33.1 College 3.1 - Inwonersinitiatieven Bijlage 1 - Werkwijze.pdf

Stappenplan werkwijze 1 Oproep De gemeente doet een brede oproep, welke aansprekend is voor alle inwoners. 2 Doorlooptijd en moment van indienen De subsidie kan op ieder moment aangevraagd worden (‘zolang de voorraad strekt’). Initiatiefnemers kunnen via een simpel aanvraagformulier (digitaal en fysiek) hun idee indienen. Aanvragen komen binnen bij de gemeente. Na het indienen van het aanvraagformulier ontvangt de initiatiefnemer een ontvangstbevestiging. Per e-mail, of (wanneer er geen emailadres bekend is) per post. 3 Ontvankelijkheidstoets De gemeente doet de ontvankelijkheidstoets. Het betreft een eenvoudige toets. Het gaat hier om de vraag: Is de aanvraag compleet en voorzien van: o Contactgegevens. o Beschrijving activiteit. o Begroting / kostenoverzicht. o Dekkingsplan. Initiatiefnemers van aanvragen die niet compleet zijn, krijgen de kans om de aanvraag aan te vullen. Bij een grote (inhoudelijke) aanvulling geldt: Het tijdstip van indienen van de aanvulling is bepalend voor de volgorde van beoordeling. Bij een kleine aanvulling (bijvoorbeeld het toevoegen van contactgegevens) geldt: Het tijdstip van indienen blijft ongewijzigd. 4 Check gemeentelijk beleid / wetgeving vergunningen / gemeentelijke subsidieregelingen De gemeente: 1) Controleert op eventuele strijdigheid met gemeen telijk beleid en/of (landelijke) wetgeving.

2) Controleert of een eventueel benodigde vergunnin g ook daadwerkelijk verleend kan worden. Een ‘negatieve’ uitkomst van deze check en de motivatie wordt gedeeld met de commissie. Bij een ‘negatieve’ uitkomst, kan de subsidie niet worden verleend. Daarnaast doet de gemeente een subsidiecheck. Daar waar een initiatief (deels) uit een andere gemeentelijke subsidieregeling gesubsidieerd kan worden, wordt dat ook gedaan. Dit om de € 80.000,- zo efficiënt mogelijk te besteden. 5 Inhoudelijke beoordeling De beoordeling wordt gedaan door de commissie. Het gaat hier om de vraag: Voldoet het initiatief aan de gestelde criteria? Het betreft een eenvoudige ja/nee-toets. De criteria zijn: 1) Het initiatief draagt bij aan het verbeteren van de leefbaarheid. Ja / Nee 2) Het initiatief is geen commerciële, politieke, o f religieuze activiteit. Ja / Nee 3) De subsidie is bedoeld als aanjager voor de ontw ikkeling / realisatie van een idee. Niet voor de (dagelijkse / toekomstige) exploitatie. Ja / Nee. 4) Het initiatief is niet gericht op een individu. Ja / Nee. 5) Het initiatief krijgt draagvlak vanuit de omgevi ng. Ja / Nee. 6) Minimaal 20% van de kosten van het initiatief wo rdt gedekt door middel van cofinanciering (andere subsidies, fondsen, sponsoren, entreegelden, zelfwerkzaamheid…). Ja / Nee. Als alle vragen met ‘ja’ beantwoord worden, komt het initiatief in aanmerking voor subsidie.

Met de commissie worden afspraken gemaakt over de manier / frequentie van vergaderen. De commissie behoudt het recht om nadere informatie in te winnen, wanneer een aanvraagformulier onduidelijk is. Initiatiefnemers van aanvragen die niet duidelijk zijn, krijgen de kans om de aanvraag aan te vullen. Het tijdstip van indienen van de aanvulling is bepalend voor de volgorde van beoordeling. 6 Besluit en betaling De commissie geeft een zwaarwegend advies aan de gemeente. De gemeente neemt formeel het besluit (in mandaat). De gemeente stuurt een brief met het besluit en geeft opdracht tot betaling. De gemeente blijft beheerder van de financiën. De betaling kan ongeveer binnen 2 weken plaatsvinden. Een negatief besluit wordt altijd persoonlijk gedeeld met de initiatiefnemer, voordat het officiële besluit gestuurd wordt. 7 Verantwoording Aan alle initiatiefnemers wordt gevraagd om van het proces en/of het eindresultaat een fotoverslag en/of videoverslag te maken. Dit beeldmateriaal wordt vervolgens gebruikt voor gemeentelijke communicatie en PR. Aanvullend hierop gelden de volgende spelregels. Wij vragen: 1) Geen aanvullende verantwoording voor subsidies t ot € 5.000,-. Initiatiefnemers moeten 2 jaar lang de financiële administratie bewaren (bonnetjes/rekeningen). Dit is nodig in verband met de controle die de gemeente tijdens deze periode kan houden.

2) Een activiteitenverslag en een financieel versla g voor subsidies tussen de € 5.000,- en € 50.000,-. 3) Een activiteitenverslag, een financieel verslag en een door een onafhankelijk accountant afgegeven beoordelingsverklaring voor subsidies van meer dan € 50.000,-. De verantwoording moet acht weken na realisatie van de activiteit ingeleverd worden. De coördinatoren kernen en wijken nemen contact op met de initiatiefnemers. Vanzelfsprekend kunnen initiatiefnemers altijd con tact opnemen met de coördinatoren kernen en wijken voor advies.