24.0 Informatienota 2022 - 8 - de Direct Duidelijk Brigade (duidelijk communiceren).pdf

College van burgemeester en wethouders - 8 februari 2022 - 2022_B&W_001101/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 8 februari 2022 Bedrijfsvoering - Organisatieadvies 13 2022_B&W_00110 Informatienota over de Direct Duidelijk Brigade (duidelijk communiceren) Samenstelling: Aanwezig: de heer J.H. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; de heer M. de Graaf, plaatsvervangend secretaris Afwezig: mevrouw J.C. de Groot, Secretaris Samenvatting Duidelijke taal. Daar gaan we voor. Daarom hebben we de landelijke Direct Duidelijk Deal ondertekend. Eerder hadden we ons al aangesloten bij de Direct Duidelijk Brigade. Met het ondertekenen van de Deal zeggen we: we vinden het belangrijk dat we als gemeente duidelijk communiceren en daar gaan we werk van maken. Daar hoort bij dat je regelmatig vraagt of je inderdaad duidelijk bent. Daarom komt er een testpanel. Een groep inwoners die regelmatig brieven, e-mails, formulieren en website controleert op leesbaarheid. Uiteraard gaan we ook ‘in huis’ het nodige doen. Met motiveren, stimuleren en uitdagen als uitgangspunt. Informatienota Inleiding Natuurlijk willen we allemaal een duidelijke brief schrijven. Een heldere tekst die gewoon door iedereen te begrijpen is. Soms is dat nog niet zo makkelijk.

Bijvoorbeeld als het om een juridische procedure gaat. Of om iets wat veel uitleg nodig heeft. En toch moet een overheid duidelijk communiceren. Daar werken we aan. Eerder sloten we ons al aan bij de Direct Duidelijk Brigade. Een actie van het Netwerk Begrijpelijke Overheid (NBO). Dat is een initiatief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en de Taalunie. Organisaties die meedoen aan de Brigade delen schrijftips, tekstvoorbeelden, checklists en andere hulpmiddelen met elkaar. Ook ‘in huis’ bieden we de nodige hulpmiddelen aan. Bijvoorbeeld trainingen, vaste tekstblokken en de digitale tool ‘Klinkende Taal’. Met dat laatste kan de schrijver controleren of de tekst op taalniveau B1 is geschreven. We hebben u hierover in een eerdere informatienota geïnformeerd. Om te benadrukken dat we echt werk maken van duidelijke taal zetten we nu de volgende stap. Kernboodschap Die volgende stap is het ondertekenen van de landelijke Direct Duidelijk Deal voor overheidsorganisaties. Dat hebben inmiddels zo’n 60 organisaties gedaan. Met het ondertekenen van de deal zeggen we: we willen als gemeente duidelijk communiceren en daar gaan we extra ons best voor doen. Daarmee verhogen we de druk op onszelf en dat moet ook. Onze inwoners en ondernemers hebben tenslotte recht op duidelijke taal. Dat ‘extra ons best doen’ doen we op verschillende manieren.

Binnen onze eigen organisatie starten we binnenkort met een campagne rond College van burgemeester en wethouders - 8 februari 2022 - 2022_B&W_001102/3 duidelijke taal. Met onder andere mooie voorbeelden, tips over hoe het beter kan en trucs die daarbij kunnen helpen. Maar we gaan ook onze inwoners en ondernemers vragen of we duidelijk zijn. Komt de boodschap over? Begrijpen ze wat we willen zeggen in onze brieven? Want dáár gaat het uiteindelijk om. Naast onder meer de ‘klantcontactmonitor’ en andere onderzoeken die we al doen, gaan we daarom beginnen met een testpanel. Het testpanel wordt een groep die meedenkt over hoe je als gemeente duidelijke brieven, e-mails, formulieren en teksten op je website schrijft. Een groep inwoners en ondernemers van jong en oud. Van mensen die digitaal handig zijn en inwoners die dat lastig vinden. Van mensen die moeite hebben met lezen en liefhebbers van taal. Mensen uit verschillende kernen en wijken. Met elkaar gaan we aan de slag om te zorgen voor duidelijke taal. Binnenkort start de promotiecampagne voor het testpanel. Consequenties voor de gemeente Voor de hulpmiddelen die we inzetten voor duidelijke taal hebben we reguliere budgetten. Communicatie We laten onze inwoners en ondernemers weten dat we de Direct Duidelijk Deal ondertekend hebben. Zo scheppen we verwachtingen die we ook moeten waarmaken.

We stellen ons open voor verbeterpunten. Binnenkort start een wervingscampagne voor deelnemers aan het testpanel. Vervolg Voor duidelijke taal geldt: herhaling is de kracht van de reclame. Daarom blijven we hiervoor binnen onze eigen organisatie aandacht vragen. Corona Niet van toepassing. Besluit De raad met deze informatienota te informeren over de Direct Duidelijk Deal én het testpanel dat ons gaat helpen duidelijk te communiceren. Bijlagen 1. Direct-Duidelijk-deal.pdf De Direct Duidelijk-deal Wij vinden het belangrijk dat wij als overheid duidelijk communiceren. Daarom zetten wij onze handtekening onder dit document. Natuurlijk communiceren we zelf ook in duidelijke taal. Dat doen we in onze eigen organisatie en daarbuiten. Zo zorgen wij dat iedereen de overheid beter begrijpt. Dit spreken we af: 1. We maken beleid om direct duidelijk te communiceren. We voeren dit beleid uit en we beoordelen de resultaten. 2. We spreken precies af wat we gaan verbeteren en hoe we de resultaten daarvan beoordelen. 3. We zorgen ervoor dat onze medewerkers hulp krijgen om direct duidelijk te communiceren. direct duidelijk heldere overheidscommunicatie College van burgemeester en wethouders - 8 februari 2022 - 2022_B&W_001103/3