30.2 College 1.2 - Reactie rapport van bevindingen college.pdf

Reactie rapport van bevindingen PWC jaarstukken 2018 1. Jaarverslag / jaarrekening, pagina 7 PWC beveelt aan om de twee afzonderlijke documenten ( jaarverslag en jaarrekening) te bundelen tot één jaarstuk. De koppeling tussen de inhoudelijke realisatie en uiteindelijke de financiële analyse kan hierdoor mogelijk verder worden verbeterd. Opmerking Organisatieadvies Belangrijk is dat de raad ook deze mening / aanbeve ling deelt. Tijdens de politieke markt van 5 juni hebben meerdere raadsleden hierover ingesproken. De meerderheid van de aanwezige leden was en is nog steeds uitgesproken voorstander van het in s tand houden van de huidige wijze van verslaglegging. Ambtelijk is er geen bijzondere voorkeur, behoudens het feit dat de jaarstukken in 1 document ( jaarverslag en jaarrekening in een) mogelijk niet z ullen uitnodigen voor bestudering omdat het een lijviger document wordt. Gehoord de discussie in de politieke markt en tijd ens het vragenuurtje op 28 mei 2019 wordt voorgesteld om de huidige werkwijze voort te zetten . De raad wenst graag geïnformeerd te worden middels 2 documenten te weten de jaarrekening en het jaarverslag. Ten aanzien van de detaillering kan worden meegegeven dat een ambtelijk wordt gestreefd naar een evenwicht tussen enerzijds informatie op hoofdlijne n en anderzijds voldoende mate van concrete analyse van de financiële resultaten.

Advies: Huidige werkwijze voortzetten ( overeenkomstig de wens van de raad) . 2. Kwaliteit paragrafen, pagina 8 PWC beveelt aan om ook inzicht te geven in de koppeling tussen de verbonden partijen en het beleid van de verschillende programma’s. Opmerking Organisatieadvies De begroting 2019 – 2022 is opgezet op basis van he t coalitieakkoord iddels de 5 bestuursprogramma’s. De gebruikte doelstellingen zi jn de belangrijkste aandachtspunten die het college hierin naar voren brengt. Deze doelstellingen zijn niet 1 op 1 de vertaling van de beleidsdoelen die middels verbonden partijen wordt nagestreefd. W el besteden wij in de bestuursprogramma’s aandacht aan die verbonden partijen die een rol hebben bij het realiseren van onze doelen. Daar waar doelstellingen zijn verwoord die wel overeenkomen behoort deze in rapportagevorm terug te keren in het jaarverslag. Ambtelijk wordt wel aandacht gevraagd voor concrete(re) doelstellingen. Tijdens de behandeling in de raad is ook nog bewust aandacht gevraagd voor de meerjarige realisatie van deze doelstellingen. Advies: De rapportage in het jaarverslag blijvend laten aan sluiten op de in de programmabegroting weergegeven doelstellingen.

Doelstellingen in de programmabegroting 2020-2024 verder concretiseren / herformuleren en in het jaarverslag 2019 een start maken met de meerjarige ontwikkeling van deze meerjarige doelstellingen en vanaf 2020 deze meerjarig volgen. 3. Paragraaf grondbeleid De toelichting in de paragraaf grondbeleid is goed, maar zou meer inzicht verschaffen indien informatie per project niet alleen in de jaarrekening, maar ook in het verslag zou terug komen. Opmerking Omgevingszorg ( grondzaken) Op dit moment wordt in het kader van de begroting gewerkt aan een nieuwe opzet voor wat betreft de toelichting op de grondexploitaties. Er wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de informatievoorziening op projectniveau in de vorm v an een ‘projectenrapportage’. Dit is een apart onderdeel waarin alle projecten in de projectenportefeuille afzonderlijk worden toegelicht. Opmerking Organisatieadvies Bij de aanbesteding in 2014 is specifiek aandacht gevraagd voor de leesbaarheid en compactheid van de jaarstukken. Bij de afweging hebben dit meegewog en en komen tot de conclusie dat deze aanbeveling niet bijdraagt aan dit uitgangspunt. De leesbaarheid en compactheid van de jaarstukken wordt al negatief beïnvloed door nieuwe verplichte onderdelen. Advies: De aanbeveling niet overnemen en niet op 2 plekken dezelfde informatie weergeven. 4.

