2018_RAAD_00028 - Samenwerking met Historisch Centrum Overijssel - RAADSVOORSTEL.pdf

Gemeenteraad - 19 juni 2018 - 2018_RAAD_000281/5 Gemeenteraad Zitting van 19 juni 2018 Dienstverlening - Beleid Leefwereld 2018_RAAD_00028 - Samenwerking met Historisch Centrum Overijssel - besluitvormen Auteur Roel Lensen Overlegd met Henk Schuitemaker, Josien Schoterman, Bertil Kuipers Portefeuillehouder D. Oosterveen Samenvatting Het gemeentearchief van Steenwijkerland staat, net als andere archiefdiensten, voortdurend voor nieuwe en complexe uitdagingen. Dat roept de vraag op of het gemeentearchief met een formatie van 2,8 FTE wel groot genoeg is om die uitdagingen alleen aan te gaan. Of dat wellicht de samenwerking moet worden gezocht met andere archiefdiensten. De meest aangewezen archiefinstelling hiervoor is het Historisch Centrum Overijssel (HCO), waarmee al op beperkte schaal wordt samengewerkt. Het college heeft daarom opdracht gegeven de mogelijkheden van een verdere samenwerking met het HCO te onderzoeken. Dat onderzoek is ondertussen uitgevoerd door Brigit Hoomans Informatieadvies. In het onderzoeksrapport zijn drie scenario's uitgewerkt. Het aanbevolen scenario gaat uit van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Gevraagd wordt kennis te nemen van het rapport. Eveneens wordt gevraagd om het college opdracht te geven om de de consequenties van het aanbevolen scenario nader uit te werken.

Beschrijving Inleiding De gemeente Steenwijkerland heeft een rijk historisch archief, dat teruggaat tot 1354. Dat historisch archief wordt beheerd door de medewerkers van het gemeentearchief. Hun takenpakket vloeit enerzijds voort uit de Archiefwet 1995, anderzijds uit een bestuurlijke opdracht uit 2008, die herbevestigd en aangevuld is in 2016. De wettelijke opdracht bestaat in essentie uit het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de historische archieven van de gemeente. Ook heeft de gemeentearchivaris op basis van de Archiefwet 1995 een toezichthoudende taak ten aanzien van het beheer van de archieven, die nog worden gebruikt door de bedrijfsvoering. De bestuurlijke opdracht omvat de verwerving van particuliere archieven en collecties, inzet van digitalisering en internet voor de dienstverlening, promotie en presentatie van het gemeentearchief en het gebruik van het gemeentearchief voor cultuureducatie. De archiefsector is sterk in beweging. Ook het gemeentearchief heeft daar volop mee te maken. De steeds verder voortschrijdende digitalisering, evenals juridische ontwikkelingen stellen ook het gemeentearchief Steenwijkerland voortdurend voor nieuwe en diverse uitdagingen.

Concreet bestaan de belangrijkste uitdagingen uit: Gemeenteraad - 19 juni 2018 - 2018_RAAD_000282/5 De noodzaak van het vormgeven van een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) voor het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven. Het aanpakken van complexe juridische vraagstukken, die de digitalisering met zich meebrengt (o.a. auteursrecht, Wet Hergebruik Overheidsorganisatie en recentelijk de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het verder vormgeven van de digitale dienstverlening (o.a. scan-on-demand). Het complexer en specialistischer worden van de toezichthoudende taak. Deze ontwikkelingen riepen de vraag op of het gemeentearchief Steenwijkerland met een formatie van 2,8 FTE wel groot genoeg is om al die complexe uitdagingen alleen aan te gaan, of dat wellicht de samenwerking gezocht moet worden met andere archiefdiensten. De meest daarvoor in aanmerking komende archiefinstelling is het Historisch Centrum Overijssel (HCO), een gemeenschappelijke regeling van het rijk en de gemeentes Zwolle en Deventer. Met het HCO wordt al op beperkte schaal samengewerkt, onder meer voor het beheer van het audiovisuele archief van de gemeente. Ook heeft het HCO ook een beperkte maar belangrijke collectie archieven uit Steenwijkerland.

Het college heeft daarom opdracht gegeven om de mogelijkheden van verdergaande samenwerking met het HCO te onderzoeken. Dat onderzoek is uitgevoerd door Brigit Hoomans van Brigit Hoomans Informatieadvies en heeft eind 2017/ begin 2018 plaatsgevonden. Het rapport is als bijlage bijgevoegd. In het rapport zijn drie scenario’s uitgewerkt. Een minimumscenario, dat uitgaat van een continuering van de huidige situatie: samenwerking op ad-hoc basis. Een maximumscenario, dat uitgaat van deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Een tussenscenario, dat uitgaat van een structurele samenwerking op basis van dienstverleningsovereenkomsten voor een aantal terreinen. Conform de opdracht is er bij alle scenario’s van uitgegaan dat de collectie en de dienstverlening hier in Steenwijkerland blijven. Ook wordt er in alle scenario’s van uitgegaan dat Steenwijkerland een eigen gemeentearchivaris houdt (al dan niet in dienst van het HCO). De conclusie van dat rapport was dat een verdergaande samenwerking met het HCO het best vorm kan krijgen door deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling. Een besluit tot deelname aan een gemeenschappelijke regeling is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Voorstel Kennis te nemen van het adviesrapport van Brigit Hoomans Informatieadvies over de toekomst van het gemeentearchief.

Ook wordt voorgesteld om de mogelijke consequenties van het voorkeursscenario, toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel, verder uit te werken. Argumenten Bespreking van de scenario’s Gemeenteraad - 19 juni 2018 - 2018_RAAD_000283/5 Volgens het rapport is scenario 2, toetreding tot de gemeenschappelijke regeling, het beste scenario voor samenwerking met het HCO. Met dat scenario kan volop geprofiteerd worden van de grotere organisatie van het HCO, en daarmee van de beschikbare capaciteit en kennis voor ontwikkeling en de specialistische toezichthoudende taak. Ook de kwetsbaarheid ten aanzien van deze terreinen wordt daarmee weggenomen. Daarnaast heeft het HCO ook een e-depot in ontwikkeling. Gebruik kunnen maken van de e-depotvoorziening is onderdeel van het totaalpakket van deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Scenario 1 is een voortzetting van de huidige situatie. Uit het rapport blijkt dat dit voor de gesignaleerde uitdagingen geen oplossing biedt. Uit het rapport blijkt dat scenario 3 maar een beperkte oplossing biedt voor de uitdagingen waarvoor het gemeentearchief staat. Scenario 3 gaat uit van structurele samenwerking op basis van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Complicerende factor daarbij is dat de Belastingdienst DVO’s in een aantal gevallen ziet als marktwerking. Het HCO zal dan doorverwijzen naar marktpartijen.

Het HCO is ook minder genegen te investeren in extra personele capaciteit voor beleidsontwikkeling en toezicht bij gemeenten als hier slechts tijdelijke DVO’s tegenover staan. Met dit scenario kan ook slechts beperkt gebruik gemaakt worden van het e-depot van het HCO. Om juridische redenen kan er alleen gebruik gemaakt worden van het e-depot voor overgebracht (historisch) archief. Inzet van het e-depot in een veel eerdere stadium voor digitale bedrijfsvoeringsarchieven, zoals vaak wordt aanbevolen, is helaas niet mogelijk met dit scenario. Nadere uitwerking Voor het rapport zijn de financiële, organisatorische en personele consequenties alleen in hoofdlijnen uitgewerkt. Voor een beslissing over toetreding zullen alle consequenties en de voorwaarden echter nog nader uitgewerkt moeten worden. Dit zal samen met het HCO moeten gebeuren, zodat er bij beide partijen overeenstemming is over de exacte consequenties en voorwaarden van toetreding. Deze nadere uitwerking moet de basis vormen voor de beslissing van de gemeenteraad over het al dan niet toetreden tot de gemeenschappelijke regeling. Bij deze uitwerking zullen ook de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg nauw worden betrokken. Kanttekeningen en risico’s E-depot Het e-depot is, net als elders, ook bij het HCO nog in ontwikkeling en heeft nog niet alle benodigde functionaliteit.

