2021-RAAD-00026 - Verzoek tot akkoord voor beoordelingsverklaring theater de Meenthe 2019, 2020, 2021 - RAADSVOORSTEL.pdf

Gemeenteraad - 8 juni 2021 - 2021_RAAD_000261/4 Gemeenteraad Zitting van 8 juni 2021 Beleid en Uitvoering - Samenleving en Ontwikkeling 2021_RAAD_00026 - Verzoek tot akkoord voor beoordelingsverklaring theater de Meenthe 2019, 2020 en 2021 - besluitvormen Overlegd met Foka Brouwer, Gerald Smilda, Eric Buter Portefeuillehouder T. Jongman Samenvatting Theater de Meenthe heeft bij de vaststelling van de jaarsubsidie over 2019 van in totaal € 509.232 een beoordelingsverklaring afgegeven. Voor het jaar 2020 wordt eveneens een beoordelingsverklaring afgegeven. De Meenthe is ook voornemens om voor het lopende jaar 2021 een beoordelingsverklaring af te geven omdat het theaterseizoen 2021 vrijwel is afgerond. Een theaterseizoen start normaliter in september en is afgerond voor de zomer. De Algemene Subsidieverordening Steenwijkerland 2018 geeft aan dat een aanvraag om vaststelling van een subsidie van meer dan € 100.000 vergezeld moet gaan van een activiteitenverslag, een financieel verslag en een door een onafhankelijk accountant afgegeven controleverklaring. U wordt voorgesteld om in afwijking van de ASV 2018 akkoord te gaan met de beoordelingsverklaring voor de jaren 2019, 2020 en 2021. Argumenten hiervoor. 1. In de beschikkingsbrief van 2019 is aangegeven dat de aanvraag tot vaststelling een gecontroleerde accountantsverklaring moet bevatten.

Een accountsverklaring is een algemene term. Hier kan zowel een beoordelingsverklaring als een controleverklaring onder vallen. 2. Het is technisch gezien onmogelijk om een afgegeven beoordelingsverklaring van een reeds afgesloten boekjaar danwel een boekjaar dat zo goed als kan worden afgesloten te kunnen omzetten naar een controleverklaring. Voor de Meenthe betekent dit dat er naast 2019 tevens geen controleverklaring voor de boekjaren 2020 en 2021 kan worden afgegeven. Beschrijving Inleiding Elk jaar wordt de verstrekte (jaar)subsidies gecontroleerd door zowel gemeente als de externe accountant. Tijdens de externe controle van de in 2019 toegekende exploitatiesubsidie aan de Meenthe is gebleken dat de Meenthe een beoordelingsverklaring heeft ingediend. Formeel gezien had de Meenthe conform artikel 11 van de ASV 2018 een controleverklaring moeten indienen. ASV 2018 - Artikel 11 Rekening en verantwoording subsidie meer dan € 100.000 Voor zover dit niet is bepaald bij nadere regeling, wordt bij de verleningsbeschikking vermeld op welke wijze de subsidieontvanger de besteding van de subsidie dient te verantwoorden. Gemeenteraad - 8 juni 2021 - 2021_RAAD_000262/4 Een aanvraag om vaststelling van een subsidie van meer dan € 100.000 gaat vergezeld van een activiteitenverslag, een financieel verslag en een door een onafhankelijk accountant afgegeven controleverklaring.

Als de subsidieontvanger ingevolge wettelijke voorschrift verplicht is tot het opstellen van een jaarrekening als bedoeld in artikel 361 Boek 2 van het Burgerlijke Wetboek, legt hij deze jaarrekening tevens over. Voorstel U wordt voorgesteld om in afwijking van de ASV 2018 akkoord te gaan met de beoordelingsverklaring theater de Meenthe voor de jaren 2019, 2020 en 2021. Argumenten 1. In de beschikkingsbrief van 2019 is aangegeven dat de aanvraag tot vaststelling een gecontroleerde accountantsverklaring moet bevatten. 2. Het is technisch gezien onmogelijk om een afgegeven beoordelingsverklaring van een reeds afgesloten boekjaar danwel een boekjaar dat zo goed als kan worden afgesloten te kunnen omzetten naar een controleverklaring. Voor de Meenthe betekent dit dat er naast 2019 tevens geen controleverklaring voor de boekjaren 2020 en 2021 kan worden afgegeven. Naast bovengenoemde argumenten zijn er aanvullende redenen om akkoord te gaan met dit voorgestelde wijzigingsverzoek: 1. Een controleverklaring is een ‘zwaarder’ middel’* voor de organisatie. De kosten van de uitvoering van een controleverklaring door een externe accountant zijn hoger dan de kosten van een beoordelingsverklaring. Voor theater de Meenthe betekent een controleverklaring dat de accountantskosten explosief stijgen van € 9.000 nu, naar ruim € 20.000 bij een controleverklaring. Dat is 4% van het jaarbudget.

De controleverklaring vraagt ook extra inspanning van de Meenthe. De organisatie moet meer uren bij de horeca en boekhouding ‘inzetten’ om de controleverklaring intern goed te kunnen ‘stroomlijnen’. Ingeschat wordt dat deze kosten ca. € 3.000 per jaar bedragen. Omgerekend betekent dit dat er op jaarbasis 3 tot 4 minder voorstellingen geprogrammeerd kunnen worden. 2. Het is nog zeer de vraag of het theater überhaupt kan voldoen aan de verplichting tot het afgeven van een controleverklaring. In vergelijkbare gevallen blijkt dat theaters worden vrijgesteld van dit type verklaring omdat de desbetreffende accountant geen controleverklaring kan afgeven. Deze verklaring kan niet worden afgegeven vanwege grote onzekerheden in horeca baten en lasten. Dit speelt bij theaters waarbij de horeca in eigen beheer is en waarbij de horecaomzet meer dan 10% van de totale omzet bedraagt. Stichting de Meenthe is te klein van omvang om te zorgen dat alle belangrijke functies door aparte personen uitgevoerd kunnen worden of om dure investeringen te doen die helpen bij het verschaffen van meer zekerheid over de cijfers. Financieel is dat simpelweg niet haalbaar. Een controleverklaring, mits die al kan worden afgegeven, zal niet gaan leiden tot meer zekerheid over de financiële huishouding van de stichting. 3.

