33.1 College - Jaarverslag gemeentearchivaris 2019.pdf

Jaarverslag gemeentearchivaris over het beheer van d e archiefbewaarplaats, 2019 De gemeentearchivaris mei 2020 2/20 Foto Omslag: Vincent Erdin 3/20 Inhoudsopgave 1 Inleiding .............................................................................................................................................. 5 2 Kader ............................................................................................................................................... 6 3 Ontwikkeling .................................................................................................................................... 7 3.1 Inleiding ................................................................................................................................... 7 3.2 Samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel ........................................................... 7 3.2.1 Voorgeschiedenis ............................................................................................................ 7 3.2.2 Ontwikkelingen in 2019 ................................................................................................... 7 3.3 Ontwikkelingen privacywetgeving ..........................................................................................

8 3.4 Gerealiseerd ............................................................................................................................ 8 4 Reguliere taken ................................................................................................................................ 9 4.1 Inleiding ................................................................................................................................... 9 4.2 Verwerven ............................................................................................................................... 9 4.3 Beheer ................................................................................................................................... 10 4.3.1 Materiële verzorging ..................................................................................................... 10 4.3.2 Toegankelijk maken ....................................................................................................... 10 4.4 Dienstverlening...................................................................................................................... 10 4.4.1 Dienstverlening in cijfers ............................................................................................... 10 4.4.2 Traditionele dienstverlening .........................................................................................

11 4.4.3 Digitale dienstverlening ................................................................................................. 11 4.4.4 Interne dienstverlening ................................................................................................. 12 4.5 Gerealiseerd .......................................................................................................................... 12 5 Educatie, promotie en presentatie ............................................................................................... 13 5.1 Inleiding ................................................................................................................................. 13 5.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers ......................................................................... 13 5.3 Educatieve activiteiten .......................................................................................................... 13 5.3.1 Educatie voor kinderen ................................................................................................. 13 4/20 5.3.2 Educatie voor volwassenen ........................................................................................... 14 5.4 Promotie & presentatie .........................................................................................................

14 5.4.1 Dag van de Geschiedenis 2019 in Vollenhove ............................................................... 14 5.4.2 Bijeenkomst ter ere van afronden inventaris Gerard Buisman ..................................... 15 5.4.3 Social media ................................................................................................................... 15 5.4.4 In de media .................................................................................................................... 16 5.5 Gerealiseerd .......................................................................................................................... 16 6 Personeel en vrijwilligers ............................................................................................................... 17 6.1 Inleiding ................................................................................................................................. 17 6.2 Personeel ............................................................................................................................... 17 6.3 Vrijwilligers ............................................................................................................................ 17 6.4 Middelen ...............................................................................................................................

18 7 Conclusie ....................................................................................................................................... 19 Bijlage: Kerngegevens over het gemeentearchief per 31 december 2019 ........................................... 20 5/20 1 Inleiding In dit verslag over het jaar 2019 wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht ten aanzien van de historische archieven van de gemeente Steenwijkerland. Deze werkzaamheden werden uitgevoerd door de cluster Gemeentearchief onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris. In 2019 lag de nadruk, naast de reguliere werkzaamheden, op voorbereiding van een eventuele toetreding tot het Historisch Centrum Overijssel (HCO) en werkzaamheden, die nodig waren als gevolg van de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vanwege het belang van deze thema’s is daar een apart hoofdstuk aan gewijd. De rapportage is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 het kader geschetst voor deze rapportage. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de samenwerking met het HCO en de werkzaamheden als gevolg van de invoering van de AVG. In hoofdstuk 4 komt de reguliere taakuitvoering van het gemeentearchief aan de orde.

Uitzondering zijn de publieksactiviteiten als educatie, promotie en presentatie; die worden apart in hoofdstuk 5 behandeld. Vervolgens komen in hoofdstuk 6 personeel, vrijwilligers en middelen aan de orde. Afgesloten wordt met een conclusie. In tegenstelling tot voorgaande jaren wordt er aan het eind van de hoofdstukken geen korte vooruitblik gegeven. De ontwikkelingen rond het Corona-virus maken het onmogelijk om zinvolle uitspraken te doen over de te verwachten resultaten in 2020. 6/20 2 Kader De werkzaamheden van de cluster Gemeentearchief en de positie van de gemeentearchivaris vinden hun grondslag in de Archiefwet 1995 (AW1995). Op grond van de AW1995 is de gemeentearchivaris beheerder van de historische archieven en documentaire collecties van gemeente, die tezamen ook worden aangeduid met het ‘gemeentearchief’. Het gemeentearchief omvat zowel gemeentelijke archieven zijn, die op grond van de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats1, als particuliere archieven en collecties. Deze archieven en collecties bevinden zich in de archiefbewaarplaats van de gemeente in de nieuwbouw van het gemeentehuis. De taken van de gemeentearchivaris ten aanzien van het gemeentearchief bestaan enerzijds uit wettelijke taken en anderzijds uit een bestuurlijke opdracht.

