21.0 - College - Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2024 - Collegebesluit

College van burgemeester en wethouders - 18 februari 2025 - 2025_B&W_001191/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Vergadering van 18 februari 2025 Bedrijfsvoering - Informatievoorziening en automatisering 2025_B&W_00119 Verslag toezicht op beheer niet-overgebrachte archieven 2024 Auteur Roel Lensen Samenstelling: Aanwezig: Rob Bats, burgemeester en voorzitter; Melvin Smit, wethouder; Trijn Jongman, wethouder; Marcel Scheringa, wethouder; Miriam Slomp-Dekkers, wethouder; M.W. de Graaf, gemeentesecretaris Besluit Het college besluit om: 1. In te stemmen met bijgaande toezichtsverslag van de gemeentearchivaris. 2. Het verslag ter kennisname aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten van Overijssel te sturen. Beschrijving Inleiding Kader De Archiefwet 1995 maakt een onderscheid tussen de wel of niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Op grond van de Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor de overgebrachte (historische) archieven van de gemeente. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven die nog primair gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, berust bij de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris heeft ten aanzien van deze nog niet-overgebrachte archieven wel een toezichthoudende of inspectietaak. In het bijgaande verslag wordt daarover gerapporteerd.

De basis van het verslag over het toezicht worden gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Bij Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het tussenliggende jaar actueel zijn geworden. College van burgemeester en wethouders - 18 februari 2025 - 2025_B&W_001192/3 Het vorige verslag stamt uit 2023. Toen was er sprake van een update. Dit jaar is er sprake van een volledige doorlichting. Beoordeling De algemene indruk is dat de organisatie goed in beeld heeft wat er moet gebeuren. Knelpunten worden onderkend en er is de bereidheid om die knelpunten aan te pakken Op bepaalde aandachtspunten is er dan ook belangrijke vooruitgang geboekt. Sommige aandachtspunten zijn ook gelijk gebleven. Maar op enkele punten is het juist minder geworden, doordat achterstanden zijn gegroeid. De overspannen arbeidsmarkt staat echter een snellere voortgang in de aanpak van de knelpunten in de weg.

Bij de huidige arbeidsmarkt is het goed kunnen vervullen van vacatures voor medewerkers documentair informatie management moeilijk gebleken. Een goede invulling van de vacatures is zowel een probleem op het niveau van adviseurs als van uitvoerend personeel. Het is daarom moeilijk om achterstanden te voorkomen en weg te werken en de regie over het informatiebeheer organisatiebreed verder vorm te geven. Een ander knelpunt ligt bij de gemeentelijke softwareleveranciers. Voor veel taakvelden zijn er geen applicaties beschikbaar, die volledig voldoen aan de wettelijke eisen voor archivering. De organisatie geeft aan dat ze daar ook veel hinder van ondervindt. Dat signaal wordt ook veelvuldig afgegeven richting leveranciers. Ten aanzien van die organisatiebrede regie is er wel een stap genomen. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de (nog) niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven/informatie berust op grond van het ‘Besluit Informatiebeheer 2017’ bij de gemeentesecretaris. Deze verantwoordelijkheid is in 2024 gemandateerd aan de desbetreffende teamleider. Dat maakt het voor hem eenvoudiger om de regie over het informatie-/archiefbeheer vorm te geven. In 2023 waren er twee aandachtspunten, waarover meerdere keren gerapporteerd was en waar concrete resultaten op zich lieten wachten. Die hadden toen de waardering ‘Voldoet niet’ (‘Rood’) gekregen.

Daarvan is er een overgebleven: het actualiseren van het vervangingsbesluit/handboek vervanging. Het vervangingsbesluit/handboek vervanging vormt de juridische grondslag voor het volledig digitaal werken. Op grond van deze documenten mogen originele papieren documenten, die geregistreerd staan in het zaaksysteem, vervangen worden door hun digitale versies waarna de papieren versies vernietigd mogen worden. Beide documenten zijn verouderd, waardoor die niet goed meer voldoen als juridische grondslag voor de vervanging. Van de overige aandachtspunten is er een aantal waarbij de situatie al meerdere jaren vrijwel ongewijzigd is. Omdat er wel duidelijk in beeld is wat er moet gebeuren en er ook duidelijk de wil is om de aandachtspunten aan te pakken, is er dit jaar vooralsnog voor gekozen om deze nog de waardering ‘Aandacht vereist’ (‘Oranje’) te geven in plaats van ‘Voldoet niet’ (‘Rood’). Het eindoordeel is net als vorig jaar ‘Aandacht vereist’ (‘Oranje’). Er is op veel punten belangrijke vooruitgang geboekt, maar over het geheel nog te weinig om ‘Voldoet’ (‘Groen’) te rechtvaardigen. Opmerking over de beoordeling Het vakgebied zelf is erg in beweging. Nieuwe ontwikkelingen brengen weer nieuwe aandachtspunten met zich mee.

De beoordeling moet voor een deel ook gezien worden als een afspiegeling van een snel veranderend vakgebied, waarin niet alle nieuwe uitdagingen meteen opgelost zijn. Gewenst resultaat Alle betrokken instanties zijn op de hoogte van de stand van zaken rond het beheer van de niet- overgebrachte archieven. Argumenten 1.1 Toezichthoudende taak gemeentearchivaris is wettelijk bepaald College van burgemeester en wethouders - 18 februari 2025 - 2025_B&W_001193/3 Op grond van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris ten aanzien van de nog niet- overgebrachte archieven een toezichthoudende- of inspectietaak. Hij moet erop toezien dat het beheer van deze archieven voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Deze taak wordt uitgevoerd onder de ‘bevelen’ van burgemeester en wethouders. 1.2 Jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders is verplicht Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doen aan uw college over de uitvoering van deze taak. In dit rapport wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet-overgebrachte archieven in 2024. 2.1 Toezending aan de gemeenteraad volgt In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad.

2.2 Toezending aan Gedeputeerde Staten volgens afspraken Volgens de afspraken rond het interbestuurlijk toezicht moet de rapportage ook naar Gedeputeerde Staten gezonden worden. Kanttekeningen n.v.t. Financiën n.v.t. Uitvoering en planning De organisatie heeft kennisgenomen van de bevindingen. De organisatie heeft al eerder een verbeterplan is opgesteld en geeft aan dat, zoals uit deze rapportage blijkt, veel onderdelen zijn afgerond en er ook nog onderdelen in uitvoering zijn. De organisatie gaat hier de komende periode mee verder. Communicatie en participatie n.v.t. Is het besluit openbaar? Ja