22.1 College - Verslag van de gemeentearchivaris over beheer archiefbewaarplaats 2022

Verslag van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats 2022 De gemeentearchivaris Oktober 2023 Inhoud 1. Inleiding................................ ................................ ................................ ................................ .... 4 2. Verwerven en beheren ................................ ................................ ................................ .............. 5 2.1 Inleiding ................................ ................................ ................................ .............................. 5 2.2 Verwerven................................ ................................ ................................ ........................... 5 2.3 Beheer ................................ ................................ ................................ ................................ 6 2.3.1 Archiefbewaarplaats en materiële verzorging................................ ................................ .. 6 2.3.2 Audiovisuele collectie ................................ ................................ ................................ .... 6 2.3.3 Toegankelijk maken ................................ ................................ ................................ ....... 6 2.3.4 Digitalisering ................................ ................................ ................................ .................

7 2.3.4 E-depot ................................ ................................ ................................ ......................... 7 2.3.5 Openbaarheid en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ........................... 7 2.4 Gerealiseerd ................................ ................................ ................................ ........................ 8 2.5 Aandachtspunten................................ ................................ ................................ ................. 8 3. Dienstverlening ................................ ................................ ................................ ......................... 9 3.1 Inleiding ................................ ................................ ................................ .............................. 9 3.2 Dienstverlening in cijfers ................................ ................................ ................................ ...... 9 3.3 Traditionele dienstverlening ................................ ................................ ................................ . 9 3.4 Digitale dienstverlening................................ ................................ ................................ .......10 3.5 Toekomst van de digitale dienstverlening................................ ................................ .............

10 3.6 Interne dienstverlening ................................ ................................ ................................ .......11 3.7 Gerealiseerd ................................ ................................ ................................ ....................... 11 3.8 Aandachtspunten................................ ................................ ................................ ................ 11 4. Educatie, promotie en presentatie................................ ................................ ............................. 12 4.1 Inleiding ................................ ................................ ................................ ............................. 12 4.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers................................ ................................ .......... 12 4.3 Educatieve activiteiten ................................ ................................ ................................ ........ 12 4.3.1 Educatieve activiteiten voor kinderen ................................ ................................ ............ 12 4.3.2 Educatieve activiteiten voor volwassenen ................................ ................................ ......12 4.4 Promotie ................................ ................................ ................................ ............................

13 4.4.1 Dag van de Geschiedenis................................ ................................ ............................... 13 4.4.2 Sociale media ................................ ................................ ................................ ............... 13 4.5 Gerealiseerd ................................ ................................ ................................ ....................... 13 5. Personeel en organisatie ................................ ................................ ................................ ........... 14 5.1 Inleiding ................................ ................................ ................................ ............................. 14 5.2 Personeel en organisatie ................................ ................................ ................................ .....14 5.3 Vrijwilligers................................ ................................ ................................ ......................... 14 5.4 Gerealiseerd ................................ ................................ ................................ ....................... 14 6. Conclusie ................................ ................................ ................................ ................................ .15 7. Overzicht van de resultaten en aandachtspunten ................................ ................................

.......16 7.1 Gerealiseerd ................................ ................................ ................................ ....................... 16 7.2 Aandachtspunten................................ ................................ ................................ ................ 16 1. Inleiding De werkzaamheden van het Gemeentearchief vinden hun grondslag in de Archiefwet 1995 (AW1995). Op grond van artikel 31 van de AW1995 is de gemeentearchivaris beheerder van de historische archieven en documentaire collecties van gemeente. De taken van het Gemeentearchief bestaan echter niet alleen uit wettelijke taken, maar ook uit een bestuurlijke opdracht. De wettelijke taken omvatten in essentie het beheer van en de dienstverlening uit de archieven en collecties in de archiefbewaarplaats. De bestuurlijke opdracht is gebaseerd op een raadsbesluit uit 2008 en een collegebesluit uit 2016, en bestaat uit: • verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties • bredere inzet op digitalisering van archieven en internet • meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) • cultuureducatie. Over de uitvoering van die taken moet de gemeentearchivaris op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 jaarlijks verantwoording afleggen aan het college.

Ook op grond van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet dit verslag verder ter informatie door worden gezonden aan de gemeenteraad. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) moet het college Gedeputeerde Staten informeren over het archief- en informatiebeheer. Ook daar zal dit verslag voor gebruikt worden. Het jaarverslag over 2022 is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 het verwerven en beheren van archieven besproken. In hoofdstuk 3 wordt de dienstverlening behandeld en in hoofdstuk 4 educatie, promotie en presentatie. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 personeel en organisatie besproken en hoofdstuk 6 de conclusie. Afgesloten wordt met een overzicht van de belangrijkste resultaten en aandachtspunten. 2. Verwerven en beheren 2.1 Inleiding Verwerven, beheren , dienstverlening en toezicht vormen samen de vier kerntaken van een gemeentearchief. In dit hoofdstuk worden verwerven en beheren behandeld. In het volgende hoofdstukken komt de dienstv erlening aan de orde. Over de vierde kerntaak, het toezicht, wordt apart gerapporteerd. Met verwerven wordt hier zowel bedoeld de formele overbrenging van gemeentelijke archieven op grond van de Archiefwet 1995, als de verwerving van particuliere archieven en verzamelingen.

Beheer omvat de werkzaamheden die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting om de archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’ 1. Beheer omvat zowel de materiële verzorging van de fysieke archieven, als het beheer van de digitale informatie en het toegankelijk maken van archieven en collecties. Ook het zorgen dat er aan vertrouwelijke archiefstukken beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld behoort tot de beheerswerkzaamheden. 2.2 Verwerven In 2021 zijn de gemeentelijke bevolkingsadministraties van de voorgangers van Steenwijkerland uit de periode 1939-1994 overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Voor bepaalde onderdelen van het archief zijn daarbij in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beperkingen aan de openbaarheid gesteld, die langer duurden dan 75 jaar. Op grond van de Archiefwet 1995 moest daarvoor toestemming worden verleend door gedeputeerde staten. Die is aangevraagd en verleend in 2022. De verwerving van particuliere archieven stond in 2022 op een laag pitje. Eén reden daarvoor is dat de archiefbewaarplaats bijna vol is (zie hieronder). Het was daarom nodig om terughoudendheid te betrachten bij de verwerving van particuliere archieven. Daarnaast noopte de coronacrisis aanvankelijk nog tot terughoudendheid in de fysieke contacten.

Ook dat had invloed op de verwerving van particuliere archieven. In 2022 zijn er daarom maar een beperkt aantal kleine archieven verworven. Een belangrijk archief was daarbij een archief met geluidsopnames van interviews over de Tweede Wereldoorlog. Deze interviews vormden de basis voor het boek ‘De Oorlogstapes’ van Teun Smit, maar de opnames bevatten meer informatie dan in het boek is opgenomen. Een ander verworven particulier archief was het archief van het Rusthuis in Steenwijk. Eind 2022 is begonnen met de voorbereidingen om al het archief- en documentatiemateriaal uit het pand van het voormalige Kermis-en Circusmuseum te halen en laten ontsmetten. In 2023 zal het materiaal daadwerkelijk ontsmet worden. Het is de bedoeling dat dit daarna ondergebracht wordt in het gemeentearchief. Vanwege de omvang zal dit een nog zwaardere belasting leggen op de al beperkte ruimte in de archiefbewaarplaats. Ook werd de collectie van het gemeentearchief weer uitgebreid met door een vrijwilliger gemaakte foto’s van kenmerkende straatbeelden, gebouwen en evenementen. Hij heeft de afgelopen twee jaar de focus gelegd bij onder meer gevelstenen. Hij heeft over de gevelstenen in Steenwijkerland zelf 1 Archiefwet 1995, artikel 3. een boek laten verschijnen , maar alle foto’s van de gevelstenen zijn opgenomen in de collectie van het gemeentearchief .

2.3 Beheer 2.3.1 Archiefbewaarplaats en m ateriële verzorging Het is in de afgelopen periode duidelijk geworden, dat er vanuit de bedrijfsvoering een groter deel van de beschikbare ruimte in de archiefbewaarplaats nodig is, dan was voorzien. De archiefbewaarplaats raakt daarom sneller vol dan gehoopt. Met het opnemen van het archief en de documentaire collectie van het Kermis- en Circusmuseum, zal de archiefbewaarplaats feitelijk vol zijn. De komende jaren zal er echter nog steeds ruimte nodig zijn. Het zal nog lang duren voordat de aanwas van fysieke particuliere archieven stopt. Ook wordt er nog archief verwacht van de Collectie Overijssel. Omdat er in de toekomst een groeiende behoefte aan ruimte voor historische ruimte blijft, is er opdracht gegeven aan een extern bedrijf om de mogelijkheden van extra depotruimte voor het gemeentearchief te onderzoeken . De resultaten worden meegenomen in de planne n voor de verbouwing van het gemeentehuis in 2025. Eind 2021 is er een project gestart met het herverpakken van het oudste deel van de bouwvergunningarchieven. Hierdoor zijn deze archieven weer beter beschermd tegen verval. Dit deel van het bouwvergunningen archief is bovendien niet efficiënt verpakt. Met het herver pakken wordt daardoor ook ruimte gewonnen. Geschat wordt dat dit uiteindelijk ca. 50 m1 extra ruimte zal opleveren.

Dat is een welkome, maar kleine, ruimtewinst en onvoldoende om het ruimteprobleem op te lossen. 2.3.2 Audiovisuele collectie De collectie van het gemeentearchief omvat ook audiovisueel materiaal (o.a. filmspoelen, geluidsbanden, videobanden, cassettes, CD’s, DVD’s) . Dit materiaal werd al enkele jaren door Collectie Overijssel beheerd, dit in afwachting van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling (zie hoofdstuk 6). Omdat de voorbereiding tot toetreding is gestaakt, is het audiovisuele materiaal naar Steenwijk teruggekeerd. De hoeveelheid audiovisueel materiaal in de collectie van het gemeentearchief zal de komende jaren nog aanmerkelijk groter worden met de komst van het archief en de documentaire collectie van het Kermis- en Circusmuseum door de gemeente. De diversiteit van het audiovisuele materiaal brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor het behoud en de beschikbaarstelling. Het zal in ieder geval noodzakelijk zijn om digitale gebruikskopieën te maken voor de raadpleging. Voor een deel kan de beste oplossing vervanging van de originelen zijn. In dat geval wordt het materiaal gedigitaliseerd en de originelen vernietigd. Vervanging kan noodzakelijk/ gewenst zijn omdat het behoud van de kwaliteit van bijvoorbeeld videobanden op termijn heel moeilijk is te realiseren.

Vervanging stelt echter weer veel hogere eisen aan bestandsformaten en de kwaliteit van de bestanden . Ook de benodigde opslagruimte is veel groter dan benodigd voor gebruikskopieën. 2.3.3 Toegankelijk maken Omdat de medewerkers van het gemeentearchief in 2022 weer voltijd op het gemeentehuis konden werken, konden ook weer werkzaamheden aan de fysieke archieven worden uitgevoerd. In 2022 zijn de toegangen op de onderstaande archieven en collecties gereed gekomen en online geplaatst : - Bevolkingsadministraties Steenwijk, IJsselham en Brederwiede uit de periode 1973-2000 - Afdeling Steenwijk van de Nederlandse Bond van Plattelandsvrouwen/ Vrouwen van Nu - Collectie ‘Oorlogstapes Teun Smit’ - Collectie Tekeningen Kaarten en Prenten - Collectie Klaas Boes - Bibliotheek oudere werken (begin 20e eeuw en eerder) - Stadsbibliotheek Steenwijk (voor 1811) Door vrijwilligers is verder ook de 19e-eeuwse ‘Kronijk van Steenwijk ’ is op onderwerp toegankelijk gemaakt. 2.3.4 Digitalisering In het verleden werd digitalisering door het gemeentearchief voornamelijk projectmatig uitgevoerd. Belangrijke grote gelijksoortige archieven, zoals de bevolkingsregisters, werden in projectvorm door een externe partij gedigitaliseerd. Het gemeentearchief bezat zelf niet de faciliteiten en de menskracht om dergelijke archieven te digitaliseren. Alleen foto’s werden structureel door vrijwilligers gescand.

Sinds de aanschaf van een speciale scanvoorziening voor oude kwetsbare documenten, heeft het gemeentearchief echte r de voorziening in huis om zelf (op bescheiden schaal) historische documenten te scannen. In 2021 is daarom op bescheiden schaal begonnen met het structureel scannen van archiefstukken. In de afgelopen periode zijn in dat kader onder meer de bouwvergunningen van de gemeente s Steenwijk (1830-1910) en Vollenhove (1913-1941) gedigitaliseerd, Digitalisering is niet alleen een middel om archieven en collecties middels het internet beter toegankelijk te maken voor de burger. Het is ook een middel om heel kwetsbare stukken beter te beschermen. De bijzonder kwetsbare, maar historisch erg belangrijke, ‘Memorialen’ van de stad Steenwijk uit de periode 1558-1795 zijn daarom ook gescand. Ze hoeven nu niet meer fysiek in te worden gezien, maar kunnen via het internet worden geraadpleegd. 2.3.4 E-depot Digitale informatie beslaat een steeds groter deel van de collectie van het gemeentearchief. Een groot deel daarvan zijn digitale kopieën (scans) van originele archiefstukken. Een nog beperkt, maar groeiend, deel is echter alleen in digitale vorm beschikbaar. Dit maakt de noodzaak van een goede voorziening voor het beheer van digitale informatie steeds urgenter. Er zal een digitale archiefbewaarplaats, een e-depot, moeten komen.

Voor de alleen in digitale vorm beschikbare archiefbescheiden is dat een wettelijke verplichting. Voor de overige digitale informatie is dat verstandig. 2.3.5 Openbaarheid en Algemene Verordening Gegevensbescher ming (AVG) De invoering van de AVG maakte het noodzakelijk om opnieuw te kijken naar de beperkingen aan de openbaarheid, die worden gesteld aan archiefstukken met vertrouwelijke persoonsgegevens. D e werkzaamheden hieraan waren door de noodzaak van het thuiswerken en personele wisselingen in 2020 en 2021 grotendeels stilgevallen. In 2022 kon dit opnieuw worden opgestart. De focus daarbij ligt op de gemeentelijke archieven uit de periode 1973-2000. De verwachting is dat de openbaarheidsbeperkingen aan deze archieven in 2023 gereed zijn. Als gevolg van de invoering van de AVG, bleek het ook nodig om de model-overeenkomsten voor schenking en bewaring van archieven aan te passen. In 2021 zijn deze aangepast aan de eisen van de AVG. Daarnaast heeft de gemeentearchivaris deel genomen aan een landelijke werkgroep AVG van brancheorganisatie KVAN/ BRAIN. Hij heeft daarbij actief bijgedragen aan de totstandkoming van de ‘Richtlijnen openbaarheid archieven van religieuze en levensbeschouwelijke organisaties ’. 2.4 Gerealiseerd - Inventarisatie en overbrenging archiefkaarten en woningkaarten van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland (1939-1994).

- Verwerving ‘Collectie oorlogstapes Teun Smit’ en archief Rusthuis Steenwijk. - Terugkeer audiovisuele bestanden, die tijdelijk bij Collectie Overijssel waren ondergebracht. - Inventarisatie en online plaatsen meerdere archieven en collecties. - Digitalisering van onder meer de bouwvergunningen gemeentes Steenwijk (1830 -1910) en Vollenhove (1913-1941) en de memorialen van de stad Steenwijk. - Aanpassingen model-overeenkomsten voor schenking en opneming van particuliere archieven. - Doorstart project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’ . - Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen . 2.5 Aandachtspunten - De archiefruimte is vrijwel vol. De komende jaren zal er daarom extern archiefruimte gehuurd moeten worden . Op langere termijn zal er extra depotruimte nodig zijn. Dit wordt meegenomen in de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis. - Bij een nieuw depot zullen er voorzieningen getroffen moeten worden voor het beheer audiovisuele bestanden. - Voor de steeds groeiende hoeveelheid digitale informatie wordt een goede voorziening voor een duurzaam beheer, een e-depotvoorziening, steeds urgenter. 3. Dienstverlening 3.1 Inleiding Archieven worden bewaard om geraadpleegd te worden. Daarom is de dienstverlening één van de drie kerntaken van de gemeentearchivaris.

