21.0 Schriftelijke vragen VVD - De Bijl aan de Wortel - beantwoording 20180206.pdf

College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000461/6 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 6 februari 2018 Dienstverlening - Beleid Leefwereld 6 2018_B&W_00046 Nota van antwoord raadsvragen "De bijl aan de wortel ..." Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats; de heer W. Brus, Wethouder; de heer D. Oosterveen, Wethouder; mevrouw D. Cazemier, Waarnemend secretaris Afwezig: de heer O. Akkerman, Wethouder; mevrouw H.J. Frantzen-Boeve, Wethouder Nota van antwoord Vraag en antwoord Vraag 1: Is het gebruikelijk dat voorstellen aan de raad na een besluit daarover door derden op een eigen, andere manier worden geinterpreteerd en/of worden aangevuld? Antwoord 1: Nee, dat is niet gebruikelijk. In het geval van de aanstelling van de Ombudsvrouw/man heeft de partij waar het werkgeverschap voor de Ombudsfunctie belegd wordt (Zorgbelang), een voorstel gedaan op basis van hun ervaringen in andere Overijsselse gemeenten. Dit voorstel voldeed niet aan de letterlijke verwoording van de motie en is overlegd met een afvaardiging van de raad. Vraag 2: Is er binnen de ambtelijke organisatie voldoende kennis aanwezig omtrent de rolverdeling tussen politieke besluitvorming en de ambtelijke uitvoering daarvan? Antwoord 2: Ja, er is voldoende kennis aanwezig.

Die is ook hier gebruikt door bij problemen in de ambtelijke uitvoering, te overleggen met de politieke besluitvormers. Vraag 3: Welke rol speelt het college bij de naleving van een vastgesteld raadsbesluit? Antwoord 3: Als het raadsbesluit een opdracht aan het college van B&W bevat, draagt het college zorg voor de uitvoering van dat besluit. In dit geval is ambtelijk het voortouw genomen om de contacten met Zorgbelang te leggen en de motie te vertalen in een wervingsadvertentie en beschrijving van de werkzaamheden. Toen bleek dat de uitvoering van de motie op meer praktische uitdagingen leidde dan voorzien, is overlegd met een afvaardiging van de raad. College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000462/6 Vraag 4: Bent u het als college met ons eens dat door uw college voorgelegde en door de raad goedgekeurde voorstellen dienen te worden uitgevoerd naar de letterlijke inhoud van het voorstel? Antwoord 4: Door de raad aangenomen voorstellen dienen door het college te worden uitgevoerd. Als blijkt dat (letterlijke) uitvoering op problemen stuit, gaan we daarover in gesprek. In het geval van het besluit over de ombudsfunctie zijn we in overleg met de griffier om een oplossing te zoeken.

Vraag 5: Bent u het als college eens met het belang van het politieke uitgangspunt dat het college bestuurt, de raad beslist en het ambtelijk apparaat uitvoert? Antwoord 5: Ja, dat zijn we. Vervolg De vragen hebben betrekking op de aanstelling van een Ombudsvrouw/man, conform een op 30 mei 2017 aangenomen motie. De procedure om tot deze aanstelling te komen en waarin een deel van de raadsleden een belangrijke rol vervult, zal doorgaan. Portefeuillehouder neemt deel aan het te organiseren overleg met de raadswerkgroep. Bijlagen 1. 20180117 - Schriftelijke vragen VVD - De Bijl aan de Wortel.pdf “De bijl aan de wortel………” Geacht College, Na meerdere mailwisselingen met in - en externe betrokkenen over de aanstelling van een sociaal ombudsvrouw/man sociaal domein vinden wij het verstandig om ons nu tot u te wenden en wel om twee redenen, namelijk: 1. Het o.i. onjuist is om ambtelijke en/of een externe organisatie te belasten met een politiek issue. 2. Het in deze kwestie weliswaar gaat om deze functie maar wij ons ook afvragen of deze situatie op zichzelf staat of dat een raadsbesluit vaker d oor de ambtelijke organisatie op eigen wijze wordt ingevuld/uitgewerkt. Dit zou o.i. een bijl aan de wortel van het democratisch bestel betekenen. In de Raadsv ergadering van 30 mei 2017 is een motie aangenomen m.b.t.

het aanstellen van een sociaal ombudsvrouw/man sociaaldomein ( alle onderdelen) per 1 oktober 2017 voor 16 uur per week of zoals letterlijk staat vermeld 2 dagen per week gedurende 2 jaar. Daarbij is vermeld dat de organisatorische en arbeidsrechtelijke inbedding zou worden uitgewerkt. Bij dit alles zou de werkgroep sociaal domein worden betrokken. Op 19 september is dit voorstel aan de raad voorgelegd en aangenomen Letterlijke tekst eerste 3 punten : “1. De ombudsvrouw/man te laten ressorteren onder Zorgbelang Overi jssel en deze aan te stellen voor één dag in de week, met de mogelijkheid dit uit te breiden tot maximaal twee dagen, voor de duur van twee jaar. 2. De organisatorische inbedding, conform de wensen van de raad en in overleg met de raadswerkgroep sociaal domein, nader uit te werken. 3. (Een vertegenwoordiging van) de raad zitting te laten nemen in de selectiecommissie”. Op 20 0ktober is in overleg met het presidium en de griffie besloten om leden van de raad deel te laten nemen in een advies commissie i.p.v. een raadslid deel te laten nemen in de selectiecommissie zoals in het raadsbesluit stond. De leden van deze adviescommissie zijn/ waren Mevrouw Haverman, Mevrouw Kersjes en ondergetekende. Uiteindelijk bereikt ons op 8 december 2017 een vacature tekst. Erg laat, aangezien de functie per 1 oktober 2017 zou worden ingevuld.