Voorziening Grondexploitaties, pagina 13 De huidige systematiek ( geen voorziening) voldoet, echter om op grond van het meer transparant maken en het eerder kunnen terugnemen van positieve effecten in projecten is het wij (PWC) het college sinds 2016 geadviseerd om de huidige financiële verwerking te heroverwegen. In verband met de verkiezingen willen wij deze aanbeveling voor de komende jaren nog een jaar aan u rapporteren. De opmerking van de accountant was vorig jaar ( 2017 ) aangevuld met : In verband met de verkiezingen willen wij deze aanbeveling voor de komende jaren nog een jaar aan u rapporteren. Desondanks staat de aanbeveling weer in het rapport Opmerking Omgevingszorg ( grondzaken) Er kan op twee manieren worden omgegaan met verlies gevende grondexploitaties: Het verwachte verlies wordt direct genomen/afgeboekt of er wordt een verliesvoorziening getroffen ter hoogte van het verwachte verlies. Bij de gemeente Steenwijkerland kiezen we ervoor om verwachte verliezen direct te nemen/af te boeken. Dit is een systematiek die het financiële r isico van verliesgevend grondexploitatie beperkt. Echter, afboekingen/genomen verliezen kunnen niet worden teruggedraaid. Dit kan er toe leiden dat het ‘werkelijke projectresultaat’ uit het oog verlo ren wordt en dat ook de urgentie wordt weggenomen.

Ter illustratie: De grondexploitatie Kornputkwartier heeft een verwacht positief resultaat van circa € 1,1 miljoen per 1-1-2018. Dit is echter inclusief d e dotaties die in het verleden vanuit de algemene reserve grondexploitaties (ARG) zijn gedaan. Het ga at in totaal om circa € 2,7 miljoen. Met andere woorden er wordt een boekhoudkundig positief resultaat verantwoord, terwijl het project feitelijk een verliesgevend project is. Opmerking Organisatieadvies Inderdaad is dit advies ook in 2016 aangevoerd. Wij hebben hier bewust geen invulling aangegeven omdat het niet tot andere uitkomsten leidt. Ambtelijk is er geen behoefte om het op een andere wijze in te richten. Dit omdat de uitkomsten niet anders zullen zijn. Nu is het zo dat de raad uitdrukkelijk zicht heeft op het resultaat Grondexploitatie. Bij een voorziening is dit minder het geval. Bijkomstig effect is dat een voorziening vreemd vermogen is en in ons huidige methodiek wordt verwerkt via het resultaat en het eigen vermogen. Als de raad de behoefte heeft hier wel invulling aan te geven zou deze wens voorzien moeten worden van een doel wat hiermee wordt nagestreefd. Ambtelijk zien wij deze voordelen niet.

Advies: Geadviseerd wordt om de huidige systematiek ( evena ls de overweging in voorgaande jaren ) te handhaven en dit te effectueren door negatieve resultaten direct ten laste van het resultaat te brengen en niet door extracomptabele “afwaardering” via een voorziening. In de begroting grondexploitatie ( bijlage bij de begroting ) wordt het totale resultaat over de gehele looptijd inzichtelijk gemaakt. 5. Grondexploitaties bedrijventerreinen Wij adviseren te onderzoeken waardoor het verschil tussen de theoretische vraag en de praktijk ontstaat. Opmerking Omgevingszorg ( grondzaken) De praktijk is weerbarstiger dan de ‘theoretische v raag’ (ca. 5,3 hectare o.b.v. ‘afspraken regionale bedrijventerreinen. De vraagraming voor de gemeente Steenwijkerland voo r de komende tien jaar is bijgesteld van 53 hectare (periode 2016 t/m 2026), naar 23,1 hectare (periode 2019 t/m 2029). Kortom, een indicatieve vraag van circa 2,3 hectare per jaar (o.b.v. afspraken regionale bedrijventerreinen Programmering West Overijssel 2017-2020) i.p.v. 5,3 hectare per jaar (afspraken regionale bedrijventerreinen Programmering West Overijssel 2019-2022). Onder het regime van het oude afsprakenkader 2017-2 020 zaten we in een situatie van onderprogrammering (vraag 53 ha vs. aanbod 40,4 ha, meer vraag dan aanbod).

