33.0 College - Jaarverslag gemeentearchivaris 2019 - Collegebesluit.pdf

College van burgemeester en wethouders - 2 juni 2020 - 2020_B&W_001991/4 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 2 juni 2020 Beleid en Uitvoering - Samenleving en Ontwikkeling 2 2020_B&W_00199 Jaarverslag gemeentearchivaris over 2019 - besluitvormen Samenstelling: Aanwezig: de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl; mevrouw J. Groot de, Secretaris Afwezig: de heer R. Bats, Burgemeester Samenvatting De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer en de beschikbaarstelling van de historische archieven van de gemeente. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht. Hierover moet de gemeentearchivaris jaarlijks verantwoording afleggen aan uw college. Dit advies betreft het jaarverslag over 2019. Dit jaarverslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het archiefbeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag eveneens worden toegestuurd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel. Beschrijving Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

Na die formele overbrenging zijn de archieven, behoudens enkele uitzonderingen, openbaar en hebben daarna primair de functie van erfgoed. Het overgebrachte archief wordt ook wel gemeentearchief genoemd. Een andere veel gebruikte term is 'historisch archief'. De beheerder van de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht. Over het beheer van die archieven moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen aan uw college. In het bijgaande verslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht in het jaar 2019. Het verslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het archiefbeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag tevens worden toegestuurd aan gedeputeerde staten. College van burgemeester en wethouders - 2 juni 2020 - 2020_B&W_001992/4 Inhoud van het verslag Belangrijkste ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen, die in het jaarverslag 2019 aan de orde zijn gekomen, hadden te maken met de voorbereidingen voor toetreding tot de gemeenschappelijke regeling van het Historisch Centrum Overijssel (HOC) en werkzaamheden, die voortvloeiden uit de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De voorbereiding voor toetreding tot het HCO is in 2018 gestart en was nog in volle gang, toen dit traject het in het voorjaar moest worden stopgezet. Het rijk had aangegeven, dat zij zich wilde terugtrekken uit de gemeenschappelijke regeling HCO. Het was aanvankelijk onduidelijk welke financiële en organisatorische consequenties dit zou hebben voor het HCO. Vanwege die onzekerheid is toen besloten om de voorbereiding voor de samenwerking tijdelijk te staken. Ondertussen is er meer duidelijkheid en lijken de randvoorwaarden gunstig voor het opnieuw opstarten van dit project. Vanwege de ontwikkelingen rond het coronavirus is het echter nog onduidelijk wanneer dit gaat gebeuren. Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De verhouding tussen de AVG en de Archiefwet 1995 is complex. Daarom is op basis van een extern advies en in nauw overleg met de Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming een beleidskader en projectplan opgesteld, dat is vastgesteld door uw college. De belangrijkste en meest tijdsintensieve actie uit het projectplan behelsde het aanpassen van de openbaarheidsbeperkingen, die zijn gesteld aan archiefstukken met vertrouwelijke persoonsgegevens. De uitvoering van dat project is nog in volle gang.

Overige vermeldenswaardige ontwikkelingen Andere vermeldenswaardige ontwikkelingen, die vermeld zijn in het jaarverslag, zijn de overbrenging van de bouwvergunningenarchieven van de rechtsvoorgangers en het gereedkomen van de inventaris van het archief van de streektaaltroubadour Gerard Buisman. Ook is er in 2019 weer succesvol ingezet op educatie en presentatie van het gemeentearchief, met ondermeer de organisatie van de dag van de geschiedenis in Vollenhove. Overzicht van de behaalde resultaten in 2019 Hieronder wordt een overzicht gegeven van de behaalde resultaten uit het jaarverslag in 2019, met ter illustratie enkele statistieken. Ontwikkeling Voorbereiding college- en raadsadvies over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (tijdelijk stopgezet), onder projectleiding van de teamleider Beleid Leefwereld. Collegebesluit over advies naar de gevolgen van de invoering van de AVG, inclusief uitgangspunten voor het vervolg en een actielijst. Projectplan ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’ vastgesteld door de gemeentearchivaris. Start project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’. Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen.

Reguliere taken (verwerven, beheren en dienstverlening) College van burgemeester en wethouders - 2 juni 2020 - 2020_B&W_001993/4 Verwerving van een bijzonder fotoalbum uit 1939 over het afscheid van burgemeester Stroink van Steenwijkerwold en enige fraaie schoonschrijfschriften. De inbewaargeving van Collectie Oorlogsdocumentatie Klaas Verbeek is omgezet naar een schenking. Afronding inventaris van het archief van de streektroubadour Gerard Buisman. Uitbreiding bereik van de gedigitaliseerde openbare bevolkingsregisters door het beschikbaar komen op de landelijke genealogische website www.wiewaswie.nl. Dienstverlening in cijfers Aard gebruik Aantal 2016 2017 2018 2019 Bezoekers studieruimte 125 268 247 151 Zoekacties internet via de eigen website 114.000 85.403 77.654 69.008 Pageviews via de eigen website 480.771 279.428 282.588 205.828 Geraadpleegde aktes via de website www.openarch.nl 9974 43.699 55.078 56.838 N.B. De afname van bezoekers in de studieruimte is te verklaren uit het feit, dat de dienstverlening uit de bouwvergunningdossiers vanaf eind 2018 grotendeels digitaal plaatsvindt. De afname van de raadplegingen van de eigen website wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat de digitale bronnen van het gemeentearchief ook op de landelijke website wiewaswie.nl beschikbaar zijn gekomen. Van dit gebruik zijn geen cijfers beschikbaar.

Educatie, promotie en presentatie Erfgoedles ‘Op zoek naar je voorouders’ voor basisscholieren in het schooljaar 2019-2020. Cursus ‘Oud Schrift’ in 2019 (in samenwerking met de VUSO). Organisatie van de Dag van de Geschiedenis 2019 met als thema Zij/hij. Feestelijke bijeenkomst ter ere van het afronden van de inventaris van Gerard Buisman door onze vrijwilligers. Aandacht in de media voor onze activiteiten. Educatie, promotie en presentatie in cijfers Soort activiteit Aantal 2016 2017 2018 2019 Deelnemers aan educatieve activiteiten (kinderen en volwassenen) 180 444 162 224 Deelname aan Dag van de Geschiedenis n.v.t. Ca. 150 Ca. 200 Ca. 130 Volgers op Facebook op 31 december 976 1167 1264 1366 N.B. In 2019 is er een maximum toegekend aan het aantal inschrijvingen voor educatieve activiteiten voor kinderen i.v.m. de destijds verwachtte drukte rondom de samenwerking met het HCO. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met het jaarverslag 2019 van de gemeentearchivaris. College van burgemeester en wethouders - 2 juni 2020 - 2020_B&W_001994/4 2. Het jaarverslag 2019 ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.

Argumenten In artikel 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat burgemeester en wethouders verslag moeten uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar gedeputeerde staten toe over het archief- en informatiebeheer. Kanttekeningen en risico’s n.v.t. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting n.v.t. Participatie en communicatie n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Besluit Beslispunt 1 Het college besluit: 1. In te stemmen met het jaarverslag 2019 van de gemeentearchivaris. 2. Het jaarverslag 2019 ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.