Maar echt verbazing wekkend was dat de functie in deze vacature tekst slechts nog werd aangeboden voor 4 uren Als letterlijke tekst valt te lezen: ”De funct ie valt in de CAO Welzijn. Over de honorering worden afspraken gemaakt op basis van inzet en niveau van de functie. Het verwachte tijdsbeslag zal ongeveer 4 uur per week zijn. Een verklaring omtrent gedrag (VOG) dient overlegd te worden”. Deze tekst is niet overeenkomstig het eigen voorstel van het college, wat door de raad is aangenomen, ofwel het raadsbesluit 19 september 2017 . Ofwel, zoals daarin beschreven staat: 8 uur met de mogelijkheid dit uit te breiden naar 16 uur. Aangezien wij als adviescommissie gevraagd werden onze mening te geven over de vacature tekst heb ik vervolgens hier uitleg over gevraagd en gewezen op de aangenomen motie en het raadsbesluit van 19 september zowel m.b.t. de inhoud als wat betreft het aantal uren. Het antwoordt hierop, was verontrustend: In de letterlijke tekst staat: “4 of 8 uur of 16 uur is een goed punt. Dat heeft te maken met hoe een georganiseerd kan worden. College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000463/6 De ervaring en verwachting is dat er ook eenvoudiger zaken zullen zijn, die snel afge daan kunnen worden: bereikbaarheid, doorverwijzen, standaardoplossingen en voorbereiding.

De ombudsvrouw/man die met deze vacaturetekst gezocht wordt, kan dan worden ingezet voor de meer complexe zaken waarvoor de gevraagde kwaliteiten noodzakelijk zijn. Door het zo te organiseren hebben we meer uren beschikbaar dan wel nu ben zaken sneller worden afgehandeld.” ????. Naar aanleiding van deze mailwisseling hebben mevrouw Kersjes (CDA ) en o.g een gesprek gevoerd met een delegatie vanuit de gemeente. Wij hebben daar gesproken over hetgeen hierboven staat vermeld en geprobeerd extra verduidelijking te geven, m.b.t. de inhoud van een dergelijke functie . Wij zijn m.i. uit elkaar gegaan met de afspraak dat e.e.a. zou word en besproken met de directeur van Zorgbelang en dat de adverte ntietekst zou worden aangepast , zowel op inhoud als in uren . Verder is afgesproken dat o.g. als raadslid (overeenkomstig het raadsluit) zal deelnemen in de selectiecommiss ie en mevrouw Kersjes (CDA) in de adviescommissie. Mevrouw Haverman ( BGL) was afwezig, maar wij hebben afgesproken dat ook zij zou deelnemen in de adviescommissie. Vervolgens krijgen wij op 10 januari een mail vanuit het ambtelijk apparaat waarin men aangeeft overleg te hebben gehad met de d irecteur van zorgbelang. In deze mail wordt het volgende aangegeven: Letterlijke tekst: “Zoals beloofd heb ik weer contact gehad met de directeur van Zorgbelang .

We hebben met name gefocust op het verenigen van de uitgangspunten max 20.000 euro per jaar en 8 uur bereikbaarheid per week van de ombudsman/vrouw. Op basis van de ervaringen van andere gemeenten (met name Kampen en Hardenberg) blijken die lastig te verenigen: of we gaan over het budget heen of er kan geen 8 uur per week worden geleverd. Daar hebben we wel een tijdje op moeten puzzelen. Twee alternatieven:  Een waarbij binnen de kaders van het budget een zo goed mogelijke dienstverlening voorop staat. Op basis van de ervaringen in andere gemeenten. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen eenvoudige verzoeken en zaken waarvoor een persoonlijke gesprek nodig is. Dit voorstel komt niet helemaal tegemoet aan de wens van een ombudsman/vrouw 8 uur in de week;  Het andere alternatief is een ombudsman/vrouw die 8 elke week 8 uur bereikbaar is in Steenwijkerland voor onze inwoners. Dit voorstel zal naar verwachting financieel niet binnen de randvoorwaarden passen”. Kort daarna ontvingen wij een reactie van de directeur van de Zorggroep . Ook hier de “letterlijke tekst”: Zorgbelang Overijssel heeft in de zomer van 2017 een voorstel opgesteld voor de gemeente inzake de ombudsfunctie. Dit voorstel is gebaseerd op onze ervaringen met de ombudsfunctie in andere gemeenten. Naast een omschrijving van doelen, rollen en taken betrof dit ook een voorstel voor ee n mogelijke werkwijze.

