3.1 RSJ - Zelffacturatie Bijlage 1.pdf

Bijlage 1 Historie/ Aanleiding Bij de start van de regionale samenwerking in 2015 is vanuit overwegingen als schaalgrootte, efficiency en risicoverevening besloten om de financiële administratie van de jeugdzorg onder te brengen in de regionale samenwerking. De financiële administratie is een van de vaste pijlers onder de regionale samenwerking. Vanaf 1 januari 2018 is de opvolger van de Bedrijfsvoeringsorganisatie de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland {hierna: RSJ­ IJsselland). De financiële administratie is naast inkoop, contractmanagement, monitoring en regionale voorbereiding van inhoudelijke thema's één van de pijlers van het RSJ IJsselland. Tegelijkertijd is er meer ruimte ontstaan voor gemeenten om zelf de facturatie weer (of voor deel) lokaal uit te gaan voeren. In 2018 hebben vier gemeenten (Dalfsen, Ommen, Hardenberg en Steenwijkerland) besloten de afhandeling van de declaraties van aanbieders in de jeugdzorg zelf ter hand te nemen. Dit was een pilot, waarvan de resultaten binnen de regio IJsselland in de loop van 2018 geëvalueerd zouden worden. Evaluatie pilot zelffacturatie De evaluatie heeft in de zomer van 2018 plaatsgevonden.

In de evaluatie zijn de volgende voordelen benoemd als de gemeenten zelfzorgdeclaraties gaan afhandelen: • de afhandeling van zorgdeclaraties verloopt efficiënter en wordt beter beheerst, • één aanspreekpunt (gemeente) voor zorgaanbieders voor zowel de toewijzing als de declaratie van zorg, • een beter overzicht over het hele zorgproces op lokaal niveau Volgens de projectgroep evaluatie zelffacturatie wegen deze voordelen op tegen de gesignaleerde nadelen: • meerdere aanspreekpunten (gemeenten) voor zorgaanbieders bij de afhandeling van zorgdeclaraties in plaats van één (RSJ), • risico op per gemeente verschillende werkwijze De positieve evaluatie is aangeboden aan het Bestuurlijk Overleg van RSJ IJsselland. In het Bestuurlijk Overleg zijn alle wethouders van de deelnemende gemeenten met sociaal domein in hun portefeuille vertegenwoordigt en zij beslissen over de taken en verantwoording van het RSJ IJsselland conform de gemeenschappelijke regeling. Het Bestuurlijk Overleg heeft in september 2018 vervolgens besloten om de werkzaamheden voor de afhandeling van de zorgdeclaraties voor alle in het RSJ IJsselland deelnemende gemeenten weer bij de gemeenten onder te brengen. Het RSJ IJsselland blijft verantwoordelijk voor de inkoop, het contractmanagement, de monitoring en de ontwikkeling van regiobrede thema's (regioagenda).

Project 'zelffacturatie' RSJ IJsselland Om gemeenten te ondersteunen bij de overname van werkzaamheden voor de afhandeling van zorgdeclaraties van het RSJ IJsselland, is het RSJ IJsselland in oktober 2018 het project 'zelffacturatie' gestart. In de maand oktober is binnen het project prioriteit gegeven aan het opstellen van het implementatieplan en de besluitvorming daarover. Het plan is besproken in de volgende overleggen met gemeenten: • Overleg met financials • Overleg met beleidsmedewerkers zorg • Overleg met managers

• Overleg met portefeuillehouders In het implementatieplan is, voor de overdracht van de werkzaamheden voor de afhandeling van zorgdeclaraties van het RSJ IJsselland aan gemeenten, een viertal scenario's uitgewerkt: 1 . Scenario 1 : harde start • Het RSJ IJsselland draagt per 1-1-2019 alle taken en mutatiehistorie aan gemeenten ineens over zonder de jaarstukken 2018, deel jeugdzorg, op te stellen. Dat doen de gemeenten zelf. • Gemeenten rekenen het boekjaar 2018 met de zorgaanbieders af. • Het VECOZO berichtenverkeer wordt per 1-1-2019 naar gemeenten doorgezet. • Gemeenten handelen per die datum zowel de zorgdeclaraties 2018 als de zorgdeclaraties 2019 af. 2. Scenario 2: simultaan werken 1 • Het RSJ IJsselland draagt per 1-1-2019 de mutatiehistorie aan gemeenten over en stelt de jaarstukken 2018, deel jeugdzorg, voor gemeenten op door de systemen van gemeenten te raadplegen. • Het RSJ IJsselland rekent het boekjaar 2018 met de zorgaanbieders af. • Het VECOZO berichtenverkeer wordt per 1-1-2019 naar gemeenten doorgezet. • Gemeenten handelen per die datum zowel de zorgdeclaraties 2018 als de zorgdeclaraties 2019 af. 3. Scenario 3: simultaan werken 2 • Het RSJ IJsselland kopieert per 1-1-2019 de mutatiehistorie en verstrekt deze aan gemeenten.

