23.1 College - Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer (Inspectieverslag).pdf

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 6.1.1 Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.1. Overbrenging na 20 jaar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Deels, zie toelichting 6.1.2 Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.1. Overbrenging na 20 jaar Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Zie toelichting 6.1.3 Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.1. Overbrenging na 20 jaar Zo nee, - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Zie toelichting 6.2 Gemeente Ab art. 9.3 6.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Ja 6.3 Gemeente Aw art. 13.3-4 6.3.

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Nee Toelichting 6.1 – 6.3 De gemeente Steenwijkerland hanteert bij de overbrenging van archiefbescheiden zo veel mogelijk de archiefwettelijke termijn van 20 jaar. Verklaringen van overbrenging worden opgemaakt. Voor het merendeel zijn de archieven tot 1973 formeel overgebracht. De secretarie-archieven van Steenwijk, Bredewiede en IJsselham tot 2001 zijn wel onder beheer van het Gemeentearchief, maar nog niet formeel overgebracht. Dit heeft te maken met de werkzaamheden in het kader van de bewerking van deze archieven die inmiddels in een vergevorderd stadium verkeren. Verwacht wordt dat dit in 2019 kan worden gerealiseerd. Voor een aantal bestanden, te weten de Bouwvergunningen over de periode 1905-2010 én de Burgerlijke Stand annex Bevolkingsadministratie, geldt dat ze - om redenen van bedrijfsvoering - nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hiervoor is bij Gedeputeerde Staten van Overijssel geen machtiging tot opschorting van de overbrenging aangevraagd. Het is eerder echter wel gemeld aan de provinciale archiefinspecteur. De bouwvergunningen zijn inmiddels gedigitaliseerd.

In 2019 zal de formele overbrenging plaatsvinden. 30 7. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1.1 Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Nee 7.1.2 Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? nvt 7.1.3 Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? nvt 7.2.1 Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ar 27-41, 47- 57 en 59 7.2 Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Ja 7.2.2 Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ar 27-41, 47- 57 en 59 7.2 Archiefbewaarplaats Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Ja 7.2.3 Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13.

Ar 27-41, 47- 57 en 59 7.2 Archiefbewaarplaats Zo ja op 7.2.2 zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? De Aw is aangepast aan de Wet rgt. Hiermee is de goedkeuring GS komen te vervallen 7.3.1 Gemeente Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? Nee 7.3.2 Gemeente Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 7.3. Archiefruimten Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? nvt 7.4.1 Archief Aw art. 21.1 Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Nee 7.4.2 Archief Aw art. 21.1 Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4. E-depot Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden.

nvt 31 Toelichting 7.1 – 7.3 De gemeente Steenwijkerland heeft geen specifieke externe archiefinstelling aangewezen voor het beheer van gemeentelijke archieven of de gemeentelijke archiefbewaarplaats. In het Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017 heeft het college de gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, die zich bevindt op het adres Vendelweg 1 te Steenwijk. Deze voldoet aan de wettelijke eisen. De archiefkelder bij de cluster DIM is geen archiefbewaarplaats of archiefruimte in de zin van de Archiefwet 1995 en mag alleen worden gebruikt voor vernietigbare archiefbescheiden. Burgerzaken gebruikt een kluis. Deze ruimte is niet formeel door het college als archiefruimte aangewezen. 7.4 De gemeente Steenwijkerland beschikt niet over een e-depotvoorziening voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. De provincie Overijssel en het Historisch Centrum Overijssel werken momenteel aan een project tot realisatie van een E-depot. De gemeente Steenwijkerland zal op een later tijdstip een besluit nemen inzake deelname aan deze gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Hierover is overleg met het HCO gaande. 32 8. 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1.1 Archief Aw. Art.

14, 17, en 19 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Ja 8.1.2 Archief Aw. Art. 14, 17, en 19 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Ja 8.1.3 Archief Aw. Art. 14, 17, en 19 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Ja 8.2.1 Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. Ja Zie toelichting 8.2.2 Gemeente Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Ja 8.2.3 Beide Aw art.

15 en 16 Ab art 9.3 en 10 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? nvt 8.2.4 Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Ja 8.3 Beide Aw art. 15 8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? nvt 8.4.1 Archief Aw. Art. 17 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Ja 8.4.2. Archief Aw. Art. 17 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Ja 8.5.1 Archief Aw art.

3, 18 en 19 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Nee 8.5.2 Archief Aw art. 3, 18 en 19 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? nvt 8.6.1 Archief Aw. Art. 14 en 17 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Ja 8.6.2 Archief Model DIVA (nu BRAIN) 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? nvt 8.6.3 Archief Model DIVA (nu BRAIN) 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? nvt 33 Toelichting 8.1 In het Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017 is in artikel16 de bepaling opgenomen dat de archivaris nadere regels kan stellen omtrent de raadpleging van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

In het bezoekersreglement is een en ander nader uitgewerkt. De Legesverordening van de gemeente Steenwijkerland 2018 werd op 19 december 2017 door de gemeenteraad vastgesteld. In hoofdstuk 10 zijn de tarieven voor het Gemeentearchief beschreven. De gemeente Steenwijkerland beschikt over een goed geoutilleerde studieruimte. 8.2 Op 25 mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het gaat hierbij om de bescherming van (bijzondere) persoonsgegevens van mogelijk nog in leven zijnde personen van wie de gegevens zich in de collecties en archieven van het Gemeentearchief bevinden. Een en ander heeft gevolgen voor de openbaarheid van de archieven en collecties die zich in de bewaarplaats bevinden. Het betreft de archiefbescheiden zoals genoemd in artikel 1 onder c1 (ontvangen of opgemaakt door overheidsorganen) die conform de Archiefwet 1995 (AW) artikel 12 lid 1 naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, alsmede de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c3 (die welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen). Artikel 14 (AW) bepaalt dat archiefbescheiden die zich in de archiefbewaarplaats bevinden behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17 (AW) openbaar zijn.

