3.- Effect coronacrisis op de organisatie.pdf

Effect coronacrisis op de organisatie: wat is er extra gedaan en wat is uit- of afgesteld? Voor zo ongeveer alles wat wij als organisatie doen heeft de coronacrisis wel effect gehad. Deze effecten varieerden in alle soorten en maten. Is het niet omdat er extra taken bijkwamen dan was het omdat bepaalde taken niet uitgevoerd konden worden. Of dat ze anders uitgev oerd moesten worden omdat er geen fysiek contact mogelijk was. Het gaat te ver om in deze evaluatie al deze effecten voor ons gehele takenpakket te beschrijven, inclusief ook de financiële. Wel hebben wij u in het afgelopen jaar onder meer via Het Hernieuwd Perspectief, bij de jaarrekening 2019 en in de najaarsnota 2020 inzicht geboden in de gevolgen voor onze ambities. Deze volledigheid in alle gevolgen zal u uiteraard wel worden gepresenteerd per product of investering in de jaarverantwoording 2020 (jaarrekening en jaarverslag). Vooruitlopend hierop gaan wij in dit overzicht in op de belangrijkste en meest in het oog springende consequenties. Allereerst in algemene zin voor onze bedrijfsvoering, daarna per bestuursprogramma. Bedrijfsvoering Onderwerp Extra Uit- of afstel Algemeen Veel inzet is en wordt gepleegd op de crisisorganisatie en het uitvoeren van de nieuwe opgelegde taken. Op het hoogtepunt van de crisis waren ca. 55 fte hierbij rechtstreeks betrokken.

Veel van de werkzaamheden als gemeentelijke organisatie moesten op een andere wijze worden uitgevoerd, uitgesteld, geherprioriteerd of stopgezet. Dit ook gelet op het enorme beslag van de coronacrisis op de ambtelijke capaciteit . Het niet fysiek kunnen overleggen, intern maar zeker ook met onze inwoners en partners, heeft daarbij veelvuldig tot uitstel of afstel geleid. Veel overleggen, gesprekken of huisbezoeken zijn we digitaal gaan voeren. Dit werkt lang niet altijd overal even effectief en efficiënt, maar op bepaalde terreinen ook juist wel. Daar zal deze werkwijze structureel kunnen worden ingezet. Communicatie Veel inzet op een via alle kanalen gecoördineerde en afgestemde communicatie over de (effecten van) de coronamaatregelen. Zowel extern (naar inwoners en ondernemers) als intern (naar de eigen organisatie). Hiervoor is een breed pakket aan (extra) middelen ingezet van digitaal tot fysiek (o.a. sociale media, website, abri’s, digitale informatieborden, lokale media, huis-aan-huiskrant, videoboodschappen). Intern betrof dit specifiek onder meer de tientallen periodieke updates, themapagina’s in het personeelsblad (De Triangel) en de interne routekaart. Minder edities van het personeelsblad (De Triangel) Vertraging bij de uitvoering van de digitale ambitiekaart college (ook vanwege minder fysiek contact) ICT Aanschaf computerapparatuur voor thuiswerkplekken, incl.

leveren van ondersteuning voor medewerkers die voor het eerst zijn gaan thuiswerken. Verder de inrichting van het digitaal vergaderen (organisatie en raad), inrichting vergaderkamers voor Het optimaliseren van werkprocessen heeft niet of beperkt plaatsgevonden videovergaderen, extra uitgifte van mobiele telefoons en het extra scannen van stukken om thuis te kunnen werken. Facilitair Extra schoonmaak en andere faciliteiten zoals routes en kuchschermen. Levering meubilair voor thuiswerken, inrichting vergaderkamers etc. Organisatie- ontwikkeling Vertraging is opgetreden in de implementatie omdat geen fysieke bijeenkomsten mogelijk zijn (bijv. leiderschapsontwikkeling, communicatie organisatiedoelen, teambuilding) Personeel en organisatie Extra aandacht voor persoonlijk welzijn en bijbehorend instrumentarium (voorkoming uitval, beantwoording coronavragen) Klussenbank Woon-werk uitruil IKB-werkzaamheden Digitaliseren opleidingsaanbod Uitstel diverse opleidingen, herziening arbeidsmarkt- communicatie, nieuwe HR-visie en geen vitaliteitsweek Gepland onderzoek over tevredenheid medewerkers is uitgesteld en vervangen door een “werken-in-corona- tijden”-enquête Planning & control Opstelling HHP (Het Hernieuwd Perspectief) Treffen van interne beheersingsmaatregelen voor alle nieuwe regelingen (o.a. TOZO).

