21.1 - college - Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2024

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Voldoet De gemeente heeft voor het zaaksysteem vastgelegd welke opslagformaten standaard worden gehanteerd (PDF-A). Waar mogelijk worden verder de voorkeursformaten van het Nationaal Archief gehanteerd. Het is in beeld waar het niet mogelijk is de voorkeursformaten te hanteren. Hiervoor zal op termijn nog wel actie nodig zijn bij overbrenging of overplaatsing naar een e- depot. 5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De Aandacht vereist Er is een Documentair Structuur Plan, waarin ook is opgenomen welke systemen en applicaties archiefwaardige informatieobjecten bevatten. Daarin wordt niet expliciet informatie opgenomen over informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie.

Bij conversies of migraties wordt van geval tot geval bekeken of er informatieobjecten zijn, waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij de desbetreffende conversie of gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. migratie. In het verleden is ook wel gebleken dat dit niet altijd goed gaat. Daarom blijft het een aandachtspunt om duidelijke eisen te formuleren. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). Voldoet Compressie wordt alleen toegepast bij het creëren van PDF/A- bestanden. Hierbij wordt ervoor gewaakt dat er geen informatie verloren gaat.

Encryptie wordt niet toegepast. b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? n.v.t. c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? n.v.t. Hoofdvraag 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Aandacht vereist De gemeente houdt hier nog onvoldoende rekening mee. De belangrijkste aandachtspunten zijn: - Het opstellen van vervangingsbesluiten voor vakapplicaties waarmee volledig digitaal wordt gewerkt. - Het actualiseren van het verouderde handboek vervanging - Het vaststellen van de hotspotmonitor DEELVRAGEN 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). Aandacht vereist De gemeente past vervanging toe voor de archiefbescheiden die zijn opgenomen in het zaaksysteem.

Hiervoor is er een vervangingsbesluit genomen in 2017. Daarnaast zijn er meerdere vakapplicaties in gebruik waarmee ook al volledig digitaal wordt gewerkt (o.a. Motion, Key2Financiën). Daarvoor zijn er geen vervangingsbesluiten genomen. Voor zover deze applicaties nog gebruik maken van scans van fysieke documenten, zullen deze documenten nog onnodig lang bewaard moeten blijven. Ook creëert dit onnodige onduidelijkheid: wat is nu rechtsgeldig archief en wat is een kopie. Een nieuw meer algemeen inzetbaar handboek vervanging is in voorbereiding. Hiermee zouden ook eenvoudig vervangingsbesluiten voor andere applicaties dan het zaaksysteem kunnen worden voorbereid. Dit handboek is nog niet gereed. Advies: Stel waar nodig ook vervangingsbesluiten/-handboeken op voor andere vakapplicaties waarmee gedigitaliseerde archiefbescheiden worden beheerd. b.

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. Voldoet niet Voor het zaaksysteem is er een vervangingsbesluit genomen. Hierin zijn ook afspraken opgenomen, die de juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden moeten garanderen. Het huidige vervangingsbesluit en handboek vervanging stammen uit 2017. Omdat het handboek vervanging op verscheidene punten steeds minder overeenstemt met de werkelijkheid is de noodzaak tot actualisatie van het handboek urgent. Er is gewerkt aan een nieuw handboek, maar dat is nog niet gereed. Advies: Maak haast met het opstellen van een nieuw vervangingsbesluit en bijbehorend handboek vervanging. c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Voldoet In 2023 heeft een evaluatie van de vervanging plaatsgevonden. Er is geconstateerd dat de werkzaamheden ten behoeve van de vervanging zijn uitgevoerd volgens het handboek vervanging en voldoen aan de wettelijke eisen. Vervolgens is overgegaan tot de daadwerkelijke vervanging. De gemeente is nu bij wat betreft de daadwerkelijk vervanging. 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. Voldoet Er wordt tijdig geconverteerd of gemigreerd als dat nodig is. b.

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van mee gemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. Voldoet Er is de afgelopen 5 jaar geen migratie geweest van te bewaren informatie. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? Voldoet De gemeente past waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden. In het zaaksysteem worden de bewaartermijnen van de archiefbescheiden vastgelegd. Die zijn ook vastgelegd in de zaaktype-catalogus. Ook voor het personeelsadministratiesysteem (Motion) en het systeem voor de cliënten van het Social Domein (DIS), en de systemen voor het beheer van de fysieke dossiers (Alfresco, MAIS) worden bewaartermijnen vastgelegd. Voor archiefbescheiden uit het zaaksysteem, die vernietigd worden, worden vernietigingsbesluiten opgesteld met een specificatie van de vernietigde stukken.

Dit geldt ook voor de systemen die in gebruik zijn voor het beheer van de fysieke dossiers. Er is ondertussen ook een procedure gemaakt voor een correcte vernietiging van digitale informatie uit de overige applicaties. b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf Voldoet Voor zover de vernietiging geregeld wordt door de cluster DIM, wordt er gebruikgemaakt van de geldende gemeentelijke selectie-/vernietigingslijsten van 1983, 1996 (update 2012), 2017 en 2020. Daarnaast hanteert de gemeente de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024, die dit jaar in werking is getreden. Er is nu een project gaande voor de implementatie van deze selectielijst. De gemeentearchivaris 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. heeft daarvoor een aantal aandachtspunten gegeven.

Deze worden meegenomen bij het implementatieproject. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? N.v.t. De gemeente werkt niet met een facultatieve stukkenlijst. d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev. Een hotspotmonitor is bedoeld om gebeurtenissen en kwesties in de samenleving met een grote impact te identifceren (hotspots). Met behulp van de hotspotmonitor kunnen dan verantwoorde keuzes gemaakt om op archiefstukken die betrekking hebben op hotspots en die anders vernietigd zouden moeten worden, alsnog uit te zonderen van vernietiging. Aandacht vereist De gemeente heeft in 2024 een hotspot-monitor uitgevoerd en in concept een hotspotlijst vastgesteld. Al eerder was de coronacrisis als hotspot aangewezen. Als de hotspotlijst is vastgesteld, is de juridische grondslag voor het bewaren van stukken, die betrekking hebben op hotspots, geregeld. De lijst moet echter nog wel vastgesteld worden. Zonder vaststelling blijft dit een aandachtspunt. 6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten.

Dit geldt ook voor kopieën en back-ups. Aandacht vereist Over het algemeen zijn de procedures voor vernietiging op orde. Als er vernietigd wordt, gebeurt dit correct. Er is echter een aanzienlijke achterstand in de daadwerkelijke vernietiging. Hierover is al gerapporteerd bij vraag 2.2b. b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Voldoet Sinds 2021 worden er ook verklaringen van vernietiging opgesteld. Daarin wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie er vernietigd wordt. Op de specificaties van de vernietigde archiefbescheiden, die bij de besluiten en verklaringen horen, werd tot nu nog geen categorie vermeld op grond waarvan de archiefbescheiden vernietigd mogen worden. De lijsten zijn wel alle gecontroleerd door de gemeentearchivaris. 6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet- overheidsorganisatie).

In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. n.v.t. Er heeft het afgelopen jaar geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? N.v.t. n.v.t. c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. N.v.t. n.v.t. d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). N.v.t. n.v.t. Hoofdvraag 7: Overbrenging van archiefbescheiden 7.

Overbrenging van archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Voldoet De gemeente brengt de archieven over naar de archiefbewaarplaats na de bij wet vastgestelde termijn. Hierin was een achterstand, die ondertussen grotendeels is ingelopen. Naar verwachting zal deze in 2025 geheel zijn ingelopen. DEELVRAGEN 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? Voldoet De afgelopen twee jaar is er flink ingelopen op de achterstand in de overbrenging. In 2024 zijn de archieven van de Begraafplaatsadministratie en de voormalige gemeenschappelijke regeling CEWESTO formeel overgebracht. Kort daarvoor waren de archieven van de voormalige gemeentes Brederwiede (1973-2000) en Steenwijk (1991-2000) al formeel overgebracht. Het lijkt reëel om te verwachten dat de achterstand in de overbrenging in 2025 geheel weggewerkt zal zijn. Een toekomstig aandachtspunt zal wel de overbrenging worden van het (nog grotendeels fysieke) archief van de gemeente Steenwijkerland, periode 2001-2015.

Het is zinvol om hier al plannen voor te gaan maken. b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Aandacht vereist De archieven van de voormalige gemeentes IJsselham (1973- 2000) en Steenwijk (1973-1991) zijn nog niet overgebracht, maar de voorbereiding is in een vergevorderd stadium. Daarnaast is de voorbereiding van de vervroegde overbrenging van het bouwvergunningenarchief Steenwijkerland (2001-2010) ook in een vergevorderd stadium. c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Voldoet De archieven van IJsselham (1973-2000) en Steenwijk (1973- 1991) zijn al toegankelijk gemaakt. Ze konden echter nog niet overgebracht worden omdat de openbaarheidsbeperkingen nog niet voldeden aan de eisen van de privacywetgeving (o.a. AVG). 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Voldoet Het college stelt van elke overbrenging een verklaring van overbrenging op. B.5 Aandachtspunten uit de vorige verslagen N.B. In dit hoofdstuk worden de aandachtspunten uit vorige verslagen behandeld, voor zover die niet al in dit KPI-verslag aan de orde zijn geweest. Van dit hoofdstuk is nu alleen nog het aandachtspunt E-besluitvorming overgebleven.

De overige aandachtspunten zijn of opgelost, of zijn al elders in de rapportage behandeld. Toelichting Beoordeling Stand van zaken 2024 E-besluitvorming Sinds 2017 worden besluitvormingsdocumenten van het college van B&W vastgelegd in ‘E-besluitvorming’. Deze stukken zijn tegenwoordig digital born, hetgeen betekent dat hier geen papieren versie van bestaat. In 2019 is geconstateerd dat E-besluitvorming niet een goede, gecertificeerde archieffunctie bevat. Ook is toen geconstateerd dat er geen koppeling bestond tussen E- besluitvorming en de zaken binnen het zaaksysteem, waardoor de relatie met de context van de besluitvorming (voorstukken, opvolging) niet is vastgelegd. Aandacht vereist E-besluitvorming is vervangen door een nieuwe applicatie: de Besluitstraat. De agenda’s, besluitenlijsten en besluiten uit de Besluitstraat worden nu gemigreerd naar het zaaksysteem zodat ze goed gearchiveerd worden. Koppeling met bestaande zaken in het zaaksysteem met voorstukken en opvolging moet nog apart handmatig geregeld worden. In de toekomst zal er voor elk besluit uit de Besluitstraat geautomatiseerd een aparte zaak aangemaakt worden in het zaaksysteem. Die moet dan vervolgens nog wel handmatig gekoppeld worden aan de eventueel al bestaande zaak met voorstukken en opvolging. Er zijn dus al belangrijke stappen gezet in een goede archivering van de besluitvormingsstukken.

Maar het aandachtspunt is dus nog niet helemaal opgelost.