32.0 Informatienota 2021 - 19 - Extra capaciteit voor de organisatie i.v.m. de coronacrisis.pdf

College van burgemeester en wethouders - 13 april 2021 - 2021_B&W_001901/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 13 april 2021 Concernstaf & Interne controle - Concernstaf 6 2021_B&W_00190 Informatienota - Extra capaciteit voor de organisatie i.v.m. de coronacrisis - informeren Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; mevrouw J. de Groot, Secretaris Samenvatting Sinds de coronacrisis heeft de gemeentelijke organisatie er tal van extra werkzaamheden bijgekregen. Het langdurig werken op afstand maakt dat de productiviteit niet optimaal is en maakt integraal samenwerken behoorlijk complex. De organisatie staat daardoor onder druk. In de evaluatie die met uw raad gedeeld is op 2 februari jongstleden is hier ook bij stilgestaan. Nu de crisis voortduurt, is geconstateerd dat er dringend hulp nodig is om alle werkzaamheden goed te kunnen blijven uitvoeren, inclusief de extra taken die de crisis met zich meebrengt. Die hulp kan worden bekostigd uit de extra middelen die het rijk via de Algemene uitkering binnen het gemeentefonds en via de TOZO regeling aan de gemeentes specifiek voor het in de benen houden van gemeentelijke organisaties beschikbaar heeft gesteld.

Deze informatienota beschrijft de aanleiding voor de benodigde extra capaciteit, de onderdelen waar de capaciteit wordt ingezet en een korte vooruitblik op de werkzaamheden in de komende maanden. Een winstwaarschuwing is echter op zijn plaats: beschikbaar budget lost niet acuut het probleem op. Ook het 'heropenen van de samenleving' gaat extra werkzaamheden opleveren. De druk op de organisatie zal daardoor deels nog langer voortduren. Informatienota Inleiding De coronacrisis gaat ook de organisatie niet in de koude kleren zitten. Met het afkondigen van de intelligente lockdown in maart van het vorige jaar kwamen er tal van extra taken op het bordje van de gemeenten te liggen. Zoals het handhaven van de coronaregels, het opzetten van loketten voor ondernemers en maatschappelijke instellingen, het uitvoeren van ondersteuningsmaatregelen, het regelen van kinderopvang en de zorg voor een goede en continue communicatie over de coronamaatregelen naar onze inwoners en ondernemers. Aanvankelijk was dit te organiseren doordat we veel reguliere werkzaamheden tijdelijk konden stopzetten en we ons konden richten op de zogenaamde vitale processen. Bij de maatregelen die werden genomen om de tweede golf in het najaar het hoofd te bieden, was dat heel anders.

Door de versoepelingen in de zomerperiode was het normale werk weer op gang gekomen en was het stilleggen van deze werkzaamheden geen optie meer. Het thuiswerken was weliswaar een noodzakelijke maatregel, maar bleek verre van ideaal voor de productiviteit. De productiviteit van een organisatie die grotendeels op afstand moet werken is lager. Het zoeken van afstemming en overleg kost meer tijd en energie. Bij tal van werkzaamheden is het bijzonder lastig College van burgemeester en wethouders - 13 april 2021 - 2021_B&W_001902/3 om een ‘normale’ werkdag te draaien vanaf de werkplek thuis. Daarnaast is tijdens de Covid-19 evaluatie met de gemeenteraad op 2 februari jongstleden geconstateerd dat er veel werkzaamheden zijn uitgesteld i.v.m. het ontbreken van de mogelijkheid om fysiek overleg te voeren. Ook in onze organisatie worden de signalen van medewerkers die tegen de grens van hun flexibiliteit aanlopen steeds frequenter en zorgelijker. Soms wordt dit versterkt door de thuissituatie, waar bijvoorbeeld de kinderen (tijdelijk) niet naar school konden, geen sport konden uitoefenen etc. De leiding van de organisatie heeft afgesproken dat er in de ondersteuning van onze medewerkers maatwerk geleverd moet worden. Dit gebeurt door medewerkers die dat nodig hebben wat meer rust te geven en de gezondheid voorrang te geven.

Ook dit heeft consequenties voor de productiviteit van de organisatie. Kernboodschap Knelpunten in de organisatie In een brede inventarisatie is gekeken waar de grootste knelpunten qua werkdruk en capaciteit spelen. Dit betreft voornamelijk de uitvoering van het sociaal domein, de transformatie in het sociaal domein, economie, ruimtelijke ordening, vergunningen, communicatie en burgerzaken. Er is een afweging gemaakt op welke werkzaamheden tijdelijk wat minder inzet gepleegd kan worden en waar extra capaciteit een oplossing biedt. Met name op de genoemde knelpunten in het sociaal domein, ruimtelijke ordening en vergunningen wordt tijdelijk extra capaciteit ingehuurd. Het vertrekpunt blijft dat onze inwoners en ondernemers optimaal bediend worden. Daarnaast zijn er nog steeds veel extra werkzaamheden door de coronacrisis. Het gaat hierbij om werkzaamheden die rechtstreeks te maken hebben met crisis zoals het in de benen houden van de crisisorganisatie en de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers op dit vlak. Maar het gaat ook om een toename van de werkzaamheden die worden veroorzaakt door de effecten van de crisis. Zo is er bijvoorbeeld een bijzonder grote toename in het aantal vergunningaanvragen, met soms uitgebreide procedures, te zien. Het cluster ruimtelijke ordening heeft naast genoemde coronaeffecten ook last gehad van veel personele wisselingen.

Voor dit cluster is er voor gekozen om met name te investeren in de verbetering van de coördinatie van de werkzaamheden. Rijksbijdragen Bij het opmaken van de jaarrekening 2020 en het beschikbaar komen van de decembercirculaire Algemene uitkering bleek dat het rijk in voldoende mate financieel rekening hield met het op de been houden van de gemeentelijke organisaties. Zie onderstaande tabel de ontvangen rijksbijdragen voor de organisatie. Afgezien van een beperkte aanspraak op de beschikbaar gestelde vergoeding voor de uitvoeringskosten van de diverse TOZO regelingen, heeft de organisatie tot nu toe nog geen gebruik gemaakt van deze rijksmiddelen. In aanvang heeft de organisatie hard gepoogd alles zelf in de benen te houden. Nu de coronacrisis zo lang voortduurt, is dat niet realistisch. Toen bleek dat het rijk er budget voor had uitgekeerd, kwam dat als geroepen. (bedragen x € 1.000) 2020 2021 Totaal 2e coronasteunpakket opschalingskorting i.v.m. gestegen apparaatskosten 172 392 564 3e coronasteunpakket re-integratie, schulden en bijzondere bijstand 111 331 442 Overschot uitvoeringskosten TOZO ontvangen € 580; uitgegeven € 130 450 450 Totaal 733 723 1.456 College van burgemeester en wethouders - 13 april 2021 - 2021_B&W_001903/3 De genoemde brede inventarisatie heeft geleid tot een overzicht van de knelpunten waar op korte termijn incidenteel hulp nodig is.

In totaal is er een bedrag nodig van € 845.000. Het college heeft besloten de hiervoor bestemde rijksmiddelen uit de Algemene uitkering en de TOZO in te zetten en dit aan uw raad te verantwoorden in de komende perspectiefnota. Gezien het feit dat de werkdruk echter in sommige gevallen leidt tot fouten of omissies, vindt het college het belangrijk om uw raad op de hoogte te brengen van deze zorgen binnen de bedrijfsvoering. Vandaar deze informatienota. Consequenties voor de gemeente Het inzetten van de hiervoor beschikbaar gestelde rijksmiddelen kan verwarring oproepen. Dit omdat er aan de andere kant bezuinigd moet worden op de bedrijfsvoering. De opdracht om structureel op de bedrijfsvoering te bezuinigingen staat echter los van deze incidentele ingreep. Het betreft incidenteel geld dat vanuit het rijk beschikbaar is gesteld om gemeentelijke organisaties door de crisis te helpen. In totaal is er een budget nodig van € 845.000 voor de tijdelijk inhuur van extra capaciteit. Dit budget is beschikbaar voor de rest van het huidige jaar met een doorloop naar 2022. Dit is als volgt verdeeld: Een bedrag van € 622.000 te onttrekken uit de Algemene reserve vrij besteedbaar. Dat is de omvang van de toename van de Algemene reserve door het toevoegen van de bedragen uit het 2e coronasteunpakket (€ 172.000) en het overschot van de TOZO-gelden (€ 450.000).

De extra inzet die nodig is voor capaciteit bij vergunningverlening (€ 60.000) en capaciteit bij begraven (€ 20.000) ten laste brengen van de toegenomen leges die hier tegenover staan. Het resterende bedrag van € 143.000 ten laste brengen van de middelen die bij het 3e coronasteunpakket beschikbaar zijn gesteld. De gemeenteraad heeft uiteraard budgetrecht. In verband met de urgentie om de genoemde knelpunten snel te kunnen oplossen, is door het college besloten om de middelen per direct beschikbaar te stellen en de genoemde mutaties te verantwoorden via de perspectiefnota. Communicatie Zolang de crisis aanhoudt, moeten we ons bewust zijn dat de gemeente extra werkzaamheden heeft. Thuiswerken vraagt extra tijd en afstemming, wat invloed heeft op de productiviteit. Al met al is het een uitdagende periode om alle ballen in de lucht te houden. De organisatie doet haar uiterste best om haar dienstverlening op peil te houden. Binnenkort wil de gemeentesecretaris uw raad graag weer wat verder bijpraten over wat er zoal speelt en hoe het gaat. De portefeuillehouder bedrijfsvoering zal daartoe een verzoek bij de agendacommissie voorleggen. Vervolg Er wordt op dit moment hard gewerkt om voor de beschikbaar gestelde middelen ook daadwerkelijk de benodigde capaciteit te regelen. De genoemde financiële mutaties zullen worden verantwoord in de komende perspectiefnota.

Corona In deze informatienota wordt uitgelegd waarom de coronacrisis heeft geleid tot de noodzaak om de gemeentelijke capaciteit tijdelijk uit te breiden. Besluit Beslispunt 1 Het college besluit om de informatienota over de extra capaciteit voor de organisatie i.v.m. de coronacrisis vast te stellen.