Ingelaste bezuinigingsoperatie, mede door corona, voor het lopend jaar 2020 Geen PPN in 2020 Financiën Bijhouden financiële effecten corona, incl. de vergoeding van het Rijk en de communicatie daarover. Diverse nieuwe activiteiten, zoals advisering rondom Vitaliteitsfonds, afstemming en discussie met accountant, provincie e.d. Ook extra werkzaamheden op het geven van inzicht van coronaeffecten 2020 maar ook 2021 bij de controle van de jaarrekening. Nog onduidelijkheid en discussie over controlekader van de verplichte uitvoeringsmaatregelen zoals TOZO, verleende subsidies etc. Aanslagen voor ondernemers Vertraging in de invoering van de prestatieverklaring (4 ogen principe) en het opstellen subsidieregister incl. procesomschrijving. Juridisch Beantwoording corona gerelateerde vragen/vraagstukken. Door vertraging in implementatie organisatieontwikkeling nog geen omgekeerd mandaat gerealiseerd. Vertraging bij bezwaar en beroep door uitstel zittingen. Inwoner op 1 Onderwerp Extra Uit- of afstel Verkiezingen Om de verkiezingen in maart a.s. vlot en veilig te laten verlopen en de orde in het stemlokaal te bewaren, is veel extra ingezet voor de uitwerking van de diverse maatregelen (geschikte accommodaties, mankracht etc.) Representatie Veel contact en afstemming om evenementen en bijzondere gebeurtenissen door te laten gaan, danwel toch te besluiten om deze af te gelasten.

Afstel en soms uitstel van veel evenementen. (75 jaar vrijheid, Razzia sportgala, recepties, wereldlichtjesdag) Kernenbeleid / participatie Vergaderingen digitaal of op een andere wijze het contact onderhouden Participatie-trajecten zijn lastig te organiseren en levert vertraging op. Uitstel inwerkingtreding van de Omgevingswet. Dienstverlening Meer inzet benodigd op telefonie. Coronaproof maken van de fysieke dienstverlening (o.m. schermen bij de balie, deel KCC telefonie in andere kamer, wisselrooster en digitalisering bij burgerzaken, alleen op afspraak, achtervang organiseren met andere collega’s). Toename bouwaanvragen. De pilots dienstverlening op locatie in 2020 zijn uitgesteld. De actualisatie van de visie op dienstverlening heeft vertraging opgelopen, net als de introductie van servicenormen en de doorontwikkeling van klantcontactonderzoek en dashboards. Communicatie / pers Veel extra inzet om de maatregelen te communiceren via allerlei media -uitingen (huis-aan-huis, billboards), webcare, persberichten, perscontact en ondersteuning van het bestuur. Ook extra inzet benodigd voor interne communicatie (zie bedrijfsvoering). Diverse acties hebben vertraging opgelopen, zoals het herontwerpen van de website, het onderzoek MijnOverheid/ persoonlijke inlogpagina, social media 2.0 en de uitvoering van de motie direct duidelijk brigade (inmiddels wel gerealiseerd).

Inwonerpanel Peiling corona Uitstel van peilingen die nu ongeschikt waren om uit te vragen. Duurzaam Onderwerp Extra Uit- of afstel Algemeen Diverse projecten hebben vertraging opgelopen omdat er geen fysieke bijeenkomsten mogelijk waren/zijn. Juist voor projecten i n dit programma is het werken aan draagvlak van belang, en hebben fysieke bijeenkomsten een belangrijke rol. Bewustwording Extra inzet is gepleegd om digitaal voorlichting (webinars) te geven ipv fysieke bijeenkomsten Er zijn geen fysieke bijeenkomsten meer gehouden Afval Extra maatregelen zijn getroffen om de inzameling van afval coronaproof te maken. Vanwege het wegvallen van grote evenementen is er ook geen sprake van kosten voor het restafval. Handhaving milieu Regulier toezicht staat op een laag pitje, handhaving van echte overtredingen gaat door. Asbestsanering Door corona, in combinatie met gewijzigd rijksbeleid, is het moeilijk geweest om vastgoedeigenaren te verleiden om asbest te saneren. Werk aan de winkel Onderwerp Extra Uit- of afstel Algemeen Een aantal te behalen resultaten is als gevolg van de coronacrisis achterhaald (aansluiting bij platforms, deregulering), andere hebben juist prioriteit gekregen, zoals de ondernemersdienstverlening.