Vrijwel alle kleinere theaters in de regio volstaan met een beoordelingsverklaring of een eenvoudige accountantsverklaring (samenstellingsverklaring). Reden hiervoor zijn: Een beoordelingsverklaring geeft een goed en gedegen beeld van de financiële huishouding. Het beoogde doel wordt volgens deze gemeenten daarmee prima bereikt. Theaters zijn zelfstandige locaties i.t.t. bibliotheken of muziekcentra. Scala kan haar accountantskosten goed spreiden, de mate van activiteiten maakt dat de kosten voor een Gemeenteraad - 8 juni 2021 - 2021_RAAD_000263/4 bibliotheek of een muziekschool tevens aanmerkelijk lager zijn vanwege het ontbreken van grootschalige horeca activiteiten. 4. In de oude ASV, dat wil zeggen de versie voor ASV 2018, was een controleverklaring niet een vereiste. Daarom komt deze casus dit jaar voor het eerst naar voren bij de vaststelling 2019. * Toelichting type accountantsverklaringen 1. Samenstellingsverklaring 2. Beoordelingsverklaring 3. Controle verklaring Samenstellingsverklaring Het belangrijkste verschil tussen een samenstellingsverklaring en een controleverklaring zit hem in de mate van zekerheid. Bij een controleverklaring verklaart de accountant dat de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geeft. Hiermee kunnen belanghebbenden ervan uit gaan dat de financiële situatie zoals geschetst in de jaarrekening juist is.

Bij een samenstellingsverklaring wordt deze verklaring niet afgegeven en is dus minder zeker dat de jaarrekening de feitelijke situatie weerspiegelt. Controleverklaring Bij een controleverklaring vindt er onderzoek plaats; financiële gegevens uit het jaarverslag worden geanalyseerd en onderbouwd. Ook worden de risico’s in kaart gebracht en ingeschat. Op deze manier kunnen de juiste beslissingen worden genomen. De controleverklaring moet aan veel eisen voldoen, waardoor de werkzaamheden intensiever en uitgebreider zijn dan bij een samenstellingsverklaring. Dit heeft natuurlijk wel als resultaat dat de controleverklaring een veel grotere waarde heeft dan een samenstellingsverklaring. Met een controleverklaring kunnen we met grote mate van zekerheid vaststellen dat cijfers betrouwbaar zijn. Dit wil zeggen dat de jaarrekening vrij is van materiële afwijkingen als gevolg van fouten en/of fraude. Beoordelingsverklaring Er zit nog een verklaring tussen de samenstellingsverklaring en controleverklaring in: de beoordelingsverklaring. De beoordelingsverklaring wordt minder vaak toegepast. De werkzaamheden zijn minder uitgebreid dan bij een controleverklaring, waardoor er geen 100% zekerheid, maar een beperkte mate van zekerheid over de jaarrekening wordt gegeven. In de praktijk wijkt de uitkomst van een beoordelingsverklaring niet af van de uitkomst van een controleverklaring.

De accountant zegt met een beoordelingsverklaring met goedkeurend oordeel dat hij gegeven de werkzaamheden die hij heeft uitgevoerd niets heeft geconstateerd dat het getrouwe beeld van de jaarrekening in twijfel trekt. Kanttekeningen en risico’s Er zijn geen kanttekeningen en risico’s voor wat betreft het vaststellen van de beoordelingsverklaring ten opzichte van de controleverklaring. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting Vervolg 2022 en verder Gemeenteraad - 8 juni 2021 - 2021_RAAD_000264/4 Uitgangspunt is de nieuwe ASV 2018, waar de Meenthe aan moet voldoen. In overleg met theater de Meenthe en de accountant van zowel theater als gemeente, wordt nader onderzoek gedaan. Hierbij moet de vraag worden beantwoord of het voor een theaterorganisatie als de Meenthe inderdaad technisch gezien onmogelijk is om een controleverklaring bij vaststelling van de subsidie af te geven. Hierbij wordt tevens onderzocht of dit ook geldt voor andere cultureel/maatschappelijke instellingen. Anders gezegd, zijn er voldoende argumenten te vinden waarbij voor wat betreft de verantwoording van een stichting kan worden afgeweken. Aanvullende vraag daarbij is of er vaste criteria zijn waarbij zou moeten worden afgeweken van de verordening. Op basis van de resultaten van dat onderzoek worden vervolgacties genomen.

Hierbij wordt niet enkel gekeken naar de positie van de Meenthe maar wordt breder gekeken. Participatie en communicatie Niet van toepassing. Corona Er is geen directe relatie tussen de coronapandemie en het vaststellen van de jaarrekening 2019, 2020 en 2021 van de Meenthe. Er kan wel gesteld worden dat in een post coronatijdperk extra kosten voor wat betreft de inzet van de accountant een bijkomend nadeel kan opleveren voor de theaterexploitatie vanaf 2022 en verder. Uitvoering en planning Het vervolgactie onderzoek is direct opgestart en voor de zomer van 2021 worden de afspraken voor de subsidieafspraken 2022 en verder afgerond. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit om in afwijking van de ASV 2018 akkoord te gaan met de beoordelingsverklaring voor de boekjaren 2019, 2020 en 2021 van theater de Meenthe.