De wettelijke taken omvatten in essentie het beheer2 van en de dienstverlening uit de archieven en collecties in de archiefbewaarplaats. De bestuurlijke opdracht is gebaseerd op een raadsbesluit uit 2008 en een collegebesluit uit 2016, en bestaat uit:  verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties  bredere inzet op digitalisering van archieven en internet  meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen)  cultuureducatie. Over de uitvoering van die taken moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen. Die verplichting vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefverordening 2016, waarin is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. Deze rapportage is ook bedoeld als een belangrijk onderdeel van dat verslag. Deze rapportage is één van de twee rapportages van de gemeentearchivaris, die daarvoor gebruikt worden. De andere rapportage is de rapportage over de toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris. Die rapportage zal afzonderlijk aan het college en de raad worden aangeboden.

Tot slot moet de gemeente in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) Gedeputeerde Staten informeren over het archief- en informatiebeheer. Ook daar zal deze rapportage voor gebruikt worden. Deze rapportage is niet alleen een verantwoording over de wettelijke taken, maar ook een verantwoording over de uitvoering van de bestuurlijke opdracht voor het gemeentearchief. 1 Gemeentelijke archieven moeten uiterlijk na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en worden dan openbaar en komen onder beheer van de gemeentearchivaris. 2 Onder beheer wordt verstaan, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de archieven 7/20 3 Ontwikkeling 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de twee belangrijkste ontwikkelingen, die voor het gemeentearchief in de periode 2019 speelden, behandeld. Als eerste komt de samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) aan de orde. Vervolgens worden de ontwikkelingen rond de privacywetgeving behandeld. 3.2 Samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel 3.2.1 Voorgeschiedenis De archiefsector is volop in beweging. Met name de steeds verder gaande rol van digitalisering in de samenleving, brengt continu nieuwe juridische, inhoudelijke en technische uitdagingen, die op beleidsniveau een toenemend en onevenredig groot beslag op de capaciteit van het gemeentearchief leggen.

Ook de toezichthoudende taak van de gemeentearchivaris wordt door die ontwikkelingen steeds complexer. Om die uitdagingen zo goed en efficiënt mogelijk het hoofd te kunnen bieden, heeft de gemeenteraad in 2018 opdracht aan het college gegeven om mogelijkheden van een verdergaande samenwerking met het HCO uit te werken. Die samenwerking zou moeten bestaan uit het toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel, waarbij het archief en de fysieke dienstverlening echter in Steenwijkerland blijven. Voor de medewerkers en vrijwilligers zou dit tot gevolg hebben dat zij overgaan naar het Historisch Centrum Overijssel, maar dat de werkplek in het gemeentehuis van Steenwijkerland blijft. Hiervoor is een project ingesteld met als projectleider de teamleider Beleid Leefwereld. Het project is in het derde kwartaal van 2018 gestart en de voorbereiding voor de definitieve besluitvorming over toetreding was grotendeels gereed. De bedoeling was om voor de zomer van 2019 een advies hierover ter besluitvorming aan het college en de gemeenteraad aan te bieden. 3.2.2 Ontwikkelingen in 2019 In de loop van 2019 deed zich echter ook een belangrijke landelijke ontwikkeling voor, die van invloed kon zijn op de mogelijke samenwerking. Het rijk gaf aan dat zij zich wilde terugtrekken uit de regionale historische centra, waarvan het Historisch Centrum Overijssel er één is.

