3.2 Omgevingsdienst - Bijlage 2 bij aanbiedingsbrief Raden en Staten begrotingswijziging 2021 en 2022.pdf

Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 De opbouw van onderstaande tabel is als volgt: - in de eerste kolom zijn de zienswijzen genummerd; - in de tweede kolom staat de strekking van de (concept)zienswijzen die voor 4 februari 2022 zijn ontvangen op de ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022; - in de derde kolom staat namens welke deelnemer de (concept)zienswijze is ingediend; - in de vierde kolom staat de reactie van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst IJsselland op de (concept)zienswijzen. Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 1. Ten aanzien van onderdeel 3 bestaat de zorg dat met het instemmen met de begrotingswijziging 2021 en 2022, de bestuurlijke afwegingsruimte voor het toekennen van middelen in de begroting 2023 wordt beperkt. Besluitvorming op de begrotingswijziging 2021 en 2022 mag geen onomkeerbaar voorschot nemen op de besluitvorming in het kader van het vaststellen van de begroting 2023. Deventer Hardenberg Raalte Olst-Wijhe Zwolle Steenwijkerland We begrijpen de zorg. We vragen genoemde middelen voor 2022 om die reden incidenteel. Dat betekent dat we geen verplichtingen aangaan voor de periode na 2022. Medewerkers die we in dienst nemen krijgen om die reden een tijdelijk contract.

Daarmee blijft de bestuurlijke afwegingsruimte bestaan om te besluiten geen of minder middelen toe te kennen voor de periode na 2022. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 2. Ten aanzien van onderdeel 3 wordt betwijfeld of de voorstellen voor de inrichting van het bedrijfsbureau, de coördinatie van de primaire teams en de verbetering van de efficiëntie binnen de huidige krapte op de arbeidsmarkt allemaal in 2022 te realiseren zijn. Staphorst Hardenberg Raalte Olst-Wijhe De feitelijke inrichting van het bedrijfsbureau en daarmee bemensing moet inderdaad nog plaatsvinden. We onderkennen dat het gezien de huidige arbeidsmarkt zeker een uitdaging zal worden om de (tijdelijke) aanstelling van medewerkers tijdig te realiseren. Wij gaan ons daar maximaal voor inspannen om zo ook de kosten voor inhuur tot een minimum te beperken. De coördinatoren van de primaire teams zijn reeds in functie. Hun inzet is, behalve bij het team Toezicht & Handhaving, tot nu toe niet gefinancierd en ten koste gegaan van de productiviteit. Als reactie op de ingebrachte zienswijzen heeft het Dagelijks Bestuur er voor gekozen deze situatie in 2022 ongewijzigd voort te zetten. De uitgave van € 233.000 is om die reden uit de begrotingswijziging voor 2022 geschrapt.

De efficiencyverbetering wordt voor een belangrijk deel projectmatig opgepakt waarbij gebruik gemaakt wordt van inhuur. Dit is noodzakelijk vanwege de gewenste expertise en het ontbreken van capaciteit binnen de dienst hiervoor. Het is echter wel duurder dan vaste krachten. Daarnaast worden we in 2022 geconfronteerd met kosten die niet in de begroting zijn meegenomen maar wel noodzakelijk zijn. Zoals eerder aangegeven komen we voor de materiële budgetten circa € 180.000 tekort op noodzakelijke uitgaven waarvoor reeds verplichtingen zijn aangegaan. Daarnaast hebben we te maken met een bijdrage aan de IJVI-begroting van € 158.000 voor 2022. Ook zullen we rekening moeten houden met afschrijvingskosten voor investeringen die we in 2022 gaan doen. De inzet van het Dagelijks Bestuur is dit binnen de begroting op te vangen. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 3. Gelet op de feestdagen is de planning van de besluitvorming op de ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 ondoenlijk. Staphorst Deventer Raalte Olst-Wijhe Wij zijn ons er terdege van bewust hoe belangrijk een goede en realistische planning is. Om die reden is het besluitvormingsproces rondom de begrotingswijziging zowel ambtelijk als bestuurlijk uitvoerig besproken en besloten.

