties. Momenteel vinden er met een aantal belangrijke partners uit de sector (waaronder Afvalfonds) gesprekken plaats over de lange termijn strategie. Daarnaast wordt eind van dit jaar de huidige Raamovereenkomst geëvalueerd wat mogelijk leidt tot aanpassingen, onder andere in de tarieven. 5. Jaarverslag NV ROVA Holding 2016 De heer Van Lente geeft een korte samenvatting van de belangrijkste ontwikkelingen in het verslagjaar. Het jaarverslag draagt het toepasselijke thema ‘Beweging!’ vanwege de enorme dynamiek die zich in het omgevingsveld van ROVA voordoet.

Van Lente staat stil bij onderwerpen als de behaalde successen en vooruitblikken op het gebied van afval en BOR, service aan inwoners, goed werkgeverschap en excellente bedrijfsvoering. De volgende zaken worden daarna besproken: - De heer Nijland verwijst naar een actuele discussie in de gemeente Arnhem omtrent privacybescherming bij registratie van stortgegevens en vraagt wat hiervan de consequentie voor andere gemeenten kan zijn. De heer Van Lente antwoordt dat registratie in geval van Diftar is toegestaan, maar dat gemeenten vooraf altijd open en transparant moeten zijn in hetgeen ze vastleggen en waarvoor deze gegevens worden gebruikt. ROVA volgt de discussie op de voet en zal waar nodig acteren. 3 - De heer Brink vraagt wie eigenaar van de informatie is en onder welke condities ROVA bereid is gegevens te delen. De heer Van Lente geeft aan dat ROVA geen gegevens ter beschikking stelt aan derden. ROVA bewerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de gemeenten en koppelt enkel gegevens aan gemeenten terug. Om een en ander te borgen wordt met alle gemeenten een bewerkingsovereenkomst gesloten. Vervolgens gaat de heer Van Lente in op de jaarcijfers. Zijn toelichting is op 19 april al ambtelijk voorbesproken met de financiële ambtenaren in het zogenaamde AROF-overleg (Ambtelijk ROVA Overleg Financiën).

Naar aanleiding van de presentaties worden de volgende zaken besproken: - De heer Brink vraagt om in het jaarverslag onderscheid te maken tussen incidenteel en structureel resultaat. De heer Van Lente zegt de vraag te begrijpen maar geeft aan dat de regels omtrent de jaarverslaggeving dat niet toelaat. De heer Buijtelaar vraagt of het dan mogelijk is om op andere wijze daarvan een analyse te maken en die met de aandeelhouders te delen. De heer Van Lente geeft aan dat dit bij de vertrouwelijke toelichting inzichtelijk wordt gemaakt. - De heer Nijland vraagt hoe het resultaat op het gebied van BOR geprognotiseerd kan worden, aangezien we te maken hebben met seizoenschommelingen. De heer Van Lente geeft aan dat ROVA bij BOR werkt met productbladen. Hierdoor is inzichtelijke welke werkzaamheden tegen welke prijzen worden uitgevoerd. De risico’s als gevolg van seizoeninvloeden liggen dan in eerste instantie bij ROVA. Volgens de heer Nijland levert dat bij aannemers altijd een discussie op over meerwerk. De heer Van Lente antwoordt daarop dat ROVA ook niet als aannemer kan worden gezien en daarin dus een ander samenwerkingsmodel hanteert. - De heer Nijland vraagt of BOR-taken ook buiten aanbesteding kunnen worden inbesteed aan ROVA. De heer Van Lente antwoordt dat dit inderdaad kan en dat dit ook juridisch is getoetst.

- De heer Van der Heeden vraagt of de dienstverlening op het milieubrengstation ook aanbesteed dient te worden. Volgens de heer Van Lente is dat het geval als de waarde van deze diensten de drempelwaarde overstijgt. - De heer Visserman complimenteert de directie met het mooie resultaat. De heer Brink sluit zich daarbij aan en geeft aan met name ook de leesbaarheid van het verslag te waarderen. Volgens de heer Brink kan alleen de risicoparagraaf nog wel meer inhoudelijk worden uitgewerkt, bijvoorbeeld met betrekking tot de Vpb en de afhankelijkheid van ICT-systemen. De heer Van Lente geeft aan dat deze onderwerpen aandacht zullen krijgen bij komende jaarverslagen. Het door de directie en RvC aangeboden jaarverslag en de jaarrekening NV ROVA Holding over het boekjaar 2016 worden vervolgens door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgesteld. Voorts worden de voorstellen tot resultaatbestemming van houders van aandelen respectievelijk A, B en C door de algemene vergadering van aandeelhouders goedgekeurd. Na het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening wordt door de algemene vergadering van aandeelhouders decharge verleend aan de directie voor het door hen in het boekjaar 2016 gevoerde bestuur en wordt aan de Raad van Commissarissen decharge verleend voor het door hen in het boekjaar 2016 gehouden toezicht. 6.

Rooster van aftreden RvC De algemene vergadering van aandeelhouders stemt in met de herbenoeming van commissarissen Verdaas, Bossert en Korthuis. De heer Verdaas spreekt dank uit voor het in de RvC gestelde vertrouwen en geeft daarbij aan dat de RvC zelf de verantwoordelijkheid zal nemen om in de komende jaren een gefaseerde opvolging mogelijk te maken om te voorkomen dat straks drie commissarissen tegelijkertijd vervangen moeten worden. 7. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 8. Sluiting Om circa 15.15 uur wordt de vergadering door de voorzitter gesloten onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng.