28.0 VNG - Vernieuwde Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT Toolbox (GIBIT).pdf

U202100153 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college en gemeenteraad, Op 1 april 2021 trad de nieuwe versie van de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox (GIBIT) in werking. Conform de afspraken ‘standaardisatie VNG’ informeren wij u hierbij over het belang en de inhoud van de GIBIT. Waarom Gemeenten hebben de wens kenbaar gemaakt om meer controle te hebben over de inkoop van ICT-dienstverlening en de afspraken die daarbij gemaakt worden. De GIBIT helpt u bij dit streven. De GIBIT is een Toolbox met o.a. de set inkoopvoorwaarden die gemeenten kunnen hanteren bij het afsluiten van overeenkomsten (inkoop en aanbesteding) met ICT-leveranciers. Door de GIBIT te gebruiken laten gemeenten zien dat zij als één sector op een eenduidige wijze opereren. Deze aanpak zorgt voor voorspelbaarheid en duidelijkheid bij zowel gemeenten als leveranciers. De GIBIT is een product van ‘samen organiseren’. Eén keer ontwikkelen, 352 keer toepassen. Meerdere gemeenten, leveranciers en netwerkpartners zijn betrokken. De Taskforce Samen Organiseren, het College van Dienstverleningszaken en de directie van de VNG hebben positief geadviseerd op de vernieuwde GIBIT als ‘pas toe of leg uit’-standaard. Vernieuwing De eerste versie van de GIBIT verscheen in 2016.

In de vernieuwde versie zijn enkele aanpassingen doorgevoerd met het oog op onder meer: het verhelderen van de kwaliteitsnormen, een ‘exitplan’, intellectueel eigendom, aansprakelijkheid en levering door derden. Aan de leden Datum 14 mei 2021 Kenmerk VNGR/U202100153 Lbr. 21/036 Telefoonnummer 070-373 8393 Bijlage(n) - Onderwerp Vernieuwde Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT Toolbox (GIBIT) Vereniging van Nederlandse Gemeenten 2/2 Wat moet u doen Deze vernieuwde versie van de GIBIT is door het VNG-bestuur tot standaard benoemd in de zin van ‘pas toe of leg uit’. Dit betekent dat u wordt geacht de GIBIT te implementeren, en in het geval dat u dat niet doet, uit te leggen waarom u daarvoor niet kiest. Een belangrijk aspect van de GIBIT is dat bij een inkoop/aanbesteding van IT, met de overeenkomstengenerator een (hoofd)overeenkomst kan worden gemaakt, die enerzijds gebruikmaakt van de standaard en het anderzijds mogelijk maakt om de GIBIT proportioneel toe te passen. Zo werken alle gemeenten met de standaard en kan er rekening worden gehouden met de lokale situatie, terwijl men ook gericht blijft op de inkoop van de betreffende ICT-prestatie. Wij adviseren colleges om over de wijze van toepassing van de standaard in het ICT-Jaarverslag aan de gemeenteraad te rapporteren. Hiervoor is een ‘format ICT-jaarverslag’ beschikbaar in de GIBIT- forum.

VNG Realisatie werkt samen met gemeenten, leveranciers en netwerkpartners naar de standaard status verplicht per 1 januari 2023. Een evaluatie en consultatie zal hieraan voorafgaan. Betekenis voor de ambtelijke organisatie Voor een goede implementatie is het belangrijk dat u binnen uw gemeente het gebruik van de GIBIT in samenspraak met de verantwoordelijken voor ICT, juridische zaken en inkoop organiseert. Om de implementatie van deze voorwaarden gemakkelijker te maken, hebben wij de GIBIT Toolbox in ontwikkeling. Die omvat onder meer de algemene voorwaarden, een toelichting daarop, een stappenplan, de kwaliteitsnormen GIBIT, een overeenkomstengenerator die gemeenten helpt om een goede overeenkomst op te stellen, een checklist en twee instrumenten rondom aansprakelijkheid. Er zijn al en er worden nog verschillende bijeenkomsten georganiseerd. Voor meer informatie naar de website VNG (over standaardisatie), gibit.nl, het forum.vng.nl groep GIBIT (inlog vereist) en de nieuwsberichten van VNG Realisatie op www.vngrealisatie.nl. U kunt bij vragen over de GIBIT contact opnemen met gibit@vng.nl, het team GIBIT helpt u graag verder. Afsluiting Ik wens u veel succes toe met het toepassen van de GIBIT. De Monitor Doelgerichte Dienstverlening van VNG Realisatie zal vanaf mei 2021 maandelijks inzicht geven in de voortgang van het gebruik van de overeenkomstengenerator door gemeenten.

Meer informatie over deze monitor vindt u op www.vngrealisatie.nl. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr L.K. Geluk Algemeen directeur