23.0 College - Reactie op accountantsverslag 2022 Gemeente Steenwijkerland

College van burgemeester en wethouders - 17 oktober 2023 - 2023_B&W_007251/3 College van burgemeester en wethouders Vergadering van 17 oktober 2023 Collegevoorstel Reactie op accountantsverslag 2022 Auteur Foka Brouwer Overlegd met Wilfried Gerner en Roelof Kuiper Portefeuillehouder M. Scheringa Andere betrokken portefeuillehouders T. Jongman Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met de voorgestelde aanpak op de aanbevelingen van de accountant. 2. Dit voorstel ter kennisname aan de raad te sturen. Voorstel Inleiding Op 7 juni 2023 is door onze accountant BDO het accountantsverslag uitgebracht en op 4 juli 2023 is het samen met de jaarstukken behandeld in de raad. De aanbevelingen, die zijn genoemd in het accountantsverslag, worden hieronder puntsgewijs weergegeven. Gewenst resultaat Het college in te laten stemmen met de reactie op de aanbevelingen van de accountant in het accountantsverslag en dit voorstel ter kennisname aan de raad te sturen. Argumenten In het rapport worden een aantal aanbevelingen door de accountant gedaan. Deze worden hieronder weergegeven met een reactie. 1. Voorbereiden rechtmatigheidsverantwoording door het college voor het boekjaar 2023, incl. aanpassen bijbehorende verordeningen. Reactie: Afgelopen jaar is gestart met een pilot voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Momenteel wordt gewerkt aan het wijzigen van de (financiële) verordeningen. Deze gewijzigde verordeningen zullen in 2023 nog worden voorgelegd aan de raad. College van burgemeester en wethouders - 17 oktober 2023 - 2023_B&W_007252/3 2. Onderzoeken verlagen onzekerheden sociaal domein. De accountant adviseert om te onderzoeken welke aanvullende beheersmaatregelen eventueel kunnen worden geïmplementeerd om de onzekerheden te verlagen. Reactie: Geconstateerd wordt dat de onzekerheden van sociaal domein bij de jaarrekening 2022 binnen de grenzen van materialiteit vallen. Daarbij heeft het sociaal domein te maken met tegenstrijdige wetgeving wat maakt dat ‘totale zekerheid’ onrealistisch is. Het advies van de accountant is om een onderzoek te doen naar mogelijkheden om de onzekerheden in de verantwoording van het sociaal domein te verkleinen. Met een drietal 'quick wins' gaan we hiermee aan de slag: 1. Toepassen van finale kwijting bij specifiek onze aanbieder van rolstoelen (RSR); 2. Het verbeteren van de klachtenadministratie binnen het sociaal domein; 3. Betere vastlegging van afspraken bij herindicatie gesprekken op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (de keukentafelgesprekken). 3. Grondexploitaties. De accountant adviseert gezien o.a.

de stijging van de bouwkosten en rente om voor de jaarrekening 2023 de grondexploitatieopzetten (met name het complex Kornputkwartier) opnieuw te analyseren en te herzien of nader te onderbouwen. Reactie: Het is inderdaad gewenst dat het complex Kornputkwartier wordt herrekend. Deze acties zijn al in gang gezet en zullen zijn uitwerking krijgen bij de jaarrekening 2023. 4. Digitaliseren van de gemeente Steenwijkerland. De accountant wil graag in 2023, als onderdeel van de reguliere controle, een volwassenheidsscan van Digitale Bestuurskracht bij de gemeente uitvoeren. Reactie: Een afspraak hierover vindt binnenkort met de accountant plaats hoe deze uit te voeren. . 5. Meerjarenonderhoudsplan wegen. De accountant adviseert een nieuw meerjarenonderhoudsplan op te stellen en deze tevens ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor te leggen. Reactie: Er zijn plannen om volgend jaar te komen met een nieuw beleidsplan rondom wegen en ook rondom openbare verlichting. Dit jaar ontbreekt de capaciteit om hier toe te komen. Het plan bevindt zich in de inventarisatiefase. Wat wel ieder jaar gebeurt, is een cijfermatige actualisatie van de meerjarenonderhoudsplanning op het gebied van wegen bij de jaarrekening. Die wordt gebruik voor het bepalen van de benodigde omvang van de voorziening wegen. 6. Voorspellend vermogen begroting.

De accountant adviseert om bij het opstellen van de begroting extra aandacht te besteden aan de realiseerbaarheid van investeringsprogramma, waarbij naast de aanwezige financiële middelen tevens College van burgemeester en wethouders - 17 oktober 2023 - 2023_B&W_007253/3 rekening dient te worden gehouden met operationele capaciteit van de gemeente en haar samenwerkingspartners. Dit om het voorspellende vermogen van de begroting te vergroten. Reactie: Er is een eenmalige actie uitgevoerd waarbij alle kredieten worden doorgenomen en dan zal de raad worden geïnformeerd (in 2023) of de kredieten noodzakelijk zijn en zo ja, wanneer deze worden uitgegeven (planning). Uiteraard speelt de plannings(capaciteit) daar een rol bij, maar dit maakt geen onderdeel uit van de rapportage. Daarnaast zijn wij tot de conclusie gekomen, na de gesprekken met de betrokken wethouders/teamleiders, dat we het naar de toekomst anders moeten organiseren en beter moeten inbedden in het proces. Hierdoor zal er jaarlijks een dergelijke actie worden opgezet waarbij scherp op de planning wordt gelet. 7. Frauderisico De accountant adviseert om verder vorm en inhoud te geven aan fraudepreventie. Reactie: Veel van de aanbevelingen vanuit de accountant zijn inmiddels opgepakt en uitgevoerd.

Hoe te reageren bij een fraudemelding (frauderesponsplan) wordt meegenomen bij de uitwerking van de nieuwe Klokkenluidersregeling (wet regeling misstanden). Kanttekeningen Zie het voorstel. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning Verschillende data voor wat betreft de realisatie van de verschillende adviezen. Communicatie en participatie Op basis van controlewerkzaamheden stelt de accountant rapportages op die aan de raad worden verstrekt. Het betreft onder meer de boardletter en het accountantsverslag. Enkele raadsfracties hebben in de politieke markt (13 december 2022 en 27 juni 2023) aangegeven bij de boardletter de reactie vanuit het college te missen. Het is onze insteek om vanaf nu bij zowel de boardletter als het accountantsverslag de reactie van het college standaard ter kennisname aan de raad mee te sturen. Is het besluit openbaar? Ja