30.0 Informatienota 2023 - 24 - Totaalbeeld Interbestuurlijk toezicht Steenwijkerland 2023.pdf

College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003331/20 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 25 april 2023 Concernstaf & Interne controle - Concernstaf 15 2023_B&W_00333 Totaalbeeld Interbestuurlijk toezicht Steenwijkerland 2023 Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester en voorzitter; de heer M. Smit, Wethouder; de heer B. Harmsma, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; de heer M.W. de Graaf, Gemeentesecretaris Afwezig: mevrouw T. Jongman, Wethouder Samenvatting In het kader van het interbestuurlijk toezicht geeft de provincie Overijssel jaarlijks een oordeel over de uitvoering van de taken door de gemeenten op de terreinen (domeinen) waarop de provincie toezicht houdt. Het totaalbeeld van de provincie Overijssel voor de gemeente Steenwijkerland is voor 2023 groen. De domeinen Financiën en informatie- en archiefbeheer zijn dit jaar oranje, maar dit verandert niet de kleur van het totaalbeeld. Provinciaal toezicht is een wettelijke taak en gaat over de domeinen Financiën, WRO(Wet Ruimtelijke Ordening), Wabo(Wet algemene bepaling omgevingswet), Informatie & Archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Monumenten. De domeinen Financiën en informatie- archiefbeheer hebben hard gewerkt aan hun toezichtregime en zijn oranje, maar wel om verklaarbare redenen.

Informatienota Inleiding Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT van maart 2022. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003332/20 Kernboodschap Totaal beeld Gemeente Steenwijkerland De kleur van het totaalbeeld van onze gemeente is dit jaar groen, net als het voorgaand jaar 2022. De domeinen Financiën en Informatie- en archiefbeheer kleuren wel oranje. De kleuring heeft een signaalfunctie en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Het domein financiën kleurt hierdoor oranje op een signaal vanuit de meerjarenbegroting wat een tekort vormt voor 2026.

Aanpassingen domein huisvesting statushouders 2023 De situatie met betrekking tot de asielcrisis en met name de huisvesting van statushouders is zorgelijk. Het Rijk drukt op intensivering van het toezicht. Er is dit jaar voor het domein een aanpassing van het beoordelingskader gemaakt. De aanpassing zit hem in de wettelijke halfjaarlijkse taakstelling: gemeenten dienen elk halfjaar de gehele taakstelling te realiseren. Vanaf het IBT van 2023 is er buiten het behalen van de halfjaarlijkse taakstelling ook het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n). Ons domein kleurt groen en wij voldoen aan de gevraagde taakstelling. Verbeterpunten voor het Domein Financiën Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein financiën, is het kleurbeeld voor de gemeente Steenwijkerland van groen naar oranje gegaan. Dit is gebaseerd op de meerjarenraming waar in het laatste jaar 2026 een tekort laat zien is. Aandachtspunten: •Stelpost middelen Jeugdzorg. Onze gemeente maakt gebruik van de mogelijkheid om voor de jaren 2024 tot en met 2026 een stelpost "verwachte extra middelen Jeugd” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO, maar voor minder dan de toegestane 100%. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente.

Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds. •Ravijnjaar 2026. Er is 1 miljard incidenteel in de septembercirculaire opgenomen. Proces Steenwijkerland is om de septembercirculaire niet te verwerken in de begroting. Aangezien de septembercirculaire te laat komt voor de begroting, is onze begroting, zoals gebruikelijk gebaseerd op de laatste meicirculaire van het gemeentefonds. Als wij in de informatienota de septembercyclus wel mee zouden nemen, was het jaar 2026 sluitend geweest. In dat geval zou de kleuring van domein financiën groen zijn. Verbeterpunten voor het domein Informatie- en archief Op het domein informatie- en archiefbeheer voldoet de gemeenten grotendeels. Maar de aandachtspunten van afgelopen jaar laten te weinig vooruitgang zien. Op basis van het toetsingskader wordt dit domein hierdoor op oranje beoordeeld.

