22.0 College - Verslag van de gemeentearchivaris over beheer archiefbewaarplaats 2022 - Collegevoorstel

College van burgemeester en wethouders - 31 oktober 2023 - 2023_B&W_007721/3 College van burgemeester en wethouders Vergadering van 31 oktober 2023 Collegevoorstel Jaarverslag over het beheer van de archiefbewaarplaats 2022 Auteur Roel Lensen Portefeuillehouder T. Jongman Verder proces Dit stuk wordt ook nog geagendeerd op: Het college van burgemeester en wethouders 31 oktober 2023 Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met het jaarverslag 2022 van de gemeentearchivaris. 2. Het jaarverslag 2022 ter informatie te sturen naar de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel. Voorstel Inleiding Kader Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Na die formele overbrenging zijn de archieven, behoudens enkele uitzonderingen, openbaar en hebben daarna primair de functie van erfgoed. Het overgebrachte archief wordt ook wel gemeentearchief genoemd. Een andere veel gebruikte term is 'historisch archief'. De beheerder van de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris. Hij heeft hiervoor een aantal wettelijke taken en een bestuurlijke opdracht. Over het beheer van die archieven moet de gemeentearchivaris verantwoording afleggen aan uw college.

In het bijgaande verslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de wettelijke taken en de bestuurlijke opdracht in het jaar 2022. Inhoud van het verslag Na twee bijzondere jaren was 2022 weer een relatief normaal jaar. In 2021 konden de werkzaamheden aan de fysieke archieven alweer normaal uitgevoerd worden. Maar in 2022 konden ook de erfgoedlessen voor kinderen, de cursus Oud Schrift en de Dag van de Geschiedenis sinds twee jaar weer normaal plaatsvinden. Het lijkt er echter op dat de coronacrisis wel een invloed heeft gehad op de dienstverlening. Het aantal bezoekers aan de studieruimte is veel lager dan voor de coronacrisis. Daar staat tegenover dat College van burgemeester en wethouders - 31 oktober 2023 - 2023_B&W_007722/3 de vraag naar digitale informatie sterk groeit. Elders in de archiefsector wordt daar heel succesvol op ingespeeld door het invoeren van gratis ‘scan-on-demand’. De gemeente zal een keuze maken, of ze mee gaat met die ontwikkeling. Er zijn ook andere belangrijke uitdagingen, die aandacht vragen. Het ruimtetekort in de archiefbewaarplaats is acuut. De komende jaren zal er daarom extern archiefruimte gehuurd moeten worden. Op iets langere termijn zal er extra depotruimte nodig zijn. Dit wordt meegenomen in de plannen rond de verbouwing van het gemeentehuis.

Ook de noodzaak voor een E-depot (een voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden) wordt acuut. Het is daarom nodig om opnieuw naar de uitdagingen voor het gemeentearchief te kijken. Een visie op de toekomst van het gemeentearchief, waarin de uitdagingen behandeld worden is in voorbereiding. Resultaten en aandachtspunten Hieronder wordt een overzicht van de belangrijkste resultaten en aandachtspunten uit het verslag: Gerealiseerd: •Inventarisatie en overbrenging archiefkaarten en woningkaarten van de rechtsvoorgangers van Steenwijkerland (1939-1994). •Verwerving ‘Collectie oorlogstapes Teun Smit’ en archief Rusthuis Steenwijk. •Terugkeer audiovisuele bestanden, die tijdelijk bij Collectie Overijssel waren ondergebracht. •Inventarisatie en online plaatsen meerdere archieven en collecties. •Digitalisering van onder meer de bouwvergunningen gemeentes Steenwijk (1830-1910) en Vollenhove (1913-1941) en de memorialen van de stad Steenwijk. •Aanpassingen model-overeenkomsten voor schenking en opneming van particuliere archieven. •Doorstart project ‘Actualisatie openbaarheidsbeperkingen gemeentearchief’. •Deelname aan de landelijke werkgroep AVG voor archiefinstellingen. •Forse stijging van het aantal digitaal verstrekte bouwtekeningen. In 2021 was er een stijging van 95% ten opzichte van 2019. In 2022 nam het aantal weer iets af.

•Nadat er twee jaar geen educatieve activiteiten voor volwassenen en kinderen konden plaatsvinden, zijn deze in 2022 weer succesvol georganiseerd. •Na twee jaar geen Dag van de Geschiedenis werd er in 2022 ook weer een succesvolle Dag van de Geschiedenis georganiseerd, ditmaal in Kuinre. •Sinds april 2022 konden de vrijwilligers na twee jaar afwezigheid weer op het gemeentehuis werken. Aandachtspunten: •De archiefruimte is vrijwel vol. De komende jaren zal er daarom extern archiefruimte gehuurd moeten worden. Op langere termijn zal er extra depotruimte nodig zijn. Dit wordt meegenomen in de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis. •Bij een nieuw depot zullen er voorzieningen getroffen moeten worden voor het beheer audiovisuele bestanden. •Voor de steeds groeiende hoeveelheid digitale informatie wordt een goede voorziening voor een duurzaam beheer, een e-depotvoorziening, steeds urgenter. •De bezoekersaantallen voor de studieruimte zijn fors teruggelopen door de coronacrisis. Dat heeft zich in 2022, maar ten dele hersteld. Studieruimte wordt gebruikt als scanruimte zolang College van burgemeester en wethouders - 31 oktober 2023 - 2023_B&W_007723/3 er geen bezoekers zijn. Het betreft hier multifunctionele ruimte die gedeeld wordt met bezoekers van het archief.

Gewenst resultaat Het college, de raad en Gedeputeerde Staten zijn geïnformeerd over het beheer van de overgebrachte archieven in 2022. Argumenten 1.1 In artikel 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat de gemeentearchivaris verantwoording moet afleggen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. 2.1 In artikel 17 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 is bepaald dat burgemeester en wethouders verslag moeten uitbrengen aan de gemeenteraad over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente. 2.2 In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft de gemeente ook een informatieplicht naar gedeputeerde staten toe over het archief- en informatiebeheer. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning n.v.t. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja