2018-RAAD-00063 - Sponsoring Overijsselse Merentocht - RAADSVOORSTEL.pdf

Gemeenteraad - 18 december 2018 - 2018_RAAD_000631/3 Gemeenteraad Zitting van 18 december 2018 Organisatie Ondersteuning - Organisatieadvies 2018_RAAD_00063 - Sponsoring Overijsselse Merentocht - besluitvormen Auteur Marcel Werd de Overlegd met Henk Schuitemaker Portefeuillehouder B. Harmsma Samenvatting Verantwoordelijke Pfh. wethouder B. Harmsma. De Overijsselse Merentocht is een klassieker! Niet voor niets maakt dit evenement onderdeel uit van de stichting Natuurijsklassiekers. Hoewel hij tot op dit moment nog nooit verreden is, is elk jaar opnieuw het enthousiasme en de hoop bij de 7500 deelnemers om de tocht te kunnen rijden er niet minder om. De gemeente Steenwijkerland ziet de Overijsselse Merentocht als een groot schaatsevenement met heel veel allure en promotionele waarde voor Noordwest-Overijssel. Vandaar dat de gemeente, in navolging van de provincie Overijssel (€ 35.000), de tocht voor een bedrag van € 20.000 wil sponsoren in het geval dat hij verreden wordt. De promotionele waarde en exposure van de Overijsselse Merentocht is zo groot dat de gemeente Steenwijkerland hier graag op wil meeliften en dit in een sponsorcontract wil laten vastleggen. Ook laat de gemeente door middel van de sponsoring blijken de enorme hoeveelheid vrijwilligerswerk die met de tocht gemoeid is zeer te waarderen.

Beschrijving Inleiding De Overijsselse Merentocht is een klassieker! Niet voor niets maakt dit evenement onderdeel uit van de stichting Natuurijsklassiekers. Hoewel hij tot op dit moment nog nooit verreden is, is elk jaar opnieuw het enthousiasme en de hoop bij de 7500 deelnemers om de tocht te kunnen rijden er niet minder om. De gemeente Steenwijkerland ziet de Overijsselse Merentocht als een groot schaatsevenement met heel veel allure en promotionele waarde voor Noordwest-Overijssel. Vandaar dat de gemeente, in navolging van de provincie Overijssel (€ 35.000), de tocht voor een bedrag van € 20.000 wil sponsoren in het geval dat hij verreden wordt. De promotionele waarde en exposure van de Overijsselse Merentocht is zo groot dat de gemeente Steenwijkerland hier graag op wil meeliften en dit in een sponsorcontract wil laten vastleggen. Ook laat de gemeente door middel van de sponsoring blijken de enorme hoeveelheid vrijwilligerswerk die met de tocht gemoeid is zeer te waarderen. Voorstel Voorgesteld wordt om: 1. Voor de komende periode (2019 - 2022) de Overijsselse Merentocht te sponsoren voor een bedrag van € 20.000 in het geval dat deze tocht verreden wordt en dit bedrag te dekken vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar; Gemeenteraad - 18 december 2018 - 2018_RAAD_000632/3 2.

In het geval dat de Overijsselse Merentocht in de periode van 2019 – 2022 meer dan één keer verreden wordt, hiervoor nogmaals een bedrag van € 20.000 per keer beschikbaar te stellen dat wordt verantwoord in de perspectiefnota. Argumenten De Overijsselse merentocht is een klassieke natuurijstocht die als evenement onderdeel uitmaakt van de stichting Natuurijsklassiekers en heeft een ledenbestand van 7500 deelnemers. Een grote bron van potentieel geïnteresseerden die de gemeente Steenwijkerland kan bereiken. De tocht heeft heel veel allure en is van grote promotionele waarde voor de gemeente Steenwijkerland. De tocht trekt veel media die de tocht zullen verslaan en daarmee Steenwijkerland bezoeken en leren kennen. Ook vele inwoners en toeristen komen als toeschouwers naar de tocht kijken. Dit vormt een groot potentieel aan publiek dat (nader) kennis kan maken met de gemeente Steenwijkerland. De tocht wordt georganiseerd door de ijsclubs in Steenwijkerland die hiervoor samenwerken in de stichting Overijsselse Merentocht, kortweg bekend als OMT. Sponsoring van de OMT betekent in dit verband ook een grote blijk van waardering voor het vele vrijwilligerswerk dat hiermee gemoeid is. Bewust wordt gekozen voor sponsoring door de gemeente van de Overijsselse Merentocht.

Hiermee wordt het mogelijk om een tegenprestatie te verlangen in de vorm van extra publiciteit voor de gemeente en kunnen we als gemeente onder meer onze uit te nodigen (strategische) partners als Vips onthalen en ze een bijzondere ontvangst bieden tijdens de Overijsselse Merentocht. Met de sponsoring volgt de gemeente de provincie Overijssel die eerder dit jaar voor sponsoring van de Overijsselse Merentocht koos. Kanttekeningen en risico’s De kans dat de tocht in de periode 2019 - 2022 verreden wordt is, gezien zijn voorgeschiedenis, klein. Daartegenover zou het ook kunnen zijn dat de tocht wellicht niet één, maar twee, drie of zelfs vier achter elkaar gereden wordt. In dat geval sponsort de gemeente vier keer een bedrag van € 20.000 (tot maximaal € 80.000). De kans dat dit gebeurt is uiterst klein. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting Het sponsorbedrag van € 20.000 wordt beschikbaar gesteld vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar en voor de periode 2019 - 2022 gelabeld met het etiket sponsoring Overijsselse Merentocht. Mocht het sponsorbedrag in deze periode niet aangesproken worden, dan vloeit het terug naar de reserve (begrote stand 2019 is € 14.959.000).

Mocht de Overijsselse Merentocht in de periode van 2019 - 2022 meer dan één keer verreden worden, dan stelt de gemeenteraad hiervoor nogmaals € 20.000 beschikbaar (tot maximaal € 80.000) die dan wordt verantwoord in de perspectiefnota. Participatie en communicatie Het sponsorcontract wordt ondertekend door het bestuur van de OMT en het college van Steenwijkerland. Dit gebeurt tijdens een speciaal moment waarvoor ook de pers wordt uitgenodigd. Gemeenteraad - 18 december 2018 - 2018_RAAD_000633/3 Uitvoering en planning Na goedkeuring door de gemeenteraad om het sponsorbedrag van € 20.000 beschikbaar te stellen, wordt een sponsorcontract opgesteld en ondertekend. In dit sponsorcontract wordt onder meer, in overleg met het bestuur van de OMT, de (promotionele) tegenprestatie van de OMT vastgelegd. Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit: 1. Voor de komende periode (2019 - 2022) de Overijsselse Merentocht te sponsoren voor een bedrag van € 20.000 in het geval dat deze tocht verreden wordt en dit bedrag te dekken vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar; 2. In het geval dat de Overijsselse Merentocht in de periode van 2019 – 2022 meer dan één keer verreden wordt, hiervoor nogmaals een bedrag van € 20.000 per keer beschikbaar te stellen dat wordt verantwoord in de perspectiefnota.