29.2 Omgevingsdienst IJsselland - Verrekening SmartDocuments.pdf

3 Beslisnota voor het Dagelijks Bestuur 1/3 Besluit tot implementatie van Smartdocuments voor IJVI Datum 8-3-2018 Opsteller Remco Aalders In de rol van Projectleider Telefoon 06 46826252 Email R.Aalders@odijsselland.nl Status Openbaar Voorgestelde behandeling Opinievormend ter besluitvorming, bespreekpunt ter besluitvorming, hamerstuk Ter kennisname Voorgestelde routing Alleen besluit door DB => informeren AB Voorstel vanuit DB => beslissing AB Voorgenomen besluit AB => Adviesaanvraag BOR => definitief besluit DB Anders nl. Bijlagen Geen Kern van het voorstel Het gebruik van Smartdocuments behoort vanaf nu ook tot de standaard functionaliteit van IJVI. Voor partners die in de toekomst besluiten IJVI te gaan gebruiken betekent dit dat deze functionaliteit onderdeel uitmaakt van het af te nemen pakket aan functionaliteit en bijbehorende diensten. Ontwerp besluit Het dagelijks bestuur besluit: 1. Tot implementatie van Smartdocuments voor IJVI met daarbij de verrekening aan de partners. 2. Kosten voor de Omgevingsdienst opvangen binnen de huidige begroting. 3 2/3 Inleiding In het MT RUD van 14 december 2017 is gesproken over het investeringsvoorstel voor het koppelen van Smartdocuments aan IJVI. Afgesproken werd dat de partners die IJVI in gebruik hebben genomen, dan wel zeker in gebruik gaan nemen, aangeven of ze akkoord zijn met de investering (die door DOWR wordt gedaan).

Dat is inmiddels gebeurd. Dit betekent dat het gebruik van Smartdocuments vanaf nu ook behoort tot de standaard functionaliteit van IJVI. Voor partners die in de toekomst besluiten IJVI te gaan gebruiken betekent dit dat deze functionaliteit onderdeel uitmaakt van het af te nemen pakket aan functionaliteit en bijbehorende diensten (functioneel beheer e.d.). Beoogd effect Dit betekent dat de komende jaren door de Omgevingsdienst IJsselland de volgende bedragen aanvullend in rekening gebracht zullen worden. Voor de afrekening wordt dezelfde verdeelsleutel gehanteerd als voor de reguliere kos ten van IJVI. Dus kosten per muteerder. Randvoorwaarde hiervoor is dat alle betrokken partners IJVI in 2018 in gebruik nemen. Mocht dat onverhoopt niet lukken dan wordt het vastgestelde begrotingsbedrag gebruikt voor de afrekening. Jaarlijks wordt als onderdeel van het begrotingsproces het budget geactualiseerd (denk aan inflatiecorrectie) en afgestemd met de partners. Indien andere partners ook IJVI gaan gebruiken, worden de kosten voor Smartdocuments in iedere geval lager per partner. De implementatie van Smartdocuments gaan we projectmatig aanpakken. Pieter-Jan van Zanten is de opdrachtgever van dit project. We werken op dit moment aan een projectplan waarbij alle leveranciers en DOWR-I een actieve rol gaan vervullen.

De Redactieraad wordt ingezet om de opgeleverde resultaten te beoordelen. Maandelijks worden de betrokken partners (betreffende leden van AAO, de projectleiders van de partners en de key-users) geïnformeerd over de voortgang.

3 3/3 Argumenten Tot implementatie van Smartdocuments voor IJVI met daarbij de verrekening aan de partners. 1. Via deze koppeling worden de documenten geautomatiseerd gevuld met een aantal relevante velden uit IJVI. De relevante partner specifieke huisstijl/logo kan per document geselecteerd worden. Het verbetert dus de functionaliteit. Kosten voor de Omgevingsdienst opvangen binnen de huidige begroting. 1. We willen voor dit bedrag niet terug naar de parnters, maar binnen de huidige begroting een oplossing zoeken. En vanaf 2019 het verwerken en meenemen in de begroting. Risico’s N.v.t. Financiën Alle kosten die betrekking hebben op de partners worden een op een doorbelast en achteraf afgerekend. Jaarlijks wordt als onderdeel van het begrotingsproces het budget geactualiseerd, denk aan inflatiecorrectie. Voorstel is om de dekking voor de kosten van de Omgevingsdienst binnen de huidige begroting te realiseren. Organisatorische aspecten N.v.t. Communicatie In verschillende MT vergaderingen is deze implementatie besproken en akkoord bevonden. Ook tussen de partners en de Omgevingsdienst is ambtelijke overeenstemming. Vervolg N.v.t.