Dienstverlening omvat zowel het traditionele inzage geven van archiefbescheiden in de studieruimte, als de dienstverlening via het internet. Presentatie, promotie en educatie kunnen ook als dienstverlening worden gezien. Deze onderdelen worden echter behandeld in het volgende hoofdstuk. 3.2 Dienstverlening in cijfers Hieronder worden de belangrijkste cijfers over de dienstverlening weergegeven in tabelvorm. In de volgende paragrafen worden ze nader toegelicht. Gebruik gemeentearchief Aard gebruik Aantal 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Bezoekers studieruimte 268 247 151 106 35 76 Zoekacties internet via de eigen website 85.403 77.654 69.008 67.712 64.094 61.886 Pageviews via de eigen website 279.428 282.588 205.828 201.826 171.302 184.525 Geraadpleegde aktes via de website www.openarch.nl 43.699 55.078 56.838 74.415 69.933 50.293 Digitaal opgevraagde bouwdossiers, daaruit verstrekt aan digitale tekeningen - - 933 3123 1468 5267 1957 6118 2079 5501 3.3 Traditionele dienstverlening In 2022 was de studiezaal weer het hele jaar open. Het bezoekersaantal bleef echter in dat jaar steken op de helft van het aantal bezoekers van voor corona. Dit is een trend, die ook zichtbaar is bij andere archiefinstellingen. Hier speelt waarschijnlijk mee dat corona voor de burger de omslag naar digitaal onderzoek versterkt.

Burgers gebruiken voor hun onderzoek steeds meer alleen de digitale mogelijkheden en laten, waar mogelijk, fysieke bezoeken aan een archiefdienst steeds meer achterwege. Hierop zal verder worden ingegaan in paragraaf 3.2.3. Het belang van de traditionele dienstverlening laat zich niet alleen afmeten aan de hoeveelheid bezoekers. In 2021 en 2022 werd in de studieruimte ook ondersteuning verleend aan een historicus, die onderzoek deed naar de roof en rechtsherstel van Joods onroerend goed in en na Tweede Wereldoorlog. Het belang van het archief voor dit onderzoek kan niet gemeten worden aan het aantal bezoeken of aantal opgevraagde stukken, maar moet in het licht worden gezien van de informatieve waarde die de archiefstukken voor het onderzoek hebben gehad. 3.4 Digitale dienstverlening Informatie uit het gemeentearchief wordt via diverse kanalen digitaal aangeboden aan de burger. In de eerste plaats is dat via de eigen website. Maar daarnaast zijn er ook andere kanalen bij andere organisaties. De Opregte Steenwijker Courant wordt aangeboden via de landelijke website www.delpher.nl . De gedigitaliseerde openbare bevolkingsregisters en gegevens uit de openbare registers van de Burgerlijke Stand zijn digitaal raadpleegbaar via de landelijke websites www.wiewaswie.nl en www.openarch.nl.

Statistieken over het gebruik van de Steenwijkerlandse bronnen zijn echter all een voor de eigen website en voor www.openarch.nl beschikbaar. Het daadwerkelijke gebruik zal dan ook aanmerkelijk hoger zijn, dan de beschikbare cijfers doen vermoeden. De beschikbare cijfers kennen wel geleidelijke daling. Bovenstaande gegevens worden vrij toegankelijk online aangeboden. Burgers kunnen deze zonder tussenkomst van medewerkers het gemeentearchief raadplegen. De bouwvergunningarchieven zijn ook gedigitaliseerd, maar worden om redenen van auteursrecht en privacy niet online aangeboden. Op verzoek kunnen op aanvraag wel digitaal tekeningen en technische gegevens worden verstrekt aan burgers en ondernemers. Dat is in de afgelopen jaren een succesvolle formule gebleken. Na een stijging in 2021 van 95% van het aantal verstrekte tekeningen ten opzicht van 2019, zakte het aantal in 2022 verstrekte tekeningen weer iets. Maar het blijft nog ver boven het niveau van 2019. 3.5 Toekomst van de digitale dienst verlening Tot voor enkele jaren was digitalisering bij de meeste archiefinstellingen vooral éénrichtingsverkeer. Archiefinstellingen bepaalden welke archiefonderdelen belangrijk waren om te digitaliseren. Dat is echter snel aan het veranderen. Overal in het land bieden de wat grotere archiefdiensten tegenwoordig gratis digitaliseren op verzoek aan.

