2.3 OD - Voorlopig jaarverslag 2022 OD IJsselland.pdf

We hebben de financiën structureel geregeld, we hebben een organogram waarin we duidelijke keu- zes hebben gemaakt (doen we het zelf, doen we het samen of besteden we het uit) en we hebben op alle cruciale functies de stap gezet om iemand binnen te halen, intern of extern. Er moeten nog allerlei stappen gezet worden en dan ga je ook meer naar details. Daar zit niet mijn kracht en dan zit mijn taak erop. Hoe moeilijk dat soms ook is en dat hangt heel erg aan de menskant, want ik ben onderdeel van dit team. Maar zover is het nog niet en tot die tijd bouw ik gewoon nog even mee!” HET GROEPSGESPREK "Ik denk dat er dan een logica ontstaat om elkaar op te zoeken als je elkaar nodig hebt. En dat verbindt altijd.“ PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 23 Bedrijfsvoering Ontwikkeling medewerkers Medewerkertevredenheidsonderzoek In het voorjaar van 2022 voerde bureau Effectory het tweejaarlijkse mede- werkerstevredenheidonderzoek (MTO) uit. Dit onderzoek had een hoge res- pons van 84%. Uit het MTO kwamen de trotspunten ‘collega’s’, ‘samenwer- king’ (binnen het team/vakgroep), ‘sociale veiligheid’ en ‘ontwikkeling’ naar voren. Aandachtspunten waren ‘werkdruk’, ‘samenwerking’ (buiten het team/ vakgroep en met de deelnemers) en ‘efficiency’.

De resultaten zijn bespro- ken binnen alle teams. We gaven een vervolg aan de MTO-aandachtspunten door deze nadrukkelijk onder te brengen en te verbinden aan ons program- ma Samen Toekomstbestendig. Om de voortgang van verbeteracties te blijven monitoren, werd een werkgroep MTO ingericht. In deze werkgroep nemen medewerkers en OR-leden deel, die het managementteam adviseren of voorstellen doen. Opleiden en ontwikkelen Onze organisatie zit in een ontwikkelfase waarin we ons verder professiona- liseren. In 2022 zette het bedrijfsbureau een grote stap in deze ontwikkeling. Een nieuwe inrichting van het bedrijfsbureau zorgde voor uitbreiding van de bestaande capaciteit en nieuwe functies. Een aantal medewerkers stroom- de hierdoor door naar een andere functie, waardoor ze zich verder kunnen ontwikkelen. Voor de opleiding van medewerkers in het primair proces maakten we gebruik van de Omgevingsdienst NL Academie. Deze academie organiseert opleidingen voor vakspecialisten van alle omgevingsdiensten. Medewerkers van omgevingsdiensten die werken op het gebied van bouwen, ruimtelijke ordening en milieu, kunnen bij de academie voor opleidingen terecht. Een aantal nieuwe medewerkers zonder ervaring in het vakgebied volgen de Handhavingsexpert Milieu-opleiding gevolgd via de academie.

Traineeprogramma De trainees die we hebben aangenomen, volgden de Hamil-opleiding via de Omgevingsdienst NL-academie. Daarmee ontwikkelden ze een goede theoretische basis voor het vak van vergunningverlener of toezichthouder en handhaver gekregen. Voor training on the job werkten we met mentoren. De mentoren zorgen dat de nieuwe collega’s alle belangrijke aspecten van het vak leren aan de hand van een speciaal ontwikkeld traineeprogramma. Hybride werken In 2020 werd het thema ‘hybride werken’ actueel, als gevolg van de co- ronapandemie. In het licht van dit onderwerp startte een projectgroep met de opdracht hybride werken thuis en op kantoor te faciliteren. In 2022 imple- menteerden we de thuiswerkregeling waarmee het bestuur begin van het jaar instemde. We richtten het proces in met onder meer een arboscan en een overgangsfase voor medewerkers die eerder zelf materiaal aanschaf- ten, organiseerden inloopmomenten met uitleg over de regeling en stelden de webshop in maart open. In deze periode werd ook het kantoor bij wijze van experiment aangepast op enkele punten, om het in te richten op de functie van ontmoeten en samenwerken. We evalueerden de thuiswerkre- geling in oktober; waarbij de conclusie was dat het voorgenomen resultaat behaald was en dat er geen aanpassingen in de thuiswerkregeling nodig waren. Daarmee werd de bestaande projectgroep ontbonden.