Er zijn drie aandachtspunten waar nog geen concrete resultaten op geboekt zijn: •De actualisatie van het handboek vervanging •De daadwerkelijke vernietiging van vervangen papieren archiefstukken •De vervanging of intrekking van de drie verouderde en overlappende reglementen voor elektronische en niet-elektronische berichten College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003333/20 Deze aandachtspunten worden onderkend door ons archief en op meerder punten wordt al actie ondernomen n.a.v. een plan van aanpak. Aangezien het onze hele organisatie aangaat, zal het alleen succesvol zijn als er een centrale regie op is. Consequenties voor de gemeente Aandachtspunten en Consequenties voor onze gemeente 2023 - 2024 Zowel in het domein financiën als in het domein Informatie-archief zitten aanbevelingen en verbeterpunten die opgepakt gaan worden of al enige tijd opgepakt zijn. Er is een regelmatig en goed overleg met de provincie en de gemeentelijke domeintrekkers. Er wordt hard gewerkt om dit positieve beeld en de aanpassingen op alle domeinen te optimaliseren zodat de gemeente ook voor 2024 op groen uitkomt. Versterking van de horizontale verantwoording tussen college en raad is een belangrijk uitgangspunt van het interbestuurlijk toezicht.

Daarom informeren wij u met deze nota over het oordeel van de provincie over de manier waarop wij op deze domeinen onze taken uitvoeren. Communicatie Het college van GS informeert Provinciale Staten over de hoofdlijnen van de toezichtresultaten. Verder zal de provincie de totaalbeelden op hun website ‘Gemeentecheck Overijssel’ publiceren. (https://www.overijssel.nl/bestuur/kwaliteit-openbaar-bestuur/interbestuurlijk-toezicht-per- gemeente/) Vervolg De IBT-totaalbeelden zijn op 18 april jl. door GS van de provincie Overijssel vastgesteld. Op woensdag 26 april wordt er een brief met de IBT-totaalbeelden naar de provinciale staten verzonden en komt de publicatie op de provinciale website. Hierbij dienen wij rekening te houden met de communicatie pas na 26 april kan plaatsvinden. Besluit In te stemmen met de informatienota over het totaalbeeld interbestuurlijk toezicht 2023. Bijlagen 1. Beoordelingskader_Interbestuurlijk_Toezicht_2023_.pdf 2. Steenwijkerland totaalbeeld IBT 2023.pdf 1 Beoordelingskader Interbestuurlijk Toezicht 2023 (wijziging vastgesteld door GS op 13 september 2022) 1.

Financiën Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Financiën Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectiviteit van gemeenten (Gemeente- fonds) worden afgewenteld. • Begroting die voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • begrotings- wijzigingen; • jaarstukken; • raadsstukken • verordeningen ex. artikel 212 en 213 Gemeentewet; • beleidsnota’s conform deze (financiële) verordeningen in het kader van de P&C cyclus. Aan de hand van criteria in Gemeentewet en landelijk beleidskader financieel toezicht. Interpretatie van de genomen maatregelen om begroting en meerjarenramingen sluitend te maken. 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3. er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: laag • Begroting vergt geen goedkeuring. • Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). 1.

De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegro- ting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: gemiddeld • Begroting vergt geen goedkeuring. 1. Geraamde uitgaven en inkomsten zijn niet structureel en reëel in evenwicht en, 2. uit meerjarenbegroting is niet aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld. Ook kan er sprake zijn van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Deze onderwerpen onderbouwen mede de kleuring. Intensiteit toezicht: hoog • Goedkeuring begroting/begrotings- wijzigingen noodzakelijk. • Besluit inrichting toezichtregime. College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003334/20 • Monitoren begrotingswijzigingen. • Themaonderzoeken.

• Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. • Opvragen nota’s deelonderwerpen finan- ciële positie. • Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. • Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). • Monitoren van herstelmaatregelen/be- grotingswijzigingen. • Het zijn van sparringpartner. • Themaonderzoeken. • Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. • Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. • Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (> 5 x per jaar). • Verdiepingsvragen rondom financiële problematiek. • Afspraken rondom termijn herstel. • Monitoren van herstelmaatregelen. • Het zijn van sparringpartner. • Themaonderzoeken. • Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. • Facultatief: het houden van een begrotingsscan (i.s.m. BZK). • Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. 2. Omgevingsrecht (Wabo) Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Omgevings- recht (Wabo) Bescherming van mens, leefomgeving en natuur; kwaliteit van beleid, uitvoering en handhaving.

De hoofd- documenten van de beleidscyclus: • begroting; • (meerjarig) probleem- en risicoanalyse; • meerjarig beleid; • (meerjarig) uitvoerings- kaders als strategieën en werkinstructies; • jaarlijks programma; Aan de hand van en interpreteren van criteria Wet algemene bepalingen omgevings- recht (Wabo), Besluit Omgevingsrecht (Bor) en Regeling omgevingsrecht (Mor). a. Beoordeling werking beleids- en uitvoe- ringscyclus (Big 8). Rapportage & evaluatie: • probleemanalyse en risicoanalyse; Inzicht in uitvoering en handhaving 1. Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. 2. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving 1. Onvolledig sluitende beleids- en uitvoeringscyclus. 2. Binnen 1 stap ontbreekt een onderdeel. Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en Uitvoering en/of handhaving onvoldoende 1. Niet sluitende beleids- en uitvoeringscyclus 2. Een of meer stappen uit de big-8 ontbreken volledig. 3.

Eén of meer jaren oranje en onvolledig zicht op verbetering Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003335/20 3 • jaarlijks verslag; • kwaliteits- verordening; • beslis- en aan- biedings- documenten. En bij steekproef en/of melding: de dossiers. • verantwoording activiteiten, afspraken, doelen en prioriteiten; • beleidsevaluatie. Strategisch beleidskader: • actueel en volledig VTH beleid (activiteiten, prioriteitenstelling, doelen, methodiek van monitoring en evaluatie, afspraken over samenwerking en afstemming); • prioriteiten; • capaciteit in de begroting. Operationeel beleidskader: • beleidsdoelstellingen en indicatoren; • strategieën (toezicht- strategie, sanctiestrategie en vergunningen- strategie). Planning: • tijdige vaststelling uitvoeringsprogramm a vóór 1 januari en jaarverslag vóór 1 april; • uitvoeringsdoelen; • voorgenomen activiteiten; • benodigde en beschikbare financiële en personele middelen; • verbinding tussen doelen, activiteiten en capaciteit; handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef) handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten.

Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving • Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar • Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje- toezichtregime vallen (steekproef) uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Bestuurlijk overleg en afspraken. • Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). • Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing) College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003336/20 • inzichtelijk maken van risico’s bij afwijken ambitieniveau. Voorbereiding en uitvoering: • werkprocessen, procedures en de bijbehorende informatievoorziening. Monitoring: • indicatoren en verzamelde informatie; • voortgangsbewaking van doelen en uit- voeringsprogramma. Control: • (risico) beoordeling van de verzamelde informatie; • eventuele wijzigingen in het programma en/of beleid. b.

Beoordeling uitwerking van de big- 8 naar risico-thema’s. Deze risicothema’s zijn nu: Kwaliteitsverordening: • kwaliteitscriteria 2.2; • borging van de overige (thuis)taken; • kwaliteitsdoelen; • rapportage aan Raad. Horizontale controle/ verantwoording: • consequenties en risico’s van de besluiten. College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003337/20 5 c. Themaonderzoeken en/of reality check: • goede doorwerking Big-8; • voldoen aan de (wettelijke) eisen. 3. Wet ruimtelijke ordening (Wro) Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Wro Behartigen van provinciale ruimtelijke belangen. Actuele bestemmings- plannen en structuurvisies die bijdragen aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving en die op een zorgvuldige wijze tot stand zijn komen. Borgen van Europese regelgeving. Behartigen van provinciaal belang rond externe veiligheid.