De opties ten aanzien van het tijdspad zijn zorgvuldig afgewogen waarbij we rekening wilden houden met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022, maar ook met de continuïteit in de bedrijfsvoering van de dienst. We hebben ons maximaal ingespannen om, vooruitlopend op bestuursbehandeling, de voorlopige stukken en de toelichting daarop ambtelijk ter beschikking te stellen en zijn voor de zienswijzen de formele termijnen aangehouden. We waarderen de inspanning van de deelnemers waarbij Provinciale Staten en zeven van de elf gemeenteraden het voorstel voor 4 februari hebben kunnen behandelen. 4. Het effect van spoor 3 (herijken financieringsgrondslag) is niet meegenomen in deze begrotingswijziging. Dit spoor moet leiden tot een evenwichtige verdeling tussen de deelnemers. De OD heeft geconstateerd dat de verdeling die vanaf 2018 wordt gebruikt onevenwichtig is en wil in de begroting 2023 toe naar een systematiek waarbij er wordt betaald op basis van wat er wordt afgenomen. We willen dat de bijdrage in de begroting 2022 en het aanvullend gevraagde budget voor 2022 ook evenwichtig verdeeld wordt en verzoeken daarom de OD om de evenwichtige systematiek met ingang van 2022 (jaar eerder) toe te passen. Staphorst Het proces en de bijbehorende informatie die de afgelopen periode beschikbaar is gesteld, is complex en lijkt elkaar soms te overlappen.

We begrijpen heel goed dat hierdoor mogelijk misverstanden kunnen ontstaan. We merken op dat Raden en Staten is gevraagd haar zienswijze te geven op de ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022. In de begroting 2023 komt de herijking van de financieringsgrondslag tot uitdrukking. Voor de besluitvorming hierop zorgen wij voor een goed uitgelijnd proces waarin Raden en Staten hun zienswijze kunnen geven. Om tegemoet te komen aan de gezamenlijke wens om niet te wachten tot 2023, volgt binnenkort via de gebruikelijke ambtelijke lijn van FO en AAO een nota voor het Algemeen Bestuur, waarin wordt voorgesteld om over 2022 alvast te gaan afrekenen op basis van de werkelijke urenafname. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 5. De aanlevering van de begrotingswijziging 2021 is te laat, waardoor begrotingsautorisatie vooraf niet meer kan plaatsvinden. Gemaakte kosten in 2021 zullen ten laste moeten komen van het resultaat van de jaarrekening 2021 van de OD. Eventuele knelpunten die hierdoor ontstaan zullen moeten worden toegelicht aan de hand van de jaarrekening 2021, inclusief een voorstel tot oplossen. Deventer We realiseren ons dat wij u veel informatie sturen in een korte tijd en met bovendien beperkte tijd om te reageren.

We vragen uw begrip voor het feit dat in het afgelopen jaar ontzettend veel werk met weinig mankracht moest worden uitgevoerd. Mede gezien de aankomende gemeenteraadsverkiezingen zitten we in een tijdsklem. In het FO is dit dilemma en de opties hoe hiermee om te gaan inclusief de consequenties, in het najaar van 2021 uitgebreid besproken. Vanuit het FO is geadviseerd en in het AAO vervolgens afgesproken om toch met een begrotingswijziging te komen voor 2021 in plaats van de gemaakte kosten tot uitdrukking te laten komen in het rekeningresultaat. Dit heeft 2 redenen. Ten eerste wordt daarmee en een groot nadelig saldo voorkomen. Een groot deel van de begrotingswijziging betreft een technische verwerking waarvoor de besluitvorming al in 2019 (Omgevingswet) respectievelijk 2020 (Samen Toekomstbestendig) heeft plaatsgevonden. De tweede reden is dat er wellicht een rechtmatigheidsissue gaat spelen omdat kosten zijn gemaakt waarvoor (formeel) geen budget beschikbaar was gesteld. Dat rechtmatigheidseffect weegt voor de OD vanwege de beperkter begrotingsomvang zwaarder dan voor een individuele deelnemer (die bovendien een veel grotere begrotingsomvang heeft waardoor de onrechtmatigheid verhoudingsgewijs veel minder zwaar weegt). Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 6.

Vanuit Hardenberg is eerder meegegeven dat: - incidentele kosten voor het verbetertraject binnen de bestaande begroting moeten worden opgevangen - een en ander niet moet leiden tot structurele verhoging van de uitvoeringskosten; - de overeengekomen bezuiniging van 2% moet worden meegenomen in de begrotingen van 2022 en 2023. In de gedane voorstellen wordt hier niet op teruggekomen. Wij zien graag een nadere onderbouwing op dit onderdeel. Hardenberg In het AB van 29 april 2021 is besloten om € 575k beschikbaar te stellen voor het programma Samen Toekomstbestendig. Dekking vindt plaats uit het voordelig saldo 2020 en voor het niet gedekte deel komt in het najaar van 2021 een aanvullend dekkingsvoorstel. Dat voorstel is opgenomen in de nu voorliggende begrotingswijziging. Het resultaat van 2021 biedt daarvoor helaas geen ruimte. Uit de 26 uitgangspunten, waar het AB op 20 januari mee heeft ingestemd, wordt zichtbaar dat het huidige budget van de OD structureel ontoereikend is wat tevens zal blijken uit de nog op te stellen begroting 2023 waar het AB op 7 juli a.s. over zal besluiten. In het programma Samen Toekomstbestendig is in beeld gebracht wat de OD nodig heeft om haar taak goed en conform het vastgestelde ambitieniveau uit te kunnen voeren. De uitkomst van de verschillend sporen laat zien dat een door te voeren bezuiniging niet realistisch is.

Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 7. Ten aanzien van beide onderdelen van punt 3 is de (bestuurlijke) discussie gerechtvaardigd of de uitkomsten van het programma ook een uitkomst in deze omvang noodzakelijk maken. Er is in de voorstellen geen ruimte voor bestuurlijke keuzes opgenomen. Raalte Olst-Wijhe Binnen het programma Samen Toekomstbestendig hebben we in gezamenlijkheid voor zowel het primair proces als de bedrijfsvoering in kaart gebracht wat de dienst nodig heeft om haar taken goed en conform het vastgestelde ambitieniveau uit te kunnen voeren. Hiervoor is in de diverse sporen door middel van werkgroepen met zowel ambtelijke als bestuurlijke afvaardiging vanuit de partners en onder externe begeleiding, een zorgvuldig en uitgelijnd proces doorlopen. De uitkomsten worden aan de hand van de vastgestelde 26 uitgangspunten vertaald naar een begroting voor 2023 waarin door bijvoorbeeld aanpassing van de risicomatrix door controlefrequenties naar beneden toe bij te stellen en/of een gefaseerde implementatie, bestuurlijke keuzes kunnen worden gemaakt. Voor de voorliggende ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 zien wij geen mogelijkheden voor scenario’s.

Wel is er uiteraard ruimte voor bestuurlijke keuzes om af te wijken van de voorstellen wat wel tot gevolg zal hebben dat óf de jaaropdracht 2022 niet gehaald wordt óf een toename van het nadelig saldo zal veroorzaken óf een combinatie van beide. Als reactie op de ingebrachte zienswijzen heeft het Dagelijks Bestuur er voor gekozen de kosten van coördinatie van de teams Vergunningen en Advies niet op te nemen in de begrotingswijziging over 2022. De uitgave van € 233.000 is om die reden uit de begrotingswijziging voor 2022 geschrapt. In de ontwerpbegroting 2023 zal deze post weer worden opgenomen, conform de uitgangspunten van het programma Samen Toekomstbestendig, zoals door het Algemeen Bestuur vastgesteld op 20 januari 2022. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 8. In de voorstellen over efficiëntie zien we ook graag de uiteindelijke opbrengsten/besparingen van de investeringen terug. In de huidige voorstellen zien wij hierover niets aangegeven hetgeen de voorstellen naar onze mening te vrijblijvend laat zijn. Raalte Olst-Wijhe Voor het efficiencyspoor is de hulp van adviesbureau Berenschot ingeschakeld.

Zij concluderen in hun onderzoek dat het bereiken van concrete efficiencyeffecten een voorinvestering vereist in de wijze waarop de dienst in samenwerking met haar partners haar taken uitvoert. Die gevraagde investeringsimpuls is noodzakelijk om te kunnen groeien naar het benodigde niveau van organisatievolwassenheid (van pionieren naar professionaliseren) en dat betekent dat de uiteindelijke opbrengsten dan wel besparingen in deze fase nog niet zijn aan te geven. 9. Om te voorkomen dat onterecht een beslag wordt gelegd op de beperkte financiële middelen van de gemeente, is het van belang de plannen te onderbouwen met een gefaseerde uitvoering en een daarbij behorende financiële vertaling over 2022. Raalte Olst-Wijhe We zijn ons er terdege van bewust dat de gemeentelijke middelen beperkt zijn. We hebben in het proces om inzichtelijk te maken wat de dienst nodig heeft om die reden er ook nadrukkelijk voor gezorgd dat er geen onterecht beslag wordt gelegd op middelen. De middelen die nu gevraagd worden zijn echt nodig om de bedrijfsvoering op niveau te brengen en de eenmalige investering te doen om tot een professionele organisatie te komen. De begrotingswijziging heeft alleen betrekking op het jaar 2022 en leent zich daardoor niet voor gefaseerde uitvoering. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr.

