16.0 VNG - Archiefwet, selectielijst en (beperking van) openbaarheid.pdf

U201900655 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting U staat voor de uitdaging om de gemeentelijke informatie op orde te brengen, actief te beheren en op zorgvuldige wijze, met in achtneming van noodzakelijke beperkingen, openbaar te maken en eventueel (online) te publiceren. In deze ledenbrief informeren wij u over nieuwe handreikingen, beleidsontwikkelingen en veranderende wet- en regelgeving die hierbij van belang zijn. • Wij hebben de ontwerp Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, actualisatie 2020 , waarin de bewaartermijnen van stukken zijn vastgelegd, ter vaststelling aangeboden aan de algemene rijksarchivaris. Het ontwerp is voorbereid door de Adviescommissie Archieven. Bij het ontwerp zijn de reacties die van de leden zijn ontvangen in het kader van de consultatie (zie ledenbrief Lbr. 19/015) betrokken. • Bij deze brief treft u de handreiking Beperkt waar het moet aan, die door de Adviescommissie Archieven is opgesteld. Bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan of moet de gemeente beperkingen stellen aan de openbaarheid op grond van privacy, belangen van de staat en zijn bondgenoten of onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en bedrijven. In de handreiking staat hoe dat rechtmatig te doen.

Het gaat om besluiten van algemene strekking, die conform de vereisten van de Awb moeten worden genomen en gepubliceerd. De handreiking bevat stappenplannen, checklists en modellen voor het stellen, opheffen of verlengen van openbaarheidsbeperkingen. • De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd om beter aan te sluiten op het digitale tijdperk. Het voornemen van de minister voor basis- en voortgezet onderwijs en media (BVOM) is onder meer om de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats te verkorten van het huidige 20 jaar naar 10 jaar, en de aanstelling van een archivaris, nu nog optioneel, verplicht te stellen. Met de minister Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 20 augustus 2019 Kenmerk TPW/U201900655/ Lbr. 19/064 Telefoon 070 373 83 93 Bijlage(n) 3 Onderwerp Archiefwet, selectielijst en (beperking van) openbaarheid Vereniging van Nederlandse Gemeenten 2/8 is afgesproken dat een uitvoeringstoets door VNG Realisatie wordt opgesteld waarin de gevolgen in beeld worden gebracht. De modernisering vindt plaats in samenhang met het Wetsvoorstel Open Overheid, welke het urgenter maakt om de informatiehuishouding op orde te brengen. Het is daarom van belang niet af te wachten, maar nu actief maatregelen te treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te borgen. Wij zullen een Meerjarenplan opstellen om u hierbij te ondersteunen.

Ook wordt in de ledenbrief ingegaan op de voorwaarden bij online publicatie van de zogenoemde gezinskaarten; de (implementatie van de) nieuwe EU richtlijn auteursrechten die het makkelijker maakt voor archiefinstellingen om werken digitaal te ontsluiten; en het voornemen van het Rijk bestuurlijk terug te treden uit de Regionale Historische Centra. U201900655 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college en gemeenteraad, De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om (digitale) informatie in goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Het is van belang om archiefbescheiden tijdig te vernietigen en de als blijvend te bewaren aangemerkte archiefbescheiden na maximaal 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats, waar deze in principe openbaar worden. Archiefinstellingen zijn actief met het preserveren, digitaliseren en online publiceren van archiefbescheiden. In deze ledenbrief informeren wij u over nieuwe handreikingen, beleidsontwikkelingen en veranderende wet- en regelgeving die in dit kader van belang zijn. Het gaat om: • de actualisatie van de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (verder: Selectielijst 2017 ) waarin de bewaartermijnen van stukken zijn vastgelegd.

• de handreiking Beperkt waar het moet , die door de Adviescommissie Archieven is opgesteld. In de handreiking is aangegeven hoe rechtmatig een beperking aan de openbaarheid van archieven te stellen. • de online publicatie van gezinskaarten onder de bep alingen van de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). • de (implementatie van de) nieuwe EU richtlijn auteu rsrechten die het makkelijker maakt voor erfgoedinstellingen om werken digitaal te ontsluiten. • de stand van zaken van de modernisering van de Archi efwet 1995, waarin onder meer wordt beoogd om de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats te verkorten naar 10 jaar. De modernisering vindt plaats in samenhang met het Wetsvoorstel Open overheid, welke het urgenter maakt om de informatiehuishouding op orde te brengen. • het voornemen van het Rijk bestuurlijk terug te tr eden uit de Regionale Historische Centra (RHC’s). Aan de leden Datum 20 augustus 2019 Kenmerk TPW /U201900655/ Lbr. 19/064 Telefoonnummer 070 373 83 93 Bijlage (n) 3 Onderwerp Archiefwet, selectielijst en (beperking van) openbaarheid Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/8 Hieronder worden deze punten nader toegelicht. Actualisatie Selectielijst 2017 In de ledenbrief van 28 maart 2019 (Lbr.

