33.0 Informatienota 2022 - 17 - Bestuurlijke duiding verslag Bezwaar- en klaagschriften.pdf

College van burgemeester en wethouders - 8 maart 2022 - 2022_B&W_002061/2 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 8 maart 2022 Bedrijfsvoering - Organisatieadvies 13 2022_B&W_00206 Informatienota over bestuurlijke duiding verslag Bezwaar- en klaagschriften Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; mevrouw J.C. de Groot, Secretaris Samenvatting In deze nota wordt aangegeven dat het college explicieter en uitgebreider duiding zal geven aan het jaarlijks verslag Bezwaar- en klaagschriften en verder de hieruit voortvloeiende acties concreet zal benoemen. Informatienota Inleiding Uw raad gaf in de vergadering van 22 december 2021 aan dat u de bestuurlijke duiding van het verslag Bezwaar- en klaagschriften 2020 miste. In deze informatienota gaan we kort op deze constatering in. Kernboodschap Huidig proces Het verslag Bezwaar- en klaagschriften bestaat uit twee delen. Het deel dat betrekking heeft op bezwaarschriften wordt formeel opgesteld en aangeboden door de onafhankelijke commissie bezwaarschriften.

Over het klachtgedeelte brengt – conform de gemeentelijke ‘Instructie voor de interne behandeling van klachten over bestuursorganen’ – de ambtelijk klachtcoördinator jaarlijks verslag uit en zendt dit aan het college en “commissie I” (huidige Politieke markt). De coördinerend ambtelijk secretaris van de commissie bezwaarschriften voegt beide rapportages samen, schrijft een toelichtend voorstel en legt dit voor aan het Directieteam en het college. Het college neemt vervolgens kennis van de inhoud alsook van de werkwijze dat met de betrokken teamleiders en medewerkers afspraken worden gemaakt over de leerpunten en aanbevelingen. Na het aannemen van dit voorstel, is het niet meer “een ambtelijke weergave van de beoordeling van de rapportage”, maar de bestuurlijke reactie op dan wel duiding van het verslag Bezwaar- en klaagschriften. Als het college er immers niet volledig mee zou instemmen, dan zou het dit te kennen hebben gegeven in het besluit over het jaarverslag. Huidig inhoudelijk voorstel Uit het ongeclausuleerd aannemen van het voorstel kan dus worden afgeleid dat het college de leerpunten en aanbevelingen overneemt en hieraan vervolgens ook uitvoering laat geven. Daarmee is wel degelijk sprake van duiding. Het is echter wel zo dat, anders dan enkele jaren terug, in het collegebesluit niet meer de hiermee samenhangende concrete acties worden benoemd.

Verder is de huidige formulering van het besluit vooral een cijfermatige opsomming van de kerngegevens en ontbreekt – inderdaad – een algemene duiding van de cijfers, leerpunten en aanbevelingen. College van burgemeester en wethouders - 8 maart 2022 - 2022_B&W_002062/2 Nieuwe werkwijze Het verslag Bezwaar- en klaagschriften geeft periodiek inzicht in het functioneren van de gemeente en vormt daarmee een basis voor een structureel leerproces. Om de kwaliteit van de besluitvorming te vergroten, willen wij, mede gelet op de constatering van uw raad, explicieter en uitgebreider duiding geven aan de gegevens in dit verslag en zullen wij ook (weer) concreter aangeven hoe de leerpunten en aanbevelingen worden vertaald in acties. Daarbij vinden wij het zuiverder om het voorstel voor de bestuurlijke reactie niet meer op te laten stellen door de secretaris van de commissie bezwaarschriften, maar door de beleidsadviseur die zich bezighoudt met juridische kwaliteitszorg. Deze nieuwe aanpak wordt gehanteerd vanaf het (eerstvolgende) jaarverslag 2021. Termijn jaarverslag In de gemeentelijke ‘Instructie voor de interne behandeling van klachten over bestuursorganen’ staat dat de klachtcoördinator vóór 1 april een verslag uitbrengt over de ingediende klachten. Voor het jaarverslag met betrekking tot bezwaarschriften geldt overigens geen wettelijke termijn.

Niettemin is het voor een effectief leereffect wenselijk om niet te lang met het verslag over het voorgaande jaar te wachten. Het jaarverslag Bezwaar- en klaagschriften 2020 is eind september 2021 aan het college aangeboden, begin november 2021 door het college behandeld en pas in december 2021 ter kennis van de raad gebracht. Hoewel COVID-19 en ziekte van de klachtcoördinator hieraan mede debet zijn, heeft het jaarverslag 2020 – zoals ook terecht opgemerkt door zowel een inspreker als uw raad – veel te lang op zich laten wachten. Het verslag Bezwaar- en klaagschriften 2021 zal, inclusief het op nieuwe leest geschoeide collegevoorstel, vóór 1 april 2022 gereed zijn. Consequenties voor de gemeente - Communicatie - Vervolg - Corona - Besluit In te stemmen met de informatienota over de bestuurlijke duiding van het jaarlijks verslag Bezwaar- en klaagschriften.