18.0 Rekenkamercommissie - Jaarverslag 2017 RKC Steenwijkerland.docx

Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 1 Jaarverslag Rekenkamercommissie 2017 Aan de gemeenteraad van Steenwijkerland 26 februari 2018 Onderwerp: Jaarverslag 2017 Geachte dames en heren, leden van de raad, Conform de verordening dient uw Rekenkamercommissie (hierna: RKC) jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Over onze werkzaamheden in 2017 rapporteren wij u het volgende. Samenstelling en secretariaat De commissie bestond tot medio 2017 uit de heren Arthur Rynja, Carel Horstmeier en Jan Mastwijk (voorzitter). In de brief, houdende het Jaarplan 2018, schreven wij over de toetreding van de Gemeente Staphorst tot de personele unie. Die toetreding was, samen met het vertrek van de heer Carel Horstmeijer, de aanleiding tot een wervingsprocedure die leidde tot de benoeming in de Rekenkamercommissie (RKC) van mevrouw Ilse de Haan en de heer Herman Beerda. Daarmee was in de ‘vacature Horstmeijer’ voorzien en werd de sterkte van de Rekenkamercommissie van drie naar vier personen gebracht. Onderzoeken De rekenkamercommissie heeft in 2017 de volgende onderzoeken uitgevoerd, respectievelijk afgerond dan wel ter hand genomen: 1. Een onderzoek naar de IGSD/NWG in de gemeenten Westerveld en Steenwijkerland. Het onderzoek in beide gemeenten werd in 2017 afgesloten.

Voor beide gemeenten werd in het voorjaar het eindrapport gepresenteerd en in beide gemeenteraden besproken. 2. Een onderzoek naar het wegenonderhoud in de gemeente Meppel. Het onderzoek (de doeltreffendheid van het wegenonderhoud en de rol van de gemeenteraad bij het stellen van ter zake relevante kaders) is eind september 2017 gestart. De verwachting is dat het rapport in week 14-17 aan de raad kan worden aangeboden. 3. Een onderzoek naar burgerparticipatie in de gemeente Steenwijkerland. Met dit onderzoek werd in de tweede helft van 2017 gestart. Ook voor dit onderzoek geldt dat wij ervan uitgaan dat het rapport in week 14-17 aan de raad kan worden aangeboden.

Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 2 4. Een onderzoek naar de in- en externe werking van de Sociale Structuurvisie in de gemeente Westerveld. Met dit onderzoek kon pas in een laat stadium worden begonnen omdat bleek dat een aantal door de gemeenteraad aangedragen onderwerpen om uiteenlopende redenen niet voor een onderzoek in aanmerking kwamen. Aanbieding aan de gemeenteraad is voorzien in week 14-17 van 2018. 5. Een onderzoek naar de uitwerkingen van de aanbevelingen rond complexe RO-dossiers in de gemeente Staphorst. Dit onderzoek, waarmee eind 2017 is begonnen, heeft betrekking op de in uitvoering genomen aanbevelingen die in 2015 zijn gedaan naar aanleiding van een aantal complexe dossiers op het gebied van de Ruimtelijke Ordening. Aanbieding aan de gemeenteraad is voorzien in week 15-19 van 2018. Voor alle onderzoeken geldt dat wij bij de planning uitgaan van de normaal gebruikelijke termijnen voor ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor zoals genoemd in de verordening (2-3 weken). We zijn in alle vier gemeenten vrij laat in het jaar gestart met een nieuw onderzoek. Dat heeft vooral te maken met de personele wisselingen respectievelijk de (ook daarmee verband houdende) toetreding van de gemeente Staphorst tot de personele unie.

Bij de start gingen wij ervan uit dat het (in ieder geval deels) mogelijk zou moeten zijn om de resultaten van de onderzoeken te presenteren aan de ‘huidige’ raad. Dat lijkt niet haalbaar. De oorzaak is vooral gelegen in het feit dat het plannen van afspraken met te interviewen personen door agenda-afstemming aanzienlijk meer tijd kost dan gehoopt. Op zich begrijpelijk en het betekent ook dat we bij het bepalen van de doorlooptijd van toekomstige onderzoeken hiermee rekening zullen houden. We zullen daarbij bezien of het mogelijk en wenselijk is de onderzoeken voor de vier gemeenten wat meer over het kalenderjaar te verspreiden. Advies en ondersteuning op het sociaal domein Naast het entameren van onderzoeken heeft de commissie de begeleiding bij de invoering van de decentralisaties op het gebied van het sociaal domein in Meppel en Westerveld in 2017 gecontinueerd. De advisering en begeleiding hebben met name betrekking gehad op de eerste evaluaties en de monitoring, respectievelijk het voorbereiden van nieuwe beleidsdocumenten, bedoeld voor vaststelling door de gemeenteraden. Algemene werkzaamheden Ook in 2017 heeft de RKC halfjaarlijks overleg gevoerd met de Klankbordgroep en de griffiers. De contacten waren in 2017 wat intensiever vanwege de wisseling in de personele bezetting van de commissie en de toetreding van de gemeente Staphorst.

De overleggen worden door alle partijen als zeer nuttig ervaren. De Klankbordgroep fungeert als ‘draaischijf’ tussen de respectieve gemeenteraden. Ze bestaat uit 2 raadsleden per gemeente. Agendapunten van de Klankbordgroep waren de taken en rollen van de leden van de Klankbordgroep, communicatie, zowel intern als extern, de keuze van de onderzoeksonderwerpen, de onderzoeksopzetten, vacaturevervulling, toetreding Staphorst en de voortgang van de onderzoeken. De onderwerpen in de overleggen met de griffiers kwamen grotendeels overeen met die van het overleg met de Klankbordgroep. Rekenkamercommissie MSSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 3 Tenslotte hebben de leden van de rekenkamercommissie geparticipeerd in enkele vergaderingen van de auditcommissies van Westerveld en Meppel. Hierbij ging het vooral om het komen tot afstemming op elkaar van de inzet van de externe accountant en de rekenkamercommissie. Het secretariaat van de RKC ligt in handen van de heer Bram de Groot. De samenwerking tussen de commissie en de griffies verloopt uitstekend. Financiën De commissie heeft voor haar activiteiten gebruik gemaakt van de door u ter beschikking gestelde financiën. Op basis van de door de financiële administratie van uw gemeente aangeleverde cijfers berichten wij u als volgt.

Voor de Rekenkamerfunctie werd begroot een bedrag van € 30.881,-- Aan adviesdiensten (kosten onderzoeken), kosten Rekenkamercommissie en secretariële ondersteuning werd uitgegeven € 19.451,-- , zodat er sprake is van een onderschrijding van € 11.430,--. Slot 2017 was om verschillende redenen een bijzonder jaar. Hierboven zijn wij daar op ingegaan. In de tweede helft van 2017 heeft de RKC (in vernieuwde samenstelling) de normale draad weer opgepakt en vier onderzoeken ‘in de steigers’ gezet. De commissie dankt de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisaties voor de samenwerking. Rekenkamercommissie Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld, namens deze, J.J. Mastwijk, voorzitter