19/015) hebben wij u geïnformeerd over de actualisatie van de Selectielijst 2017 en het concept-ontwerp actualisatie ter consultatie aangeboden. Wij hebben van 27 gemeenten en intergemeentelijke organen 177 opmerkingen ontvangen. Deze zijn voorzien van een reactie van de Adviescommissie Archieven. Het overzicht daarvan is gepubliceerd op VNG.nl. Een deel van de opmerkingen heeft daadwerkelijk geleid tot aanpassingen in het concept-ontwerp. (Zie bijlage). Wij hebben inmiddels de ontwerp-Selectielijst 2017, actualisatie 2020 ter vaststelling aan de algemene rijksarchivaris voorgelegd, die in deze optreedt namens de minister van OCW. Dit ontwerp zal na het bereiken van overeenstemming met het Nationaal Archief, ter inzage worden gelegd. Dit om de burger en andere belanghebbenden, zoals historische verenigingen en onderzoekers, in de gelegenheid te stellen om een zienswijze over het ontwerp in te brengen. Na verwerking van eventuele zienswijzen zal de Selectielijst 2017, actualisatie 2020 worden vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant. Volgens planning zal dat begin 2020 gebeuren. Daarna kunt u overgaan tot implementatie van de geactualiseerde selectielijst. Om u daarbij te ondersteunen worden de bij de selectielijst behorende handreiking en de SelectTool geüpdatet. Voor vragen kunt u terecht bij het VNG-forum Selectielijst archiefarchiefbescheiden .

Handreiking Beperkt waar het moet Na de overbrenging naar de archiefbewaarplaats zijn archiefbescheiden in principe door eenieder te raadplegen, tenzij bij de overbrenging (tijdelijk) een beperking is gesteld aan de openbaarheid door de zorgdrager. Op basis van artikel 15 Archiefwet kan een besluit tot beperking worden genomen op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, de belangen van de Staat en zijn bondgenoten of teneinde onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokkenen of derden – vooral bedrijven en privépersonen – te voorkomen. Het is belangrijk om dergelijke besluiten te nemen conform de wettelijke vereisten, omdat u anders het risico loopt onrechtmatige beperkingen te stellen, en daarmee de belangen van de burger, de samenleving of de gemeente zelf te schaden. Deze besluiten van algemene strekking moeten conform de vereisten van de Awb worden genomen en gepubliceerd. Naar verwachting zal het nemen van dergelijke besluiten toenemen als gevolg van de verkorting van de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats (zie volgende punt). De Adviescommissie Archieven heeft een praktische handreiking opgesteld over hoe een besluit te nemen tot beperking van de openbaarheid van archieven. In de handreiking Beperkt waar het moet zijn stappenplannen en checklists opgenomen.

Onderdeel van de handreiking is een toolkit die bestaat uit een aantal modellen voor het stellen, opheffen of verlengen van openbaarheidsbeperkingen. Ook is in de bijlage een overzicht van recent bekendgemaakte besluiten omtrent openbaarheidsbeperkingen van overheidsorganen opgenomen. Risicoanalyse online publicatie gezinskaarten Een werkgroep van de beroeps- en brancheorganisatie voor archieven KVANBRAIN heeft in overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een risicoanalyse uitgevoerd omtrent de online publicatie van de zogenoemde gezinskaarten 1920-1939. Gezinskaarten zijn onderdeel van een oud bevolkingsregistratiesysteem. Uitkomst daarvan is dat de gezinskaarten onder voorwaarden online mogen worden gezet. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/8 Diverse archiefinstellingen hebben de afgelopen jaren gezinskaarten gedigitaliseerd en online gepubliceerd. Toen kwam aan het licht dat hierop nog (bijzondere) persoonsgegevens stonden van levende personen. Het beschikbaar stellen daarvan is niet toegestaan volgens de AVG en artikel 2a sub d van de Archiefwet. Online publicatie van deze gegevens zonder toestemming geldt als een onrechtmatige verwerking. Ons advies was daarom de gezinskaarten van het internet te halen.