Het vervolg op de inrichting van het kantoor werd daarbij overgedragen op het Actieteam Hybride werken+, dat eind november startte. Doel van dit team is een goede begeleiding, het creëren van draagvlak en stimuleren van (gedrags)veran- deringen in de interne samenwerking die hybride werken, maar ook andere programma’s en projecten met een gedragscomponent, tot gevolg hebben. Bijvoorbeeld vanuit de MTO-werkgroep of het programma Samen Toekomst- bestendig. Het actieteam bereidde onder meer een 0-meting voor, die in 2023 wordt uitgevoerd. PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 24 Bedrijfsvoering Arbeidsmarkt De arbeidsmarkt kenmerkte zich in 2022 door krapte. In de omgeving van Zwolle was (en is) zelfs sprake van een zeer krappe arbeidsmarkt voor overheidspersoneel. Ook de mobiliteit van medewerkers nam toe. Mede- werkers maakten de overstap naar andere werkgevers en het was minder makkelijk goede medewerkers binnen te halen en te binden aan onze orga- nisatie. Die binding probeerden we te bewerkstelligen met goed werkgever- schap. We vinden het belangrijk om te weten wat er speelt, hiervoor hebben we onze overleggen, de leidinggevenden, het OD-café en andere informele bijeenkomsten en het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

De signalen en punten ter verbetering die hierin naar voren komen pakken we op, om zo een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. Om mee te kunnen bewegen met ontwikkelingen, waaronder die in de arbeidsmarkt, is het belangrijk om deze te kennen. Daarvoor zetten we strategische personeelsplanning in, met acties om voorbereid te zijn op de toekomst. Dit onderwerp komt tweejaarlijks terug op de agenda van het managementteam. In 2022 startten we met de uitvoering van acties uit dit plan. We hebben het traineeprogramma verder geoptimaliseerd en uitge- voerd, we hebben stagiairs een plek geboden en contacten aangehaald met opleidingsinstituten, onze werving en selectie is aangepast en we zetten in op goede samenwerking en hybride werken. We onderzoeken de mogelijk- heden van de samenwerking met Omgevingsdienst Twente in onze werving. Werving & selectie In onze wervingsteksten legden we de focus op onderwerpen waarvan uit onderzoek blijkt dat kandidaten deze belangrijk vinden. We gebruikten so- ciale media, inclusief beelden van onze mensen en organisatie, en vragen onze eigen medewerkers om de vacatures onder de aandacht te brengen bij familie en bekenden. Bij de selectie van kandidaten keken we vooral naar de mogelijkheden van de kandidaat voor onze organisatie.

We bieden nieuwe medewerkers de mogelijkheid om zich bij ons te ontwikkelen onder begeleiding van onze eigen mensen en door opleiding. Aandachtspunt bij de begeleiding door eigen mensen is dat we goed moet letten op de capaciteit die dit kost, zodat het werk kan doorgaan en onze medewerkers niet een te grote werkbelasting krijgen. Het begeleiden van nieuwe medewerkers wordt wel als zeer positief ervaren, het is een extra taak die voor voldoening zorgt. De aangepaste werving en selectie heeft ertoe geleid dat we veel nieuwe medewerkers hebben kunnen aantrekken. Zowel voor de professionalise- ring en uitbreiding van het bedrijfsbureau als voor vervanging van vertrek- kende medewerkers en van inhuurkrachten binnen het primaire proces – de VTH-taken. Inzetbaarheidsmonitor In 2022 stelden we de werkwijze in het gebruik van de inzetbaarheidsmoni- tor vast. De inzetbaarheidsmonitor geeft inzicht in hoe we ons verhouden tot de VTH-kwaliteitscriteria 2.2 op organisatie, afdeling- en persoonsniveau. In de jaarlijkse gesprekken met medewerkers zijn ook de kwaliteitscriteria onderwerp van gesprek. Medewerker en leidinggevende maken bij het niet voldoen aan de kwaliteitscriteria afspraken over de te volgen opleiding of ontwikkeling. Het jaar 2022 kenmerkt zich door een krappe arbeidsmarkt. Dat maakt ook onze dienst kwetsbaar in relatie tot kwaliteitscriteria.

Nieuwe medewerkers zijn immers moeilijker te werven en vertrekkende medewer- kers maken ons kwetsbaarder. Waar we de taken niet voldoende robuust kunnen organiseren, maakten we daarom afspraken met andere partijen en diensten, zodat we op die manier kunnen voldoen aan de landelijke kwali- teitscriteria. PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 25 ICT Informatieveiligheid Overheidsorganisaties, ook onze organisatie, hebben in toenemende mate te maken met de dreiging van verstoringen van de informatiesystemen en daarmee de uitvoering van processen, informatiebeveiliging vergt steeds meer aandacht. Onze informatiebeveiligingsniveau willen we aansluiten bij de deelnemers. De voor overheidsorganisaties voorgeschreven Baseline In- formatiebeveiliging Overheid (BIO) en bijbehorende aanpak geeft richtlijnen en kaders, helpt risico’s en bijbehorende maatregelen op zowel organisato- risch als technisch vlak in kaart te brengen, af te wegen en te prioriteren. In 2022 stelden we een kwartiermaker CISO aan met onder meer de op- dracht (de organisatie van) de informatie¬beveiliging, mede op basis van de BIO, in te richten.

De uitvoering van de BIO is in 2022 gestart: we voerden een QuickScan informatieveiligheid/BIO uit en stelden aansluitend (infor- matieveiligheid)uitgangspunten op en een plan van aanpak. Ook stelde het MT de meest kritieke processen, informatiesystemen en verantwoordelijke proceseigenaren vast. De CISO nam deel aan het project OD Digitaal om informatiebeveiliging vooraf goed in de beoogde werkplek en infrastructuur te borgen. Daarbij kwam een aantal ad-hoc vraagstukken aan de orde, waarbij de CISO is betrokken. IJssellandse VTH-informatievoorziening De beheerorganisatie op de IJssellandse VTH-informatievoorziening (IJVI) ontving in 2022 2055 meldingen en handelde 2050 meldingen af. 90% van die afhandeling vond binnen de daarvoor gestelde servicetermijnen plaats; daarmee voldoen we aan de oorspronkelijke afspraken rondom het leveren van dienstverlening op IJVI. Om meer grip te krijgen op het meldingen- proces, de werkvoorraad en afhandelingstermijnen, startte in januari een supportmedewerker met de opdracht deze grip te realiseren. Het directe resultaat hiervan is dat het percentage afgehandelde meldingen binnen termijn van 89% in het eerste kwartaal is gegroeid naar 92% in het vierde kwartaal van 2022. Daarnaast startte bovendien een project om de meldin- genprocessen anders in te richten en om de meldingenregistratie hierop aan te sluiten.

Afgelopen jaar namen we deel aan diverse regionale en lokale projecten. Voorbeelden hiervan zijn het Omgevingswet-proof maken van IJVI, de im- plementatie van IJVI bij gemeente Dalfsen, het verbeteren van datakwaliteit (ontdubbelen en authentiek maken van registraties) en de implementatie van de kostenmodule. Bedrijfsvoering PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 26 Bedrijfsvoering Projecten OD Digitaal: de nieuwe digitale werkplek Eind 2021 namen we het besluit een eigen ICT-omgeving in te richten, onafhankelijk van de gemeente Zwolle en SSC Ons. In april 2022 startte het ICT-project met als doel de ontvlechting van de gemeente Zwolle te realise- ren. We zetten hiervoor onder meer een Europese aanbesteding voor een moderne digitale werkplek uit. Begin oktober is deze opdracht gegund aan Detron B.V. Als onderdeel van de ontvlechting heeft OD IJsselland een eigen net- werkverbinding aangekocht via Vodafone. Via een afgevaardig- de groep medewerkers wordt de organisatie betrokken in dit traject. Begin 2023 startte de realisatie van de nieuwe werkplek met als implementatiedatum 1 april 2023. De nieuwe digitale werkplek maakt samenwerken en communiceren in een veilige en stabiele IT-omgeving mogelijk.

De (juiste) informatie is altijd beschikbaar en onze ICT-infrastructuur is hiermee toekomstbestendig. AF AS Als gevolg van de ICT-ontvlechting van gemeente Zwolle voert Omgevingsdienst IJsselland ook de financiële, personeels- en salarisadministratie vanaf 2023 in eigen beheer uit. Het programma Samen Toekomstbestendig richt zich op een toe- komstbestendige, robuuste en professionele organisatie. Vanuit dat oogpunt bleek het wenselijk deze taken in samenwerking uit te voeren. Gezien de beperkte omvang van de taken en de gelijkvormigheid van de organisatie werken we daarom samen met Omgevingsdienst Twen- te. Omgevingsdienst Twente maakte per 1 januari 2022 gebruik van AFAS. Het bestuur gaf, in het licht van deze samenwerking, akkoord op afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Na een zorgvuldig traject sloten we een overeenkomst met AFAS. Half september startte een projectgroep onder begeleiding van AFAS, met daarin vertegenwoordiging vanuit Financiën, HR, ICT en Communicatie. De projectgroep richtte zich op de implementatie van AFAS en de ontvlechting van SSC Ons en Gemeente Zwolle. Het project bestaat uit 2 fasen: in fase 1 stond de dataconversie en de inrichting van de kritische bedrijfvoerings- processen centraal, waaronder de workflows die direct impact hebben op de medewerkers, zoals het salaris.

