2021-RAAD-00007 - Rechtmatigheidsverantwoording 2021 - RAADSVOORSTEL.pdf

Gemeenteraad - 30 maart 2021 - 2021_RAAD_000071/4 Gemeenteraad Zitting van 30 maart 2021 Concernstaf & Interne controle - Concernstaf 2021_RAAD_00007 - Rechtmatigheidsverantwoording 2021 - besluitvormen Overlegd met Wilfried Gerner Portefeuillehouder M. Scheringa Samenvatting Ingaande verslagjaar 2021 moeten colleges van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen komt daarmee explicieter te liggen waar hij hoort; namelijk bij het college. De bestaande situatie waarin de accountant deze rol en verantwoordelijkheid heeft zal dus veranderen (na boekjaar 2020). Het college stelt vanaf dan zelf de rechtmatigheidsverantwoording op en neemt deze op in de jaarrekening, door middel van een rechtmatigheidsverantwoording (onderdeel accountants controle) en de bedrijfsvoeringsparagraaf (meer toelichting, geen onderdeel accountants controle, tenminste, niet anders dan jaarverslag). Het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college betekent ook een extra verantwoordelijkheid voor uw gemeenteraad. U bent degene die kaders moet stellen, bevindingen moet wegen en het college moet aanspreken op onrechtmatigheden. Dit is niet nieuw. Tot nu heeft u met het vaststellen van het normenkader en een rapporteringsgrens ook de kaders bepaald. Hierin wijzigt dus niets.

Wat nieuw is dat het gesprek, over de verantwoording van de rechtmatigheid, met ingang van dienstjaar 2021 tussen ons college en uw gemeenteraad plaats gaat vinden. Het is van belang dat u: De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3% van de totale omvang van de begroting); Aangeeft aan het college wat over de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moet worden. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het zijn uiteindelijk de keuzes die uw raad maakt, maar door ons dienen te worden gefaciliteerd en uitgevoerd. Beschrijving Inleiding Als gevolg van een wetswijziging legt het college met ingang van het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording zal deel uitmaken van Gemeenteraad - 30 maart 2021 - 2021_RAAD_000072/4 de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft.

Voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college is onder meer het op orde hebben van de interne (proces)beheersing binnen de gemeentelijke organisatie een “must”. Om dit te bereiken heeft de gemeente Steenwijkerland de keuze gemaakt de samenwerking aan te gaan met drie omliggende gemeenten (Meppel, Westerveld en Zwartewaterland). Deze samenwerking leidt ertoe dat op het gebied van interne beheersing en controle de kwetsbaarheid afneemt en de kwaliteit toeneemt. Om het proces rondom de rechtmatigheidsverantwoording vorm te geven zijn er 3 varianten voor de inrichting van de organisatie. Deze varianten zijn: Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. odit is het niveau waar de organisatie zich nu op bevindt. Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen. Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement. Hoe ver hier in te gaan is afhankelijk van drie zaken: de startpositie, het ambitieniveau en de verandercapaciteit. Op basis van de staat van deze drie onderdelen heeft het college gekozen voor variant 1, welke passend is voor onze organisatie op dit moment en in de nabije toekomst. Verantwoordingsgrens.

Het kan kostbaar en tijdrovend zijn om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of – onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden. Daarnaast stuurt de gemeenteraad op hoofdlijnen en zal daarom niet elke afwijking relevant vinden. Alleen over afwijkingen boven een bepaalde grens wil de gemeenteraad informatie ontvangen. Daarom bepaalt u een grens, waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordingsgrens. Overigens bepaalt u de grens nu ook. Wat dat betreft is hier dus geen sprake van een wijziging. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de bandbreedte de grens te bepalen. Voorstel Voorgesteld wordt om de verantwoordingsgrens op 1% te zetten. Argumenten Variant: Op dit moment bevinden de samenwerkende gemeenten zich in variant 1. Als norm is gekozen voor de financiële rechtmatigheid met een belangrijk detail dat de lijnorganisatie (1e lijn) de processen Gemeenteraad - 30 maart 2021 - 2021_RAAD_000073/4 intern beheerst en zo betrouwbaar verantwoording kan afleggen aan de 2e lijn (control).