Het effect van de crisis is voor dit programma groot, ook voor de interne organisatie via de inzet van ambtelijke capaciteit in noodloketten en de crisisorganisat ie. Bedrijven Uitvoering van de tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (TOZO). Inzet qua arbeidspotentieel is nu behoud van de bestaande werkgelegenheid i.p.v. op creatieve manieren de krapte te bestrijden . In onze publiek-private samenwerking focussen we op herstel van de economie en werkgelegenheid, door het uitvoeren van een aantal concrete projecten . De prestatieboom met de BCS is hierdoor herzien. Diverse activiteiten en te behalen resultaten zijn nu achterhaald (aansluiting bij platforms, deregulering), andere hebben juist prioriteit gekregen, zoals de ondernemersdienstverlening Minder inzet op behalen economisch rendement A32-zone. DBT / toerisme Met ondernemers hebben we veel 1,5 meter initiatieven gelanceerd. Uitbreiding van terrassen voor horeca-ondernemers. Actualiseren van de (investerings)projecten op basis van wat de crisis nu vraagt (behoud toeristische sector) De crisis heeft grote impact gehad voor nagenoeg alle ondernemers in de toeristische sector. De sector heeft het zwaar en ondernemers proberen te overleven.

De vaststelling van de visies toerisme & recreatie en Giethoorn zijn vertraagd, net als het poortenmodel Nationaal park Gebiedsgerichte aanpak Giethoorn Vertraging omdat het lastig is bewonersbijeenkomsten te organiseren en afstemmingsmomenten met de werkgroepen te hebben. Uitvoeringsagenda binnenstad De huidige coronacrisis heeft een forse impact op de binnenstad. Als reactie hierop hebben we samen met Steenwijk Vestingstad de opdracht van de centrummanager op onderdelen herzien. Er zijn minder projecten opgepakt. Voor bepaalde onderdelen is bewonersconsulatie noodzakelijk. Arbeidsmarkt De doelstelling en aanleiding om het actieplan werk op te stellen en uit te voeren zijn volkomen anders geworden. Richtte het actieplan Werk zich aanvankelijk met name op het innovatief en systeem doorbrekend oplossen Het aanvankelijke doel om drie projecten uit het actieplan werk (internationaal toptalen, horeca opleiding, bouw en techniekklas) in te dienen voor het ontwikkelfonds is niet van krapte op de arbeidsmarkt, nu is het alle hens aan dek om de werkgelegenheid te behouden. Ook is extra aandacht voor het monitoren van de arbeidsmarkt noodzakelijk. gehaald. De Horeca Academy is on hold gezet. Het is eveneens niet gelukt om 150 leerwerktrajecten bij werkgevers of andere organisaties te plaatsen en hiervan ook 50% uit te laten stromen naar regulier werk.

