23.0 College - Besluit Archief beheer.pdf

College van burgemeester en wethouders - 14 mei 2019 - 2019_B&W_002321/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 14 mei 2019 Dienstverlening - Beleid Leefwereld 16 2019_B&W_00232 Verslag Horizontale verantwoording archiefbeheer - besluitvormen Samenstelling: Afwezig: de heer R. Bats, Burgemeester; de heer B. Harmsma, Wethouder; mevrouw T. Jongman, Wethouder; de heer M. Scheringa, Wethouder; mevrouw T. Bijl; mevrouw J. Groot de, Secretaris Beschrijving Inleiding Op grond van de Archiefwet 1995 is gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de historische archieven van de gemeente. Dit zijn de archieven, die op grond van deze wet formeel zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven, die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, is in handen van de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet-overgebrachte archieven wel een toezichthoudende- of inspectietaak. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders. Op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris verslag doen aan uw college over de uitvoering van deze taak.

Met het bijgaande verslag wordt uw college geïnformeerd over de huidige stand van zaken rond het archiefbeheer. Voor het verslag is er zowel gekeken naar de huidige stand van zaken, als naar de stand van zaken inzake de aanbevelingen uit het vorige verslag van het najaar van 2017. Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van Kritische Prestatie Indicatoren Archiefwet 1995 (KPI’s 1995), een instrument van de VNG. Deze archief-KPI's omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het onderzoek is in opdracht van de gemeentearchivaris uitgevoerd door Henk Duits van ‘henk duits archiefbewerking’ en heeft eind 2018, begin 2019 plaatsgevonden. De eindconclusie uit het verslag is dat het archiefbeheer over het algemeen op orde is, maar dat er wel een aantal aandachtspunten zijn.

De belangrijke aandachtspunten uit het verslag zijn: de aanpak van de digitale werkarchieven op de netwerkschijven overlappende en verouderde reglementen voor het emailverkeer en de briefafhandeling de duurzame archivering van de opnames van oude raadsvergaderingen van Steenwijkerland op DVD's en CD-ROMS College van burgemeester en wethouders - 14 mei 2019 - 2019_B&W_002322/3 het afsluiten en onderbrengen van de archieven van de IGSD, na opheffing van die organisatie de duurzame archivering van de collegebesluiten in E-besluitvorming, inclusief koppeling met het zaaksysteem Het verslag moet worden doorgestuurd aan de gemeenteraad om hen te informeren over de stand van zaken van het informatiebeheer in Steenwijkerland. In het kader van het interbestuurlijk toezicht moet dit verslag ook worden toegestuurd aan gedeputeerde staten van de provincie Overijssel. Voorstel Voorgesteld wordt kennis te nemen van het het bijgaande inspectieverslag van de gemeentearchivaris over het archiefbeheer en dit ter kennisname aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten te sturen. Voorgesteld wordt ook om de secretaris te vragen om actie te ondernemen op de aanbevelingen. In het volgende inspectieverslag van de gemeentearchivaris zal uw college dan geïnformeerd worden over de voortgang van de aanpak van de aanbevelingen.

Argumenten Artikel 33 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat 'ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats', de gemeentearchivaris is belast met 'het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet'. Deze taak wordt uitgevoerd onder de bevelen van burgemeester en wethouders. Artikel 11 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 bepaalt dat de gemeentearchivaris de uitoefening van de toezichthoudende taak kan opdragen aan ‘voldoende deskundige medewerkers’. Artikel 15 van de Archiefverordening bepaalt verder dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag moet uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar Gedeputeerde Staten toe over het archief- en informatiebeheer. Met het toezenden van dit verslag wordt daaraan voldaan. Kanttekeningen en risico’s n.v.t. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting n.v.t.

Participatie en communicatie n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Besluit Beslispunt 1 College van burgemeester en wethouders - 14 mei 2019 - 2019_B&W_002323/3 Het college besluit in te stemmen met het bijgaande inspectieverslag van de gemeentearchivaris. Beslispunt 2 Het college besluit het inspectieverslag ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad en aan gedeputeerde staten van de provincie Overijssel. Beslispunt 3 Het college besluit de secretaris te vragen om waar nodig actie te ondernemen op de aandachtspunten in het inspectieverslag.