Dit zou verregaande financiële en organisatorische consequenties kunnen hebben voor de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Maar de aard en omvang van die consequenties waren aanvankelijk nog onduidelijk. In die onzekere situatie was het onverstandig om haast te maken de toetreding van de gemeenschappelijke regeling door Steenwijkerland. Daarom is het project voor de samenwerking in mei 2019 tijdelijk opgeschort. Eind 2019 was er meer duidelijkheid. Het rijk was van plan wel uit te treden, maar de financiering te handhaven. Ook de gevolgen voor de collectie en de organisatie zouden gering zijn. De signalen voor het opnieuw opstarten van het project voor de samenwerking stonden daarmee weer op groen. In verband met een reorganisatie van het ambtelijk apparaat van Steenwijkerland, moest er wel een nieuwe interne projectleider gezocht worden. Omdat die tot op heden niet is gevonden, is het project nog niet opnieuw opgestart. Vanwege de ontwikkelingen rond het coronavirus is het nog onduidelijk wanneer het wel weer opgestart gaat worden. 8/20 3.3 Ontwikkelingen privacywetgeving Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze Europese verordening heeft de Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen.

Het was bij de inwerkingtreding van de AVG niet duidelijk welke consequenties dit precies zou hebben voor de archiefsector. De verhouding tussen de AVG en de Archiefwet 1995 is complex. De AVG heeft als Europese wetgeving weliswaar voorrang op de nationale Archiefwet 1995, maar heeft slechts betrekking op een deel van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft de Archiefwet 1995 zelf ook bepalingen over de bescherming van de privacy, die in sommige situaties wel en in andere niet worden ‘overruled’ door de AVG. Ook zijn de uitgangspunten van de wetten verschillend. De Archiefwet 1995 gaat uit van het principe ‘openbaar tenzij’ en de AVG van ‘gesloten tenzij’. Het was daarom nodig om de verhouding tussen de wetten goed in kaart te brengen en procedures op te stellen, die recht doen aan beide wetten. In het najaar van 2018 is daarom opdracht gegeven aan een externe consultant voor een advies over de implementatie van de AVG. Dat advies is in 2019 gereed gekomen en samen met actielijst aan het college ter besluitvorming aangeboden. Op basis van de vervolgens door het college vastgestelde uitgangspunten en actielijst, heeft de gemeentearchivaris in samenspraak met de Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming een projectplan opgesteld en vastgesteld.

De belangrijkste en meest tijdsintensieve actie uit het projectplan behelsde het aanpassen en waar nodig uitbreiden van de openbaarheidsbeperkingen, die worden gesteld aan archiefstukken met vertrouwelijke persoonsgegevens. Andere maatregelen betreffen het aanpassen van de procedures, bezoekersreglement en de standaardmodellen voor overeenkomsten voor de schenking en inbewaargeving van archieven. De uitvoering van dit project is op het moment van schrijven in volle gang en wordt hopelijk in 2020 afgerond. Omdat er hoofdlijnen goed duidelijk is wat er moet gebeuren, maar er meer op uitvoeringsniveau (ook landelijk) nog veel vragen zijn, heeft de gemeentearchivaris zitting genomen in een landelijke werkgroep van brancheorganisatie KVAN/ BRAIN. Deze werkgroep moet komen met voorbeelden, modellen en procedures voor de privacybescherming in de archiefsector.

3.4 Gerealiseerd - Voorbereiding college- en raadsadvies over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (tijdelijk stopgezet), onder projectleiding van de teamleider Beleid Leefwereld - Collegebesluit over advies naar de gevolgen van de invoering van de AVG, inclusief uitgangspunten voor het vervolg en een actielijst - Projectplan ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’ vastgesteld door de gemeentearchivaris - Start project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’ - Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen 9/20 4 Reguliere taken 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe in 2019 vorm is gegeven aan de reguliere taken van het gemeentearchief. Daarbij wordt achtereenvolgens ingegaan op verwerven, beheer, dienstverlening en overige activiteiten. Aan educatie, promotie en presentatie is een apart hoofdstuk gewijd. In 2019 hebben de reguliere taken restauratie en digitalisering minder aandacht gekregen. Een ruim deel van het structurele budget van het gemeentearchief was in 2019 gereserveerd ten behoeve van kosten voor de toetreding tot het HCO. Dit geld kon daarom in 2019 niet besteed worden aan restauratie en digitalisering.

4.2 Verwerven Met verwerven wordt hier zowel bedoeld de formele overbrenging van gemeentelijke archieven op grond van de Archiefwet 1995, als de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen. In april 2019 zijn middels een collegebesluit alle bouwvergunningarchieven van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Omdat deze bouwvergunningarchieven ook persoonsgegevens bevatten en een archief na overbrenging openbaar wordt, is het collegeadvies over de overbrenging tot stand gekomen in overleg met de Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming. In 2019 zijn er geen grote acquisities geweest van particuliere archieven. Wel zijn er een aantal fraaie en interessante kleinere archieven en losse archiefstukken verworven. Voorbeelden hiervan zijn een aantal fraaie ‘schoonschrijfschriften’ met kalligrafie uit het begin van de 19e eeuw, en een fraai vormgegeven fotoalbum uit 1939, gemaakt ter gelegenheid van burgmeester G.W. Stroink van Steenwijkerwold. Dit album is bijzonder omdat het een goed en mooi beeld geeft van de gemeente Steenwijkerwold en haar bewoners in 1939. De inbewaargeving van de, voor tentoonstellingen en educatieve doeleinden belangrijke, Collectie Oorlogsdocumentatie Klaas Verbeek is in 2019 omgezet naar een schenking.

Ook in 2019 werd de collectie van het gemeentearchief weer uitgebreid met door een vrijwilliger gemaakte foto’s van kenmerkende straatbeelden, gebouwen en evenementen. Daarmee wordt ook voor toekomstige generaties vastgelegd hoe mooi de gemeente eruit ziet. Een afbeelding uit het geschonken album met daarop twee veldwachters voor het voormalige gemeentehuis in Steenwijkerwold 10/20 4.3 Beheer Beheer omvat de werkzaamheden, die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting om de archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’3. Beheer omvat zowel de materiële verzorging, als het toegankelijk maken van archieven en collecties. 4.3.1 Materiële verzorging In 2019 waren er geen bijzondere ontwikkelingen rond de materiële verzorging. De beschikbare ruimte in de archiefbewaarplaats is beperkt, maar er zijn nog geen ruimteproblemen. Als er zich geen uitzonderlijke situaties voordoen, is er ook de komende twee jaar nog voldoende ruimte. 4.3.2 Toegankelijk maken Een belangrijke toegang, die in 2019 gereed is gekomen, is de inventaris van het archief van de streektroubadour Gerard Buisman. Dit archief is geheel toegankelijk gemaakt door vrijwilligers van het gemeentearchief (zie ook hoofdstuk 5). Vrijwilligers zijn ook belangrijk voor andere projecten voor het (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties.

Zij scannen en beschrijven het fotoarchief, maken de openbare registers van de burgerlijke stand op naam en de 19e en begin 20e-eeuwse raadsnotulen op agendapunt toegankelijk. Ook maakt een vrijwilliger een index op een 19e-eeuwse kroniek van de geschiedenis van Steenwijk. De werkzaamheden van de vaste medewerkers met betrekking tot de toegankelijkheid richtten zich in 2019 vooral op voortzetting van project om de adressen van de bouwvergunningen te actualiseren en op het aanpassen van de openbaarheidsbeperkingen (zie paragraaf 3.3). Inventaris archief G.R. Buisman (foto omslag: Herry de Vries) 4.4 Dienstverlening 4.4.1 Dienstverlening in cijfers Archieven worden bewaard om geraadpleegd te worden. Daarom is de dienstverlening één van de belangrijkste taken van een gemeentearchief. Dienstverlening omvat zowel het traditionele inzage geven van archiefbescheiden in de studieruimte, als ook de dienstverlening via het internet. Hierna worden de belangrijkste cijfers over het gebruik weergegeven in tabelvorm. In de volgende paragrafen worden ze nader toegelicht. 3 Archiefwet 1995, artikel 3.

11/20 Gebruik gemeentearchief Aard gebruik Aantal 2016 2017 2018 2019 Bezoekers studieruimte 125 268 247 151 Zoekacties internet via de eigen website 114.000 85.403 77.654 69.008 Pageviews via de eigen website 480.771 279.428 282.588 205.828 Geraadpleegde aktes via de website www.openarch.nl 9974 43.699 55.078 56.838 4.4.2 Traditionele dienstverlening De traditionele dienstverlening in de studieruimte is na een forse groei in 2017 en 2018 weer gedaald. De toename in 2017 en 2018 werd veroorzaakt doordat vanaf 2017 ook de inzage ook de inzage in bouwvergunningdossiers door het gemeentearchief wordt gegeven. Daarvoor werd die inzage verstrekt door de Balie Bouwen en Vergunningen. Deze dienstverlening is in de tweede helft van 2018 al voor een belangrijk deel gedigitaliseerd. Dat is ook de oorzaak, dat de dienstverlening in de studieruimte weer is afgenomen. 4.4.3 Digitale dienstverlening Informatie uit het gemeentearchief wordt via diverse kanalen digitaal aangeboden aan de burger. In de eerste plaats is dat via de eigen website. Maar daarnaast zijn er ook andere kanalen bij andere organisaties. De Koninklijke Bibliotheek heeft uit de collectie van het gemeentearchief de Opregte Steenwijker Courant gedigitaliseerd en biedt die aan op de landelijke website www.delpher.nl.