Markten Coronaproof maken / organiseren. De warenmarkt in Steenwijk is verplaatst naar de Goeman Borgesiusstraat Handhaving Handhaving coronamaatregelen. Extra inhuur ook voor bijv. de 1,5 meter in Giethoorn. Extra aanwezigheid van bevoegde bekeurende boa’s gevraagd. Reguliere handhaving ( vernielingen, hangjeugd, parkeren, stallen aanhangwagens, dumpingen, hondenoverlast etc.) is zeer beperkt geweest. Nieuw VTH-beleid loopt vertraging op. Samenredzaam Onderwerp Extra Uit- of afstel Algemeen Doordat huisbezoeken en live gesprekken tijdelijk helemaal niet en later minder konden worden afgelegd, zijn we over gegaan o m ook met inwoners via Zoom gesprekken te voeren. Vanuit het noodloket voor maatschappelijke organisaties zijn veel vragen beantwoo rd. Integrale toegang (Wmo, Jeugd, Werk, De complexiteit en ernst van de meldingen nemen toe: vechtscheidingen, psychische problematiek bij jongeren, minder rek bij inwoners. Consulenten mochten tijdens de 1e lock-down geen huisbezoeken afleggen. Wmo: minder aanmeldingen ivm uitstel hulpvraag. Vertraging in de doorontwikkeling van de werkprocessen binnen de integrale toegang Sociaal werk Overleg met Sociaal Werk De Kop om afspraken te maken over de activiteiten van SWDK. Daarnaast ook extra overleg om de signalen die SWDK krijgt te kunnen vertalen naar gemeentelijke activiteiten en beleid.

Nieuwe projecten opgestart, waarbij een “coronafocus”is gelegd. Activiteiten gaan niet of op een andere manier door Onderwijsachterstanden / samen voor Ryan Overleg met de scholen over de gevolgen van Corona en de Lockdowns op kinderen, het onderwijs en de scholen. Gemeente kreeg extra taken vanuit het rijk door zo nodig hardware te leveren voor kinderen die daar niet over beschikken. De corona-crisis was van invloed op de werkzaamheden van deelnemende organisaties (o.a. kinderopvang en onderwijs). Hierdoor zijn werkzaamheden van de projectgroepen vertraagd. Verbeteren taal / rekenen / digitale vaardigheden inwoners Online lessen geïntroduceerd. Veel telefonisch contact met de deelnemers en lesbrieven en nieuwsbrieven per post naar de deelnemers. Leerlingenvervoer Intensief contact met de leerlingenvervoerders nav de schoolsluitingen, de uitzonderingen daarop, de wisselingen daarin en de doorbetaling. Minder leerlingen vervoerd. Hulp bij het huishouden Extra inzet op het maken van afspraken met aanbieders van schoonmaakondersteuning over flexibele inzet, achteraf indiceren op basis van vertrouwen en over de gegarandeerde betalingen. Dagbesteding Extra inzet op het maken van afspraken met zorgaanbieders over al dan niet doorgaan van alternatieve vormen van dagbesteding, daar waar fysiek ontmoeten niet mogelijk was.

Noordwestgroep Extra inzet in overleg met NWG groep om werkzaamheden zo veel mogelijk overeind te houden. Overleg over inzet van de rijkscompensatie van Corona-gerelateerde kosten. Ronde tafel Extra inzet op bestuurlijk overleg en ambtelijk overleg met diverse maatschappelijke instanties en zorgaanbieders over signalen die zij bij de uitvoering van hun werkzaamheden tegen kwamen. Vrijwilligersbeleid Uitvoering acties uitgesteld Verward gedrag Uitvoering acties uitgesteld Jeugdhulp Intensiever overleg in de tweede helft van het jaar nav intensievere hulpvragen. Uitkeringen Opzetten van de organisatie, intern en externe communicatie en uitvoering van de tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (TOZO) . Circa 30 medewerkers van diverse teams zijn ingewerkt. Uitstel steekproeven kwaliteit uitvoering participatiewet en vertraging handhaving ervan. Historisch archief Meer inzet dan gewoonlijk door stijgende vraag naar digitaal scannen en leveren van informatie over bouwen, stamboomonderzoek, archiefonderzoek e.d.. De externe vraag naar digitale informatie nam toe Veel aandacht is uitgegaan naar dienstverlening. Projecten rondom privacy en openbaarheidsbeperkingen zijn daardoor niet zo ver gekomen als gepland. Promotie en educatieve door het sluiten van de fysieke studiezaal. Door het thuiswerken van de collega’s nam de vraag naar digitalisering van dossiers toe.