De samenwerking met Gemeente Zwolle en SSC Ons verliep voorspoedig, waardoor we in AFAS steunen op betrouwba- re en juiste data. Direct in het nieuwe jaar ging AFAS succesvol ‘live’. De tweede fase van het project loopt door tot juni 2023 en zorgt voor de inrichting van de overige bedrijfsvoeringsprocessen en aansluiting op het project ‘OD Digitaal’, zodat AFAS niet alleen functioneert op de nieuwe werkplek, maar ook volledig op de werkplek en in het onboardingsproces geïntegreerd wordt. Huis voor Klokkenluiders Op 15 juli 2022 heeft het Huis voor Klokkenluiders per brief laten weten dat zij een melding heeft ontvangen over een vermoeden van een misstand bij Omgevingsdienst IJsselland en naar aanleiding daarvan een onderzoek is gestart. Een rapport van bevindingen is naar verwachting gereed in het najaar van 2023. Gelet op de feiten, verwacht het bestuur dat de impact van eventuele aanbevelingen van het Huis van Klokkenluiders gering is.

PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 27 🔃🔃 ingehuurde medewerkers (in aantallen, niet in fte) 57 👥👥 INTERNE MEDEWERKERS op 31 december 2022 112 Verhouding man-vrouw 26% VROUW 74% MAN Fulltime en parttime werkend PARTTIME 70 FULL TIME Vast & tijdelijk dienstverband 17 TIJDELIJK 95 VAST 💙💙 Gemiddelde leeftijd 49,4 JAAR ⬇ 24 MEDEWERKERS IN DIENST ⬆ 11 MEDEWERKERS UIT DIENST ↔ 14 MEDEWERKERS INTERN DOORGESTROOMD Organisatie PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 28 Ron König, Deventer Voorzitter, Maarten Off nga, Hardenberg Marcel Blind, Olst-Wijhe Hans Vroomen, Ommen Tijs de Bree, Provincie Overijssel Arjan Spaans, Zwolle Herriët Brinkman, Staphorst Melvin Smit, Steenwijkerland Jan van der Poel, Zwartewaterland André Schuurman, Dalfsen Het Algemeen Bestuur bestond op 31 december 2022 uit: Richard Boddeus, Kampen Secretaris-directeur, Pieter-Jan van Zanten Dagelijks Bestuur Bestuur Omgevingsdienst IJsselland Ben Nijboer, Raalte PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 29 Januari 2022 28 januari 2022: Tijdelijke Subsidieregeling Vuurwerkverbod Covid19 detailhandel 2 31 januari

2022: Aan de slag met de bruidsschat F ebruari 2022 7 februari 2022: In gesprek met partner gemeente Steenwijkerland 10 februari 2022: Hybride werken, hoe richten we dat in? Maart 2022 2 maart 2022: Digitale ontsluiting geluidsgegevens (DOGG) 2 maart 2022: Tijdelijke Subsidieregeling Vuurwerkverbod Covid19 detailhandel 2 17 maart 2022: Ontwikkelingen op bodemgebied 28 maart: Tweede ster van Overijssel voor het Keurmerk Veilig Buitengebied April 2022 7 april 2022: Bruidsschatanalyse geactualiseerd 12 april 2022: De weg naar invoering van de Omgevingswet 29 april 2022: “Ga samen stap voor stap verder in de groei en ontwikkeling van de dienst.” Mei 2022 10 mei 2022: Werksessie over bodem en de Omgevingswet Juni 2022 14 juni 2022: Regionale ketentest initiatievenproces Juli 2022 11 juli 2022: Samenwerken in de keten voor het vergunningenproces 18 juli 2022: Trainees gestart bij OD IJsselland September 2022 23 september 2022: Externe veiligheid in relatie tot omgevingsplannen Oktober 2022 4 oktober 2022: Omgevingswetmarkt: in gesprek over milieuthema’s in het omgevingsplan 10 oktober 2022: Kennis op peil van Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) November 2022 1 november 2022: Blijf alert op je e-mailberichten met link of bijlage 21 november 2022: “Het besef van toekomstgericht werken en de urgentie ervan is gegroeid.” December 2022 6 december 2022: Vuurwerkverbod of niet? 7

december 2022: Regiotour Gemeenschappelijke Regelingen Nieuws in 2022 PAGINA VOORUIT PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie 30 COLOFON Samenstelling: Omgevingsdienst IJsselland Ontwerp: studio SIEN Fotografie: Erik Karst Omgevingsdienst IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 088 5251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl U Waarborgt de leefomgeving, versterkt bedrijven PAGINA TERUG Voorwoord Ons werk Actuele thema’s Projecten Programma Samen Toekomstbestendig Bedrijfsvoering Nieuws Organisatie