Het kan daarom zeker niet nu al volledig worden ingezet. Een volledig e-depot is echter nog nergens operationeel. Het e-depot van het HCO wordt ontwikkeld door het Rijk en zal ook worden ingezet voor de andere twee deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling: Zwolle en Deventer. De noodzaak van een e-depot voor al deze drie deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, biedt een hoge mate van zekerheid dat er bij het HCO ook daadwerkelijk een volledig operationeel e-depot komt. Daarnaast betekent een keuze om nu de gevolgen en voorwaarden uit te werken, nog niet een definitieve keuze voor toetreding. Bij de voorbereiding op het raadsadvies over een eventuele toetreding zal de stand van zaken op dat moment rond het e-depot zeker ook betrokken worden. Gemeenschappelijke regeling Bij deelname aan een gemeenschappelijke regeling moet een deel van de gemeentelijke autonomie worden opgegeven. De gemeente heeft inhoudelijk en financieel minder invloed op de uitvoering van de taken, dan wanneer ze de taken zelf uitvoert. Het HCO is echter een beleidsarme gemeenschappelijke regeling, die ook financieel goed bekend staat. Een eventuele keuze voor het Gemeenteraad - 19 juni 2018 - 2018_RAAD_000284/5 HCO is ook geen beleidsmatige keuze. Het is vooral een bedrijfsvoeringskeuze. Het gaat er om de wettelijke en bestuurlijke opdracht beter en efficiënter uit te kunnen voeren.

Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting De nadere uitwerking ter voorbereiding van het raadsbesluit over een mogelijke deelname zal het nodige onderzoek vragen. Bij de behandeling van de Perspectiefnota zal daarom gevraagd worden om een bedrag van € 15.000 in 2018 om het raadsbesluit goed te kunnen voorbereiden. Beslist de gemeenteraad uiteindelijk positief over toetreding, dan zal er ook een extra investering nodig zijn ten behoeve van de toetreding. In het rapport is aangegeven dat er bij de keuze voor toetreding op € 27.000 frictiekosten gerekend moet worden voor eenmalige ontvlechtingskosten. Bij de behandeling van de Perspectiefnota zal daarom ook voor 2019 een eenmalige bedrag worden gevraagd van afgerond € 30.000. Participatie en communicatie Niet van toepassing. Uitvoering en planning In het rapport is een procedure opgenomen voor toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. In hoofdlijnen behelst dat de volgende stappen: Na een besluit om de consequenties van een eventuele keuze voor toetreding nader te onderzoeken, moeten het HCO en de Medezeggenschap formeel worden ingelicht. Daarna werken HCO en de gemeente Steenwijkerland ambtelijk de personele, financiële en organisatorische afspraken verder uit. Hiermee gaat ca. een half tot driekwart jaar gemoeid.

Vervolgens rapporteert het HCO aan haar bestuur en de en de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland aan de gemeenteraad. Bij positieve besluitvorming van beide kanten vraagt Steenwijkerland formeel om toetreding aan de huidige partners, de gemeentes Zwolle, Deventer en het Rijk (Nationaal Archief). Na positieve besluitvorming moet de nieuwe gemeenschappelijke regeling als wet worden 'voorgehangen' in de Eerste en Tweede Kamer. Na ondertekening van de nieuwe wet door de koning en publicatie in de Staatscourant is de nieuwe gemeenschappelijke regeling een feit. Er wordt vanuitgegaan dat het traject na positieve besluitvorming over dit advies nog anderhalf à twee jaar duurt. Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit kennis te nemen van het adviesrapport van Brigit Hoomans Informatieadvies over de toekomst van het gemeentearchief. Gemeenteraad - 19 juni 2018 - 2018_RAAD_000285/5 Beslispunt 2 De gemeenteraad besluit het college opdracht te geven om de consequenties van het aanbevolen scenario uit het adviesrapport, toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel, nader uit te werken.