De werkgroep beoordeelt het risico voor betrokkenen (waaronder discriminatie en profilering) echter als beperkt, gelet op de datering en technische mogelijkheden om informatie (niet) te combineren. Zij bepleit een mix van vijf maatregelen: 1. Waar dit bij overbrenging naar de archiefbewaarplaat s niet is gebeurd, alsnog een beperking openbaar stellen op de openbaarheid van de gezinskaarten. 2. Het plaatsen van een privacyverklaring, waarin de g ebruiker erop wordt gewezen dat hij de gegevens slechts voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden mag gebruiken. 3. Geen gezinskaarten publiceren waarbij de geboorteda tum van het gezinshoofd recenter is dan 100 jaar. 4. Het afdekken van het bijzondere persoonsgegeven d oor de kolom 'religie' op de scans van de gezinskaarten onleesbaar te maken. 5. Het zorgen voor blijvende onvindbaarheid van de pe rsoonsgegevens door zoekmachines. Het gaat om de combinatie van vijf maatregelen; elk afzonderlijk zijn ze niet voldoende om de privacy te waarborgen. De risicoanalyse is een hulpmiddel om de besluitvorming lokaal te ondersteunen. Elke verantwoordelijke gemeente en/of archiefinstelling is en blijft wel zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor de maatregelen die men neemt. Het advies van de AP is ook om altijd de eigen Functionaris Gegevensbescherming bij de risicoanalyse te betrekken.

Aanpassing Auteurswet in verband met nieuwe EU richtlijn De aangepaste EU richtlijn inzake auteursrechten is op 17 mei gepubliceerd. 1 Het wordt makkelijker voor erfgoedinstellingen zoals archiefinstellingen en musea om licenties te krijgen om werken te digitaliseren en online te publiceren. Ook worden mogelijkheden om auteursrechtelijk beschermd materiaal te gebruiken voor behoud van cultureel erfgoed verruimd. Uiterlijk 7 juni 2021 moet de richtlijn in Nederlands recht moet zijn omgezet. In het kader van de omzetting van de richtlijn zal o.a. de Auteurswet worden gewijzigd. Het implementatievoorstel is inmiddels ter consultatie aangeboden. 2 Digitalisering van cultureel erfgoed is een steeds belangrijker onderdeel van de activiteiten van erfgoedinstellingen. Daarvoor is wenselijk dat het materiaal kan worden gekopieerd en openbaar gemaakt en online ontsloten. Hiervoor moet volgens de Auteurswet toestemming aan de rechthebbenden worden gevraagd. Omdat deze niet altijd te vinden zijn en/of collecties dusdanig omvangrijk zijn, kost het zoeken naar de individuele rechthebbenden veel tijd en geld. Erfgoedinstelli ngen kunnen afspraken maken met collectief beheer organisaties (cbo’s) die de rechthebbenden vertegenwoordigen; maar lang niet alle rechthebbenden zijn daarop aangesloten.

1 Richtlijn (EU) 2019/790 inzake auteursrechten en naburige rechten in de digitale eengemaakte markt en tot wijziging van Richtlijnen 96/9/EG en 2001/29/EG (PbEU 2019, L 130). 2 https://www.internetconsultatie.nl/auteursrecht Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/8 De richtlijn c.q. de aanpassing van de Auteurswet maakt op de volgende wijze het digitaal ontsluiten van werken makkelijker voor erfgoedinstellingen. • Er wordt voorzien in een uitzondering voor cultureel erfgoedinstellingen om (digitale) kopieën te maken zonder toestemming van rechthebbenden teneinde het beschermde materiaal te preserveren (artikel 6 van de richtlijn). • De richtlijn introduceert een bepaling inzake collec tieve licentieverlening met een verruimd effect (zogenoemde ‘extended collective licensing ’, artikel 12). Daarbij mogen EU-lidstaten cbo’s onder bepaalde voorwaarden toestaa n om licenties voor rechten van niet-leden te verlenen. Dit mechanisme maakt het makkelijker om rechten te vereffenen op gebieden waar individuele licenties voor gebruikers te belastend kunnen zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om archieven van kranten en tijdschriften. • Als er geen cbo’s zijn die rechthebbenden vertegenwoordigen, kunnen erfgoedinstellingen werken die niet meer in de handel zijn via hun websites beschikbaar stellen (artikelen 8-11).

• Er wordt voorzien in een uitzondering voor erfgoedin stellingen om tekst- en datamining uit te voeren. Dat wil zeggen doorzoeken van teksten om bepaalde verbanden of patronen te identificeren (artikelen 3-4). Modernisering Archiefwet 1995 Bij brief van 11 juni 2018 (34 362, 21) heeft de minister van Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media (BVOM) aangegeven de Archiefwet 1995, die stamt uit het papieren tijdperk, te willen moderniseren en geschikt te maken voor het digitale tijdperk. De overbrengingstermijn van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats zal in dit kader verkort worden van de huidige 20 jaar naar een toekomstige 10 jaar, teneinde deze informatie tijdig in een duurzame bewaaromgeving te beheren, om te voorkomen dat digitale informatie verloren gaat. Daardoor zal deze informatie ook eerder openbaar worden. Hiernaast worden andere wetswijzigingen voorbereid; onder meer om normen voor het bewaren van digitale informatie vast te leggen. Het voornemen is ook om de aanstelling van de archivaris, nu nog optioneel voor gemeenten, verplicht te stellen. Dit om het horizontaal toezicht op het voldoen aan de bepalingen van de Archiefwet te versterken. Volgens planning zal eind 2019 een wetsvoorstel gereed zijn voor een openbare consultatie.