De verbijzonderde interne controle (VIC) heeft op dit moment de significante- en materiële processen in kaart gebracht. Verantwoordingsgrens: Bij variant 1 past een verantwoordingsgrens van 1%. Niet te hoog want dan wordt er bijna niet meer gerapporteerd. Maar ook niet te laag want daarmee wordt op detailniveau gerapporteerd en nemen de kosten van de organisatie (interne controle) toe. Daarnaast sluit de 1% norm aan bij de normen die accountants moeten hanteren. Overigens hanteert de gemeenteraad van Steenwijkerland al jaren een rapporteringsgrens van 0,75%. Dit is vrij uitzonderlijk in gemeenteland (1% is de meest gehanteerde norm) maar is het het recht van de gemeenteraad om daar voor te kiezen. Het college kan in overleg met de gemeenteraad voor de rechtmatigheidsverantwoording een percentage van 1% afspreken en daarnaast afspreken dat in de bedrijfsvoeringsparagraaf gerapporteerd worden over afwijkingen vanaf 0,75%. Kanttekeningen en risico’s Hoewel ambities horen bij een organisatie in ontwikkeling is voor 2021 gekozen voor variant 1. Bij deze variant wordt het huidige, kwalitatief hoogwaardige niveau van beheersing, gehandhaafd. De ambitie om vanuit variant 1 door te groeien naar variant 2 kan in 2021 worden opgenomen in een stappenplan. Het doorgroeien kost namelijk tijd, expertise en inzet van zowel de afdelingen als de stafafdeling (Control/VIC).

Dit vereist ook een vertaling van de ambitie naar inzet en kosten van beheersing zodat het uitspreken van de ambitie ook een hoog realiteitsgehalte verkrijgt. De wijze waarop de organisatie verder in control kan komen zal in het stappenplan worden verwoord. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting In het verleden is de bekende 1% norm (verantwoordingsgrens gebaseerd op de (financiële) omvang van de begroting) de standaard geweest, zowel rechtmatigheid als getrouwheid werd gecontroleerd met dit percentage. Bij afwijkende normen zal naar verwachting uitleg noodzakelijk zijn waarom deze gekozen en passend zijn. Door de grens lager vast te stellen zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Hierdoor krijgt u meer informatie maar dit kan tot significant meer werk en kosten resulteren voor de ambtelijke organisatie en niet te vergeten de inspanningen die de accountant moet verrichten. Ook dit laatste zal leiden tot hogere controlekosten. Participatie en communicatie In de werkvergadering van 5 januari 2021 heeft u een toelichting gehad op de systematiek van de rechtmatigheidsverantwoording. Corona Uiteraard raken de coronamaatregelen de organisatiebrede uitvoering en daarmee ook de processen met betrekking tot de beheersing van de organisatie. Corona heeft echter geen effect op de voorliggende keus.

Uitvoering en planning Januari Gesprekken voeren met de raad VIC zal het college bijstaan College en raad Gemeenteraad - 30 maart 2021 - 2021_RAAD_000074/4 2021 over de keuze variant. en ondersteunen. Maart 2021 Keuzes raad laten bekrachtigen: Tolerantie (tussen de 0 en 3%) Planning communicatie- en rapportagemomenten. VIC zal raadsbesluit faciliteren namens het college. Raad (traject afstemmen via griffie) Januari 2021 t/m december 2021 Uitvoering rechtmatigheid “nieuwe stijl”. VIC zal conform IC plan het college periodiek informeren. College April 2022 Het college zal voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening 2021. College Mei 2022 Herijken ambitie. VIC zal hierin een leidende rol vervullen. College en raad in overleg en op advies van de VIC Is het besluit openbaar? Ja Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit om de verantwoordingsgrens op 1% te zetten.