Behartigen van provinciaal De hoofddocumenten van de eigen beleidscyclus: • jaarlijks vast te stellen gemeentelijk programma voor toezicht en handhaving RO; • jaarlijks op te sturen gemeentelijk verslag van toezicht en handhaving RO; • ruimtelijke overleggen tussen provincie en gemeenten waarvan de verslaglegging goed wordt ge- documenteerd; • bestemmings- plannen, omgevings- vergunningen en visies die voor advies en ter instemming Aan de hand van de criteria uit de Wet ruimtelijke ordening en het Besluit ruimtelijke ordening: Omgevings- en structuurvisies • Heeft de gemeente een gebiedsdekkende visie? • Is de visie niet ouder dan 10 jaar? • Is dit een structuurvisie of een omgevingsvisie? • Wordt rekening gehouden met rijks- regelgeving? • Wordt rekening gehouden met provinciaal beleid? ➢ Is de visie afgestemd met omwonenden en ketenpartners? ➢ Is de visie afgestemd met buurgemeenten, zo ja welke? Bestemmingsplannen Vaststelling en actualisatie structuurvisies • De gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria). Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen • De gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

Inzicht in nalevingstoezicht • Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen: • Structuurvisies zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en/of • bestemmingsplannen zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en de gemeente heeft niet aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan en/of • niet alle bestemmings- plannen, uitwerkings- plannen en wijzigings- plannen passen in de gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of • bij de vaststelling van bestemmingsplannen wordt niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen en/of Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen: • Structuurvisies zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en/of • bestemmingsplannen zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en de gemeente heeft niet aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan en/of • niet alle bestemmingsplannen, uitwerkingsplannen en wijzigingsplannen passen in de gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of • bij de vaststelling van bestemmingsplannen wordt niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen en/of

College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003338/20 belang bij de zorg voor een goede kwaliteit en kwantiteit van oppervlakte- en grondwater, bescherming tegen overstromingen. aan de provincie worden voorgelegd. • Heeft de gemeente bestemmingsplannen voor het hele grondgebied? • Zijn deze niet ouder dan 10 jaar? - Ja, akkoord - Nee, dan zal de gemeente moeten aantonen dat de beschikbare capaciteit (voor het actueel houden van de bestemmingsplannen) ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.1 • Wordt rekening gehouden met rijks- regelgeving? • Wordt rekening gehouden met provinciaal beleid? ➢ Zijn de bestemmingsplannen afgestemd met omwonenden en ketenpartners? ➢ Zijn de bestemmingsplannen afgestemd met buurgemeenten, zo ja welke? Toezicht en handhaving • Heeft gemeente een toezichts- en handhavingskader? • voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar.

Onvoldoende inzicht in nalevingstoezicht • de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of • de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaar-verslag van toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of • doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verant-woording van de risico’s. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/of • de gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving. Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk contact: maatwerk. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. Onvoldoende inzicht in nalevingstoezicht • De gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of • de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarverslag van toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of • doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verantwoording van de risico’s. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/of • de gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving.

Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk contact: maatwerk 1 Zie memorie van toelichting wetswijziging Wro (vervallen actualiseringsplicht bestemmingsplannen): https://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/34666_afschaffing College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_003339/20 7 • Is het kader tijdig opgestuurd? ➢ Wordt toegezien op provinciale doelstellingen? • Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. • Steekproef eens per 3 à 4 jaar. • Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. • Opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg. 4. Informatie- en archiefbeheer Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Informatie- en archief- beheer Gemeenten stimuleren archiefzorg op orde te hebben. Belang en doelen: Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie: • als verant- woording van bestuur en bedrijfsvoerin g van overheid; • voor recht- en bewijszoeken de burger; • vanuit cultuur- Jaarlijkse horizontale verantwoording door zorgdrager aan de raad/algemeen bestuur door middel van bijvoorbeeld KPI’s2 of vergelijkbare rapportage.

Hieruit volgt: • jaarlijkse toezending van horizontaal verslag; • beoordelen archief- verordening; • beoordelen archiefbewaar- plaats/-ruimte; Op grond van: • Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling en aanvullend beleidskader archieftoezicht; • bestaande (inter-) nationale normen voor archief- en informatiebeheer. Op basis van: • jaarlijkse toezending van de door het verantwoordelijk orgaan vastgestelde rapportage; • risicobeoordeling op basis van achterstanden in archiefbewerking en/of vernietiging, achterblijvende Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen. Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet- zwaarwegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals Zorg voor en beheer van archief op meerdere zwaarwegende aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: hoog Frequentie algemeen inspectiebezoek, met extra nadruk op de risico's: 2x per jaar (waarvan 1x monitoring voortgang). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar + meerdere aanvullende actualisaties per jaar op de aanbevelingen van gedeputeerde staten. 2 KPI’s: Kritische Prestatie Indicatoren Archief, zie Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) VNG College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033310/20 historisch belang; • voor weten- schappelijk onderzoek. • toetsen kwaliteits- systeem; • toetsen werking informatiebehee rssystemen; • toetsen staat archiefbescheid en en overbrenging, vervanging, vervreemding, vernietiging en openbaarheid ervan. werking kwaliteitssysteem, ondernomen acties op aanbevelingen, staat van archiefruimten; en • verificatie- en inspectiebezoeken. opgenomen in de model KPI-rapportage. 5.

