3.0 Rekenkamercommissie MSSW - Jaarverslag 2020.pdf

1 Rekenkamercommissie Aan de leden van de gemeenteraden van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. 19 januari 2021 Onderwerp: Jaarverslag 2020 Geachte dames en heren, leden van de raad, Conform de verordening dient uw Rekenkamercommissie (hierna: RKC) jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Over onze werkzaamheden in 20 20 rapporteren wij u het volgende. Samenstelling en secretariaat De samenstelling van de commissie was bij het begin van 2020 als volgt: Mevrouw Ilse de Haan, de heren Herman Beerda en Fred Flent ge (leden) en de heer Jan Mastwijk (voorzitter). Mevrouw De Haan is halverwege 2020 teruggetred en als lid. In overleg is besloten de ontstane vacature voorshands niet in te vullen. Afgesproken is dat begin 2021 zal worden bezien hoe de bezetting van de RKC door 3 personen zich verhoudt tot de hoeveelheid werk die de onderzoeken in vier gemeenten met zich brengen. Het secretariaat wordt sinds 1 maart 2020 vervuld door de heer Wytze Spoelstra, raadsadviseur/plaatsvervangend griffier in Steenwijkerland. Onderzoeken 2020 was een bijzonder jaar vanwege Corona. Dat heeft het werken van de RKC en de door ons ingehuurde bureaus beïnvloed. Een groot deel van de gesprekken/interviews moest ‘coronaproof’ gebeuren en dat heeft geleid tot een flink aantal ‘digitale bijeenkomsten’.

Voor zover wij hebben kunnen waarnemen, heeft dit alles niet tot grote vertraging geleid. Dat is te danken aan de flexibele inzet van de ingehuurde bureaus maar zeker ook aan de inzet en de medewerking van de gemeentelijke organisaties. Eind 2020 hebben wij weer het gebruikelijke ‘rondje’ gemaakt langs de respectieve gemeenteraden om te inventariseren welke onderwerpen er, naar het oordeel van de gemeenteraden, voor een rekenkameronderzoek in aanmerking zouden kunnen komen. In het Jaarplan 2021 hebben wij u daarover nader geïnformeerd.

2 De voortgang bij de verschillende onderzoeken was in 2020 als volgt. Meppel Het onderzoek ‘Welk bedrag wordt nu werkelijk besteed aan jeugdzorg en welk bedrag van het totaal gaat op aan andere kosten?’ is in mei 2020 door de gemeenteraad behandeld. Inmiddels waren we in april 2020 gestart met een nieuw onderzoek, namelijk naar de formele kant van het subsidiebeleid. Het rapport over dit onderwerp is in concept gereed. Het zal begin januari 2021 aan het college van burgemeester en wethouders worden voorgelegd voor bestuurlijk wederhoor. Wij verwachten het rapport, inclusief de bestuurlijke reactie van het college en onze reactie daarop begin februari 2021 aan de gemeenteraad te kunnen aanbieden. Staphorst Het rapport over het onderzoek naar ‘Burgerparticipatie’ is in februari 2020 door de gemeenteraad behandeld. Kort voor de zomer van 2020 zijn wij gestart met het onderzoek naar ‘De rol van de raad’ (in hoeverre maakt de gemeenteraad gebruik van zijn sturende en beleidsbep alende rol). Het onderzoeksrapport is in concept gereed. De verwachting is dat wij het rapport in februari 2021 aan de gemeenteraad kunnen aanbieden.

Steenwijkerland Het onderzoek naar het functioneren van Dorpshuizen, met als onderzoeksvraag: ‘Hoe functioneren de dorpshuizen/MFA’s in de gemeente en is dit functioneren conform de verwachtingen die de gemeente had bij het ter beschikking stellen van middelen en voorzieningen en het vastleggen van het beleid voor deze voorzieningen?’ is relatief laat in 2019 gestart. Bij het begin van het onderzoek stuitten wij op de constatering dat het overgrote deel van de betrokken panden niet in eigendom is van de gemeente en meer op afstand staat voor wat betreft de exploitaties. Daarover hebben wij overleg gehad met he t presidium (najaar 2019) waarna we hebben besloten het onderzoek toch uit te voeren. Het onderzoek is afgerond en het rapport is aan de gemeenteraad aangeboden. De verwachting is dat de raad het rapport in februari 2021 zal behandelen. Kort voor de zomer van 2020 zijn wij gestart met het onderzoek naar de gang van zaken met betrekking tot het proces van het bestemmingsplan Eeserwold. Het rapport is nagenoeg in concept gereed en zal begin 2021 voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor worden aangeboden.