activiteiten zijn fors verminderd. Samenwerking HCO is vertraagd. Vitaliteitsfonds Extra inzet op het Vitaliteitsfonds, dat een financiële impuls kan geven aan verenigingen en voorzieningen, is ingesteld. Externe communicatie geregeld, overleg met potentiele aanvragers en beoordeling van de aanvragen. Leerplicht Extra contacten met scholen om te zien of scholen ondersteund kunnen worden in het geven van digitale lessen en of alle kinderen bereikt konden worden. Kinderopvang Tijdens de eerste lockdown is een crisisteam in het leven geroepen om de noopdopvang voor kinderen tussen 0-18 en de 24 uurs opvang te regelen. Intensieve samenwerking met kinderopvangorganisaties en scholen. Scenario’s Er zijn scenario’s opgesteld om de gevolgen van de crisis voor de middellange termijn in beeld te krijgen. Inburgering Inburgeringslessen konden minder doorgaan. Lokale Inclusie Agenda Uitvoering van vastgestelde agenda is vertraagd conform Hernieuwd Perspectief. Regenbooggemeente In 2021 wordt dit proces weer gestart. Preventie / positieve gezondheid / sportakkoord Een aantal bijeenkomsten is uitgesteld. Ook in het kader van de uitvoering van het Steenwijkerlands Sport & Beweegakkoord zijn activiteiten uitgesteld en opgeschoven.

Mijn Steenwijkerland Onderwerp Extra Uit- of afstel Algemeen Op bepaalde terreinen zijn de reguliere werkzaamheden onder druk komen te staan, zoals bij toezicht en handhaving. Algemeen effect bij veel projecten in de fysieke leefomgeving is vertraging doordat geen fysieke bijeenkomsten konden worden gehouden. Sport In de afgelopen maanden is veel tijd en energie gaan zitten in het informeren en ondersteunen van verenigingen bij het opstarten van hun De uitvoering van het Steenwijkerlands Sportakkoord is vertraagd, zowel voor de ondertekening als de uitvoering. De reguliere activiteiten die door de corona helemaal stil waren komen te liggen. Veel vragen van sportaanbieders zijn beantwoord. De regeling voor tegemoetkoming verhuur sportaccommodaties is aangevraagd. Onderhoud: een extra veld bij FC Oldemarkt is speelklaar gemaakt om ruimte te bieden tijdens de periode van groot onderhoud. planning voor meerdere onderdelen schuift hierdoor op. In het 1e kwartaal van 2021 wordt het beheerplan voor 2021 opgesteld. Mogelijk heeft het minder bespelen van de velden invloed op de noodzakelijke maatregelen. Cultuur en evenementen Toepassen en uitvoering maatregelen Museumproject vertraagd Onderhoud openbare ruimte Zowel wijzelf als onze aannemers hebben gewerkt volgens de coronaprotocollen. Extra inzet bij begraafteam uit groenteam.

Bij regulier groenonderhoud is minder aandacht besteed aan regulier werk (bijv. snoeien) en zijn er geen acties voor zelfonderhoud inwoners in de openbare ruimte gehouden. Geen vrijwilligersdag voor onderhoud op de begraafplaats. Landschapsbeheer Uitvoering vervolgacties duurzaam landschapsbeheer, als vervolg op de pilot in Willemsoord. Fysieke bijeenkomsten en veldbezoeken zijn hierbij essentieel. Biodiversiteit Uitvoeren van initiatieven, acties en maatregelen, zoals vlinderonderwijs en de aanleg van bijen- en vlinderidyllen. Woningbouw Projecten, zoals wijkvernieuwing in Steenwijk-west, de visietrajecten Steenwijkerwold en De Gagels, het nieuwe woonwagenbeleid en de woonbehoefte-onderzoeken per kern zijn door vertraagd omdat geen participatie kon plaatsvinden. Passend wonen Bijeenkomsten voor kennisuitwisseling, bijvoorbeeld in het kader van wonen en zorg, zijn op een lager pitje gezet. Activiteiten en nieuwe regelingen, zoals de besluitvorming over de blijverslening, zijn uitgesteld. Verkeer en vervoer / verkeersveiligheid Afsluiting cq invoering eenrichtingsverkeer fietspaden. Plaatsing “1,5 m coronaborden + stickers ” in verschillende kernen Informatiebijeenkomsten zijn niet doorgegaan en hebben tot vertraging geleid. Geen voorlichting en educatie, zoals het verkeersexamen basisscholen. Onderwijshuisvesting Extra aandacht voor coronamaatregelen zoals ventilatie