Onder het regime van het nieuwe afsprakenkader 2019 -2022 zitten we in een situatie van overprogrammering (vraag 23,1 ha vs. aanbod 39,7 ha, minder vraag dan aanbod). Een onderzoek doen zal weinig toegevoegde waarde o pleveren, aangezien de oorzaak voor zich spreekt. Een relevantere (onderzoeks)vraag is: Waarom worden er beperkt bedrijfskavels verkocht binnen de grondexploitaties van de gemeente Steenwijkerland? Ook hier denken we het antwoord op te hebben. De vraag manifesteert zich hoofdzakelijk in de kern Steenwijk, terwijl het merendeel van het actuele aanbod zich in de omliggende kernen bevindt (30% Steenwijk, 70% omliggende kernen). Hoe zou de uitgifte van bedrijventerreinen bevorderd kunnen worden? Dit is de meest relevante vraag in relatie tot de grondexploitaties voor bedrijventerreinen. Echter, het is de vraag of dit zal leiden tot het ‘gouden ei’ bijvoorbeeld met betrekking tot de uitgifte van de 3,5 ha nog uit te geven op het bedrijventerrein Boterberg Zuid te Oldemarkt. De ‘theoretische vraag’ is gebaseerd op historische uitgifte, terwijl er in de praktijk op dit moment gewoon beperkt vraag is (resultaten uit het verlede n bieden immers geen garanties voor de toekomst). Advies: Geen nader onderzoek instellen. 6. Aanbestedingen PWC adviseert onze procedures ( inclusief naleving hiervan), de dossiervoering en de interne controles op externe inhuur aan te scherpen.

Specifiek het zichtbaar documenteren van de verwachting dat een contract voor een bepaalde periode / project niet boven de EU aanbestedingsrichtlijn uit zal komen is een aandachtspunt. Opmerking Organisatieadvies Wij hebben e.e.a. in ons inkoop- en aanbestedingsp rotocol al goed geregeld en bij de controle van ingediende startdocumenten kan eenvoudig extra aandacht besteed worden aan: 1) Een goede raming van de opdrachtwaarde (incl. eventuele opties) 2) Een goede onderbouwing van de raming. Probleem is echter dat er nauwelijks inkoopstartdoc umenten voor externe inhuur bij de inkoopadviseur worden aangeboden. Bijkomend probleem is dat onduidelijk bestaat wie er allemaal betrokken zijn bij externe inhuur (MT, teamleiders, P&O-consultenten) en wat hun rol bij het plaatsen van opdrachten voor externe inhuur is. Geconstateerd is dat er in de praktijk opdracht en geplaatst worden die inhoudelijk niet overeenkomen met wat er op het inkoopstartdocument staat qua looptijd. Inhuuropdrachten waarbij op het inkoopstartdocument is aangegeven dat het om inhuur voor een bepaalde periode gaat bevatten soms een optie voor een ongelimiteerde verlenging. In 2018 is al een keer geconstateerd dat het een “uitdaging” is om binnen de wettelijke voorschriften te handelen als het gaat om inhuur van personeel.

H et verlenging van contracten / opdrachten ( vanwege het niet kunnen invullen van vacatures) kan ons in conflict brengen met (Europese) regelgeving. Aanvulling vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) Hieruit kwam naar voren dat: • Er vaak geen inkoopstartdocument is ingevuld. Hier is geen interne controle op (mogelijk). De budgethouder is hier zelf verantwoordelijk voor. Di t geldt ook voor het inschakelen van de inkoopadviseur. • Geadviseerd is om hier door een medewerker tussenti jds interne controle op te laten uitvoeren en niet per jaareinde de controle van de VIC af te wachten. • Het belangrijk is, dat er goed wordt geraamd en vooraf moet worden ingeschat hoe lang het contract (naar verwachting) gaat duren. Hierin ook de inkoopadviseur betrekken. Ook bij verlengingen. • Het belangrijk is dat inhuuropdrachten met een verl engingsoptie in het centrale inkoopcontractenregister worden geregistreerd. Enige tijd voor het aflopen van het contract krijgt de contractbehandelaar hiervan bericht en ka n actie ondernemen. Eventuele verleningen moeten gemeld worden zodat e.e.a. verwe rkt kan worden in het inkoopcontractenregister. Advies: Bij voorrang de procedure externe inhuur (her)schri jven waarbij aandacht wordt geschonken aan bovenvermelde hiaten. ( waaronder interne controle) .

Om rechtmatigheidsproblemen te voorkomen bij alle e xterne inhuur de mogelijkheid voor ongelimiteerde contractverlenging niet meer toestaan. Opdrachten boven de € 25.000 opnemen in het contractenregister. MT / teamleiders / PO medewerkers inlichten over bovenvermelde onvolkomenheden en wijzen op strikte naleving van onze voorschriften en (Europese) wetgeving.