24.0 Informatienota 2021 - 31 - Benchmark formatie en kosten 2021.pdf

College van burgemeester en wethouders - 1 juni 2021 - 2021_B&W_002961/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 1 juni 2021 Beleid en Uitvoering - Samenleving en Ontwikkeling 14 2021_B&W_00296 Informatienota Benchmark formatie en kosten 2021 - informeren Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl, Wethouder; mevrouw J. de Groot, Secretaris Samenvatting Uit de raadsvergadering over de programmabegroting 2021-2024 blijkt dat de raad behoefte heeft om inzicht te krijgen in hoe onze gemeente zich, qua omvang, verhoudt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. De portefeuillehouder heeft toegezegd in 2021 met een benchmark te komen voor een objectieve en feitelijk beoordeling van de omvang van de gemeentelijke organisatie. Aan organisatieadviesbureau Berenschot is de opdracht verstrekt om de benchmark uit te voeren. Informatienota Inleiding Naar aanleiding van de raadsvergadering van 3 en 10 november 2020 met als onderwerp de programmabegroting 2021 – 2024 bestond bij veel politieke partijen onduidelijkheid over de optimale omvang van de gemeentelijke organisatie. Uw raad heeft de behoefte om inzicht te krijgen in hoe onze gemeente zich, qua omvang, verhoudt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten.

De portefeuillehouder heeft toegezegd in 2021 met een benchmark te komen voor een objectieve en feitelijk beoordeling van de omvang van de gemeentelijke organisatie. Kernboodschap Organisatieadviesbureau Berenschot heeft de opdracht gekregen om de benchmark met als peildatum 1 januari 2021 uit te voeren. Berenschot voert al vele jaren jaarlijks de benchmark 'Formatie voor gemeenten' uit. De afgelopen jaren is deze benchmark uitgebreid, omdat alleen formatie niet alles zegt. Inhuur, al dan niet uitbesteden, hoort er immers ook bij. De benchmark is de laatste jaren daarom ook breder; het gaat om apparaatskosten. En daarbij ook prestatie-indicatoren om een zo zuiver mogelijke vergelijking te kunnen maken. In de benchmark wordt dan ook gevraagd naar diverse indicatoren, zoals aantal cliënten, scholen, WOZ-objecten, kilometers weg etc.. Consequenties voor de gemeente In de begroting is geen rekening gehouden met de kosten die gemaakt worden voor de benchmark. De kosten ter hoogte van € 25.000 worden gemeld in de Najaarsnota. Communicatie Veel gemeenten maken gebruik van de benchmark van Berenschot. In 2021 is de vraag naar de benchmark van Berenschot bij gemeenten enorm toegenomen. De planning geeft aan dat Berenschot College van burgemeester en wethouders - 1 juni 2021 - 2021_B&W_002962/3 rond de zomer de input uit de organisatie verzamelt.

Bij het verzamelen van de data worden de teamleiders, programmaleiders, controllers en P&O betrokken door middel van validatiegesprekken. Door deze validatiegesprekken te voeren wordt vastgesteld door Berenschot of de cijfers juist zijn, waarna eventuele aanpassingen worden verwerkt en geanalyseerd. Vervolg Een samenvatting en online rapportage worden gepresenteerd aan het management en later college. De doorlooptijd van het proces maakt dat het college begin december in staat is u te informeren over de uitkomst van de benchmark. Indien u dit wenst kan Berenschot dit met een presentatie voor u verzorgen. Corona Niet van invloed. Besluit Beslispunt 1 Het college besluit de informatienota Benchmark formatie en kosten 2021 vast te stellen. Bijlagen 1. Memo Benchmark.pdf MEMO Aan College van Burgemeester en Wethouders Kopie Directieteam Van Nienke Dirksen – Swenne Vergadering 1 juni 2021 Datum 26 mei 2021 Onderwerp Benchmark 2021 Conceptbesluit Het college neemt kennis van de planning en uitvoering van de Benchmark 2021 Inleiding Vandaag is u een informatienota voorgelegd over de benchmark. Aanvullend informeer ik u meer gedetailleerd over de planning en uw rol daarin. Planning De gegevens voor de benchmark worden voor de zomer verzameld. In september wo rden de resultaten van de benchmark gepresenteerd aan de teamleiders en het DT.

Na de afronding van de benchmark zal de organisatie zich de volgende vragen stellen. Indien we verschillen ten opzichte van andere gemeenten: 1. Snappen we de verschillen? 2. Willen we op deze punten verschillen van anderen? 3. Zo niet, wat hebben we dan voor ogen? De analysefase start direct na de presentatie. In deze fase moet er antwoord gegeven worden op bovenstaande 3 vragen. De antwoorden zullen worden verwerkt in een rapp ortage. De rapportage wordt voorgelegd aan het directieteam, waarna op 23 november een BOT overleg met uw college volgt. In dit BOT overleg worden de resultaten van de benchmark en de analyse gepresenteerd. Begin december volgt het collegevoorstel waarna de gemeenteraad geïnformeerd wordt over de uitkomsten en analyse van de benchmark. College van burgemeester en wethouders - 1 juni 2021 - 2021_B&W_002963/3