Strekking zienswijze Indiener Reactie 10. In de voorstellen ten aanzien van de extra kosten voor implementatie Omgevingswet wordt geen onderscheid gemaakt tussen generieke uren, uren in te zetten voor alle partners als geheel, en uren die specifieke zijn toe te rekenen aan een van de partners. Wij stellen voor dit onderscheid in de voorstellen beter tot uiting te laten komen. Raalte Olst-Wijhe Wij hebben in het voorstel dat onderscheid wel degelijk geprobeerd te maken. Eén van de onderdelen is de digitale ontsluiting van geluidgegevens. Die kosten worden toegerekend aan de partners die daarvan gebruik maken. Voor het overige gaat het overwegend om generieke uren die ten goede komen aan alle deelnemers. Slechts ongeveer (in totaal) 200 uur heeft voor 2022 betrekking op uren die toegerekend zouden kunnen worden naar een individuele partner. Op een totaal aantal uren van ca 4.500 is dat verwaarloosbaar. Bovendien is op dit moment (31-1-22) al door 7 van de 11 partners gebruik van deze (beperkte) uren gemaakt. En de verwachting is dat de overige 4 partners dit in 2022 ook zullen doen. Overigens kan het wel voorkomen dat een deelnemer specifieke verdiepende vragen heeft of ondersteuning wenst ten aanzien van de invoering van de Omgevingswet.

In die gevallen zal dat leiden tot extra inzet van de OD waarvoor de extra uren wel afzonderlijk als betaalde opdracht in rekening zullen worden gebracht 11 Tegenover de kosten van het verbeteren van de efficiëntie hoort ook een taakstelling te worden opgenomen. Raalte Om binnen de OD in de huidige situatie tot verbetering van de efficiency te komen is door Adviesbureau Berenschot aangegeven dat een investeringsimpuls noodzakelijk is. In een begrotingswijziging voor de jaren 2021 en 2022 is het niet mogelijk een efficiencytaakstelling op te nemen. Wij zullen eerst de processen op orde moeten brengen om aan te kunnen geven waar en welke efficiencyverbeteringen er zijn en wat deze opleveren. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 12. Gelet op de hoeveelheid ontwikkelingen en de complexe samenhang daartussen daar wordt gevraagd om een uitgelijnd proces voor de besluitvorming op de begroting 2023. Ommen Deventer Raalte Olst-Wijhe Hoewel deze zienswijze niet betrekking heeft op de ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022, onderschrijven wij de omvang en de complexiteit van de ontwikkelingen die de OD moeten helpen vanuit de fase van pionieren naar de fase van professionaliseren.

Om die reden is vorig jaar, zowel ambtelijk (AAO, FO) als bestuurlijk (DB, AB), ingestemd met een helder uitgelijnd proces. Dat het proces tot het vaststellen van de begrotingswijziging 2021 en 2022 in tijd deels samenloopt met het proces om te komen tot de uitgangspunten voor de begroting van 2023 is daarbij echter helaas niet te vermijden. 13. Het proces richting de begroting 2023 en verder moet scenario’s bevatten met keuzemogelijkheden om de structurele middelen te beperken, met de financiële gevolgen en risico’s daarvan. Daarbij moet aandacht zijn voor het bepalen van de ambitie van het VTH- uitvoeringsniveau en de benodigde capaciteit van het bedrijfsbureau. Deventer Raalte Olst-Wijhe Deze zienswijze ziet, zoals hiervoor is opgemerkt, niet op de begrotingswijziging 2021 en 2022 die nu voor ligt, maar op het proces richting de begroting van 2023 en verder. In dat kader merken we op dat de vraag ‘aan welke knoppen gedraaid kan worden’, zowel ambtelijk- als bestuurlijk een belangrijk onderwerp van gesprek is. Voor wat het primaire proces betreft, onderzoeken we of een ingroeimodel c.q. scenario’s kunnen worden uitgewerkt waarbij wordt opgemerkt dat dit nauw samenhangt met het bestuurlijke ambitieniveau dat in de regio IJsselland nagestreefd wordt.

Het gaat hierbij om aanpassing van de risicomatrix door controlefrequenties naar beneden toe bij te stellen en/of een gefaseerde implementatie. Het aantal bedrijven is een gegeven evenals de vastgestelde kengetallen. Datzelfde geldt voor het bedrijfsbureau waar om te inventariseren wat nodig is voor een goede bedrijfsvoering van de dienst, bottum-up een capaciteitsmeting is uitgevoerd. Dit betreft een zogenaamde 0-meting die inzicht geeft in de taken die op peildatum 1 juli 2021 binnen de bedrijfsvoering worden- dan wel zouden moeten worden uitgevoerd. Bijlage 2: Reactienota (concept)zienswijzen ontwerpbegrotingswijziging 2021 en 2022 Nr. Strekking zienswijze Indiener Reactie 14. De gemeente ervaart tekortkomingen in de verwachte kwaliteit van dienstverlening en verwacht dat met de genoemde investeringen deze tekortkomingen worden ondervangen. Steenwijkerland Wij betreuren dat de gemeente Steenwijkerland in de kwaliteit van onze dienstverlening tekortkomingen ervaart. We zullen contact opnemen met de gemeente voor een nadere toelichting en samen kijken op welke wijze de tekortkomingen kunnen worden ondervangen