2024_RAAD_00016 Subsidie stichting 't Tolhekke 2022-2023-2024 - RAADSVOORSTEL

Gemeenteraad - 23 april 2024 - 2024_RAAD_000161/3 Gemeenteraad Vergadering van 23 april 2024 Beleid en Uitvoering - Uitvoering Sociaal Domein 2024_RAAD_00016 Subsidie stichting 't Tolhekke 2022/2023/2024 Auteur Mike Koelewijn Overlegd met MT sociaal domein, Foka Brouwer, Roelof Kuiper en Gerard Elenga Portefeuillehouder B. Harmsma Andere betrokken portefeuillehouders T. Jongman Samenvatting Stichting ’t Tolhekke (verder: stichting) krijgt jaarlijks een subsidie van de gemeente voor de exploitatie van het zwembad. Voor het vaststellen van deze subsidie levert de stichting een samenstellingsverklaring van een onafhankelijk accountant aan. In november 2023 is geconstateerd dat een samenstellingsverklaring niet langer geldig is vanwege de gewijzigde Algemene Subsidie Verordening 2018 (Hierna: ASV). De stichting moet voldoen aan de verordening en een beoordelingsverklaring van een onafhankelijk accountant aanleveren. De gemeente heeft de subsidie 2022 aan stichting 't Tolhekke, inclusief samenstellingsverklaring, halverwege 2023 vastgesteld. Dit had achteraf niet gemogen. Daarmee is er een rechtmatigheidsfout gemaakt. Voorgesteld wordt, op grond van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de stichting een overgangstermijn voor de subsidiejaren 2022, 2023 en 2024 te verlenen. Op deze manier voldoet de stichting voor het subsidiejaar aan de vereisten van de ASV 2018.

Beschrijving Inleiding Stichting ’t Tolhekke (verder stichting) heeft in 2023 stukken aangeleverd voor de vaststellingsaanvraag van de subsidie over het jaar 2022. Een onderdeel van deze stukken is de samenstellingsverklaring van een onafhankelijk accountant. Op grond van de geldende Algemene Subsidie Verordening uit 2018 (verder: ASV 2018) moet de stichting echter een, door onafhankelijk accountant, beoordelingsverklaring afgeven. De stichting beroept zich op een collegebesluit uit 2014 (zie bijlage 1) waarin is besloten dat de stichting, afwijkend op de destijds van kracht zijnde ASV 2010, een samenstellingsverklaring mag afgeven ter verantwoording van de subsidie. In november 2023 is door de verbijzonderde interne controle (VIC) geconstateerd dat dit collegebesluit niet langer geldig is vanwege de gewijzigde ASV 2018 en specifiek de aanpassing en toevoegingen over de verantwoording ervan (artikel 11.6 en 11.7) . De gemeente heeft de subsidie 2022 aan stichting 't Gemeenteraad - 23 april 2024 - 2024_RAAD_000162/3 Tolhekke halverwege 2023 vastgesteld op een wijze die conform de ASV 2018 achteraf niet had gemogen. Hiermee is een financiële en inhoudelijke rechtmatigheidsfout gemaakt. Gewenst resultaat Op grond van de algemene beginselen behoorlijk bestuur stichting 't Tolhekke een overgangsperiode toe te kennen voor de subsidies 2022, 2023 en 2024.