8.5 Aan medewerkers van de gemeente Steenwijkerland worden geen dossiers van vóór 1973 uitgeleend. Er bestaat wel de mogelijkheid om deze dossiers in de leeszaal in te zien. Uitlening van archiefbescheiden aan andere overheidsorganisaties of deskundige erfgoedinstellingen is wel toegestaan, maar vindt in principe niet plaats. Er zijn wel specifieke inhoudelijke of financiële voorwaarden geformuleerd. 8.6 De gemeente Steenwijkerland beschikt over een bezoekersreglement, dat op 1 juni 2017 door het college van B&W werd vastgesteld en op 8 juni 2017 in werking trad. Het reglement besteedt onder meer aandacht aan de uitlening onder voorwaarden ten behoeve van tentoonstellingen, legeskosten, gedrag en gebruik archiefbescheiden in de studieruimte en een klachtenprocedure. 34 9. 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.1 Beide Wetveiligheidsregio's art. 3 handreiking reg. Risicoprofiel, punt 6 Vitaal Belang 9.1.

Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Nee 9.2.1 Beide Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI, nu BRAIN 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Ja 9.2.2 Beide Modellen calamiteiten en collectieplan RCE/ICN 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het calamiteitenplan? (zie ook 9.1.) Ja 9.3.1 Archief Modellen calamiteiten en collectieplan RCE/ICN 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? nvt 9.3.2 Archief Model incidenten registratie RCE/KVE 9.3.

Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? (Database Incidenten Cultureel Erfgoed) nvt Toelichting 9.1-9.3 In het gemeentelijk rampenplan is niets opgenomen in het risicoprofiel over verplaatsing of veiligstellen van objecten met een cultuurhistorische waarde. De gemeente Steenwijkerland beschikt over een calamiteitenplan voor het Gemeentearchief. Het werd op 3 maart 2014 door de gemeentesecretaris vastgesteld. Het plan dient te worden geactualiseerd. Het calamiteitenplan is ondergeschikt aan het ontruimingsplan (BHV-plan) van het gemeentehuis. In het calamiteitenplan zijn onder meer een verzamelplaats en prioriteitenlijst opgenomen. De gemeente is aangesloten bij Documentenwacht en heeft een reconstructieverzekering afgesloten. Er was contact met het regionaal netwerk voor erfgoedinstellingen. Sinds de opheffing van Kunst en Cultuur Overijssel is deze taak niet elders belegd. Melding van incidenten richting de database incidenten cultureel erfgoed (DICE) vindt niet plaats. 35 10. 10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? 10.1 Beide Aw art. 30.2 10.1.

Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Zie toelichting 10.2.1 Beide Aw art. 32 10.2. Mensen, kwantitatief Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) Zie toelichting 10.2.2 Beide Aw art. 32 10.2. Mensen, kwantitatief Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Nee 10.2.3 Beide Aw art. 32 10.2. Mensen, kwantitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Nee 10.3.1 Beide Aw art. 32 10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven als mede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Ja 10.3.2 Beide Aw art. 32 10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Ja 10.3.3 Beide Aw art.

32 10.3. Mensen, kwalitatief tbv beheer Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Nee 10.4 Archief Aw art. 31.2 Model LOPAI + WGA (nu BRAIN) rekennormformatie gem. Archiefinspectie 10.4 Mensen, kwantitatief tbv toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers? (Zie ook 2.2.) Zie toelichting Toelichting 10.1 – 10.4 Formatie Documentair Informatiemanagement Coördinator DIM (1 fte) Team DIM (4,18 fte) Team Postintake (3,38 fte) In totaal: 8,56 fte. Gemeentearchief Gemeentearchivaris (1 fte) Medewerker Gemeentearchief (1,8 fte) In totaal: 2,8 fte. 36 Werkvoorraad of achterstanden De archieven die – onder het beheer van het Gemeentearchief - in de archiefbewaarplaats te Steenwijk zijn geplaatst, zijn toegankelijk, geschoond en voor meer dan 90% voldoende zuurvrij verpakt. De gemeente heeft in de afgelopen jaren voldoende financiële middelen geïnvesteerd om de archieven op orde te brengen. Er bestaan geen grote achterstanden in de archiefbewaarplaats. Bij de fysieke dynamische archieven die – onder beheer van DIM in het ssa-depot 1 staan – is van achterstanden geen sprake.

Het secretarie-archief van Steenwijkerland vanaf 2001 moet nog worden bewerkt. Het gaat hierbij om het verbeteren van de beschrijvingen en het doorvoeren van de vernietiging. Aanvullingen op archieven, bij de afronding van projecten of bij formele overbrenging, worden beschouwd als een beheersbare werkvoorraad. Er bevindt zich echter nog wel enig analoog archiefmateriaal in de werkarchieven binnen de gemeentelijke organisatie.