De gedigitaliseerde openbare bevolkingsregisters worden op grond van de Wet Hergebruik Overheidsinformatie als open data beschikbaar gesteld. Het Centraal Bureau Genealogie en een particulier hebben die open data opgevraagd en vervolgens beschikbaar gesteld via de landelijke websites www.wiewaswie.nl, respectievelijk www.openarch.nl. Gegevens uit de openbare registers van de Burgerlijke Stand, die in een gezamenlijk project met het Historisch Centrum Overijssel nader worden ontsloten, worden eveneens beschikbaar gesteld via de website www.wiewaswie.nl. Statistieken over het gebruik van de Steenwijkerlandse bronnen zijn echter alleen voor de eigen website en voor www.openarch.nl beschikbaar. Het daadwerkelijke gebruik zal dan ook aanmerkelijk hoger zijn, dan de beschikbare cijfers doen vermoeden. De achteruitgang van het aantal zoekacties en pageviews van de eigen website kan ook verklaard worden uit beschikbaar zijn van data op andere websites. De meest populaire digitale bron van het gemeentearchief vormen de openbare bevolkingsregisters. Deze waren voor 2019 beschikbaar via de eigen website en www.openarch.nl. In januari 2019 zijn deze registers ook beschikbaar gekomen via de populaire genealogische website www.wiewaswie.nl. Dit was waarschijnlijk een reden dat de 12/20 raadpleging via de eigen website wat is afgenomen.

Maar het is ook aannemelijk dat het totale gebruik van de digitale bronnen van het gemeentearchief daardoor juist is toegenomen. 4.4.4 Interne dienstverlening Behalve aan de burger verleent het gemeentearchief ook diensten aan de bestuurders en ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland. In de meeste gevallen gaat het om het inzage geven in (fysieke) dossiers, die onder beheer vallen van het gemeentearchief. Maar in voorkomende gevallen wordt ook onderzoek verricht en advies gegeven over historische onderwerpen. Een, voor de eigen bedrijfsvoering, veel geraadpleegde bron uit het gemeentearchief wordt gevormd door de bouwvergunningarchieven. Omdat deze archieven gedigitaliseerd zijn, is de dienstverlening hieruit aan collega’s vrijwel geheel digitaal. Zij hoeven nu geen fysieke dossiers meer te raadplegen.

4.5 Gerealiseerd - Verwerving van een bijzonder fotoalbum uit 1939 over het afscheid van burgemeester Stroink van Steenwijkerwold, evenals enige fraaie schoonschrijfschriften - De inbewaargeving van Collectie Oorlogsdocumentatie Klaas Verbeek is omgezet naar een schenking - Afronding inventaris van het archief van de streektroubadour Gerard Buisman - Uitbreiding bereik van de gedigitaliseerde openbare bevolkingsregisters door het beschikbaar komen op de landelijke genealogische website www.wiewaswie.nl 13/20 5 Educatie, promotie en presentatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe invulling is gegeven aan de opdracht voor educatieve activiteiten en promotie en presentatie van het gemeentearchief. De in dit hoofdstuk beschreven taken vloeien niet voort uit de Archiefwet 1995, maar uit de bestuurlijke opdracht die het gemeentearchief in 2008 heeft gekregen en die in 2016 is herbevestigd en uitgebreid. 5.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers In de onderstaande tabel worden de cijfers weergegeven van de aantallen deelnemers van educatieve en promotionele activiteiten van het gemeentearchief. Voor social media zijn de cijfers weergegeven over Facebook. Van het gebruik van Twitter in die periode zijn geen gegevens meer te reconstrueren. In de komende paragrafen worden de activiteiten verder inhoudelijk toegelicht.

Soort activiteit Aantal 2016 2017 2018 2019 Deelnemers aan educatieve activiteiten (kinderen en volwassenen) 180 444 162* 224* Deelname aan Dag van de Geschiedenis n.v.t. Ca. 150 Ca. 200 Ca. 130 Volgers op Facebook op 31 december 976 1167 1264 1366 * Het verschil in aantal deelnemers aan educatieve activiteiten in 2017 en 2018 is te verklaren uit het feit dat in 2018 hetzelfde programma werd aangeboden als in 2017. Een groot deel van de scholen had de erfgoedles daarom al in 2017 gehad. In 2019 is er een maximum aan het aantal inschrijvingen toegekend in het cultuurmenu i.v.m. de destijds verwachtte drukte rondom de samenwerking met het HCO 5.3 Educatieve activiteiten 5.3.1 Educatie voor kinderen In 2017 is na de succesvolle erfgoedles ‘op zoek naar verhalen uit het verleden’, gestart met de nieuwe erfgoedles ‘op zoek naar je voorouders’. In deze erfgoedles staan, net zoals in de vorige erfgoedles, de volgende vragen centraal: wat is archief nu eigenlijk? Waarom is het archief een belangrijke bron als je iets wilt leren over (lokale) geschiedenis? Nieuw is dat de kinderen leren dat het archief een belangrijke bron is als ze iets te weten willen komen over hun voorouders.

Wie waren zij? Waar woonden ze? Welke beroepen oefenden zij uit? Waar komt de achternaam vandaan en wat heeft Napoleon daar mee te maken? Na afloop maken de leerlingen een eigen geboorteakte met kroontjespen, precies zoals de ambtenaar van de burgerlijke stand dat vroeger deed. 14/20 Het eerste jaar maakten 17 groepen kennis met het papieren erfgoed van de gemeente Steenwijkerland, in totaal 379 leerlingen uit groep 5 en 6, plus circa 65 begeleiders. In het schooljaar 2019-2020 waren dat 209 leerlingen en circa 40 begeleiders. 5.3.2 Educatie voor volwassenen Naast erfgoedlessen voor kinderen organiseert het gemeentearchief sinds 2015 ook cursussen voor volwassenen. Tot en met 2017 was dit een cursus archiefonderzoek, die in samenwerking met de Volksuniversiteit Steenwijkerland/Meppel werd georganiseerd en elk jaar was volgeboekt. Tijdens de cursussen archiefonderzoek bleek dat er ook veel behoefte was aan een vervolgcursus, die gericht is op het lezen van oude handschriften om zo het archiefonderzoek beter te kunnen uitvoeren. Daarom is er in 2018 en 2019 voor gekozen om geen cursus Archiefonderzoek te geven, maar een cursus Oud Schrift. Ook deze cursus werd georganiseerd in samenwerking met de VUSO en was beide jaren met 15 cursisten volgeboekt. In 2019 zijn daarvoor in het gemeentehuis in de periode oktober tot en met december 6 cursusavonden geweest.

5.4 Promotie & presentatie 5.4.1 Dag van de Geschiedenis 2019 in Vollenhove In 2017 is er voor gekozen om de deelname van het gemeentearchief aan de landelijke Maand van de Geschiedenis een iets andere invulling te geven. Voorheen bestond de deelname uit het organiseren van een Archievendag; nu is dat de Dag van de Geschiedenis geworden. In plaats van het gemeentehuis als locatie, is besloten om naar de plaatsen te gaan waar de verhalen - die opgeslagen liggen in ons archief - hebben plaatsgevonden. Hierbij is de samenwerking met lokale musea en verenigingen gezocht, om zo gezamenlijk deze verhalen te delen en een groter publiek te kunnen bereiken. Met een wat meer op beleving gerichte opzet, hopen we ook een groter publiek te bereiken. In 2019 werd de Dag van de Geschiedenis in Vollenhove gehouden. Aan de hand van het landelijke thema ‘Zij/hij’, een thema dat werd gekozen is in het kader van 100 jaar vrouwenkiesrecht en de #MeToo discussie, een programma opgesteld in samenwerking met Stadsmuseum Vollenhove. Het museum verzorgde thema-rondleidingen, het gemeentearchief droeg zorg voor een lezingenserie in de Mariakerk. Wethouder Trijn Jongman verzorgde de opening en vertelde daarbij over haar eigen ervaring als wethouder en ook had ze zich laten inspireren door andere vrouwen die actief waren geweest in lokale politiek. Sprekers waren Josje Nieuwenhuys en Frouk Alice Weijs.