Argumenten 1.1 De huidige rechtmatigheidsfout is niet te wijten aan stichting 't Tolhekke. Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2014 het besluit genomen, op grond van de toenmalig geldende ASV 2010 dat stichting ’t Tolhekke een samenstellingsverklaring mocht inleveren in plaats van een controleverklaring (zie bijlage). Deze uitzonderingspositie is door de gemeente tot en met oktober 2023 gehanteerd en goed bevonden om de subsidies vast te kunnen stellen. Er is daarmee sprake van een periode van 8 jaren waarmee er sprake is van "structureel handelen" door de gemeente. De stichting is, op basis van de afgelopen 8 jaar, ervan uitgegaan dat het opleveren van een samenstellingsverklaring voldoende is voor de subsidieverantwoording. De gemeente heeft in een eerder stadium (voor oktober 2023) niet duidelijk richting de stichting gecommuniceerd dat het handelen van de afgelopen 8 jaar wordt aangepast. 2.1 Stichting 't Tolhekke kan voor de subsidiejaren 2022 en 2023 niet aan de ASV-eisen voldoen. Er zijn gesprekken met de stichting gevoerd over de uitzonderingspositie en de op dit moment geldende regelgeving van de ASV 2018. De stichting wil graag voldoen aan de eisen van de huidige ASV 2018, maar kan na overleg met haar administratiekantoor dit niet meer aanpassen voor de subsidie-/boekjaren 2022 en 2023.

Gelet op de tijd die het vraagt om de wijzigingen door te voeren in de administratie en het feit dat in de subsidietoekenning voor 2024 geen rekening is gehouden met de meerkosten voor een beoordelingsverklaring van een accountant is het voorstel ook voor het jaar 2024 dit overgangsregime te hanteren. 2.2 Als betrouwbare overheid voldoet de gemeente aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Als onderdeel van ‘Algemene beginselen van behoorlijk bestuur’ is het vertrouwensbeginsel van de overheid een belangrijk beginsel. Dit beginsel houdt in dat inwoners en organisaties op moeten kunnen vertrouwen dat een bepaalde toezegging van een bestuursorgaan ook wordt nagekomen. De instemming van het stichtingsbestuur om wel een beoordelingsverklaring af te willen geven in het vervolg geeft aan dat er bereidwilligheid is. Op grond hiervan is het voor dit specifieke geval redelijk en billijk een overgangsperiode toe te kennen. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Precedentwerking voor andere subsidiepartijen. Het verlenen van een uitzonderingspositie aan stichting 't Tolhekke kan precedentwerking hebben. Een precedent is een gebeurtenis waarop men zich kan beroepen en kan eisen in dezelfde omstandigheden dezelfde behandeling te krijgen. Precedentwerking gaat in essentie om gelijkheid, een pijler van democratie en rechtsstaat.

De uitzonderingspositie van 't Tolhekke komt voort uit specifieke omstandigheden die voor een bepaalde periode wordt verleend. Deze periode is daarmee ter 'overbrugging' om daarna te kunnen voldoen aan de geldende eisen van de ASV 2018. Gezien deze specifieke omstandigheid achten we de kans/risico op precedentwerking nihil. 2.1 Stichting 't Tolhekke kan door de wijzigingen in de administratie snel door te voeren voor de subsidie 2024 wel voldoen aan de ASV 2018. De stichting heeft aangegeven voor het boek-/subsidiejaar 2024 bij een spoedige besluitvorming de eigen administratie nog aan te kunnen passen zodat wel een beoordelingsverklaring kan worden opgesteld. In de subsidieaanvraag van 2024 zijn deze activiteiten en kosten echter niet meegenomen. Daarnaast heeft de gemeenteraad het budget geautoriseerd via de programmabegroting 2024. Gezien Gemeenteraad - 23 april 2024 - 2024_RAAD_000163/3 deze omstandigheden en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur wordt voorgesteld 2024 als overbruggingsjaar te hanteren. Communicatie en participatie Het besluit van de gemeenteraad zal aan de stichting 't Tolhekke gecommuniceerd worden. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Het college legt het volgende voor aan de gemeenteraad: 1. In afwijking van artikel 11 lid 6 van de ASV gemeente Steenwijkerland 2018 de subsidie van stichting ’t Tolhekke 2022 van € 92.544 vast te stellen. 2.

In afwijking van artikel 11 lid 6 van de ASV gemeente Steenwijkerland 2018 de verleende subsidie 2023 en 2024 aan stichting ’t Tolhekke te beoordelen op basis van een samenstellingsverklaring (afgegeven door een onafhankelijk accountant).