Huisvesting statushouders Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Huisvesting Status- houders Huisvesting van het aantal statushouders overeenkomstig de wettelijke taakstelling die het Rijk elk half jaar oplegt aan een gemeente. NB: Toezicht vindt op dit domein doorlopend plaats, omdat er per kalenderjaar sprake is van twee taakstellingperio des van elk een half jaar. • Maandelijkse realisatie-cijfers van het Rijk via het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en realisatie-cijfers uit het Taakstelling- volgssysteem (TVS); • (regionale) overleggen met gemeenten, corporaties, COA en Vluchtelingen- werk; • indien beschikbaar: rapportages van gemeenten met daarin Op grond van: • Wettelijke half- jaarlijkse taakstelling: gemeenten dienen elk half jaar de gehele taakstelling te realiseren. Deze bestaat uit de nieuwe taakstelling, inclusief een voorsprong of achterstand uit vorige periode(n). Gemeenten dienen de wettelijke taakstelling te realiseren en de eventuele achterstand in te lopen. • Realisatiecijfers van het COA en uit het TVS. NB: • Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n) Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2.

Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te • Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt Intensiteit toezicht: gemiddeld 1. Tweewekelijks monitoren voortgang. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achter- stand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regievoerder COA en de provincie een plan van aanpak huis-vesting statushouders op over het inlopen van de • Niet voldaan aan de acties en termijnen die gesteld zijn om de achterstand in te lopen. Intensiteit toezicht: hoog 1. Tweewekelijks monitoren voortgang. 2. Gemeente ontvangt vooraankondiging juridische interventie. 3. Elke 6 weken is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 4. Indien de verwachting is dat de gemeente niet (tijdig) aan haar verplichtingen zal voldoen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg over een besluit tot in de College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033311/20 9 aantoonbare huisvesting. Zelfhuisvestingen en aantoonbare feitelijke huisvestingen worden meegenomen bij de beoordeling over de taakstelling.

Dit geldt ook voor ‘huisvestingen in de pijplijn’ die in het TVS staan of schriftelijk kunnen worden aangetoond. De provincie neemt in haar oordeel over de achterstand eventuele omstandigheden buiten de macht van de gemeente mee, bijvoorbeeld onvoldoende koppelingen op 1 april of 1 oktober. Op het moment dat de gemeentelijke cijfers afwijken wordt contact gezocht met zowel de gemeente en het COA om in overeenstemming tot de juiste cijfers te komen. voldoen. achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 5. Indien na 3 maanden (halverwege de taakstellingperiode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg. plaatsstelling met laatste termijn, en zo nodig feitelijke indeplaatsstelling. 6. Erfgoed (monumenten en archeologie) Domein Belang toezicht Informatie- arrangement Weging en beoordelingscriteria Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Erfgoed Bescherming van cultuur- historische waarden en monumenten.

• Aanwezigheid van een actuele erfgoed- verordening; • het aantal adviezen dat de Erfgoedcommiss ie jaarlijks heeft afgegeven, hoe Aan de hand van de criteria uit de Erfgoedwet: • het hebben van een actuele gemeentelijke erfgoedverordening • het hebben van een onafhankelijke en deskundige Voldaan aan eisen Erfgoedwet: • Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd • Nieuw vast te stellen bestemmingplannen Nog niet of onvoldoende voldaan aan eisen Erfgoedwet, maar daar wordt wel aan gewerkt: • Monumentencommissies en archeologisch deskundigen onvoldoende adequaat om advies gevraagd. Niet voldaan aan eisen Erfgoedwet: • Monumentencommissies en/of archeologisch deskundigen zijn niet om adviezen gevraagd. • Afwijking adviezen zonder motivatie College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033312/20 vaak hiervan is afgeweken en waarom; • inzicht in de beleidscyclus: hoe zijn ver- gunning- verlening, toezicht en handhaving geborgd en hoe wordt om- gegaan met klachten en meldingen. • beschrijf hoe archeologische en cultuur- historische waarden worden afgewogen bij nieuwe ont- wikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld door het hanteren van een actuele Cultuur- historische Waardenkaart of door het maken van een specifieke afweging in elk individueel geval.