Westerveld Eind 2019 zijn we in Westerveld gestart met een onderzoek dat antwoord zou moeten geven op de vraag: ‘In hoeverre voldoet de transformatie van de WMO, die ingezet is in 2015, aan de gestelde doelen, zoals gesteld in het beleidskader, daar waar het de continuïteit van de zorg betreft die de gemeente Westerveld heeft willen bereiken met de destijds gereserveerde bestemmingsreserve ?’ Het rapport is in december 2020 door de gemeenteraad behandeld. Algemene werkzaamheden In 2019 heeft de RKC (in wisselende samenstelling) op verschillende momenten met de gemeenteraden gesproken over verschillende onderwerpen. Voo r het inventariseren van nieuwe onderzoeks- onderwerpen spraken wij in Staphorst en Steenwijkerland met het presidium, in Meppel en Westerveld met een andere afvaardiging vanuit de raad. In een aantal gevallen leverden raadsleden via interviews/gesprekken ook een bijdrage aan de onderzoeken. Zo werd met (delegatie vanuit) de raad van Meppel gesproken over de ervaringen met de formele kant van het subsidiebeleid. In Staphorst vond een gesprek plaats met een aantal raadsleden over het onderzoeksonderwerp ‘De rol van de raad’ . Ook in Steenwijkerland is met (een afvaardiging uit) de gemeenteraad gesproken waar he t ging om het onderzoek maar ‘Eeserwold’.

In Westerveld vond een ‘werksessie’ plaats met fractiespecialisten uit de 3 gemeenteraad rond het thema ‘Informatievoorziening’ in het kader van de transitie van de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). In 20 20 hebben wij ook weer twee keer overlegd met de Klankbordgroep, waarin 2 raadsleden per gemeente en leden van de RKC zitting hebben. Steenwijkerland maakt sinds 2018 geen deel meer uit van de Klankbordgroep. Het verkeer tussen de gemeenteraad en de RKC verloopt via het presidium/de griffier. Daarnaast hebben wij ook overleg gevoerd met de griffiers van de bij de personele unie aangesloten gemeenten. Agendapunten voor het overleg van de Klankbordgroep waren de taken en rollen van de leden van de Klankbordgroep, communicatie, zowel intern als extern, de keuze van de onderzoeksonderwerpen, de financiële kant van de RKC, de onderzoeksopzetten, vacaturevervulling, en de voortgang van de onderzoeken. De onderwerpen in de overleggen met de griffiers kwamen grotendeels overeen met die van het overleg met de Klankbordgroep. Het secretariaat van de RKC was vanaf maart 2020 in handen van de heer Wytze Spoelstra, raadsadviseur/plaatsvervangend griffier bij de gemeente Steenwijkerland . De samenwerking tussen onze commissie en de griffies verloopt uitstekend. Financiën Voor dit jaarverslag zijn de door de financiële administratie van uw gemeente aangeleverde cijfers gebruikt.

Het is mogelijk dat kosten van onderzoeken op verschillende boekjaren zijn verantwoord. Dat heeft te maken met het feit dat, zoals beschreven in dit verslag, de werkzaamheden zich soms over twee kalenderjaren uitstrekken. Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie MSSW Meppel Staphorst Steenwijkerland Westerveld Baten Beschikbaar budget € 31.792,00 € 25.000,00 € 31.689,00 € 29.400,00 Lasten Totaal Personele unie 2020 € 9.092,80 € 9.092,80 € 9.092,81 € 9.092,81 € 36.371,22 Leden € 5.849,02 € 5.849,02 € 5.849,02 € 5.849,02 € 23.396,08 Secretariaat € 3.216,56 € 3.216,56 € 3.216,56 € 3.216,56 € 12.866,24 Overig € 27,22 € 27,22 € 27,23 € 27,23 € 108,90 Personele unie 2019 € 4.340,14 NVRR € 380,00 € 265,00 € 380,00 € 265,00 Onderzoekskosten € 10.388,00 € 12.960,00 € 15.563,50 € 8.640,00 Lasten totaal € 19.860,80 € 26.657,94 € 25.036,31 € 17.997,81 Resultaat € 11.931,20 -€ 1.657,94 € 6.652,69 € 11.402,19 4 Nadere duiding onderzoekskosten Onderzoeken 2020 Geraamd 2020 Realisatie 2020 Kosten 2019 Rectificatie Totaal Meppel (Subsidiebeleid) € 14.840,00 € 10.388,00 € 0,00 € 0,00 € 10.388,00 Staphorst (Instrumenten raad) € 14.000,00 € 14.000,00 € 0,00 -€ 1.040,00 € 12.960,00 Steenwijkerland (Eeserwold) € 15.080,00 € 7.540,00 € 8.023,50 € 0,00 € 15.563,50 Westerveld (Transitie Wmo) € 8.640,00 € 8.640,00 € 0,00 € 0,00 € 8.640,00 Algemene toelichting: Conform de artikelen 2.5, 4.1 en 5 van de