Burgers kunnen dan archiefstukken aanvragen om in te zien. De archiefdienst scant vervolgens de aangevraagde stukken in en verstrekt ze gratis aan de aanvrager. De burger bepaalt zo wat er gedigitaliseerd wordt in plaats van de archiefinstelling. Gratis digitaliseren op verzoek blijkt overal in het land een groot succes. Voor de gemeente is het echter niet gratis. Het afhandelen van de scanaanvragen kost tijd. Ook is er speciale scanapparatuur nodig, waarmee kwetsbare documenten snel gescand kunnen worden. Digitale dienstverlening wordt binnen de archiefsector daarom dus steeds meer de norm. Dit heeft ook een weerslag op de traditionele dienstverlening. Zoals hierboven al aangegeven gebruiken burgers voor hun onderzoek steeds meer alleen de digitale mogelijk heden en laten, waar mogelijk, fysieke bezoeken aan een archiefdienst steeds meer achterwege. De keuze voor Steenwijkerland is om mee te gaan met deze ontwikkelingen en het gebruik van de collectie van het gemeentearchief weer fors te zien groeien, of niet mee gaan en het gebruik verder zien teruglopen. Een toekomstvisie voor het gemeentearchief is in ontwikkeling. In die visie zal dit onderwerp verder worden uitgewerkt. 3.6 Interne dienstverlening Behalve aan de burger verleent het gemeentearchief ook diensten aan de bestuurders en ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland.

In de meeste gevallen gaat het om het inzage geven in (fysieke) dossiers, die onder beheer vallen van het gemeentearchief. 3.7 Gerealiseerd - Na een stijging 95% van het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen in 2021 ten opzichte van 2019, nam het aantal verstrekte bouwtekeningen in 2022 weer iets af. 3.8 Aandachtspunt en - De bezoekersaantallen voor de studieruimte zijn fors teruggelopen door de coronacrisis. Dat heeft zich in 2022 maar ten dele hersteld. - Het is nodig om een keuze te maken voor het al of niet invoeren van gratis ‘scan-on- demand’. Een advies hierover zal later in het jaar, als onderdeel van een toekomstvisie voor het gemeentearchief, aan het college worden aangeboden. 4. Educatie, promotie en presentatie 4.1 Inleiding Educatie, promotie en presentatie zijn onderdeel van de bestuurlijke opdracht voor het gemeentearchief. Vanwege de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus konden er in 2020 en 2021 geen educatieve activiteiten of een Dag van de Geschiedenis worden georganiseerd. In 2022 konden deze activiteiten gelukkig weer doorgang vinden. 4.2 Educatie, promotie en presentatie in cijfers In de onderstaande tabel worden de cijfers weergegeven v an de aantallen deelnemers van educatieve en promotionele activiteiten van het gemeentearchief. Voor sociale media zijn de cijfers weergegeven over Facebook.

Soort activiteit Aantal 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Deelnemers aan educatieve activiteiten (kinderen en volwassenen) 444 162 224 0 0 260 Deelname aan Dag van de Geschiedenis Ca. 150 Ca. 200 Ca. 130 0 0 Ca. 100 Volgers op Facebook op 31 december 1167 1264 1366 1447 Ca. 1500* 1584 * In tegenstelling tot voorgaande jaren bleek het in 2021 niet meer mogelijk om achteraf het aantal volgers op 31 december vast te stellen. Daarom is volstaan met een schatting. 4.3 Educatieve activiteiten 4.3.1 Educatieve activiteiten voor kinderen Na twee stille jaren werden er in het schooljaar 2022-2023 eindelijk weer erfgoedlessen gegeven. Omdat er, door personeelswisselingen, nog geen nieuw programma was ontwikkeld, werd de bestaande erfgoedles ‘Op zoek naar je voorouders’ nog een keer gegeven. De volgende vragen stonden centraal in deze les: Wat is een archief? Wat kan ik daar vinden? En: waar komt mijn achternaam vandaan? Als verwerkingsopdracht maakten de leerlingen een eigen geboorteakte met kroontjespen, precies zoals een ambtenaar van de bu rgerlijke stand dat vroeger deed. In dit schooljaar kwamen er 11 klassen langs. Dit zijn zo’n 260 leerlingen uit groep 5 en 6 en hun begeleiders. De leerlingen kwamen vanuit de hele gemeente.

4.3.2 Educatieve activiteiten voor volwassenen Naast erfgoedlessen voor basisschoolleerlingen werd er in 2022 ook een cursus ‘Oud schrift voor beginners’ georganiseerd. In deze cursus gingen de cursisten zes avonden twee uur aan de slag met het leren lezen en begrijpen van historische teksten uit de 17e en 18e eeuw. Verschillende onderwerpen kwamen aan de orde zoals onderwijs, recht en verhoudingen binnen de Republiek. Voor de cursus was veel animo, 14 personen hebben de cursus gevolgd. 4.4 Promotie 4.4.1 Dag van de Geschiedenis In oktober sloot het gemeentea rchief zich wederom aan bij de landelijke Maand van de Geschiedenis. In kader daarvan organiseerden wij de Dag van de Geschiedenis in Kuinre. Het thema was ‘Wat een ramp!’. Het was een sfeervolle en succesvolle dag in de Protestantse Kerk in Kuinre. De dag werd georganiseerd in samenwerking met de Historische Vereniging IJsselham. Bezoekers konden mee op vaarsafari met de Kuunder punter, aten 17e-eeuwse Kuunderse Klonten, werden rondgeleid door het historisch centrum van Kuinre en konden luisteren naar twee sprekers. De eerste spreker sprak over het rampjaar 1672 en welke rol de Friese Waterlinie hier in had. De tweede spreker sprak over scheepsrampen op de voormalig Zuiderzee. Het bezoekersaantal was minder dan in voorgaande jaren.

Vermoedelijk komt dit doo r het ‘staartje’ van corona en het feit dat het in Kuinre plaatsvond. In Kuinre wonen minder inwoners en is ook minder goed bereikbaar met het openbaar vervoer dan bijvoorbeeld Steenwijk of Vollenhove. 4.4.2 Sociale media Ter promotie van het archief en de activiteiten wordt er éénmaal per week een bericht geplaatst op Facebook en Twitter. Het bereik via deze kanalen is hoog. Gemiddeld bereiken we met een bericht op Facebook zo’n 1400 personen, met uitschieters naar 3000 personen per bericht. Op Twitter wordt elk bericht gemiddeld ca. 350 keer bekeken, met een enkele keer een flinke uitschieter van 950 keer en zelfs 3500 keer. 4.5 Gerealiseerd - Nadat er twee jaar geen educatieve activiteiten voor volwassenen en kinderen konden plaatsvinden, zijn deze in 2022 weer succesvol georganiseerd. - Na twee jaar geen Dag van de Geschiedenis werd er in 2022 ook weer een succesvolle Dag van de Geschiedenis georganiseerd, ditmaal in Kuinre. 5. Personeel en organisatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op personeel en organisatie. Hier komt ook het samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel aan de orde.

Aparte vermelding wordt gemaakt van de inzet van vrijwilligers, die onder normale omstandigheden een bijzonder waardevolle bijdrage leveren aan het op orde brengen van het gemeentearchief en het nader toegankelijk maken en digitaliseren van archieven. 5.2 Personeel en organisatie Per 1 januari 2022 bestond de cluster twee vaste medewerkers en twee tijdelijke medewerkers . De formele formatie bestond echter uit 2,9 FTE. In de loop van 2022 zijn de twee tijdelijke medewerkers in vaste dienst gekomen. Hiermee is de volledige 2,9 FTE weer gevuld met vaste medewerkers. Daarnaast wordt sinds 1 oktober 2021 een medewerker van de Noordwestgroep voor 16 uur per week ingehuurd. Hij houdt zich bezig met scanwerkzaamheden en materiële verzorging. De cluster gemeentear chief maakt sinds 1 september 2021 onderdeel uit van het team Informatie & Automatisering. 5.3 Vrijwilligers Per 1 januari 2022 had het gemeentearchief 9 enthousiaste vrijwilligers, waarvan de meeste al vele jaren actief zijn voor het gemeentearchief. In 2022 is er één vrijwilliger gestopt. Aan het eind van het jaren waren er dus acht vrijwilligers. De vrijwilligers voeren niet-wettelijke taken uit. Door de coronacrisis waren hun werkzaamheden op het gemeentehuis in maart 2020 gestaakt. Er is echter wel steeds contact met hen onderhouden.