gemeentelijke erfgoedcommissie; • deskundige uitvoering van vergunningverlening en handhaving ten behoeve van het aanbrengen van wijzigingen aan rijksmonumenten. • Nieuwe bestemmingsplannen conform de Erfgoedwet. actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef). • Cultuurhistorische waarden (monumentale en/of archeologische waarden) gaan soms (ongezien) verloren. • Bestemmingsplannen nog niet voldoende conform de Erfgoedwet geheel of op onderdelen (bijvoorbeeld alleen cultuurhistorie). Gemeentelijk erfgoedbeleid nog in ontwikkeling. Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving. • Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar management-overleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als de gemeente meerjarig onder oranje toezichtregime valt (steekproef).

• Cultuurhistorische waarden (monumentale en/of archeologische waarden) gaan (ongezien) verloren. • Bestemmingsplannen voldoen niet aan de Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: hoog • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Bestuurlijk overleg en afspraken. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). • Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing). College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033313/20 Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Steenwijkerland 2023 Totaalbeeld Steenwijkerland: groen Financiën Wabo Wro Informatie- en archiefbeheer Huisvesting statushouders Erfgoed oranje groen groen oranje groen groen Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022).

Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT beoordelingskader zoals dat in 2022 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze nog niet in werking is getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT beoordelingskader voor 2024. Totaalbeeld van de gemeente: groen De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2021 en 2022 was het beeld respectievelijk oranje en groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’.

Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBT-beoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen De domeinen Wabo, Wro, Huisvesting Statushouders en Erfgoed kleuren groen. Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor het domein Wabo geldt dat er verbeterpunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Deze zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers. De domeinen Financiën en Informatie- en archiefbeheer kleuren oranje. Het domein Financiën kleurt oranje omdat de meerjarenraming in het laatste jaar een tekort in 2026 vertoont. Op het domein Informatie- en archiefbeheer voldoet de gemeente grotendeels. Enkele – belangrijke - onderwerpen laten ten opzichte van vorig jaar weinig voortgang zien en blijven aandacht vragen. Op basis van het toetsingskader wordt het oordeel daarom oranje. Voor deze domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s.

College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033314/20 Domein Beoordeling en onderbouwing door GS Beeld Toezichtregime Financiën Beoordeling De begroting 2023 is structureel en reëel sluitend. De meerjarenraming vertoont in het laatste jaar door een correctie van de toezichthouder een tekort. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2023 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT beeld voor het domein financiën, vanwege het tekort in 2026, oranje is. Context De IBT-kleuring over de afgelopen jaren is over het algemeen groen. Steenwijkerland is een gemeente met een gezonde financiële positie maar heeft ook veel last van de extra lasten sociaal domein. De bezuinigingen/ombuigingen van de afgelopen jaren en de extra gelden jeugd hebben tot resultaat gehad dat de gemeente voor 2023 een structureel sluitende begroting heeft kunnen vaststellen. De kleuring voor het jaar 2023 is vanwege een tekort in de meerjarenraming (jaarschijf 2026) dan ook oranje.

Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2024 tot en met 2026 een stelpost "verwachte extra middelen Jeugd" op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO maar voor minder dan de toegestane 100%. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds; • de gemeente ruim voldoende weerstandscapaciteit heeft om de risico's te kunnen opvangen; • de gemeente heeft in afwijking van hetgeen is weergegeven in de circulaires van het gemeentefonds 2022 het accres 2025 doorgetrokken in het gepresenteerde begrotingsbeeld 2026. De toezichthouder heeft dit gecorrigeerd. De correctie heeft tot gevolg dat er een tekort ontstaat in de jaarschijf 2026. Oranje Toezichtregime: oranje 1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden.

Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. Wabo Beoordeling 2023 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangs- gesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Steenwijkerland groen. De gemeente Steen- wijkerland heeft verbeterpunten waar het komende jaar aan gewerkt moet worden. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het Groen Toezichtregime: groen Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033315/20 Domein Beoordeling en onderbouwing door GS Beeld Toezichtregime beeld 2022 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in enkele verbeteringen, maar er blijft op enkele onderdelen aandacht nodig.

Beleidskader Het huidige VTH-beleidsplan is in december 2021 vastgesteld. Met dit beleidsplan bevat de probleemanalyse, prioriteiten en meerjarendoelstellingen. In het beleidsplan is een risicoanalyse opgenomen voor de bouw en RO taken. Op dit moment wordt de risicoanalyse geactualiseerd, deze zal meegenomen worden in het uitvoerings- programma 2024. Het uniform beleid voor de VTH taken die belegd zijn bij de Omgevingsdienst IJsselland dateert van 2019. Zowel de risicoanalyse als het beleidsplan voor de milieutaken zijn verouderd en moeten worden aangepast aan de Omgevingswet. De invulling van de risicoanalysetool is gereed, maar moet nog nader worden uitgewerkt. Het beleidsplan wordt in 2023 geactualiseerd en aangepast aan de Omgevingswet. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2023 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten de gemeente wil gaan uitvoeren voor de thuistaken. Bij vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening is er een tekort van 2.2 fte. Vergunningverlening is tijdelijk uitgebreid met 3 trainees. De verbinding tussen de meerjaren- doelstellingen en de meetbare doelen in het uitvoeringsprogramma is niet duidelijk. Het uitvoeringsprogramma 2023 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland bevat doelstellingen.

Deze doelstellingen komen echter niet overeen met doelstellingen uit het huidige VTH-beleid. Daarnaast ontbreken indicatoren in het uitvoeringsprogramma. Bij de doelen in het uitvoeringsprogramma is aangegeven wat de Omgevingsdienst IJsselland gaat doen. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2021 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten. Uit het jaarverslag blijkt de mate waarin de doelen zijn gerealiseerd. Ook geeft het jaarverslag inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals beschreven is in de kwaliteitscriteria. Verbeterpunten Voor 2023 heeft de gemeente Steenwijkerland de volgende verbeterpunten: 1. Werk aan een verbinding tussen de meerjarendoelstellingen uit het VTH- beleid en de jaarlijkse doelen in het uitvoeringsprogramma. 2. Actualiseer in 2023 het VTH-beleid voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland. 3. Zorg voor uniformiteit tussen de doelen in het VTH-beleid en uitvoeringsprogramma 2024 voor de Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef) College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033316/20 Domein Beoordeling en onderbouwing door GS Beeld Toezichtregime taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland.

4. Stel in 2023 de geactualiseerde risicoanalyse voor de milieutaken vast en betrek deze bij het uitvoeringsprogramma 2024. Wro Beoordeling totaal: Groen De gemeente Steenwijkerland scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is. Omgevings- en Structuurvisies: Groen De gemeente Steenwijkerland heeft in 2017 haar Omgevingsvisie ‘Waardevast Landschap’ vastgesteld. Dit is een Omgevingsvisie op hoofdlijnen. De gemeente is afgelopen jaar gestart met een proces om uiterlijk in 2024 te komen met een actualisatie van de Omgevingsvisie. Bestemmingsplannen: Groen De gemeente Steenwijkerland beschikt over actuele bestemmingsplannen voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. De gemeente Steenwijkerland is aan de slag gegaan met de voorbereidingen voor het opstellen van een Omgevingsplan (met een gebiedsgerichte structuur) voor Steenwijkerland. Het tijdelijke Omgevingsplan zal stapsgewijs worden omgezet in een volledig Omgevingsplan. Toezicht en handhaving: Groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Steenwijkerland aandacht in het VTH- programma 2023.