Verordening op de Rekenkamercommissie (2017) worden de declaraties uitgekeerd aan de leden van de Rekenkamercommissie MSSW en worden de kosten voor het secretariaat vergoed middels een doorberekening. Deze kosten worden evenredig verdeeld, conform het solidariteitsprincipe en gemaakte afspraken, over de deelnemende gemeenten van de personele unie voor zover het geen specifieke onderzoekskosten van een individuele gemeente betreffen. De declaraties van de Rekenkamercommissieleden worden per kwartaal opgemaakt en uitbetaald, waar de kosten van het secretariaat halfjaarlijks worden doorberekend aan de deelnemende gemeenten van de personele unie. Deze secretariaatskosten zijn de kosten van de ambt elijke ondersteuning van de Rekenkamercommissie zoals het ondersteunen van de onderzoeken, verslaglegging van vergaderingen, de interne en externe communicatie. Dit bedrag is historisch bepaald uit een voorgaande regeling tussen de gemeente Meppel en Weste rveld omtrent secretariële ondersteuning en is daarmee als vast bedrag opgenomen bij de halfjaarlijkse doorberekening naar de deelnemende gemeenten. Daarnaast kunnen er zich overige kosten voordoen die eveneens onder de personele unie worden geschaard. Hie rbij kunt u denken aan representatiekosten of het plaatsen van advertenties ten behoeve van de werving van een nieuw Rekenkamercommissielid.

Tot slot is de Rekenkamercommissie MSSW aangesloten bij de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies. Het lidmaatschap wordt bepaald door het aantal inwoners van de gemeente, waardoor Steenwijkerland en Meppel meer betalen dan Staphorst en Westerveld. Specifieke toelichting: Meppel: In 2020 is het onderzoek gestart naar subsidiebeleid. Het eindrapport wordt naar verwachting in januari 2021 opgeleverd. Dit heeft tot gevolg dat de laatste factuur voor dit onderzoek eveneens in 2021 zal vallen, waardoor slechts 70% van de onderzoekskosten gerealiseerd is in 2020. Staphorst: De gemeenteraad van Staphorst heeft besloten om met ingang van 2020 het budget voor de rekenkamerfunctie te brengen op € 25.000. Het onderzoek naar de instrumenten van de raad is gestart en afgerond in 2020. De kosten voor dit onderzoek zijn reeds voldaan. Echter, in het eerste kwartaal is er door de gemeente Staphorst en de RKC geconstateerd dat er over het onderzoek in 2019 (Burgerparticipatie) teveel gefactureerd is. Dit bedrag, te weten 1040 euro, is terugbetaald door het 5 onderzoeksbureau en staat daarom als een rectificatie in het jaarverslag bij de onderzoekskosten van Staphorst in 2020. Daarnaast bleek er door een miscommunicatie dat de kosten voor de personele unie over het 3e en 4e kwartaal van 2019 later zijn betaald.

De betaling vond plaats aan het einde van het eerste kwartaal 2020 en valt daardoor onder de kosten voor 2020. Hoewel dit een negatief resultaat levert over 2020, is dit bedrag feitelijk niet uitgegeven in 2019 en geeft daardoor geen extra negatief effect. Er werd al rekening gehouden met de uitgave. Steenwijkerland: Door een vertraging in het onderzoek naar het functioneren van de dorpshuizen in Steenwijkerland (2019) en vervolgens een verdere vertraging van Covid-19, is dit onderzoek uiteindelijk in 2020 afgerond. De helft van de onderzoekskosten is in 2019 betaald, de andere helft in 2020. Daarom is de specificatie nader uitgesplitst bij de onderzoekskosten over 2020. Hetzelfde zal namelijk gelden voor het onderzoek dat in 2020 gestart is naar Eeserwold. Dit onderzoek zal begin 2021 opgeleverd worden, waardoor ook hier slechts de helft van de kosten gerealiseerd is in 2020. Westerveld: Het onderzoek naar de transitie van de Wmo in Westerveld is over twee jaren uitgesmeerd. Het bedrag dat aan onderzoekskosten is geboekt in 2020 komt derhalve overeen met de gemaakte afspraak om de kosten over twee jaren in te boeken. Het resterende onderzoeksbudget uit 2019 is overgeheveld naar 2020 met als resultaat een hoger budget voor 2020. Slot De commissie dankt de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisaties voor de samenwerking.

Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissie van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. J.J. Mastwijk, voorzitter.