Tevens worden de uitkomsten bekend van een onderzoek dat OCW laten uitvoeren naar de kosten van eerder overgebracht archief, inclusief de besluitvorming over openbaarheid. Met het ministerie van BVOM is afgesproken dat VNG Realisatie een uitvoeringstoets zal opstellen. Het streven is om in de eerste helft van 2020 het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet aan het parlement aan te bieden. Verbetering informatiehuishouding De modernisering van de Archiefwet vindt in samenhang plaats met het Wetsvoorstel open overheid (Woo). Voor uitgebreide informatie over de Woo zie de ledenbrief van maart 2019 (Lbr. 19/011). Het wordt urgenter om lokaal de informatie op orde te brengen. Om documenten openbaar te maken is van belang dat informatie leesbaar en vindbaar is. In de Woo wordt verwezen naar de Archiefwet en de verplichting om maatregelen te treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale maatregelen te borgen. Het is daarom van belang niet af te wachten, maar nu actief maatregelen te treffen om de duurzame toegankelijkheid te borgen. Denk daarbij onder meer aan het realiseren van aansluiting op een e-depots en de implementatie van de metadatastandaard TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) en het kwaliteitssysteem informatiebeheer KIDO. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 7/8 Wij bieden u hierbij ondersteuning.

De minister van BZK wordt in het kader van de Woo verplicht een Meerjarenplan om de informatiehuishouding op orde te brengen op te stellen. Afgesproken is dat wij een plan opstellen die is gericht op het lokaal domein. VNG Realisatie stelt thans dit Meerjarenplan op. Daarbij zal doorgeborduurd worden op de activiteiten die plaatsvinden in het kader van de VNG Realisatie projecten Digitale archieven op orde en Proeftuinen Actieve openbaarmaking . De VNG Academie organiseert op 10 en 24 september opnieuw de training werken met KIDO . Veel nuttige ondersteuningsinstrumenten treft u tevens aan op vng.nl. Ook op het KIA platform is veel informatie en best practices te vinden. Regionale Historische Centra Het ministerie van OCW treedt op termijn uit de gemeenschappelijke regelingen die de Regionale Historische Centra (RHC’s) aansturen. De 11 RHC’s in de provinciale hoofdsteden beheren archieven van het Rijk, enkele gemeenten en andere decentrale overheden en worden aangestuurd door gemeenschappelijke regelingen (GR’s). Samenwerking blijft, maa r zal een andere vorm krijgen. OCW komt tot het besluit bestuurlijk terug te treden uit de RHC’s tegen de achtergrond van de digitalisering. RHC’s ontvangen nu nog analoog rijksarchief, maar deze papieren instroom houdt uiteindelijk op. Het zal bovendien niet nodig zijn om decentrale digitale rijksarchieven regionaal over te brengen.

Het Rijk wil verder niet medeverantwoordelijk zijn voor het beheer van (digitale) archieven van andere overheden. Over dit voornemen is bestuurlijk overleg gevoerd met de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media (BVOM) op 18 juni jongstleden. Afgesproken is dat er geen overhaaste stappen worden genomen. De minister wil samen met de RHC’s bezien hoe zij na terugtreding van het Rijk hun positie kunnen versterken. De RHC’s kunnen na de uittreding van het Rijk de overgebrachte analoge rijksarchieven blijven beheren. Op deze manier behouden de RHC’s een financiële basis. De RHC’s zijn aangesloten op de e-depotfunctionaliteit van het Nationaal Archief voor het bewaren van digitale archieven. OCW start een onderzoek naar de wijze waarop de e- depotvoorziening van de RHC’s toekomstbestendig kan worden ingericht. De directies van de RHC’s zijn geïnformeerd over het beleid. De besturen van de GR’s zullen in het najaar worden uitgenodigd voor overleg. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 8/8 Slot U staat voor uitdaging om de gemeentelijke informatie op orde te brengen, actief te beheren en op zorgvuldige wijze, met in achtneming van noodzakelijke beperkingen, openbaar te maken en eventueel (online) te publiceren. De geactualiseerde selectielijst, de handreiking Beperkt waar het moet en andere instrumenten bieden u handvatten om dat goed te doen.

Nieuwe wet- en regelgeving, met name de nieuwe Archiefwet, zullen kaders gaan bieden die beter zijn ingespeeld op het digitale tijdperk. Op dit gebied is veel in beweging. Van de ontwikkelingen houden wij u op de hoogte, onder meer via vng.nl. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten J. Kriens Algemeen directeur