De, toen voorgestelde, werkwijze bestaat uit de volgende componenten:  Inwoners die gebruik willen maken van de ombudsfunctie nemen contact op met het Adviespunt van Zorgbelang. Daar worden zij snel te woord gestaan.  Aangezien veel hulpvragen, vragen en verzoeken niet helemaal passen bij de doelstelling van de ombudsfunctie, worden deze inwoners kort geadviseerd en/of doorverwezen naar de juiste organisatie. Dat scheelt veel tijd van de ombudspersoon.  Valt het verzoek wel binnen de o mbudsfunctie, dan wordt een afspraak gepland met de ombudspersoon, op een locatie die voor de inwoner het beste past. College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000464/6  Ombudspersoon en inwoner doorlopen vervolgens een kort traject, waarin ruimte is om het verhaal te vertellen en om vastgelopen en onduidelijke situaties te doorbreken.  Op basis van registratie, die aan alle privacyregels voldoet, verzorgt de ombudspersoon een halfjaarlijkse rapportage voor de gemeenteraad.  Het Adviespunt assisteert hierbij en biedt de ombudspersoon ook een achterwachtfunctie en inhoudelijke feedback omtrent complexe situaties.  De gezamenlijke uren-inzet van Adviespunt en ombudspersoon per week zou ongeveer 8 uren bedragen.  In ons oorspronkelijke voorstel gaven wij een indicatie van de kosten van ongeveer 26.000 euro per jaar.

Inmiddels is gebleken dat de gemeenteraad verwacht dat de ombudspersoon 8 uren per week aanwezig is bij voorkeur op vaste locaties in de gemeente. Hiervoor is dan 20.000 euro per jaar beschikbaar. Dit zou eventueel net kunnen passen maar dan is er geen financiële ruimte meer voor de inzet van het Adviespunt, een goede registratie, telefonische bereikbaarheid gedurende de hele week voor de ombudsfunctie, achterwacht als de ombudspersoon niet beschikbaar is, ruggespraak in he t geval van complexe situaties, etc. Ook zijn er nog kosten voor PR, e-mailadres, telefoon en computer, reiskosten om naar cliënten te reizen, Aangezien wij goede kwaliteit willen bieden heb ik gisteren met de heer Karssenberg afgesproken dat wij twee mogelijkheden zien:  Een minimale variant, waarbij de ombudspersoon zoveel mogelijk zelf doet.  Een variant, waarbij de ombudspersoon alleen wordt ingezet voor ‘echte’ ombudszaken op afspraak en dus met minder dan 8 uren per week toe kan. Dit met behulp van de omschreven vooropvang door het Adviespunt. Zo blijft er ruimte voor de benodigde randvoorwaarde “. Tot zover de tekst in de mail van de directeur van Zorgbelang. Na deze laatste mailwisseling is het vervolgens stil. Geacht college, U begrijpt dat wij, met deze gang van zaken en de inhoud van de mails, om hierna te noemen redenen niet blij worden.  Het voorstel m.b.t.

de ombudsfunctie inclusief het budget is door Uw College geaccordeerd en daarna door de Raad op 19 september 2017 als besluit vastgesteld. Vervolgens wordt dit besluit genegeerd qua uren.  Het voorstel m.b.t. de ombudsfunctie inclusief het budget is door Uw College geaccordeerd en daarna door de Raad op 19 september 2017 ook als besluit vastgesteld. Vervolgens wordt dit besluit wat betreft de inhoud genegeerd en wordt er binnen de ambtelijke organisatie en/ of door Zorgbelang een geheel eigen invulling aan gegeven.  De invulling van de functie wordt ook zeer bureaucratisch en organisatorisch gericht ingevuld waarmee de bedoelde en voor de uitwerking essentiële laagdrempeligheid en/ of de klantvriendelijkheid teniet wordt gedaan.  Uitgaande van de ontvangen mails zou, omgerekend naar een fulltime functie € 100.000, - onvoldoende zijn om de ombudsfunctie in te vullen? Wij betreuren dan ook de huidige gang van zaken en willen u , College, de volgende vragen voorleggen: College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000465/6 1. Is het gebruikelijk dat voorstellen aan de raad na een besluit daarover door derden op een eigen, andere manier worden geïnterpreteerd en/of worden ingevuld ?. 2. Is er binnen de ambtelijke organisatie voldoende kennis aanwezig omtrent de rolverdeling tussen (politieke besluitvorming en de ambtelijke uitvoering daarvan ?.

3. Welke rol speelt het College bij de naleving van een vastgesteld Raadsbesluit ?. 4. Bent u het als College me t ons eens dat door uw College voorgelegde en door de Raad goedgekeurde voorstellen dienen te worden uitgevoerd naar de letterlijke inhoud van het voorstel ?. 3. Bent u het als College eens met het belang van het politieke uitgangspunt dat het College bestuurt, de Raad beslist en het ambtelijk apparaat uitvoert ?. Vriendelijke groet, Bertine Kuperus Namens de Fractie VVD Steenwijkerland College van burgemeester en wethouders - 2018-02-06T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000466/6