Josje vertelde over twee heldhaftige vrouwen die onderduikers hielpen in de oorlog. Frouk Alice Weijs, columniste, vertelde over de vrouwen in haar familie en las daarbij uit haar eigen werk voor. Collega Roel Lensen vertelde bijzondere verhalen over vrouwen in Vollenhove aan de hand van bronnen uit het gemeentearchief. Na afloop werd het thema tot leven gewekt aan de hand van een modeshow over vrouwenemancipatie (van korset tot broekpak) in de tuinen van Marxveld (zie afbeelding hiernaast).

15/20 5.4.2 Bijeenkomst ter ere van afronden inventaris Gerard Buisman Op vrijdag 17 mei is er een feestelijke bijeenkomst georganiseerd in het gemeentehuis ter ere van het afronden van de inventarisatie van het archief van streektroubadour Gerard Buisman. Drie vrijwilligers van het gemeentearchief hebben hier enkele jaren aan gewerkt. Wethouder Trijn Jongman verzorgde een inleiding, de vrijwilligers werden in het zonnetje gezet en een eerste exemplaar van de inventaris werd over gedragen aan de weduwe van Gerard Buisman. Wethouder Jongman draagt de eerste inventaris over aan Alie Buisman. Foto V. Erdin 5.4.3 Social media Ter promotie van het archief en onze activiteiten en ook ter bevordering van het raadplegen van onze stukken gebruik wij onze sociale media (Facebook en Twitter) als instrument. Regelmatig posten we berichtjes over foto’s en archiefstukken uit onze collecties en promoten we onze activiteiten zoals de Dag van de Geschiedenis en de cursus paleografie. Ons bereik via deze kanalen is hoog; gemiddeld bereiken we met een bericht zo’n 1000 personen en het aantal volgers stijgt jaarlijks. 16/20 5.4.4 In de media Net zoals in voorgaande jaren besteed de lokale en provinciale pers regelmatig aandacht aan nieuwsberichten vanuit het gemeentearchief.

In 2019 werd aandacht besteed aan het afronden van de inventaris van Gerard Buisman in de vorm van een reportage op RTV Oost4, een artikel in de krant, en een interview met collega Roel Lensen op RTV Slos. Ook werd collega Martine de Boer geïnterviewd voor een artikel in de Stentor over de Dag van de Geschiedenis. 5.5 Gerealiseerd - Erfgoedles ‘Op zoek naar je voorouders’ voor basisscholieren in het schooljaar 2019-2020 - Cursus ‘Oud Schrift’ in 2019 (in samenwerking met de VUSO) - Organisatie van de Dag van de Geschiedenis 2019 met als thema Zij/hij - Feestelijke bijeenkomst ter ere van het afronden van de inventaris van Gerard Buisman door onze vrijwilligers - Aandacht in de media voor onze activiteiten 4 Te bekijken via https://www.rtvoost.nl/media/136378/Materiaal-van-Gerard-Buisman-veilig-in-het-archief- van-Steenwijkerland 17/20 6 Personeel en vrijwilligers 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de inzet van personele middelen ten behoeve van het gemeentearchief. Aparte vermelding wordt gemaakt van de inzet van vrijwilligers, die een bijzonder waardevolle bijdrage hebben geleverd aan het op orde brengen van het gemeentearchief en het nader toegankelijk maken en digitaliseren van archieven. 6.2 Personeel De vaste bezetting van het gemeentearchief bestond uit een gemeentearchivaris en twee medewerkers gemeentearchief.

De formatie is, doordat een medewerker korter is gaan werken, in 2019 kleiner geworden dan in 2018. In 2018 was de formatie 2,89 FTE; in 2019 2,78. Vanaf 1 november 2019 is daarnaast één van de twee medewerkers gemeentearchief tijdelijk voor 16 uur per week gedetacheerd bij het Historisch Centrum Overijssel. Voor deze uren is uiteindelijk in 2020 vervanging gekomen. Voor 2019 betekende dit echter, dat er minder tijd dan verwacht, kon worden besteed aan het AVG- project en het toegankelijk maken van archieven. 6.3 Vrijwilligers Per 1 januari 2019 had het gemeentearchief 11 enthousiaste vrijwilligers, waarvan de meeste al vele jaren actief zijn voor het gemeentearchief. De vrijwilligers voeren niet wettelijke taken uit. De werkzaamheden zijn daarom niet minder belangrijk. Zonder de vrijwilligers waren er geen grote projecten mogelijk als de digitalisering van de burgerlijke stand en het bevolkingsregister. Beide heel belangrijke bronnen voor genealogen. In 2019 hebben twee vrijwilligers besloten om te stoppen met hun vrijwilligerswerk. Beide zijn ruim meer dan 10 jaar werkzaam geweest voor het gemeentearchief. Vrijwilligersuitje in Willemsoord. Foto V. Erdin 18/20 Ook in 2019 heeft het gemeentearchief als blijk van waardering voor de inzet van de vrijwilligers ook een vrijwilligersuitje voor hen georganiseerd.

Het uitje stond dit jaar, met een bezoek aan Willemsoord, in het teken van de Koloniën van de Maatschappij van Weldadigheid. 6.4 Middelen Het gemeentearchief heeft jaarlijks een structureel budget van ca. € 29.000,-. Dat bedrag wordt ingezet voor onder meer restauratie, digitalisering en ontsmetting van archief. Ook wordt het gebruikt voor de aanschaf van boeken, tijdschriften e.d. die betrekking hebben op geschiedenis en cultuur van Steenwijkerland. Verder worden uit dit budget vrijwilligerskosten betaald en wordt er incidenteel de inhuur van tijdelijk personeel betaald. Met de vaststelling van de Perspectiefnota 2018 was € 30.000 extra gereserveerd voor de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Dit bedrag was bestemd voor eenmalige ontvlechtingskosten. Omdat dit niet helemaal toereikend leek, is binnen het eigen budget historisch archief in 2019 aanvullend € 15.000 extra gereserveerd voor de voorbereiding van de toetreding. Omdat het proces voor toetreding tot de gemeenschappelijke regeling is stopgezet, konden de hiervoor gereserveerde budgetten niet in 2019 worden ingezet. Ze blijven beschikbaar in 2020. Doordat een heel ruim deel van het structurele budget (meer dan 50 %) gereserveerd was voor de toetreding tot het HCO, kon dit niet worden besteed aan restauratie en digitalisering.

Deze taakvelden hebben het afgelopen jaar daarom minder aandacht gekregen. 19/20 7 Conclusie In 2019 beheerst door drie grote thema’s. De samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel, het auteursrecht en de privacybescherming. De kwesties rond het auteursrecht en de privacybescherming zijn niet uniek voor Steenwijkerland en niet uniek voor de afgelopen periode. De spanning tussen het streven naar openbaarheid en transparantie enerzijds en de grenzen daaraan anderzijds, zal ook de komende jaren voor uitdagingen zorgen in de Nederlandse archiefsector. In de nabije toekomst zullen de nieuwe Wet Open Overheid en een herziening van de Archiefwet op dit vlak mogelijk weer nieuwe uitdagingen voor het gemeentearchief brengen. Privacybescherming en auteursrecht blijven hoe dan ook belangrijk aspecten van het werk van het gemeentearchief. Zorgvuldigheid daarbij is van groot belang in verband met de bescherming van de rechten van burgers. Maar daarnaast is zorgvuldigheid ook geboden vanwege de risico’s op rechtszaken, klachten en claims.

De ontwikkelingen rond het auteursrecht en de privacywetgeving en binnenkort de komst van een nieuwe Archiefwet en wellicht ook de Wet Open Overheid onderschrijven ook de noodzaak om dit soort specialistische uitdagingen in een groter verband aan te pakken en daarmee ook de keuze voor een verdergaande samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel. 20/20 Bijlage: Kerngegevens over het gemeentearchief per 31 december 2019 Omschrijving Aantal Omvang collectie in m1 1750 Aantal archieven en collecties Ca. 200 Oudste stuk Stadsrechten van Vollenhove (1354) Aantal medewerkers 3 (2,78 FTE) Aantal vrijwilligers 9 Aantal bezoekers studieruimte in 2018 151 Aantal deelnemers aan educatieve activiteiten en Dag van de Geschiedenis in 2018 362 Aantal digitale zoekvragen in 2018 via de eigen website 69.008 Aantal volger op facebook per 31-12-2019 1350