26.0 College 1 - Besluit Rapportage gemeentearchivaris over het beheer van de niet-overgebrachte archieven in 2020.pdf

College van burgemeester en wethouders - 18 mei 2021 - 2021_B&W_002221/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 18 mei 2021 Beleid en Uitvoering - Samenleving en Ontwikkeling 6 2021_B&W_00222 Rapportage over toezicht op het beheer van de niet- overgebrachte archieven in 2020 - besluitvormen Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; mevrouw J. de Groot, Secretaris Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris een toezichthoudende taak ten aanzien van de archieven die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en nog primair een bedrijfsvoeringsfunctie hebben. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Hij dient hierover jaarlijks te rapporteren aan burgemeester en wethouders. Deze rapportage dient vervolgens ook ter informatie naar de gemeenteraad en naar Gedeputeerde Staten te worden gezonden. Beschrijving Inleiding Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de historische archieven van de gemeente. Dit zijn de archieven die op grond van deze wet formeel zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven, die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, is in handen van de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet-overgebrachte archieven wel een toezichthoudende- of inspectietaak. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd direct onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders. Op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris verslag doen aan uw college over de uitvoering van deze taak. Met de bijgaande rapportage wordt u geïnformeerd over de huidige stand van zaken rond het archiefbeheer. Voor dit verslag is er dit jaar geen volledig inspectieonderzoek gedaan. Voor deze rapportage is de stand van zaken onderzocht inzake de aanbevelingen uit de vorige rapportage van 2019. Voor de volgende rapportage zal weer een volledige doorlichting van het beheer van de niet-overgebrachte archieven worden gemaakt. Deze rapportage heeft betrekking op de stand van zaken eind 2020. De conclusie is dat het algemene beeld over de stand van zaken positief is. Op de meeste aandachtspunten uit de vorige rapportage is actie ondernomen. Belangrijk is dat er op dit moment wordt gewerkt aan het verbeteren van de technische infrastructuur.

De vervanging van het zaaksysteem en E-besluitvorming en de invoering van de College van burgemeester en wethouders - 18 mei 2021 - 2021_B&W_002222/3 samenwerkingsomgeving Sharepoint kunnen, in combinatie met organisatorische maatregelen en een goede inrichting, voor de toekomst een aantal belangrijke problemen oplossen. Deze verbeteringen kunnen helpen voorkomen dat de informatie op de netwerkschijven ongecontroleerd blijft groeien. Ook kan gerealiseerd worden dat besluitvormingsdocumenten in de toekomst goed en in samenhang met de bijbehorende zaken worden gearchiveerd. Het is begrijpelijk dat hier voorrang aan wordt gegeven. Er is echter wel op gewezen dat er nog een erfenis uit het verleden bestaat, waarop actie ondernomen moet worden. Daarom blijven wel een aantal aandachtspunten open staan: Aanpak van de digitale archieven op de netwerkschijven Vernietiging van zaken uit het zaaksysteem Overlappende en verouderde reglementen voor het emailverkeer en de briefafhandeling De duurzame archivering van collegebesluiten in E-besluitvorming, inclusief koppeling met het zaaksysteem. Het verslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het informatiebeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag ook worden toegestuurd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel.

Voorstel Voorgesteld wordt om: 1. In te stemmen met bijgaande toezichtsrapportage van de gemeentearchivaris. 2. De rapportage ter kennisname aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel te sturen. 3. De gemeentesecretaris te vragen om waar nodig actie te ondernemen op de aandachtspunten in de toezichtsrapportage. Argumenten Artikel 33 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat 'ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats', de gemeentearchivaris is belast met 'het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet'. Deze taak wordt uitgevoerd onder de bevelen van burgemeester en wethouders.  Artikel 15 van de Archiefverordening bepaalt dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag moet uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar Gedeputeerde Staten toe over het archief- en informatiebeheer.

Met het toezenden van dit verslag wordt daaraan voldaan. Kanttekeningen en risico’s Niet van toepassing. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting Niet van toepassing. College van burgemeester en wethouders - 18 mei 2021 - 2021_B&W_002223/3 Participatie en communicatie Niet van toepassing. Corona Niet van invloed. Uitvoering en planning Niet van toepassing. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Beslispunt 1 Het college besluit: 1. In te stemmen met bijgaande toezichtsrapportage van de gemeentearchivaris. 2. De rapportage ter kennisname aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel te sturen. 3. De gemeentesecretaris te vragen om waar nodig actie te ondernemen op de aandachtspunten in de toezichtsrapportage.