Het RSJ IJsselland stelt de jaarstukken 2018, deel jeugdzorg, voor gemeenten op door gebruik te maken van de bij het RSJ IJsselland aanwezige mutatiehistorie. • Het RSJ IJsselland rekent het boekjaar 2018 met de zorgaanbieders af. • Het VECOZO berichtenverkeer wordt per 1-6-20191 naar gemeenten doorgezet. • Gemeenten handelen per 1-1-2019 de zorgdeclaraties 2019 af. Het RSJ IJsselland handelt per 1-1-2019 de zorgdeclaraties 2018 af. 4. Scenario 4: zachte landing • Het RSJ IJsselland draagt per 1-6-2019 alle taken en mutatiehistorie aan gemeenten over. Het RSJ IJsselland stelt de jaarstukken 2018, deel jeugdzorg, voor gemeenten op door gebruik te maken van de bij het RSJ IJsselland aanwezige mutatiehistorie. • Het RSJ IJsselland rekent het boekjaar 2018 met de zorgaanbieders af. • Het VECOZO berichtenverkeer wordt per 1-6-2019 naar gemeenten doorgezet. • Het RSJ IJsselland handelt per 1-1-2019 zowel de zorgdeclaraties 2018 als de zorgdeclaraties 2019 af tot 1-6-2019. Gemeenten handelen per 1-6-2019 de zorgdeclaraties 2019 af. De besprekingen hebben in alle overleggen geresulteerd in de keuze voor scenario 4 (zachte landing). Genoemde redenen voor deze keuze zijn onder andere: • Scenario 4 is voor gemeenten het minst belastend, want boekjaar 2018 wordt nog volledig door het RSJ IJsselland afgewikkeld.

• Scenario 4 geeft gemeenten tot 1-6-2019 de tijd om de overdracht van taken goed voor te bereiden. • Gemeenten hebben in de contracten met hun accountant geen afspraken gemaakt om de extra werkzaamheden, die gepaard gaan met de controle van de cijfers jeugdzorg 2018, uit te kunnen laten voeren door hun eigen accountant. 1 Het RSJ verwacht de jaarstukken 2018 uiterlijk 1-6-2019 te hebben opgesteld.

• Scenario 1 geeft de kleinere gemeenten onvoldoende tijd om per 1-1-2019 de taken van het RSJ IJsselland over te nemen. • De scenario's 2 en 3 zijn relatief foutgevoelig en hebben daarom niet de voorkeur. De keuze voor scenario 4 betekent dat het RSJ IJsselland voor de gemeenten nog de afrekening 2018 met de zorgaanbieders verzorgt en per 1-6-2019 de werkzaamheden voor de afhandeling van de declaraties van zorgaanbieders aan zes gemeenten (Staphorst, Zwolle, Zwartewaterland, Raalte, Deventer, Olst-Wijhe) overdraagt. De gemeente Kampen heeft een andere keuze gemaakt. Het RSJ IJsselland rekent voor de gemeente Kampen nog het boekjaar 2018 af met de zorgaanbieders en stelt de jaarstukken 2018, deel jeugdzorg, voor de gemeente Kampen op. De gemeente Kampen draagt zelf per 1-1-2019 zorg voor de afhandeling van de zorgdeclaraties 2018 en 2019. Planning en werkzaamheden van het project zelffacturatie Na afronding van de besluitvorming is gestart met het opstellen van een concrete planning van overdrachtswerkzaamheden door het RSJ IJsselland (voor o.a. de gemeenten). Deze planning is afgestemd met de softwareleverancier van het regie- en declaratiesysteem, Topicus / Gidso. De planning van de werkzaamheden is nu gereed en heeft als stip op de horizon dus 1 juni 2019.

Met de softwareleverancier is afgesproken dat het declaratiesysteem Gidso in maart 2019 voor gemeenten geïnstalleerd zal worden en dat de databasemigratie van het RSJ IJsselland naar gemeenten (overdracht van de mutatiehistorie) in juni 2019 plaats zal vinden. Daarmee hebben gemeenten de maanden april en mei 2019 om Gidso te koppelen aan hun financiële administratie (grootboek en betalen), medewerkers op te leiden voor het gebruik van Gidso en om hun formatie af te stemmen op de van het RSJ overkomende werkzaamheden. De softwareleverancier heeft inmiddels een eigen projectleider voor het project van de decentralisatie van de facturatie van jeugdzorg vrijgemaakt. De afgelopen weken is gebleken dat er bij de gemeenten, die de zorgdeclaraties nog niet zelf afhandelen, behoefte is aan informatie van- en ondersteuning door het RSJ IJsselland. Teneinde iedereen steeds op hetzelfde informatieniveau te houden is besloten een projectgroep 'zelffacturatie' te starten. Elk van de genoemde gemeente heeft inmiddels een vertegenwoordiger voor de projectgroep aangewezen.

De vertegenwoordiger van de gemeente wordt voor het RSJ IJsselland aanspreekpunt bij de betreffende gemeente, draagt zorg voor het informeren van collega's binnen de eigen gemeente over de voortgang van het project en zorgt ervoor dat de werkzaamheden die de betreffende gemeente zelf moet verrichten daadwerkelijk tijdig worden verricht. Op 11 december is de projectgroep voor de eerste maal bij elkaar gekomen. Gemeenten en het RSJ IJsselland SJ hebben afgesproken dat de projectgroep maandelijks vergadert. Het RSJ IJsselland zal de aankomende periode met gemeenten het gesprek starten over de op te bouwen formatie en expertise, ten einde zorgdeclaraties in eigen beheer te kunnen afhandelen, en over wat gemeenten daarvoor nodig hebben en hoe het RSJ IJsselland hierbij kan ondersteunen.