Voor diegenen die daar behoefte aan hadden, was in 2020 al de mogelijkheid gecreëerd om thuis te werken. Maar pas vanaf april 2022 konden de vrijwilligers weer gewoon op het gemeentehuis. In juni kon vervolgens ook voor hen weer het eerste vrijwilligersuitje in drie jaar worden georganiseerd. 5.4 Gerealiseerd - Sinds april 2022 konden de vrijwilligers na twee jaar afwezigheid weer op het gemeentehuis werken. 6. Conclusie Na twee bijzondere jaren was 2022 weer een relatief normaal jaar. Het gemeentearchief kon weer normaal functioneren. In 2021 konden de werkzaamheden aan de fysieke archieven al weer normaal uitgevoerd worden. Maar in 2022 konden ook de erfgoedlessen voor kinderen, de cursus Oud Schrift en de Dag van de Geschiedenis sinds twee jaar weer plaatsvinden. Het lijkt er echter op dat de coronacrisis wel een invloed heeft gehad op de dienstverlening . Het aantal bezoekers aan de studieruimte is veel lager dan voor de coronacrisis. Daar staat tegenover dat de vraag naar digitale informatie sterk groeit. Elders in de archiefsector wordt daar heel succesvol op ingespeeld door het invoeren van gratis ‘scan-on-demand’. De gemeente zal een keuze maken, of ze mee gaat met die ontwikkeling. Er zijn ook andere belangrijke uitdagingen, die aandacht vragen. Het ruimtetekort in de archiefbewaarplaats is acuut.

De komende jaren zal er daarom extern archiefruimte gehuurd moeten worden. Op iets langere termijn zal er extra depotruimte nodig zijn. Dit is meegenomen in de plannen rond de verbouwing van het gemeentehuis . Ook de noodzaak voor een e-depot (een voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden) wordt acuut. Het is daarom nodig om opnieuw naar de uitdagingen voor het gemeentearchief te kijken. Een visie op de toekomst van het gemeentearchief, waarin de uitdagingen behandeld worden is in voorbereiding. 7. Overzicht van de resultaten en aandachtspunten 7.1 Gerealiseerd - Inventarisatie en overbrenging archiefkaarten en woningkaarten van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland (1939-1994). - Verwerving ‘Collectie oorlogstapes Teun Smit’ en archief Rusthuis Steenwijk. - Terugkeer audiovisuele bestanden, die tijdelijk bij Collectie Overijssel waren ondergebracht. - Inventarisatie en online plaatsen meerdere archieven en collecties. - Digitalisering van onder meer de bouwvergunningen gemeentes Steenwijk (1830 -1910) en Vollenhove (1913-1941) en de memorialen van de stad Steenwijk. - Aanpassingen model-overeenkomsten v oor schenking en opneming van particuliere archieven. - Doorstart project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’. - Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen.

- Forse stijging van het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen. In 2021 was er een stijging van 95% ten opzichte van 2019. In 2022 nam het aantal weer iets af. - Nadat er twee jaar geen educatieve activiteiten voor volwassenen en kinderen konden plaatsvinden, zijn deze in 2022 weer succesvol georganiseerd. - Na twee jaar geen Dag van de Geschiedenis werd er in 2022 ook weer een succesvolle Dag van de Geschiedenis georganiseerd, ditmaal in Kuinre. - Sinds april 2022 konden de vrijwilligers na twee jaar afwezigheid weer op het gemeentehuis werken. 7.2 Aandachtspunten - De archiefruimte is vrijwel vol. De komende jaren zal er daarom extern archiefruimte gehuurd moeten worden. Op langere termijn zal er extra depotruimte nodig zijn. Dit wordt meegenomen in de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis. - Bij een nieuw depot zullen er voorzieningen getroffen moeten worden voor het beheer audiovisuele bestanden. - Voor de steeds groeiende hoeveelheid digitale informatie wordt een goede voorziening voor een duurzaam beheer, een e -depotvoorziening, steeds urg enter. - De bezoekersaantallen voor de studieruimte zijn fors teruggelopen door de coronacrisis. Dat heeft zich in 2022 maar ten dele hersteld. - Het is nodig om een keuze te maken voor het al of niet invoeren van gratis ‘scan-on- demand’.

Een advies hierover zal later in het jaar, als onderdeel van een toekomstvisie voor het gemeentearchief, aan het college worden aangeboden.