Het VTH-programma 2023 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. De gemeente maakt gebruik van een risicoanalyse voor de inschatting van ongewenste effecten voor de leefomgeving, ook specifiek voor ruimtelijke ordening. Groen Toezichtregime: groen Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan. Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar.

o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar. Informatie- en archiefbeheer Algemeen Het beeld van de gemeente Steenwijkerland is gebaseerd op de op 22 september 2022 ontvangen en door B&W goedgekeurde – en aan de raad toegezonden - Verslag toezicht beheer niet-overgebrachte archieven 2022 van de gemeentearchivaris. Hiermee voldoet de gemeente Steenwijkerland aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Oranje Toezichtregime: oranje Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet-zwaarwegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033317/20 Domein Beoordeling en onderbouwing door GS Beeld Toezichtregime Oordeel Het informatie- en archiefbeheer voldoet grotendeels. Enkele – belangrijke - onderwerpen laten ten opzichte van vorig jaar weinig voortgang zien. Op basis van het toetsingskader wordt het oordeel daarom oranje. Kwaliteitszorg en vervanging De implementatie van het toetsbare kwaliteitszorgsysteem ex art 16 van de Archiefregeling kent weinig voortgang.

De basisvoorwaarden om een kwaliteitssysteem in te kunnen richten zijn in 2022 opgepakt: het inrichten van een Documentair Structuur Plan, nodig om grip te krijgen op aanwezige informatie in de (werk)processen en het beleggen van verantwoordelijkheden in de organisatie. Dit is vooral nodig voor informatie buiten het zaaksysteem. Voor het zaaksysteem (Alfresco, gaat over naar Roxit) is dit op orde en ook wordt gewerkt aan een goede beheersing van archiefwaardige informatie in de Microsoft omgeving. Deze migratieperiode vraagt om grote alertheid op potentieel verlies van informatie. Daarnaast blijven er belangrijke aandachtspunten op het terrein van vervanging en vernietiging, in het bijzonder als het gaat om het naleven/actualiseren van het Handboek Vervanging. Inmiddels worden wel verklaringen van vernietiging opgesteld. Overbrenging De gemeentearchivaris constateert een blijvende achterstand in de overbrenging van archieven. Belangrijkste reden hiervoor is de aanpassing van de openbaarheidsbeperkingen aan de privacywetgeving. In enkele gevallen is goedkeuring van gedeputeerde staten vereist, zoals in 2022 is vormgegeven voor een aantal archieven. Een strategisch informatie overleg (SIO) is nog niet ingevuld, waarmee ook een hotspotmonitor nog niet is vastgesteld/gepubliceerd.

Door het volraken van de archiefbewaarplaats moet worden omgezien naar alternatieve opslaglocaties voor archief. Om meer voortgang te realiseren en ook de wet integraler na te kunnen leven heeft B&W de aanbevelingen van de gemeentearchivaris - waaronder het vormgeven van meer centrale regie - overgenomen. Aandachtspunten voor 2023: • Kwaliteitszorgsysteem voor gemeentelijk informatiebeheer • Correcte (digitale) vernietiging/vervanging Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPI- rapportage. Huisvesting statushouders Beoordeling: De gemeente Steenwijkerland heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2022. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is. Daarnaast verdient de gemeente een groot compliment voor de getoonde inzet in de Groen Toezichtregime: groen • Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n) College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033318/20 Domein Beoordeling en onderbouwing door GS Beeld Toezichtregime afgelopen periode.

De gemeente heeft in totaal 15 statushouders extra gehuisvest de afgelopen periode waarmee de gemeente een grote voorsprong heeft behaald op de taakstelling voor de eerste helft van 2023. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2023 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen. Erfgoed Gemeente Steenwijkerland kent een erfgoedverordening uit 2010. Wanneer de Omgevingswet op 1 juli 2023 in werking treedt zullen de noodzakelijke werkzaamheden worden verricht om de Erfgoedverordening hier tijdig op af te stemmen. Er zijn 32 adviezen gevraagd aan de monumentencommissie waarvan twee keer beargumenteerd is afgeweken. De VTH cyclus is zorgvuldig ingericht. Cultureel Erfgoed is daarbij geprioriteerd. Archeologische en cultuurhistorische waarden worden geborgd in bestemmingsplannen. Groen Toezichtregime: groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet.

o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef). College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033319/20 College van burgemeester en wethouders - 25 april 2023 - 2023_B&W_0033320/20